甘特圖是一種常見的項目管理工具又稱為橫道圖、條狀圖(Bar chart)。是每一位項目經(jīng)理和PMO必須掌握的項目管理工具。甘特圖通過條狀圖來顯示項目、進度和其他時間相關(guān)的系統(tǒng)進展的內(nèi)在關(guān)系隨著時間進展的情況。

如何快速畫出甘特圖？

1、確定項目任務(wù)：你應(yīng)首先明確你的項目目標，然后以此為基礎(chǔ)確定需要完成的任務(wù)。這些任務(wù)可能是大的里程碑，也可能是每個階段的小步驟。例如，如果你的項目是籌備一個大型活動，那么任務(wù)可能包括“確定活動日期”、“確定活動地點”、“邀請嘉賓”、“制定活動日程”等。你可以使用便簽、表格或者項目管理軟件來記錄這些任務(wù)。

2、確定任務(wù)順序：一旦確定了任務(wù)列表，你需要確定任務(wù)之間的依賴關(guān)系。有些任務(wù)可能需要等到另一些任務(wù)完成后才能開始，有些任務(wù)則可以并行進行。在上述活動籌備的例子中，“確定活動地點”需要在“邀請嘉賓”和“制定活動日程”之前完成，而“確定活動日期”則可以與其他任務(wù)并行進行。

3、估計每個任務(wù)所需的時間：

對于每個任務(wù)，盡可能準確地估計完成所需的時間。這可能需要你參考過往經(jīng)驗，或者詢問有經(jīng)驗的人。這一步很關(guān)鍵，因為它將直接影響到你的項目時間表。注意，應(yīng)預(yù)留一些緩沖時間以應(yīng)對可能的延誤。

4、創(chuàng)建甘特圖：

有了以上的信息，你就可以開始創(chuàng)建甘特圖了。在水平軸上表示時間，垂直軸上列出任務(wù)。每個任務(wù)在圖表中對應(yīng)一條水平線，線的長度和位置表示任務(wù)的開始時間、結(jié)束時間和持續(xù)時間。你可以使用各種工具創(chuàng)建甘特圖，包括Microsoft Project、Excel，也有許多在線工具如Asana、http://Monday.com等。

5、更新和修改甘特圖：

甘特圖不是一次性完成后就不變的。在項目進行過程中，實際情況可能會有所變動，你需要定期更新甘特圖以反映這些變動。如果一個任務(wù)比預(yù)期提前或延后完成，你需要相應(yīng)地調(diào)整后續(xù)任務(wù)的時間表。此外，你也應(yīng)該在甘特圖上標記出已完成的任務(wù)，這既能使團隊成員看到項目進度，又能幫助你跟蹤項目狀態(tài)。