到底什么叫“開會(huì)”？開員工大會(huì)，叫開會(huì)嗎？一群人頭腦風(fēng)暴叫開會(huì)嗎？向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，叫開會(huì)嗎？銷售團(tuán)隊(duì)每天早上的晨會(huì)，叫開會(huì)嗎？大領(lǐng)導(dǎo)組織的部門協(xié)調(diào)會(huì)，叫開會(huì)嗎？你和員工定期的1:1溝通，叫開會(huì)嗎？
在所有的溝通工具中，演講和寫作，簡直是自帶光環(huán)，可“開會(huì)”的名聲卻非常不好。為什么會(huì)這樣？網(wǎng)上有非常多的“如何開會(huì)”指南，但為什么你“聽了很多關(guān)于開會(huì)的道理，卻依然開不好一個(gè)會(huì)”呢？
每當(dāng)遇到方法論層面的困惑，我們的習(xí)慣，就是帶你回到這件事的底層邏輯，尋求“第一性原理”，理解到底什么叫開會(huì)（WHAT），為什么要開會(huì)（WHY），然后，再去思考怎么才能開好會(huì)（HOW）。
概念：如何開會(huì)
到底什么叫開會(huì)？開會(huì)，本質(zhì)上是一個(gè)商業(yè)模式，和一切商業(yè)活動(dòng)一樣，是一個(gè)有投入、有產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)學(xué)游戲。開會(huì)的投入，是所有與會(huì)者的時(shí)間成本；開會(huì)的產(chǎn)出，是一組結(jié)論，比如說所有人的共識(shí)，或者與會(huì)者的共創(chuàng)。 開會(huì)，是一個(gè)用時(shí)間，換結(jié)論的商業(yè)模式。
那為什么要開會(huì)？為了賺錢！用有效的會(huì)議，創(chuàng)造出比時(shí)間成本，更大的結(jié)論價(jià)值。會(huì)議價(jià)值 = 結(jié)論價(jià)值 – 時(shí)間成本。
理解了這個(gè)“WHAT”，到底什么是開會(huì)，和“WHY”為什么要開會(huì)之后，那這個(gè)“HOW”，怎么開會(huì)，就變得自然而然了：增加結(jié)論價(jià)值，減小時(shí)間成本。下面，我來詳細(xì)的與你分享。
運(yùn)用：高價(jià)值會(huì)議的兩個(gè)方式
第一， 增加結(jié)論價(jià)值。
開會(huì)的第一個(gè)結(jié)論價(jià)值，是共識(shí)。
領(lǐng)導(dǎo)想統(tǒng)一所有人的思想，這叫員工大會(huì)；幾個(gè)部門在一起各自報(bào)告進(jìn)展，這叫通氣會(huì)；每天早上溝通當(dāng)天價(jià)格政策，這叫晨會(huì)。這些會(huì)議都是為了達(dá)成共識(shí)。
增加“共識(shí)會(huì)”結(jié)論價(jià)值的方法是：能不開就不開。開會(huì)是一個(gè)成本極高的同步溝通方式。試試看，能不能用異步溝通方式，比如郵件、短信、微信等方式，達(dá)成共識(shí)？如果可以，用異步溝通，取代開會(huì)。
開會(huì)的第二個(gè)結(jié)論價(jià)值，是共創(chuàng)。
一起研究客戶方案應(yīng)該怎么做，這叫研討會(huì)；公司高管閉門幾天討論明年規(guī)劃，這叫戰(zhàn)略會(huì)；技術(shù)部、市場(chǎng)部激烈碰撞，發(fā)散思考下個(gè)產(chǎn)品應(yīng)該長啥樣，這叫頭腦風(fēng)暴會(huì)。這些會(huì)議都是為了促成共創(chuàng)。
增加“共創(chuàng)會(huì)”結(jié)論價(jià)值的辦法是：用專業(yè)的方法開會(huì)，比如六頂思考帽，比如KT法，比如羅伯特議事規(guī)則，而不是大家往那里一坐，開聊吧。我已經(jīng)介紹過六頂思考帽，以后會(huì)在第四季度工具篇，再講講KT法和羅伯特議事規(guī)則。
此外，不管是共識(shí)會(huì)，還是共創(chuàng)會(huì)，有一個(gè)共同的原則：跟進(jìn)。
會(huì)議之前，要充分準(zhǔn)備達(dá)成結(jié)論的資料；會(huì)議之中，以達(dá)成結(jié)論為導(dǎo)向?qū)Ｗ⒆h題、分配時(shí)間；會(huì)議之后，發(fā)出3W會(huì)議紀(jì)要：WHO do WHAT by WHEN，誰在什么時(shí)間之前完成什么事。
第二， 減小時(shí)間成本。
會(huì)議時(shí)間成本 = 每人時(shí)間成本 x 參會(huì)人數(shù) x 會(huì)議時(shí)間。
假如，你公司員工的時(shí)間成本大約是100元每小時(shí)。你找20人開了一個(gè)2小時(shí)的會(huì)，那這個(gè)會(huì)議的時(shí)間成本就是：100元 x 20人 x 2小時(shí) = 4000元。
如果，你賣一只手機(jī)的利潤是40元，那你要多賣100只手機(jī)，才能賺到足夠的錢，開得起這次會(huì)。
很可怕。但更可怕的是，公司每花1分錢，都需要財(cái)務(wù)部簽字；但隨便誰召集一個(gè)小會(huì)，4000元就花出去了，都沒人心疼。美國人每天要開1100萬次會(huì)議，每年會(huì)議的時(shí)間成本，高達(dá)370億美元，都不需要財(cái)務(wù)部門簽字。
那怎么減小時(shí)間成本呢？
限制參會(huì)人數(shù)。Facebook有一條會(huì)議規(guī)則：開會(huì)時(shí)只能定一張比薩餅；蘋果拒絕無關(guān)者參會(huì)；谷歌說，會(huì)議人數(shù)不要超過8個(gè)。這其實(shí)都是通過限制參會(huì)人數(shù)的方法，減小時(shí)間成本。
縮短會(huì)議時(shí)間。亞馬遜的會(huì)議，文檔資料先讀完，不在會(huì)上宣講；柳傳志說，聯(lián)想會(huì)議不準(zhǔn)遲到，誰遲到誰罰站1分鐘；王健林開會(huì)講話，誤差不超過5分鐘。這其實(shí)都是通過縮短會(huì)議時(shí)間的方法，減小時(shí)間成本。
除此之外，還有一些辦法，比如給會(huì)議室定價(jià)，只允許站著開會(huì)，開遠(yuǎn)程會(huì)議，在微信群里開會(huì)等等，都是減小時(shí)間成本的好辦法。
小結(jié)：認(rèn)識(shí)如何開會(huì)
開會(huì)重要嗎？開會(huì)雖然名聲不好，但在“腦電波溝通術(shù)”發(fā)明前，依然是一種必不可少的溝通工具。開會(huì)，本質(zhì)上是一個(gè)用時(shí)間換結(jié)論的商業(yè)模式。你之所以不喜歡開會(huì)，是因?yàn)樵谶@個(gè)商業(yè)模式中，你常常虧得血本無歸。
那應(yīng)該怎么做呢？ 第一，增加結(jié)論價(jià)值：盡量少開共識(shí)會(huì)，用科學(xué)的方法開共創(chuàng)會(huì)；第二，減小時(shí)間成本：限制參會(huì)人數(shù)，縮短會(huì)議時(shí)間。
