什么是時間管理
時間管理是有效地運用時間，降低變動性。
時間管理的目的：決定什么事該做，什么事不該做。
時間管理最重要的功能：是透過事先的規(guī)劃，作為一種提醒與指引。
一、無法管理外在的要求
我們最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。
擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部分需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部分。你可以排定某些時段作為你的工作空擋，當有人臨時找你需要討論事情時，告訴他，你這會兒忙著呢，不急的話，在你的空擋時間再來詳談。
時間管理發(fā)展得很快，第一代是建立備忘錄；第二代就需要事先的計劃和準備；第三代會根據(jù)你對任務的理解排列優(yōu)先順序。到了第四代，就是分工合作的授權管理。
二、做事沒有方法
我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這并不是最有效率的方法。
完成一件事情，可以有許多方法，關鍵在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？
三、周圍干擾因素
周圍眾多干擾因素，是時間流逝的致命殺手，嘈雜聲、雜志、零食、報紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯(lián)想、健康狀況，都是諸多的影響因素。
時間管理方法
（一）計劃管理
關于計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。
待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，盡可能做到，今日事今日畢。
待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。
待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。
每年年末作出下一年度工作規(guī)劃； 每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末作出下周工作計劃
?。ǘr間“四象限”法
著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。
時間管理之重要事情
如何區(qū)別重要與不重要的事情?
1.會影響群體利益的事情為重要的事情；
2.上級關注的事情為重要的事情；
3.會影響績效考核的事情為重要的事情。
4.對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質兩方面。）
該時間管理方法常常被以如下圖式表示：
Image:重要緊急.jpg
1.對重要和緊急的事情當然是立即就做
2.而對不重要不緊急的事情不做
3.平時多做重要但不緊急的事情，（因為這是第二象限，常常被稱為第二象限工作法）
4.對緊急但不重要的事情選擇做。
（三）有效的時間管理
美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方； 管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間； 集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。
（四）時間abc分類法
將自己工作按輕重緩急分為：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）三類；安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。
?。ㄎ澹┛紤]不確定性
在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發(fā)生的方法：第一是為每件計劃都留有多余的預備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規(guī)定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。
考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先盡快解決。
在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。
最新的時間管理概念--GTD
GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》。
GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟：
收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。
整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾分類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。
組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。
GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作 。
回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。
執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據(jù)所處的環(huán)境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。
時間管理的十一條金律
金律一:要和你的價值觀相吻合
你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在于管理時間，而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。
金律二:設立明確的目標
成功等于目標，時間管理的目的是讓你在最短時間內實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標;你必須把今年度4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，并依次排列重要性，然后依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。
金律三:改變你的想法
美國心理學之父威廉·詹姆士對時間行為學的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時間的態(tài)度:“這件工作必須完成，但它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的list中選出最不想做的事情先做。
金律四:遵循20比80定律.
生活中肯定會有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。
金律五:安排“不被干擾”時間
每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關在自己的空間里面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。
金律六:嚴格規(guī)定完成期限
帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法則》(Parkinsons Law)中，寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間?！比绻阌幸徽斓臅r間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。
金律七:做好時間日志
你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發(fā)現(xiàn)浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。
金律八:理解時間大于金錢
用你的金錢去換取別人的成功經驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象，因為這會節(jié)省你很多時間。假設與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經驗?
金律九:學會列清單
把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產生緊迫感。
金律十:同一類的事情最好一次把它做完
假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè);假如你是在思考，用一段時間只作思考;打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重復做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。
金律十一:每1分鐘每1秒做最有效率的事情
你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。(始終直瞄靶心一績效(晉升)）
時間管理的基本程序
1．評估
包括評估時間利用情況、管理者浪費時間的情況以及個人的最佳工作時間。
2．計劃
①制定具體工作目標及重點；
②選擇有效利用時間的方法與策略；
?、哿谐鰰r間安排表。
3．實施時間計劃時應注意：
?、偌芯?；
?、趯W會“一次性處理”或“即時處理”；
?、坳P注他人時間；
?、苡行Э刂聘蓴_；
?、萏岣邷贤记?；
?、尢幚砗脮婀ぷ?。
4．評價
評價時間安排是否合理有效，活動主次是否分明，有無時間浪費情況。
時間管理案例分析
案例一：淺談高效管理者的時間管理
一、時間管理的主要方法
1.帕累托原則在時間管理中的運用
在有限的時間和資源下實現(xiàn)目標最大化，是高效管理者工作的重要原則。 時間是實現(xiàn)目標的重要因素之一，為了對高效管理者的時間進行更好地管理，我們引入帕累托原則。 帕累托原則又稱做重要的少數(shù)、微不足道的多數(shù)，或80對20定律、猶太法則等，是19世紀末和20世紀初由意大利經濟學家及社會學家帕累托提出的，最初是用于經濟領域中的決策。 這一原則是說在任何一組東西之中,最重要的通常只占其中的一小部分，因此對于重要但只占少數(shù)的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。 在時間管理中運用帕累托原則有助于應付一長列有待完成的工作。 將一大堆需要完成的工作列出優(yōu)先次序，把最應優(yōu)先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時間集中精力把它們完成。
只有這樣，那些看起來可能是無法一一完成的工作才能通過我們所完成的那幾件重要工作而得到解決，獲得最大的收益。
2.“坐標法”在時間管理中的運用
一個人在同一時間處理兩個以上的任務是件極為困難的事情，一直保持高效更是難上加難，因此管理者應把時間花在重要的、必須做的任務上，而不是那些并非必須要做的事情之上。
如果以“輕—重”為橫坐標，“緩—急”為縱坐標， 我們可以建立一個時間管理坐標體系(見圖)把各項事務放入這個坐標體系! 大致可以分為四個類別:重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。
時間管理坐標體系
我們通常會把緊急的事情放在第一位，這不是管理時間的有效辦法。在最初，我們可能會重視事情的重要程度，做的是“重要且緊急”的事情，但應避免習慣于“緊急”狀態(tài)，否則，我們會不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，把自己當成“救火隊員”，轉而去做那些“緊急不重要”的事情了。
這樣一來，我們沒有時間去做那些“重要不緊急”的事，而這些事往往有著更深遠的影響。將大部分時間花在“重要而不緊急”的事情上，可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱中，更可以避免在事情變得緊急后才疲于應付。
案例：時間管理的小故事
課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐子，然后從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進罐子里的鵝卵石。教授把石塊放完后問他的學生：“你們說這個罐子是不是滿的?”，“是?！彼械膶W生異口同聲地回答。教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子，把它們從罐口倒下去，搖一搖，問：“現(xiàn)在罐子是不是滿了?”大家都有些不敢回答，一位學生怯生生地細聲回答：“也許沒滿?！苯淌诓徽Z，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子里，然后又問學生：“現(xiàn)在呢?”“沒有滿!”全班學生很有信心地回答說。是的，教授又從桌子底下拿出一大瓶水，緩緩倒進看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的玻璃罐。
一個平常的玻璃罐就這樣裝下了這么多東西，但如果不先把最大的鵝卵石放進罐子，也許以后永遠沒機會把它們再放進去了。生活中那么多事情，其實都可以像往這個玻璃罐里放東西那樣，先進行時間級別分類，如根據(jù)大學生的日常安排，按照“事分輕重緩急”進行組合，確定先后順序，做到不遺不漏。如：
A級別：時間緊、具有一定的挑戰(zhàn)性、非常重要的事情。如即將到來的考試必須多花時間進行準備。要注意的是：很多人懼怕A級別的事情，覺得太復雜，要耗費太多的精力，同時因為怕困難完不成或者完成得不完美而采取逃避的態(tài)度。
B級別：很重要、但在時間上沒有特別要求。這一級別的事情當前不需要馬上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遺忘，在最后關鍵時刻演變成A級別事件，如兩周前老師布置的期中檢查作業(yè)。
C級別：時間上緊迫、但并不是很重要的、可以請別人代勞的事情，如取快件，可以請同學順便去取。
D級別：時間上不緊迫也不是很重要的事情，有些可以請別人做；有的可以降低標準；有的必須要做則放在零碎時間中進行完成；有的對生活沒有益處的事件則建議選擇放棄，如毫無意義的閑逛。
案例：時間管理——華為成功之寶
一、界定“時間管理”的兩大誤區(qū)
“華為”時間管理培訓的第一部份，就是讓員工們清楚了解時間管理的2大誤區(qū)：
誤區(qū)一：工作缺乏計劃
大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結果使并行的工作以串行的形式進行；沒有考慮工作的后續(xù)性，結果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作。
誤區(qū)二：不會適時說“不”
“時間管理當中最有用的詞是‘不’”。華為人認為，人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自已，往往把把來自于各方的請托——不暇思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。
量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。首先，自己不能勝任委托的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達標，都會打亂委托人的時間安排，結果是“雙輸”。
所以“華為”一向強調，接到別人的委托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能，那要具體與委托人協(xié)調，在必要時刻，要敢于說“不”。
二、掌握“時間管理”的四大法寶
“成功地界定問題就已經解決了問題的一半”，但如果沒有切實可行的解決方案，困境還是不會改變。
“華為”對于時間管理有4大法寶。
法寶一：以SMART為導向的“華為”目標原則
“華為”的時間管理培訓指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指：
具體性（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優(yōu)秀的‘華為人’”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。
可衡量性（Measurable）。是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標——出勤、業(yè)務量等。
可行性（Attainable）。這里可行性有兩層意思：一是目標應該有能力范圍內；二是目標應該有一定難度。一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。如果目標經常達不到，的確會讓人沮喪，但同時也應注意：太容易達到的目標會讓人失去激情。
相關性（Relevant）。這里的“相關性”是指與現(xiàn)實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。
及時性（Time-based）。及時性比較容易理解，是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，華為的時間管理培訓指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進行工作進度的監(jiān)控。
法寶二：關注第二象限的華為四象限原則
根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系），見表：
類別 特征 相關事宜
第一象限 “重要緊迫”的事件 處理危機、完成有期限壓力的工作等。
第二象限 “重要但不緊迫”的事件 防患于未然的改善、建立人際關系網絡、發(fā)展新機會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑。
第三象限 “不重要但緊迫”的事件 不速之客、某些電話、會議、信件。
第四象限 “不重要且不緊迫”的事件
或者是“浪費時間”的事件 閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節(jié)目等。
? ? 第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智——很多人更關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往，既不利于個人也不利于工作。新員工來華為的初期，比較關注于第一象限的事件。天天加班，而且工作質量也不盡如人意，感覺很糟糕。經過培訓后，轉換了關注的方向，發(fā)現(xiàn)整個感覺都改變了。這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由于時間比較充足，效果都會比較好。因此，增強了新員工的自信。
法寶三：趕跑時間第一大盜的華為韻律原則
日本專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計），其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的 68.7%。”
華為培訓也認識到：“打擾是第一時間大盜”。為了解決這個問題，華為提出了自己的時間管理法則——韻律原則，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用干擾性不強的溝通方式（如：Email），要適當?shù)嘏c上司溝通，減少來自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。
法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的華為精簡原則
著名的時間管理理論——崔西定律，指出：“任何工作的因難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程?！?/p>
無論對于1部門的工作流量，還是7部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，并編制“分析工作流程的網絡圖”，每一次去掉一個多余的環(huán)節(jié)，就少了一個工作延誤的可能，這意味著大量時間被節(jié)省了。
綜上所述，通過研究和剖析華為的時間管理，華為給我們一個重要的啟示：時間管理是企業(yè)提高員工整體素質的最有效法寶。
