不要告訴他怎么做，告訴他做些什么，然后滿眼驚喜，見證他的天馬行空。——喬治·巴頓
改進(jìn)會(huì)議的妙計(jì)：紅方框
提高會(huì)議效率的最佳方法就是，提前評(píng)估舉行會(huì)議是否必要。 議程當(dāng)中是否有“目標(biāo)”一項(xiàng)呢？是否有人在會(huì)議的某個(gè)階段清楚地闡明目標(biāo)呢？
根據(jù)微軟辦公的一項(xiàng)全球調(diào)查，商業(yè)公司中最耽誤時(shí)間的三件事是：低效的會(huì)議、模糊的目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)之間的溝通不暢。
按方框內(nèi)容籌備會(huì)議：策劃議程更先進(jìn)的方式是構(gòu)建路線圖，而非羅列清單，指引團(tuán)隊(duì)朝著理想的目標(biāo)前進(jìn)。目標(biāo)顯然不是談?wù)撃呈?，不是按照清單或者話題展開討論。
目標(biāo)應(yīng)該是：
（1）決定新的商標(biāo)是什么顏色；
（2）提高銷量的策略。
信息分享算不上目標(biāo)。
目標(biāo)是會(huì)議舉辦的成果，我們稱之為成果目標(biāo)。提升效率的關(guān)鍵就是以最終目標(biāo)為基準(zhǔn)和起點(diǎn)，采取倒序策劃會(huì)議流程。
因此，策劃會(huì)議的第一要義是，在白板上畫出理想中的結(jié)果——成果目標(biāo)。沿著白板的邊緣，畫一個(gè)大的紅色方框，白板上方留出空白，寫明目標(biāo)。
接下來(lái)，確定參會(huì)人員。不要邀請(qǐng)無(wú)關(guān)人員。
明確是否有材料要事先閱讀或工作要事先完成。必要時(shí)采取這一步驟。
提高效率的第一原則就是避免不必要的會(huì)議。
最后，根據(jù)會(huì)議的既定目標(biāo)，以倒序策劃議程。
現(xiàn)在，講完如何策劃會(huì)議，還有很多方法能顯著改善會(huì)議的進(jìn)程。
明確權(quán)限：
明確會(huì)議小組的權(quán)限。小組要決定的是什么議題，或者能否通過會(huì)議最終敲定。小組享有何等權(quán)限，該權(quán)限和會(huì)議的目標(biāo)有怎樣的聯(lián)系？會(huì)議是為管理層日后的決定提供方案，還是本身有權(quán)決策？這就是我們所說的權(quán)限。請(qǐng)與會(huì)者在會(huì)前達(dá)成共識(shí)，有助于形成統(tǒng)一決策，能省去會(huì)后重復(fù)討論的麻煩。
所有的決策會(huì)議——具有決策權(quán)限的會(huì)議，應(yīng)該至少有一輪“集思廣益”和“去粗取精”的過程。在“去粗取精”中，與會(huì)者篩選可行方案。最便捷的方式無(wú)疑是投票。
成果目標(biāo)和過程目標(biāo)： 人類是成果導(dǎo)向型動(dòng)物。一旦設(shè)定目標(biāo)，不論外界因素如何，都能最終實(shí)現(xiàn)。會(huì)議的目標(biāo)不應(yīng)是討論某個(gè)話題，而是通過討論實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
目標(biāo)和策略有何不同：對(duì)會(huì)議而言，目標(biāo)和策略缺一不可，但兩者要區(qū)分清楚，否則會(huì)影響效率。
目標(biāo)堅(jiān)定，策略靈活：目標(biāo)應(yīng)當(dāng)明確，不該有商量的余地。
攀登高峰：小組成員一起頭腦風(fēng)暴，聽取其他人的觀點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，避免倉(cāng)促?zèng)Q策的局限性。
提升效率的其他方法：
我們先簡(jiǎn)短回顧一下主要的技巧，然后探索如何應(yīng)用。
會(huì)議如何開場(chǎng)？用故事？場(chǎng)景？問題？數(shù)據(jù)？要向觀眾拋出問題來(lái)思考嗎？高效開場(chǎng)能吸引觀眾注意力，加強(qiáng)溝通，在其腦中勾勒出畫面，引發(fā)情感共鳴。
逐個(gè)發(fā)言。肢體調(diào)查。分組配對(duì)。分配任務(wù)。結(jié)尾提問。追蹤“點(diǎn)滴行動(dòng)”和承諾履行。
提升會(huì)議效果的細(xì)節(jié)：
總結(jié)：
不管人們?yōu)槭裁刺咸喜唤^，作為主持人，你可以用如下兩種“總結(jié)”技巧中的任意一種。
其一，代替演講者總結(jié)。
其二，請(qǐng)演講者總結(jié)自己的觀點(diǎn)。
私下會(huì)談：有時(shí)，會(huì)議演變成兩三個(gè)人的談?wù)?，而其他人被排除在外。這時(shí)，主持人或會(huì)議牽頭人就應(yīng)該提議，對(duì)有爭(zhēng)議的話題請(qǐng)私下討論。
準(zhǔn)時(shí)開始：會(huì)議初始，同與會(huì)人員商定目標(biāo)和議程，而非簡(jiǎn)單地告知。為會(huì)議的每項(xiàng)議程預(yù)設(shè)時(shí)間，但留出一定空間，以便參會(huì)者提出建議。
如何在通話中促進(jìn)成員的參與呢？
分配任務(wù)。比如說，“我會(huì)用五分鐘時(shí)間闡述公司戰(zhàn)略，然后請(qǐng)大家談?wù)勅绾胃倪M(jìn)。每人至少談一點(diǎn)?！苯Y(jié)果人們會(huì)聽得更加認(rèn)真。
破冰活動(dòng)：破冰活動(dòng)非常有趣，它能增添活力、祛除屏障，讓人們?cè)陂_心的同時(shí)思考。
潛伏者： 每個(gè)人的參與程度可以不同，但要不時(shí)提出看法。為此，可以使用觀眾參與的相關(guān)技巧，如開場(chǎng)提問等。
社交：在生意場(chǎng)上，社交有多重目的，可以在人們之間建立更密切的關(guān)系，祛除屏障，降低人際交往阻力。
小結(jié)
以目標(biāo)為起點(diǎn)，倒序策劃會(huì)議。
會(huì)議目標(biāo)應(yīng)該是成果目標(biāo)，而非過程目標(biāo)。
策略不同于目標(biāo)，它只是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑（之一）。
目標(biāo)要確定，策略要靈活。
用總結(jié)、私下討論等技巧，使會(huì)議保持正軌，觀眾精力集中。
騰出時(shí)間進(jìn)行社交，建立人際關(guān)系，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
采用公共演講和會(huì)議籌辦中的開場(chǎng)、結(jié)尾和觀眾參與技巧。
