【第3天】：懂委派，促達成

【片段來源】：《博恩·崔西的時間管理課》

【R:閱讀原文】

要想在工作中把任務有效地委派給他人,可以按照以下六個步驟來完成。忽視了其中任何一個步驟,你都要承擔溝通無效、士氣低落、表現(xiàn)低劣的風險。

1.人和工作相匹配。在職場上,把工作安排給錯誤的人是一件很耽誤時間的事。在這種情況下,通常任務會被分配給沒有足夠能力或無法按時完成它的人。

過去的表現(xiàn)是未來表現(xiàn)最好的預測。因此,不要把項重要的任務交給一個過去沒能出色地完成這項工作的人。當然,對于一個沒有做過該項工作的人,如果第一次接受任務就被認為無法高質(zhì)量地完成,也是不公平的。

2.對要完成的工作達成一致。當你選出了一個合適的人來完成某項工作后,和他一起來討論這項工作,并就必須對要完成的任務達成一致。你越是愿意花時間來商討并就最終目標和結(jié)果統(tǒng)一意見,你就越能對工作有一個清晰的認識,而一且著手處理,也就能越快地完成。

3.解釋應該如何來完成這項工作。向接受任命的人解釋你希望他以什么方式來完成這項工作。說明你希望看到的對該工作的處理方式,以及你或其他人以前是怎樣成功地完成它。

4.讓員工復述你所說的話。讓這個人用自己的話把你的要求復述出來,讓她告訴你你剛才所解釋的過程以及你們認可的最終結(jié)果。只有這樣,你才能確認對方完全理解了他被任命的這項工作或任務。

5.設定完成期限。設定完成該項任務的時間進程和完工期限。同時,安排定期的匯報和檢查。如果出現(xiàn)延遲或其他任何問題要讓負責人向你及時反饋。

6.異常管理。異常管理是工作中有力的時間管理工具如果工作按照既定方案進行,就不需要負責人向你報告。如果沒有他的消息,說明一切順利。只有當異常情況發(fā)生時如任務無法按時按量完成,負責人才需要向你匯報。

請根據(jù)上面的【R】寫出你的:

【I:用自己的語言重述知識】

【A1：描述自己的相關(guān)經(jīng)驗】

【A2：我的應用（目標與行動）】

I：

WHY：如果不按照這個方式去做或者忽略其中的任意一步，都可能導致在委派時溝通沒有效果，被委派士氣低落，最后在做的過程中整體表現(xiàn)差，甚至是無法正確完成工作的情況。

修改Why：你有沒有遇到過委托別人做一件事情，但是他做出來的結(jié)果完全和你想要的大相徑庭呢？有沒有遇到過在在派發(fā)任務的時候你講解的很清楚了，但是完成的結(jié)果還是達不到你要的標準甚至是錯誤的？或者，你作為一個接受任務的人，常常會覺得get不到領(lǐng)導的意思呢？如果你有以上幾種情況，那么這6個小步驟可以幫到你。

WHAT：可以把工作有效派給他人去做的的一個6步法。

WHERE：在和校長開會分配培訓任務，給老公安排事情的時候可以用上。

HOW：1，找到一個有能力勝任這份工作的人。盡量安排給過去出色完成過這項工作的人。如果萬一委派對象是沒有經(jīng)驗的人，那么在安排的具體上的講解要盡可能的詳細。

? ? ? ? ? ? 2，和被委派的人進行商討，對最終的目標和結(jié)果要達成統(tǒng)一的意見。

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? ? ? ? ? ? 3，對被委派人說明你的期望。你希望他用什么方樣的處理方式來完成這個工作，可以告訴以往成功完成的其他人是如何做的。

? ? ? ? ? ? 4，讓被委派人用他自己的理解把你的期望，成功完成的標準說給你聽，確認對方是否完全理解了此項任務以及任務的做法及需要達成的結(jié)果。

? ? ? ? ? ? ? 5，告訴對方完成這件事情的時間進程和最后期限，進行定期匯報和檢查。

? ? ? ? ? ? ? 6，若出現(xiàn)延遲或者意外的情況，需要及時向我匯報。若正常進行，則無需回報。

Ａ1：在上次的《培訓技能提升培訓》中，參訓人員的確認及簽到表這一塊是需要人事來完成的。我想要的簽到表上面需要按照校區(qū)來排列，簽到時間，上午和下午2個簽到欄位，大名和小名，備注欄位這幾個要素。結(jié)果在簽到的時候發(fā)現(xiàn)只有小名，只有一個全天的簽到欄位。所以導致在統(tǒng)計上午和下午分別參訓人數(shù)的時候不準確，而且準確率很低。現(xiàn)在回想起來，最重要的原因是告訴他們，我想看到的簽到表到底是怎么樣的。

A2：

目標：在8月14號的《番茄工作法》的培訓簽到這個環(huán)節(jié)，按照這6步法給人事同事布置簽到表的任務。

行為：1，在8月6日那天，和人事確認，當天負責簽到表簽到的同事是3位同事中的哪一位。

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? ? ? ? ? ? 2，先問問他覺得這個簽到表最終是要達成什么目的，在簽到過程中需要注意什么，然后再說說我的想法是希望這個簽到表能后明確反饋出：每個校區(qū)的參訓人數(shù)，參訓人的大名和小名，參訓時間。

? ? ? ? ? ? 3，我直接做出一個我想要的簽到表模板發(fā)給他，上面會體現(xiàn)出：校區(qū)，崗位，姓名，小名，簽到欄，簽到時間，備注欄。并告訴她我之前這樣做簽到欄，在培訓結(jié)束之后，對于每個校區(qū)的實際參訓人數(shù)，哪些崗位人遲到，是否有突發(fā)情況一幕了然，這樣發(fā)郵件給老板的時候數(shù)據(jù)會很清晰。

? ? ? ? ? ? 4，讓他用自己的理解復述一遍我為什么這樣做的原因，以及我最后需要就能看到的數(shù)據(jù)是哪些。然后把講師信息，授課地點，課程名字寫在表格中。

? ? ? ? ? ? 5，告訴他這個簽到表最后完成期限是在8月9日，8月9號的時候，需要打印出完整的簽到表（含最終參訓人員名單）。

? ? ? ? ? ? 6，在確定參訓名單的時候，如果有學員出現(xiàn)應該參加而不能參加的情況，需要提前在8月8號的時候統(tǒng)一匯總告訴我，并且在簽到表中備注上不能參加的原因。

A2行為修改：1，和秋秋直接溝通讓她負責本次培訓的簽到事宜。（她上次做過）

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 2，先贊美她上次的簽到做的還是比較細致的，然后告訴她針對這次培訓，我希望簽到表能準確清晰反應出來每個校區(qū)人人員的參訓情況及有無遲到。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 3，告訴秋秋，在上次培訓簽到表的基礎(chǔ)上，需要增加大名，崗位，簽到時間這3個欄位。保證數(shù)據(jù)的清晰。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 4，讓秋秋復述一遍我的話。（如果她有好的主意或者不清楚的地方都可以提出來），確保是真的理解我希望簽到表可以達成的目的。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 5，完整的簽到表（含參訓人員名單）8月9號 需要交給我。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 6，在做簽到表的時候，如果遇到臨時由學院請假，或者場地等突然改變等等情況，即使向我反饋，以便及時調(diào)整。

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