做 HR 的人都清楚，日常工作中有很大一塊時(shí)間花在了行政文書上。入職通知、離職證明、調(diào)崗函、實(shí)習(xí)協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制確認(rèn)書——格式固定，但每份都得根據(jù)具體情況改。最近用 KULAAI（k.877ai.cn）跑了一輪 Gemini 3.1 Pro 的行政文書生成測(cè)試，這個(gè)平臺(tái)聚合了 Gemini、Chat GPT、Grok 等模型，國(guó)內(nèi)直連，每天有可用額度，來回調(diào)不同模型對(duì)比很方便。發(fā)現(xiàn) Gemini 3.1 Pro 在這類格式化文書上確實(shí)能幫上忙，但用法上有講究。
行政文書的痛點(diǎn)不在寫，在于反復(fù)改
大多數(shù) HR 寫行政文書的流程是這樣的：打開上次的存檔，改掉姓名、日期、崗位名，檢查一遍有沒有遺漏的信息，調(diào)一下措辭，發(fā)出去。聽起來不復(fù)雜，但實(shí)際操作中問題不少——上次的模板不一定完全適用于這次的情況，格式要求可能變了，某些細(xì)節(jié)條款需要更新。
更麻煩的是不同類型的文書之間風(fēng)格不統(tǒng)一。入職通知偏正式嚴(yán)謹(jǐn)，調(diào)崗函需要兼顧說明性和安撫語氣，離職證明則要求措辭準(zhǔn)確、不能有歧義。用同一套語氣寫所有文書，讀起來會(huì)很別扭。
Gemini 3.1 Pro 在這件事上的優(yōu)勢(shì)是它能理解不同文書的語體差異，生成的內(nèi)容不會(huì)千篇一律。
入職通知：把信息給全，把廢話刪干凈
入職通知最怕兩件事：漏掉關(guān)鍵信息，或者寫得太啰嗦讓候選人看不下去。
實(shí)操提示詞：
請(qǐng)幫我寫一份入職通知書，信息如下：
姓名：張明
崗位：產(chǎn)品經(jīng)理
入職日期：2025年6月16日
報(bào)到地點(diǎn)：北京市海淀區(qū)xxx大廈12層
需攜帶材料：身份證原件、學(xué)歷證書原件、銀行卡復(fù)印件、體檢報(bào)告
試用期：3個(gè)月
要求：語氣正式但不生硬，控制在300字以內(nèi)，末尾附上HR聯(lián)系方式和"如有疑問請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系"的提示。
Gemini 3.1 Pro 生成的版本通常信息完整，結(jié)構(gòu)清晰，基本改一兩處細(xì)節(jié)就能直接發(fā)。比起從零寫或者找模板改，至少省二十分鐘。
需要注意的是，生成后務(wù)必核實(shí)入職日期、薪資待遇等關(guān)鍵數(shù)字。模型偶爾會(huì)在這些細(xì)節(jié)上出現(xiàn)偏差，而這類信息出了錯(cuò)后果比較嚴(yán)重。
調(diào)崗函：語氣比格式更重要
調(diào)崗函是比較考驗(yàn)措辭的一類文書。它既要說明調(diào)崗的事實(shí)和依據(jù)，又要讓員工感受到尊重而非通知。
以下是一份員工調(diào)崗?fù)ㄖ獣谋尘靶畔ⅲ?/p>
員工姓名：李華
現(xiàn)崗位：市場(chǎng)部高級(jí)專員
調(diào)整后崗位：品牌策劃部高級(jí)專員
調(diào)崗原因：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要及部門人員配置優(yōu)化方案
生效日期：2025年7月1日
薪資待遇：保持不變
請(qǐng)寫一份調(diào)崗?fù)ㄖ獣?，語氣要正式但帶有正面引導(dǎo)，避免讓員工覺得被"發(fā)配"?？刂圃?50字以內(nèi)。
Gemini 3.1 Pro 在這類需要把握"分寸感"的場(chǎng)景下表現(xiàn)不錯(cuò)。它能區(qū)分"通知"和"告知"之間的語氣差異，生成的內(nèi)容不會(huì)太冰冷，也不至于過于熱情顯得虛假。
離職證明：準(zhǔn)確是第一優(yōu)先級(jí)
離職證明是法律文書，措辭必須準(zhǔn)確，不能有任何模糊表述。日期、崗位、工作起止時(shí)間，每一項(xiàng)都要精確。
請(qǐng)幫我出具一份離職證明，信息如下：
員工姓名：王芳
身份證號(hào)：[粘貼]
入職日期：2022年3月1日
離職日期：2025年5月31日
離職原因：個(gè)人原因主動(dòng)辭職
最后崗位：產(chǎn)品運(yùn)營(yíng)主管
要求：符合標(biāo)準(zhǔn)離職證明格式，包含"雙方已解除勞動(dòng)關(guān)系，無勞動(dòng)爭(zhēng)議"等標(biāo)準(zhǔn)表述。不添加評(píng)價(jià)性語言。
這類文書最忌諱的是模型"發(fā)揮創(chuàng)意"——加一句"該員工在職期間表現(xiàn)優(yōu)異"之類的評(píng)價(jià)。在離職證明里寫評(píng)價(jià)性內(nèi)容可能引發(fā)后續(xù)爭(zhēng)議。提示詞里明確標(biāo)注"不添加評(píng)價(jià)性語言"，Gemini 3.1 Pro 基本能遵守這個(gè)約束。
提效的關(guān)鍵：建你自己的模板庫(kù)
單份文書用 AI 寫一次省的時(shí)間有限。真正提效的方式是把每次生成的滿意版本存下來，逐步建立一套適配你們公司實(shí)際情況的模板庫(kù)。
之后再需要寫同類文書時(shí)，直接把上次的滿意版本和這次的變更信息一起丟給模型：
以下是上次我們使用的入職通知書模板[粘貼]。這次需要修改以下信息：[列出變更點(diǎn)]。請(qǐng)生成更新后的版本，保持整體風(fēng)格不變。
這種"模板+增量修改"的方式比每次從零生成穩(wěn)定得多，格式和措辭的一致性也能保證。
Gemini 3.1 Pro 在保持風(fēng)格一致性這件事上做得不錯(cuò)——你給它上一版的文本作為參照，它基本能沿用同樣的語氣和結(jié)構(gòu)，只改你指定的內(nèi)容。這對(duì)需要批量處理文書的 HR 來說是很實(shí)用的能力。
有一點(diǎn)必須強(qiáng)調(diào)：AI 生成的任何行政文書，發(fā)出之前都需要人工逐項(xiàng)核對(duì)。尤其是涉及日期、金額、法律條款的部分，一個(gè)數(shù)字錯(cuò)了可能引發(fā)勞動(dòng)糾紛。模型幫你省的是起草的時(shí)間，不是審核的責(zé)任。
