1、簡介：

Excel是一種電子表格處理軟件，是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，主要用于建立數(shù)據(jù)表格以及對數(shù)據(jù)的計算、統(tǒng)計、與分析。

2、窗口界面：

標題欄、菜單欄、各種工具欄、工作區(qū)、單元格、名稱框、編輯欄、行號、列標、水平垂直滾動條、工作表標簽、狀態(tài)欄

1、基本概念

1、工作薄：一個Excel文件就稱為一個工作薄，由一張或多張工作表組成，一個工作薄中最多可以包含255張工作表。Excel電子表格工作簿文檔的擴展名是.xls

2、工作表：工作薄中的每一張表格稱為工作表，一個工作薄默認為由3個工作表組成, 用sheet1\sheet2\sheet3來命名。

3、工作表標簽：用來顯示構成Excel文件的每一個工作表的名稱。單擊工作表標簽可以打開不同的工作表。

4、工作區(qū)：Excel窗口中最大的區(qū)域，由許多單元格組成。

5、單元格：工作表的每一個格稱為單元格。

6、活動單元格：工作表中帶黑色外框的單元格叫活動單元格，即當前選中的單元格。

7、單元格區(qū)域：由多個單元格組成的矩形區(qū)域叫單元格區(qū)域。

8、列標：工作表中每一列列首的字母（A、B、C）稱為列標；一張工作表最多有256列。單擊列標可選中該列。

9、行號：工作表中的每一行行首數(shù)字（1、2、3、）稱為行號；一張工作表最多有65536行。單擊行號可選中該行。

10、名稱框：用來顯示活動單元格的地址。

11、編輯欄：用來顯示活動單元格的內(nèi)容。

2、建立表格

1、單元格的切換

Excel數(shù)據(jù)只能輸入到活動單元格中，使用光標移動鍵、Tab鍵、回車鍵或使用鼠標可選定或切換活動單元格。

2、數(shù)據(jù)的類型

文本數(shù)據(jù)：有字母、數(shù)字和空格構成的文本。默認為左對齊排列。如超出本列寬度，顯示為被切斷狀態(tài)，但內(nèi)存中仍為完整數(shù)據(jù)。調(diào)整列寬后可顯示完整數(shù)據(jù)。

數(shù)值數(shù)據(jù)：由數(shù)字構成，可參與算術運算。默認為右對齊排列。如超出本列寬度，顯示為多個“#”，但內(nèi)存中仍為完整數(shù)據(jù)。調(diào)整列寬后可顯示完整數(shù)據(jù)。

數(shù)字型文本數(shù)據(jù)：形式上雖然是數(shù)字，但并不能參與算術運算，比如序號、電話號碼等。輸入時要先輸入一個英文狀態(tài)下的單引號，再輸入相應數(shù)字。

3、填充柄的使用

活動單元格右下角小黑點，稱為填充柄。它具有填充序列功能和復制功能

①填充序列功能：選中一個具有序列特點的文本數(shù)據(jù)（如一月、星期一等），鼠標指向單元格右下角的填充柄為十字光標時拖動，可完成文本序列的填充；先在前面兩個單元輸入數(shù)據(jù)并選中，鼠標指向單元格右下角的填充柄為十字光標時拖動，可完成數(shù)值數(shù)據(jù)的等差填充。

②復制功能：當直接拖動填充柄時，復制填充柄所在單元格的內(nèi)容。

4、自動填充數(shù)據(jù)

選定填充區(qū)域，單擊菜單“編輯”— “填充”—“序列”，設置填充類型、步長

5、自定義序列

單擊菜單“工具”— “選項”— “自定義序列”，在對話框右框圖中輸入數(shù)據(jù)（每輸入一個數(shù)據(jù)后按回車鍵），單擊“添加”并“確定”，可增加自定義的序列，這個序列可用于序列填充和排序。

6、輸入當前日期：Ctrl+:

7、輸入當前時間：Ctrl+Shift+:

8、大量數(shù)據(jù)的錄入：當需要錄入大量數(shù)據(jù)時，可先選定這個單元格區(qū)域，每錄入完一項按回車，直到所有數(shù)據(jù)錄入完成。

3、數(shù)據(jù)編輯

1、選擇單元格

按住鼠標左鍵拖動即可選擇多個單元格（按Ｃtrl鍵可選擇不相鄰的單元格、行、列。）

2、復制數(shù)據(jù)

選擇數(shù)據(jù)源單元格，單擊菜單“編輯”—“復制”，選擇目標單元格，單擊菜單“編輯”—“粘貼”。（或光標移邊框處，鼠標變成向四個方向箭頭時按Ctrl鍵并拖動單元格至目標位置。）

3、移動數(shù)據(jù)

選擇數(shù)據(jù)源單元格，單擊菜單“編輯”—“剪切”，選擇目標單元格，單擊菜單“編輯”—“粘貼”。（或光標移邊框處，鼠標變成向四個方向箭頭時拖動單元格至目標位置。）

4、行/列的插入

選擇一行/列，單擊菜單“插入”—“行”/“列”，可在該行/列的上/左邊插入一個新的行/列。（或單擊右鍵，在快捷菜單中選“插入”）

5、行/列的刪除：

選擇要刪除的行/列，單擊菜單“編輯”—“刪除”。（或單擊右鍵，在快捷菜單中選“刪除”）。

6、插入單元格

選擇插入位置處的單元格，單擊菜單“插入”—“單元格”，在對話框中選擇所需的選項單擊“確定”。

7、刪除單元格

選擇要刪除的單元格，單擊菜單“編輯”— “刪除”，在對話框中，選擇所需選項擊“確定”。

8、合并單無格

選擇多個單元格，單擊格式工具欄上“合并及居中”按鈕。

9、取消單元格合并

選擇已合并的單元格，單擊菜單“格式”— “單元格”，選擇“對齊”標簽，取消“合并單元格”選項，單擊擊“確定”。

10、刪除單元格（區(qū)域）數(shù)據(jù)

選擇包含數(shù)據(jù)的單元格（區(qū)域），按鍵盤上的Delete鍵。

11、清除單元格（區(qū)域）數(shù)據(jù)（格式/全部/批注）

選擇包含數(shù)據(jù)的單元格（區(qū)域），單擊菜單“編輯”— “清除”，選擇清除的選項。

12、修改數(shù)據(jù)

選中要修改的單元格，輸入新的數(shù)據(jù)，按回車鍵。（或雙擊單元格，移動光標修改數(shù)據(jù)）

3、工作表的操作

1、插入工作表

用“插入”菜單下的“工作表”命令，在當前工作表前插入新的工作表。（或用鼠標右擊工作表標簽，在快捷菜單中選“插入”，在對話框中選“工作表”，則在當前工作表前插入新的工作表。（右鍵單擊工作表標簽，在快捷菜單中選“插入”命令。）

2、刪除工作表

選定工作表，單擊菜單“編輯”—“刪除工作表”（或右鍵單擊工作表標簽，在快捷菜單中選“刪除”命令。）

3、調(diào)整工作表順序

用鼠標拖動工作表標簽到新的位置

4、工作表重命名

單擊菜單“格式”—“工作表”—“重命名”，可重命名當前工作表，（或用鼠標左鍵雙擊工作表名，重命名工作表。）用鼠標右鍵單擊工作表標簽，彈出快捷菜單，選“重命名”命令。

5、復制工作表

選定工作表，按下Ctrl+鼠標左鍵拖動。

5、修飾表格

1、設置數(shù)字格式

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊菜單“格式”—“單元格”，在對話框中選擇“數(shù)字”標簽，設置數(shù)值類型，單擊“確定”。

2、設置文字格式

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊菜單“格式”—“單元格”，在對話框中選擇“字體”標簽，根據(jù)需要設置，單擊“確定”

3、設置數(shù)據(jù)對齊方式

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊菜單“格式”—“單元格”，在對話框中選擇“對齊”標簽，按需設置，單擊“確定”

4、調(diào)整行高

鼠標指向行號之間的交界處，變雙箭頭時按左鍵拖動至適當?shù)母叨龋ɑ騿螕舨藛巍案袷健薄靶小?，根?jù)需要選擇相應選項設置。）

5、調(diào)整列寬

鼠標指向列標之間的交界處，變雙箭頭時按左鍵拖動至適當?shù)膶挾龋ɑ騿螕舨藛巍案袷健薄傲小保鶕?jù)需要選擇相應選項設置。）

6、設置單元格邊框

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊菜單“格式”—“單元格”，在對話框中選擇“邊框”標簽，根據(jù)需要設置，單擊“確定”

7、設置單元格底紋

選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊菜單“格式”—“單元格”，在對話框中選擇“圖案”標簽，根據(jù)需要設置，單擊“確定”。

●選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊右鍵，在快捷菜單中選“設置單元格格式”，出現(xiàn)單元格對話框。

6、數(shù)據(jù)計算

1、單元格引用

單元格引用本質上是將單元格地址當成變量使用，用單元格引用調(diào)用單元格中的數(shù)據(jù)。單元格引用方式有三種：

相對引用：以當前單元格為參照點，公式中引用的單元格地址是當前單元格的相對位置，當前單元格改變時，公式中引用的單元格地址也隨之變化。相對引用直接用單元格地址表示。如A8、C40。

絕對引用：以坐標原點為參照點，公式中引用的單元格地址不隨當前單元格的位置改變而變化。絕對引用在單元格地址的列標、行號之前加美元符號“$”的引用，表示任何條件下始終只調(diào)用指定單元格里的數(shù)據(jù)。如：$A$3、$F$12。

混合引用：指單元格地址中既有相對引用地址，又有絕對引用地址?；旌弦迷诮^對引用列標或行號前加“$”，如S$45（表示列改變，行始終保持45行）、$E6（表示保持E列不變，行號改變）。

2、公式

公式：對工作表數(shù)據(jù)進行運算的式子。以“=”開頭，后面跟數(shù)據(jù)、單元格地址以及運算符。

公式單元格里顯示的是公式正確情況下的計算結果，公式本身只能在編輯欄中看到。

公式單元格里的數(shù)據(jù)值隨引用單元格的數(shù)據(jù)值的變化而自動變化；

因刪除、移動導致引用單元格地址變化時，公式單元格中的公式自動隨其地址變化而調(diào)整變化。

可利用填充柄復制公式單元格，從而完成整個數(shù)據(jù)表的計算，復制單元格里的公式自動隨其所處位置的變化而變化。刪除所有引用單元格后，公式單元格必然報告錯誤。

3、函數(shù)

函數(shù)：是Excel定義好的具有某一特定功能的內(nèi)置公式，格式為函數(shù)名（參數(shù)）。

常用函數(shù)：

求和函數(shù)：SUM（n1,n2,??，n30）；[ 功能]：計算n1——n30參數(shù)的數(shù)值數(shù)據(jù)和

求平均值函數(shù)：AVERAGE（n1,n2,??，n30）；[功能]：計算所給參數(shù)的數(shù)值數(shù)據(jù)平均值。

求最大值函數(shù)：MAX（n1,n2,??，n30）；[功能]：取出數(shù)值型數(shù)據(jù)的最大值。

求最小值函數(shù)：MIN（n1,n2,??，n30）；[功能]：取出數(shù)值型數(shù)據(jù)的最小值。

統(tǒng)計函數(shù)：COUNT（n1,n2,??，n30）；[功能]：統(tǒng)計所給參數(shù)中的數(shù)值數(shù)據(jù)個數(shù)。

條件函數(shù):IF（條件，”值一”，”值二”）；[功能]：判斷條件是否成立，如成立，返回值一，否則返回值二。

7、數(shù)據(jù)排序

1、排序就是要使數(shù)據(jù)按一定的規(guī)律來排列，有“升序”（從小到大）和“降序”（從大到小）兩種排序方式。

2、關鍵字是排序的依據(jù)，用數(shù)據(jù)表格中每一列能概括本列數(shù)據(jù)共同特征的單元格內(nèi)容表示。

3、使用“常用”工具欄上的升序按鈕和降序按鈕，可實現(xiàn)以活動單元格所在列為關鍵字的排序。

4、單擊菜單“數(shù)據(jù)”—“排序”，打開“排序”對話框， “主要關鍵字”及排序方式必須設定，如“主要關鍵字”值相同，可指定“次要關鍵字”作為再排序依據(jù)， “次要關鍵字”也相同可指定“第三關鍵字”。

8、數(shù)據(jù)分類匯總

1、分類匯總將數(shù)據(jù)按類別進行匯。

2、分類匯總之前先要對分類字段進行排序。

3、分類匯總步驟：選中數(shù)據(jù)表中任一單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，在對話框中設置分類字段、匯總方式、匯總項目，單擊“確定”。

4、匯總后，行號左邊會出現(xiàn)“+”、“-”，是可以折疊和打開匯總內(nèi)容。

5、選中匯總后數(shù)據(jù)表中的任一單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，在對話框中單擊“全部刪除”按鈕，可取消分類匯總顯示。

9、數(shù)據(jù)篩選

1、篩選可以使在工作表中只顯示符合條件的記錄，隱藏不符合條件的記錄隱藏。

2、篩選步驟：選中數(shù)據(jù)表內(nèi)的任一單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)”—“篩選”—“自動篩選”，這時，數(shù)據(jù)表中標題行的各個單元格里會出現(xiàn)向下的“篩選箭頭”。單擊下拉箭頭設置篩選條件。

3、“自定義”可設置兩個條件，中間用“與”或“或”連接?！芭c”表示兩個條件必須同時滿足。“或”表示兩個條件只要滿足一個即可。

4、在某一列上執(zhí)行篩選之后，還可以在另一列上再次執(zhí)行篩選。這樣，只有同時滿足兩個不同的篩選條件的數(shù)據(jù)記錄才會被顯示出來，其他的數(shù)據(jù)記錄全被隱藏起來了。

5、再次單擊菜單“數(shù)據(jù)”—“篩選”—“自動篩選”，可取消自動篩選。

10、條件格式

1、條件格式可實現(xiàn)把數(shù)據(jù)表中滿足條件的數(shù)據(jù)進行格式化。

2、設置條件格式步驟：選中數(shù)據(jù)表內(nèi)欲設置條件的單元格（區(qū)域），單擊菜單“格式”— “條件格式”，在出現(xiàn)的對話框中設置條件，單擊“格式”，在出現(xiàn)的對話框中設置格式，單擊“確定”。（如要設置多個條件格式可單擊“添加”按鈕添加條件格式）

注：至多可設置三個條件格式

11、添加圖表

1、Excel圖表的功能：能直觀形象地表示數(shù)據(jù)變化的趨勢，增強數(shù)據(jù)的易讀性和可比性。

2、創(chuàng)建圖表:

選中數(shù)據(jù)表內(nèi)的任一單元格，單擊菜單 “插入”— “圖表”,根據(jù)需要選擇圖表類型，單擊“下一步”，選擇要建立圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇系列產(chǎn)生在“行”或“列”，單擊“下一步”在標題標簽中輸入圖表標題及X、Y軸名稱，單擊“下一步”，選擇圖表插入位置，單擊“完成”。

3、常見圖表類型：

柱形圖：適用于顯示項目之間的多少與大小關系。

折線圖：反映事物在一個時間段的變化趨勢。

餅圖：適用于顯示數(shù)據(jù)之間的比例分配關系。

4、設置圖表格式：

移動位置：指向圖表區(qū)邊緣直接按住左鍵拖動至目標位置即可。

調(diào)整大?。簡螕魣D表區(qū)，選中圖表（按鍵盤的Delete鍵可刪除圖表），四邊會出現(xiàn)調(diào)整控制點，按住左鍵拖動控制點至合適位置即可。

圖表文字格式化：單擊圖表區(qū)文字(標題、坐標軸、圖例)部分（或在圖表工具欄中選相應圖表對象），在圖表工具欄中單擊 ，在出現(xiàn)的對話框中設置格式，單擊“確定”。

5、編輯圖表

向圖表添加數(shù)據(jù)：在圖表區(qū)單擊右鍵，選“數(shù)據(jù)源”，選擇“數(shù)據(jù)區(qū)域”標簽，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域框右邊的紅箭頭折疊按鈕，重新選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊擊右邊的紅箭頭折疊按鈕，單擊確定。

移除圖表中數(shù)據(jù)系列：在圖表中要移去的數(shù)據(jù)系列上單擊右鍵，選“清除”。（或在數(shù)據(jù)清單中刪除不需要的數(shù)據(jù)也可改變圖表）

添加圖表標題及X軸、Y軸的名稱：在圖表區(qū)域中單擊右鍵，選“圖表選項”，在“標題”標簽中分別輸入圖表標題及X軸、Y軸的名稱，單擊“確定”。

更改圖表類型：在圖表區(qū)域單擊右鍵，選“圖表類型”，在“標準類型”標簽中選擇圖表類型，單擊確定。

12、綜合應用

Excel數(shù)據(jù)、圖表可復制到Word中，按不同方式粘貼，會得到不同效果。

直接粘貼，則成為普通表格、圖片。

在“編輯”菜單中選“選擇性粘貼”，在對話框中選“Microsoft Office Excel工作對象”，單擊“確定”，則在Word中雙擊這些對象，可以如在Excel中一樣編輯。

在“編輯”菜單中選“選擇性粘貼”，在對話框中選“粘貼鏈接”，單擊“確定”，則在Excel中對數(shù)據(jù)、圖表的修改會反映到Word中。

在“編輯”菜單中選“粘貼為超鏈接”，可在Word與Excel中建立超級鏈接。實現(xiàn)快速切換。（該選項只能粘貼數(shù)據(jù)表）

Excel數(shù)據(jù)、圖表可復制到Word中，按不同方式粘貼，會得到不同效果。