遇到的問題

我曾經(jīng)認(rèn)為我的工作效率很高，因?yàn)槌伺紶枀⑴c辦公室中姑娘們的聊天以外，我不會瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁，也不會通過QQ與人說與工作無關(guān)的話題，而QQ實(shí)際上已成為我的一個(gè)代辦清單，每完成一項(xiàng)工作，我會關(guān)掉一個(gè)QQ窗口。我曾玩笑說，我每天主要工作就是打電話、發(fā)郵件和聊QQ。

可是，我時(shí)常焦慮。

我在做一件事情A時(shí)，忽然想到事件B，哎呀，事件B更重要或者更緊急啊，于是停止事件A，馬上處理事件B。等到事件B處理完，我往往忘記了做了一半的事件A，開始處理事件C，直到某一刻突然想起來事件A，結(jié)果事件A又變成了更緊急的事……這樣混亂的狀態(tài)，讓我感到焦慮！

遇到一件比較有難度的工作，我不知道該如何開始，于是我會拖延，用我還有很多其他要緊事要處理的想法來麻痹自己。等到時(shí)間結(jié)點(diǎn)就要來臨，我不得不去處理，可是時(shí)間已所剩不多，我又擔(dān)心自己完不成或者時(shí)間太短質(zhì)量不高。這種著急的狀態(tài)，讓我感到焦慮。

我還會常常有這樣一種情況，我有好多事情要做，可是突然想不到我那件最重要的事情，或者被電話、郵件、QQ消息打斷后，我需要想一下我接下來要做什么。這樣茫然的狀態(tài)，讓我感到焦慮！

我走路是用跑的，語速也越來越快，可是，為什么我總是焦慮，我似乎總是在處理又重要有緊急的事情，我總是覺得時(shí)間過得飛快，好像沒做什么事時(shí)間卻沒了。我總是在加班，可事情卻越來越多。我開始覺得，我的時(shí)間管理出現(xiàn)問題。

尋找原因

那些未處理完的事務(wù)仍然存儲于短期記憶空間里 。大腦保存材料的能力是有限的 。要想讓大腦高效工作 ，就像讓 C P U高速處理任務(wù)一樣 ，必須保證 R A M里的排隊(duì)任務(wù)盡量減少 。很多人終日忙忙碌碌 ，大腦的存儲空間早已不堪重負(fù) 。他們時(shí)常感到心神不寧 、坐臥不安 、執(zhí)行能力減弱 ，這是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處 ，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時(shí)無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力 。

原來不斷在大腦中出現(xiàn)的各種要做的和未完成的事，干擾了我的注意力，也消耗了我很多精力，令我充滿無力感。我的注意力從A事情轉(zhuǎn)移到B事情，等B事情處理完畢，即使沒有忘記處理一半的A事情，也需要花一定時(shí)間去想起A事情處理到了那一步，下一步又要做什么，這本身就浪費(fèi)了時(shí)間、消耗了精力。

研究表明 ，因?yàn)槿狈尚刨嚨娜蝿?wù)解決計(jì)劃或系統(tǒng) ，努力跟進(jìn)我們承諾完成的事務(wù)會讓精神不堪重負(fù) ，并使得我們的思維過程受阻 。

由于個(gè)人管理系統(tǒng)方面存在欠缺 ，這引發(fā)了一種下意識的抵觸情緒 ，所以在面對那些棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時(shí) ，這種情緒就會阻礙具體行動(dòng)的實(shí)施 。而這種結(jié)果又會產(chǎn)生更加嚴(yán)重的干擾作用 ，并進(jìn)一步強(qiáng)化壓力 。

我曾經(jīng)使用過一些個(gè)人任務(wù)管理軟件，但沒有堅(jiān)持下去，原因是我沒有把所有事情都記錄進(jìn)去，所以我不能完全信任我的任務(wù)管理系統(tǒng)。也因?yàn)樘β?，所以有時(shí)來不及把新任務(wù)記錄到任務(wù)管理系統(tǒng)中。最后還是依靠自己大腦來提醒自己各種要做的工作。

解決辦法

我依據(jù)書中提到的方法，使用“滴答清單”，建立了自己的清單系統(tǒng)：

1、日程表：僅記錄對時(shí)間有要求的事項(xiàng)，包括自己需要完成的，以及委托他人辦理的

2、項(xiàng)目清單：記錄需要多步驟完成的事項(xiàng)

3、下一步行動(dòng)：記錄需要盡快處理的事項(xiàng)

4、等待清單：記錄委托他人辦理的事項(xiàng)

5、將來/也許清單：記錄以后需要做的事項(xiàng)

我利用了半天時(shí)間，收集了我腦中一直揮之不去的各種事務(wù)，包括工作的、家庭的。雖然感覺到還不夠完整，但是也覺得輕松不少。然后把這些事項(xiàng)放到相應(yīng)的清單中。目前這套清單系統(tǒng)，我已經(jīng)適用了一個(gè)星期。

我可以每天完成當(dāng)天日程表中的所有事項(xiàng)，這是很有成就感的一件事。在一定程度上緩解了我的焦慮。把當(dāng)天事項(xiàng)完成后再去瀏覽項(xiàng)目清單、下一步行動(dòng)清單中的事項(xiàng)，就知道自己該做什么了。等待清單中委托他人辦理的事項(xiàng)，我也能及時(shí)跟進(jìn)。

新的問題

我的項(xiàng)目清單和下一步行動(dòng)清單，在這幾天中不斷有新的事項(xiàng)加入，卻很少有完成的，所以這兩個(gè)清單越來越長。將來/也許清單中的事項(xiàng)，更是無暇顧及。

項(xiàng)目清單和下一步行動(dòng)清單也都是非常重要的事情，甚至比日程表中的很多事情都更重要甚至更緊急，看著這兩個(gè)清單越來越長，我仍然很焦慮。項(xiàng)目清單和下一步清單事項(xiàng)，究竟如何有效跟蹤并推進(jìn)事情進(jìn)展呢？

在做一件事情的時(shí)候，仍然會時(shí)不時(shí)心里惦記著項(xiàng)目清單和下一步清單中的其他事情而分散注意力?；蛘咭?yàn)橥饨绲脑颍珙I(lǐng)導(dǎo)交辦的新的工作任務(wù)，其他同事需要我協(xié)助處理的事項(xiàng)等等，打斷我正在做的工作。因此，利用目前的清單系統(tǒng)仍然無法提高我的專注力。

希望達(dá)到的目標(biāo)

你是否渴望過這樣一種狀態(tài)：自己雖然整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。

參考書籍：《搞定：無壓工作的藝術(shù)》 戴維·艾倫。中信出版社

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? 2017，跟圈媽逼自己一把。