我們一定有過這樣的經(jīng)歷，某個時刻需要某份文件時，卻死活找不到。有人可能會說，可以用搜索神器Everything（Win）/Spotlight(Mac)進行全局搜索。那如果連文件名中所含關(guān)鍵詞也記不清了呢？
因此，建立一個有序的文件管理體系是非常有必要的
如果你只有個位數(shù)的文件，那桌面就是一個很好的存放地點；
如果你有兩位數(shù)的文件，建立單層級的文件夾就是不錯的選擇；
如果你有大量項目文件需要管理，那你就需要規(guī)劃一個清晰的文件管理結(jié)構(gòu)。
文件命名歸檔
文件命名基本作用在于辨識、區(qū)分、管理、定位：
辨識：通過文件名稱可知文件的基本信息
區(qū)分：區(qū)分此件與彼件
管理：保證文件項目分類固定，易統(tǒng)計、無遺漏
定位：可輕易定位到文件保存的位置
如何科學(xué)的命名文件？
常用的文件命名方法為：
文件夾名= 序列編號-文件夾名
如：01-常用軟件、02-系統(tǒng)軟件
文件名=序列編號-文件名
如：01-演講比賽、02-培訓(xùn)課件
但如律師、文案工作者等日常生活中會接觸到大量文檔的人群來說，單層級的文件命名已不適用。
多層級的文件命名方法為：
時間-所屬項目名稱-文件名稱關(guān)鍵詞-相關(guān)人員
如：201604-民事裁定書-XX地產(chǎn)股權(quán)轉(zhuǎn)讓侵權(quán)糾紛-張三李四
完成文件命名后，根據(jù)自己的分類習慣歸檔進相應(yīng)文件夾：
文件夾的查找
通過文件夾進行管理時，文件都根據(jù)文件夾的結(jié)構(gòu)與層級進行分類管理。這樣做的優(yōu)點在于結(jié)構(gòu)清晰、數(shù)量合適、易于查找。
如何歸類文件夾，更便于日常查找呢？
Mac電腦
用Finder中自帶的標簽顏色來區(qū)分文件夾，例如：紅色（工作文件）、綠色（私人文件夾）
Windows電腦
按照C:D:E:F四個盤符標準規(guī)劃不同的文件存儲路徑：
重要的本地文件夾可以通過使用云盤同步到云端（本文以堅果云為例），方便在所有移動設(shè)備上全文搜索、編輯、共享：
桌面文件整頓
大部分人收到文件后的第一習慣是保存到桌面，為了快速找到有價值的文件，桌面文件需要定期清理：
有用文件：進行整頓
無用文件：立即刪除
如何整理個人電腦桌面，讓文件更有序？
Mac電腦
如果你需要一款工具能幫助你根據(jù)文件的類型、添加的時間來進行一些自動化的操作。 推薦使用Hazel來完成。Hazel 依附在 OS X 的系統(tǒng)設(shè)置面板中，所有規(guī)則的建立都需要在這里完成。
如果大家嘗試在郵箱中設(shè)置收件規(guī)則，那么你對 Hazel 的操作很快就能上手。簡單來說就是 Hazel 監(jiān)控整個 Mac 硬盤，根據(jù)不同的規(guī)則匹配來自動化完成操作「If xxx then yyy」。
Hazel 在規(guī)則設(shè)置上非常強大的，你完全可以按照自己的需求進行定制。在配置好相應(yīng)的規(guī)則后系統(tǒng)能自動將桌面上的文件管理得緊緊有條，我們只需要定期對文件夾里文檔做整理就行了：
Windows電腦
1.清理桌面快捷方式
常用的應(yīng)用可以固定到任務(wù)欄后刪除桌面快捷方式，節(jié)省桌面空間：
2.固定下載文件位置
1）下載軟件
軟件下載位置固定，卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹底刪除。
2）下載資料
下載的各種資料存放在臨時文件夾，下載后及時查閱，有用的資料歸檔到相應(yīng)文件夾，沒用的果斷刪除。
郵件附件整理
大多數(shù)人的工作離不開郵件，郵件賬戶中夾雜著各類附件文檔，需要對其進行有效性判斷后整理歸檔：
但通過郵件附件的方式傳輸文件有以下缺點：
1）受限于上傳下載速度；
2）受限于附件大?。?/p>
3）多次來回傳輸造成版本不統(tǒng)一
如何解決郵件附件整理困難的問題？
推薦使用云盤堅果云，將文件以鏈接or郵件的形式直接分享，一個文件所有版本對應(yīng)一個鏈接，杜絕了文件的版本錯亂：
科學(xué)的文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置和好的電腦文件管理習慣將幫助我們節(jié)省大量“找東西”的時間，讓工作更輕松和高效，歡迎留言分享你的文件管理法。
本文部分內(nèi)容已獲授權(quán)整理自：《淺談我的個人管理-線上整理篇》
