項目管理主要有五個過程:
(1)啟動過程。授權(quán)批準(zhǔn)項目。所包含的管理活動內(nèi)容有:定義一個項目或項目階段的工作與活動,決策一個項目或項目階段的啟動與否,或決策是否將一個項目或項目階段繼續(xù)進行下去等工作,這是由一系列項目決策性工作所構(gòu)成的項目管理具體過程。
這個過程的最重要的產(chǎn)出成果,就是項目章程?。
(2)計劃過程。 詳細(xì)定義和優(yōu)化項目目標(biāo),并從多種方案中選擇實現(xiàn)目標(biāo)的最佳方式。包含的管理活動內(nèi)容有:擬訂、編制和修訂一個項目或項目階段的工作目標(biāo)、任務(wù)、工作計劃方案、資源供應(yīng)計劃、成本預(yù)算、計劃應(yīng)急措施等工作。這是由一系列項目計劃性工作所構(gòu)成的項目管理具體過程。
項目計劃就是在這個過程中完成的。
(3)執(zhí)行過程。 協(xié)調(diào)各種資源按項目計劃實施。項目中主要的工作量就是花費在執(zhí)行過程中。所包含的管理活動內(nèi)容有:組織和協(xié)調(diào)人力資源及其他資源,組織和協(xié)調(diào)各項任務(wù)與工作,激勵項目團隊完成既定的工作計劃,生產(chǎn)項目產(chǎn)出物等工作。這是由一系列項目組織管理性的工作所構(gòu)成的項目管理具體過程。
(4)控制過程。定期監(jiān)控與量度進展情況以識別與計劃的偏差,以便采取必要的糾正措施,確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)。這是項目管理最重要的部分。 所包含的管理活動內(nèi)容有:制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督和測量項目工作的實際情況、分析差異和問題、采取糾偏措施等工作。這是由一系列項目管理控制性的工作所構(gòu)成的項目管理具體過程。
(5)收尾過程。 正式的接受項目和階段的成果,使其有序的結(jié)束。包含的管理活動內(nèi)容有:制定一個項目或項目階段的移交與接收條件,并完成項目或項目階段成果的移交,從而使項目順利結(jié)束。這是由一系列項目文檔化和移交性、驗收性的工作所構(gòu)成的項目管理具體過程。 項目管理是一項系統(tǒng)整合的工作,每個階段都有不同的要求,這是對項目經(jīng)理綜合能力的考驗。
?五大過程的關(guān)系 五大過程之間有著相互的聯(lián)系:
首先是啟動過程,啟動過程結(jié)束后進入計劃過程;
計劃過程結(jié)束后進入執(zhí)行過程;
在執(zhí)行過程的同時是控制過程,所以控制過程和執(zhí)行過程之間是相互影響的。
從控制過程出發(fā),可以同時去向執(zhí)行過程、計劃過程和收尾過程。
在項目執(zhí)行過程中,項目管理者要對項目的執(zhí)行情況進行監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)偏差后需要根據(jù)具體情況采取不同的措施:
(1)如果偏差可以在執(zhí)行過程中得到糾正,不涉及其它的因素,那么從控制過程就可以直接轉(zhuǎn)向執(zhí)行過程。
(2)如果偏差導(dǎo)致需要對項目計劃進行變更,例如項目范圍要發(fā)生變化,或者項目工期顯著延長將超過規(guī)定的完成時間,或者需要追加項目預(yù)算等,這種情況下一定要首先返回計劃過程,調(diào)整項目計劃后再重新進入執(zhí)行過程,按照變更后的計劃執(zhí)行,以保證項目的執(zhí)行過程是可跟蹤的,這種情況下絕對不能從控制過程直接返回執(zhí)行過程,不作計劃變更而隨意采取行動,否則項目執(zhí)行中的實際進展情況將與原來的計劃脫節(jié),最終變得沒有計劃可依,使整個項目失控。
(3)確信項目任務(wù)執(zhí)行完成,從控制過程可以進入收尾過程。
?項目完成時,必須通過控制過程的確認(rèn),才能進入收尾過程,不能由執(zhí)行過程直接進入收尾過程。在實際當(dāng)中,項目是否完成必須經(jīng)過檢驗和確認(rèn),不能由項目的執(zhí)行者自己來決定項目是否結(jié)束。
?項目過程與項目階段的關(guān)系
過程是能帶來某種結(jié)果的一系列行動的組合,如果在企業(yè)中定義了工作過程,該過程就對應(yīng)著解決某一類具體問題的固定方法,可以在任何需要的時候來采用。過程之間沒有必然的時間順序關(guān)系。
階段則是從時間順序出發(fā)的,各個階段之間是完全串行的順序關(guān)系。 每個階段都有具體的階段目標(biāo),都可以運用這五個項目過程。因此,這五大過程可以針對任何具體的目標(biāo),并非只能針對最終的項目目標(biāo),所以項目也并非要劃分成對應(yīng)的五個階段。
?在很多實際項目中,都可能會將項目劃分成若干階段,每個階段都有具體的階段目標(biāo)。在各個階段當(dāng)中,這五個過程都需要存在,每個階段都需要有啟動的過程,都需要作出階段計劃,每個階段都需要階段收尾的工作。比較容易出現(xiàn)的錯誤,就是在整個項目啟動初期比較重視項目計劃,制定出項目的整體計劃,但對于以后的階段計劃重視不足,忽視了各個階段都需要存在計劃過程這一事實。結(jié)果,項目管理虎頭蛇尾,隨著項目階段的交替,項目管理的要求被逐漸淡忘。
?九大知識領(lǐng)域分布在項目的五大過程中,啟動過程主要涉及范圍管理的內(nèi)容,重點是確定項目目標(biāo)。項目的計劃過程涉及項目管理的所有領(lǐng)域,即項目計劃的內(nèi)容必須全面考慮到項目的各個管理領(lǐng)域的要求。項目的執(zhí)行過程和控制過程,他們在不同管理領(lǐng)域中的差別,反映了項目執(zhí)行者和項目管理者之間的職責(zé)劃分。項目的收尾過程,主要與采購管理和溝通管理的部分內(nèi)容有關(guān)。
?計劃過程所涉及的項目管理問題最全面,對項目以后的影響也最大。? 在計劃過程中,又分為核心過程和輔助過程。在核心過程中,首要的就是明確項目范圍,通過范圍計劃和范圍定義,對項目范圍進行分析和細(xì)化,形成WBS?;赪BS 定義項目活動,并提出資源需求。 基于定義出來的項目活動清單,進一步定義項目活動之間的依賴關(guān)系,形成項目活動網(wǎng)絡(luò)圖。為每個項目活動分配資源,并結(jié)合資源的考慮估算各個項目活動的工期。然后,根據(jù)資源需求和項目活動工期,可以估算出項目的成本?;赪BS,同時還要制定出項目風(fēng)險管理計劃,根據(jù)風(fēng)險管理的要求,增加相應(yīng)的項目活動和風(fēng)險準(zhǔn)備金,將這些因素與前面形成的項目活動網(wǎng)絡(luò)圖及項目成本估算相結(jié)合,分別形成項目時間表和項目成本預(yù)算,最終形成綜合的項目計劃。在輔助過程中的各項內(nèi)容,都是需要在核心過程中予以體現(xiàn)的,包括在項目范圍、項目活動、資源需求和成本中,都需要考慮在內(nèi)。例如質(zhì)量管理所要求的有關(guān)交付物,也必須列入項目范圍,對時間和成本都產(chǎn)生影響;項目溝通計劃、風(fēng)險緩解計劃中所需的活動,也要納入整體項目活動當(dāng)中,對項目時間和成本也產(chǎn)生影響。 在實際制定項目計劃的過程中,通常情況下都不是一次完成的。一般是首先考慮核心過程的要求,制定初步的項目計劃,然后將輔助過程的內(nèi)容逐項添加到項目計劃中,使項目計劃逐步豐富、完善起來,最后,再利用項目三角形的原理,對項目計劃進行調(diào)整,在各個限制條件之間進行權(quán)衡,使項目在各個方面上都能夠滿足項目目標(biāo)及限制條件的要求。
項目運行階段劃分:
建設(shè)程序是指建設(shè)項目從設(shè)想、選擇、評估、決策、設(shè)計、施工到竣工驗收、投入生產(chǎn)整個過程中應(yīng)當(dāng)遵守的內(nèi)在規(guī)律和組織制度。 建設(shè)程序主要包括以下幾個階段和內(nèi)容:
1.項目建議書階段 。 項目建議書是項目發(fā)起人向政府相關(guān)部門提出的要求建設(shè)某一工程項目的建議文件。主要對建設(shè)項目提出輪廓設(shè)想,從擬建項目的必要性及其方向行進行闡述??陀^上,該項目要符合國民經(jīng)濟長遠規(guī)劃以及部門、行業(yè)、地區(qū)的規(guī)劃要求。項目建議書實際上是一份機會調(diào)研報告和初步可行性研究。
?2.可行性研究階段。 可行性研究是對工程項目的合理性、盈利性、先進性以及適用性等方面進行綜合論證的工作方法,對項目在技術(shù)上、經(jīng)濟上(包括宏觀經(jīng)濟和微觀經(jīng)濟)是否可行進行科學(xué)分析和論證,是技術(shù)經(jīng)濟的深入論證階段,研究結(jié)果一般要求對項目回答六個問題(5W+1H),即要做什么(What)、為什么做(Why)、何時進行(When)、誰來承擔(dān)(Who)、建在何處(Where)以及如何進行(How)??尚行匝芯繄蟾娣Q為項目決策的依據(jù)。
可行性研究是對項目在技術(shù)上是否可行和經(jīng)濟上是否合理進行科學(xué)的分析和論證。在可行性研究的基礎(chǔ)上,編制可行性研究報告,并報告審批??尚行匝芯繄蟾姹慌鷾?zhǔn)后,不得隨意修改和變更。
3.?選擇建設(shè)地點主要考慮三個問題:一是工程地質(zhì)、水文地質(zhì)等自然條件是否可靠;二是建設(shè)時所需水、電、運輸條件是否落實;三是項目建成投產(chǎn)后原材料、燃料等是否具備,同時對生產(chǎn)人員生活條件、生產(chǎn)環(huán)境等也應(yīng)全面考慮。
4. 建筑策劃階段。 建筑策劃主要是項目立項后,研究建設(shè)工程項目的規(guī)模、性質(zhì)、空間內(nèi)容、使用功能要求、環(huán)境、技術(shù)、材料等影響建筑設(shè)計和使用的因素,為建筑師進行建筑設(shè)計提供科學(xué)的依據(jù)。而可行性研究的結(jié)論往往是項目投資投資活動的依據(jù),兩者操作主體不同,研究領(lǐng)域不同,結(jié)論的對象也不同。盡管有些方法、結(jié)論可以借鑒,但兩者截然不同,不可替換。
5.建筑設(shè)計階段 。 以可行性研究報告的要求和策劃結(jié)論為依據(jù),就可以進行建筑設(shè)計了。一般項目分為兩階段設(shè)計,即:初步設(shè)計和施工圖設(shè)計。技術(shù)上比較復(fù)雜而缺乏設(shè)計經(jīng)驗的項目,要進行三階段設(shè)計,即:初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計和施工圖設(shè)計。
6.?建設(shè)準(zhǔn)備階段 建設(shè)準(zhǔn)備主要工作內(nèi)容包括: (1)征地、拆遷及場地平整 。 (2)組織施工招標(biāo),擇優(yōu)選擇施工單位。簽訂承包合同。 (3)準(zhǔn)備必要的施工圖紙。 (4)編制施工項目管理實施規(guī)劃。 (5)完成施工用水、電路、臨建等工程。 (6)組織設(shè)備、材料訂貨 。
7.編制年度建設(shè)投資計劃階段 建設(shè)項目要根據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的總概算和工期,合理地安排分年度投資。年度計劃投資的安排要與長遠規(guī)劃的要求相適應(yīng)。保證按期建成。
8.施工安裝階段。 工程項目經(jīng)批準(zhǔn)開工建設(shè),便可進入施工安裝階段。這是實現(xiàn)決策目標(biāo)、發(fā)揮投資效益的重要環(huán)節(jié),是影響工程項目投資和最終成果的關(guān)鍵階段。主要包括進度、質(zhì)量、投資的控制,是項目周期最長、實際花費資金最多的階段,也是項目控制、管理、協(xié)調(diào)的關(guān)鍵性過程。
新開工建設(shè)的時間,是指項目計劃文件中規(guī)定的任何一項永久性工程第一次破土開槽開始施工的日期。建設(shè)工期從新開工時算起。
9.生產(chǎn)準(zhǔn)備階段 生產(chǎn)準(zhǔn)備的內(nèi)容很多,不同類型的項目對生產(chǎn)準(zhǔn)備的要求也各不相同,但從總的方面看,生產(chǎn)準(zhǔn)備的主要內(nèi)容有:招收和培訓(xùn)人員;生產(chǎn)組織準(zhǔn)備;生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備;生產(chǎn)物資準(zhǔn)備。
10.竣工驗收階段 。 工程項目按照設(shè)計文件規(guī)定的內(nèi)容全部完成后,需要組織竣工驗收??⒐を炇帐枪こ探ㄔO(shè)過程的最后一環(huán),是全面考核建設(shè)成本、檢驗設(shè)計和施工質(zhì)量的重要步驟,也是項目由建設(shè)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)或使用的標(biāo)志。通過竣工驗收,一是檢驗設(shè)計和工程質(zhì)量,保證項目按設(shè)計要求的技術(shù)經(jīng)濟指標(biāo)正常生產(chǎn);二是有關(guān)部門和單位可以總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn);三是建設(shè)單位對經(jīng)驗收合格的項目可以及時移交固定資產(chǎn),使其由建設(shè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)系統(tǒng)或投人使用。
?11.試運行交付使用階段 。 為確保所支付的成果順利使用,需經(jīng)過試運行進行全面的檢驗和調(diào)試,最終移交工程項目產(chǎn)品,總結(jié)經(jīng)驗、竣工結(jié)算,移交檔案資料集竣工圖、終止合同,結(jié)束工程項目活動及過程,完成工程項目管理的全部任務(wù)。
12.后評價階段 項目后評價就是在項目建成投產(chǎn)或投入使用后一定時刻,對項目的運行進行全面評價,即對投資項目的實際成本——效益進行系統(tǒng)審計,將項目的預(yù)期效果與項目實施后的終期實際結(jié)果進行全面對比考核。對建設(shè)項目投資的財務(wù)、經(jīng)濟、社會和環(huán)境等方面的效益與影響進行全面科學(xué)的評價。 建設(shè)項目的類型不同.后評價的內(nèi)容也有所不同,一般來說,后評價包括以下幾方面內(nèi)容:目標(biāo)評價,即通過實際產(chǎn)生的一些經(jīng)濟、技術(shù)指標(biāo)與項目審批決策時的目標(biāo)進行比較,檢查項目是否達到了預(yù)期目標(biāo)或達到目標(biāo)的程度。從而判斷項目是否成功;執(zhí)行情況評價:成本效益評價;影響評價,即對項目建成投產(chǎn)后對國家、項目所在地區(qū)的社會、經(jīng)濟發(fā)展、健康教育、生態(tài)環(huán)境所產(chǎn)生的實際影響所進行的評價,據(jù)此判斷項目的決策宗旨是否實現(xiàn);持續(xù)性評價,即對項目在未來運營中實現(xiàn)既定目標(biāo)以及持續(xù)發(fā)揮效益的可能性進行預(yù)測分析。這幾方面的內(nèi)容是對項目后評價的整體而言,在進行具休評價時,根據(jù)項目的具體情況進行選擇。