上一期，我們講了PPT界面和基本操作，5分鐘快速入門PPT，熟悉界面與基本操作。今天我們來講講PPT20個高效技法和一些常識。
《Windows上有哪些讓你效率倍增的軟件和小技巧 系列》往期查看：
幾個Windows實用小技巧、優(yōu)雅舒適的 Markdown 寫作工具
在這個講究速度的時代，快就意味著你比別人更高效。到底PPT還有哪些不為人知的PPT常識和高效技法呢？
1?快捷啟動PPT
如何在需要打開PPT的時候，1秒啟動PPT呢？除了常用的設(shè)置PowerPoint軟件快捷方式到桌面，還有更快的兩種方法。
▍第一種方法，就是把PowerPoint軟件固定到任務(wù)欄。
即使關(guān)閉了PowerPoint軟件，還會繼續(xù)保留在任務(wù)欄。這樣就可以點擊一下任務(wù)欄里的圖標就可以快速啟動了哦。
▍第二種方法，是設(shè)置PowerPoint軟件啟動快捷鍵。
點擊桌面上PowerPoint軟件的快捷方式，右鍵查看屬性，會發(fā)現(xiàn)默認快捷鍵為無，你可以自己設(shè)置為“Ctrl+Alt+P”。
上面這兩種超簡單的方法，你也可以同樣用在Word、Excel和其他軟件上哦。
2?PPT快捷鍵
PPT中快捷鍵非常多，相信大家最熟悉的就是Ctrl+A全選、Ctrl+C/Ctrl+V復(fù)制粘貼、Ctrl+X剪切這幾個。
其實還有升級版的復(fù)制粘貼Ctrl + Shift + C（復(fù)制格式） /?Ctrl + Shift + V（粘貼格式）。按住Shift鍵插入形狀，可以畫正圓、正方形、正三角形和直線等。
其他還有組合Ctrl +G，對應(yīng)的取消組合是Ctrl + Shift + G，F(xiàn)2重命名、F4重復(fù)上一步操作、播放一鍵黑屏B鍵、播放一鍵白屏W鍵，縮小文字Ctrl+[、放大文字Ctrl+]、粗體Ctrl+B、斜體Ctrl+I、下劃線Ctrl+U，等等。
3?快速訪問工具欄
把常用的菜單功能放在快速訪問工具欄中，這樣用的時候就不用多幾次鼠標點擊。? ? ??
在PowerPoint選項中即可添加設(shè)置快速訪問工具欄中，一般最常使用的就是對齊對象、旋轉(zhuǎn)對象、合并形狀和層次調(diào)整。
4?PPT母版
所謂母版，其實就是PPT所有頁面版式和樣式的基礎(chǔ)。母版幻燈片控制整個演示文稿的外觀，包括顏色、字體、背景、效果和其他所有內(nèi)容。設(shè)置好母版，可以讓你制作PPT更高效。?
設(shè)置好之后，可以在PPT編輯頁面，點擊左側(cè)的預(yù)覽頁，鼠標右鍵點擊，從版式里選擇之前設(shè)置好的版式。? ? ??
如果你發(fā)現(xiàn)你的PPT上面有l(wèi)ogo怎么也刪不掉，不用多想七有八九是被放在母版里了，進入母版就可以刪除了哦。
除非自己特意設(shè)置了母版，一般我做PPT都是使用的默認的母版中的那一頁空白版式。因為PPT默認的版式太差了，常常要在編輯頁面刪除又丑又占地方的占位符，當然如果能充分設(shè)置好占位符也會特別好用。
在這里要特別說明的是占位符（母版里自帶的虛線框，可以放文本和圖片來固定格式和位置）和文本框（PPT編輯頁面菜單插入，只能放文本）是兩碼事哦！
至于插入頁碼最省事的辦法就是插入頁腳中的編號，具體格式和位置你可以在母版中調(diào)整。? ? ? ?
5?默認樣式設(shè)置
很早之前的PPT軟件默認的字體是宋體，后來大概是從office2013開始PPT默認的字體是等線字體。但很多PPTer依然不太喜歡等線字體，同時也因為字體風(fēng)格偏好和字體版權(quán)原因，可以直接設(shè)置文字的默認格式，比如為免費可商用的字體思源系列字體。下次再使用就是你設(shè)置過的格式，就會很方便。
? ? ? ?同樣，我們也可以用相同的方法，對形狀和圖片對象設(shè)置默認的格式。
6?主題格式設(shè)置
主題樣式設(shè)置，我一般是在做模板或者給公司做PPT的時候，為了統(tǒng)一整個PPT的風(fēng)格，尤其是主題色和字體，我會在正式做PPT前設(shè)置好PPT主題格式并進行命名。? ?
這樣做的好處就是當老板讓你PPT整個顏色和字體不太滿意時，讓你換其他配色樣式給他挑選，你可以一秒通過切換主題進行大換臉，省時省心。
7?一鍵替換文本和字體
另外PPT還自帶了一鍵替換字體的工具，就在菜單欄最右側(cè)的“查找”下面的“替換”。點擊替換“”可以實現(xiàn)替換文本內(nèi)容和文字字體。
8??兩把格式刷
PPT里特別好用的兩把刷子，一個格式刷，另一個動畫刷。同樣的使用技巧，刷子單擊應(yīng)用只能一次，雙擊后可以連續(xù)刷多次。? ? ?
9??吸色器
很多時候，我們看到一些配色特別好的廣告平面設(shè)計作品，但苦于不知道一些顏色的色值。除了使用QQ截圖軟件查看色值外，還可以直接把圖片截圖放在PPT里，用自帶的吸色器直接吸取顏色使用，很方便。? ? ??
10??對齊參考線
如果想把PPT的排版更整齊、布局更合理，尤其是一頁PPT堆積了很多元素時，強烈建議開啟標尺、網(wǎng)格和參考線。除了直接在菜單的視圖里開啟外，還可以用快捷鍵：Alt+F9顯示（再按一次隱藏）參考線、Shift+F9顯示（再按一次隱藏）網(wǎng)格線。? ? ??
還有就是不要忘了在開啟參考線時，不要忘了勾選智能參考線哦（方便對齊時自動對齊提示）。
對齊工具除了參考線就是對齊按鈕了，建議大家在設(shè)置快速訪問工具欄時直接設(shè)置好。? ? ? ?
11?圖層與選擇窗格
和PS一樣，在PPT里也有圖層。如果你對圖層沒有概念，你可以想象幾片玻璃上下疊加在一塊的情形。
如果你的PPT頁面里上下堆疊的元素圖層較少，就可以直接調(diào)整上下順序。但如果較多圖層時，就沒辦法很精準便捷的調(diào)整，這個時候選擇窗格就顯得特別好用。? ? ? ?
使用選擇窗格可以快速找到當前頁面某個你想找到的元素，也可以點擊眼睛圖標臨時隱藏無需修改的元素避免元素過多對操作的干擾。
12?PPT自帶的截圖、錄音、錄屏
很多時候，我們截圖用的都是QQ和微信，但是如果我們不登錄這兩個軟件就沒法截圖了。這個時候，PPT自帶的截圖功能可以幫到你。PPT自帶的截圖功能比較隱蔽，就在菜單欄“插入”中的“屏幕截圖”，自帶了兩個全屏的窗口快捷截圖，點一下就瞬間粘貼到了PPT里。
不過我不推薦使用這個全屏截圖，因為我們很多時候截圖只是需要截屏幕的一部分而不是全屏。那我們該怎么辦呢，再點擊“屏幕剪輯”就好了，可以自由選擇截圖區(qū)域位置，然后秒粘貼到PPT里。
另外還在菜單欄“插入”里帶有錄制音頻和屏幕錄制功能。??
13?翻譯工具與簡繁體轉(zhuǎn)換
14?幻燈片分節(jié)管理
如果我們做的PPT頁數(shù)比較多，可以進行章節(jié)劃分進行區(qū)分和定位，即分節(jié)管理。選中你要增加節(jié)的幻燈片，點擊菜單欄“節(jié)”，在彈出的菜單中選擇“新增節(jié)”即可。
設(shè)置新增節(jié)后，還可以對設(shè)節(jié)的幻燈片進行重命名、刪除節(jié)、刪除所有節(jié)、全部折疊、全部展開操作。進行節(jié)管理后的效果：? ? ? ??
15?幻燈片比較合并
如果你先后做了兩個版本的PPT，想找出兩個PPT修改的不同地方，或者想將兩個不同的PPT合并在一起，該怎么辦呢？當然是有辦法的，那就是用審閱—比較—選擇合并文件的功能。? ?
不但能將兩個PPT合并在一起，還可以在右側(cè)邊欄里看到修改的信息。? ? ? ?
16?別弄混了PPT組合功能
關(guān)于組合功能，在前面的PPT快捷鍵里有講到，組合Ctrl +G，對應(yīng)的取消組合是Ctrl + Shift + G。組合的作。用在于把多個元素變成一個捆綁體（還可以解綁）以便對這些元素整體進行移動操作。
如果你不能理解，你可以想象你買了一箱方便面，里面有二十多袋，每個袋子里面有面餅和調(diào)料。組合就相當于把面餅和調(diào)料包裹起來的方便面包裝袋。要知道包裝的作用不只是在外面印刷廣告信息，本質(zhì)上是為了承載分割獨立的產(chǎn)品和整體打包運輸。??
另外PPT里還有一個“組合”，但是這個“組合”是合并形狀（又稱布爾運算）中的功能之一，就是把同時選中的兩個形狀合成一個形狀，但是兩個形狀重疊的部分被去掉了，而且這個操作不可逆，組合后的形狀無法再拆分成獨立的原樣（除非撤銷上一步操作）。? ? ??
17?放映時不播放動畫
如果你在PPT里設(shè)置了很多炫酷的動畫，恰好趕上放映PPT時間很緊，根本來不及展示，這個時候，你可以在播放時選擇“放映時不加動畫”，這樣整個PPT就是靜態(tài)的了。
在這里再重復(fù)一下投影播放PPT的一些快捷鍵，Alt+F5使用演講者視圖，F(xiàn)5從頭播放、Shift+F5播放當前頁，播放一鍵黑屏B鍵、白屏W鍵。
Win+P用來投影擴展屏幕：
18?PPT保存于恢復(fù)管理
之前已經(jīng)講過PPT自帶導(dǎo)出PDF、視頻功能，以及“PPT后悔藥”：設(shè)置PPT選項中的“高級”—可撤銷次數(shù)為150）、選項中的“保存”—保存自動恢復(fù)信息時間間隔為1分鐘。
如果正在做PPT出現(xiàn)了電腦突然死機或重啟，最近修改的PPT文件該怎么恢復(fù)呢？重新打開PPT軟件，點擊“文件”出現(xiàn)側(cè)邊欄“信息”，就可以看到“管理演示文稿”中最近自動恢復(fù)的幾個不同版本，最大程度上挽救你的工作成果。? ? ?
另外點擊“保護演示文稿”還可以設(shè)置PPT打開密碼，保護你的文件隱私不被泄露。
當然，即使可以這樣找回恢復(fù)，但還是建議大家多用“Ctrl+S”及時保存，注意檢查演示文稿的兼容性哦，勾選保存預(yù)覽圖片。? ? ? ?
此外還可以嵌入特殊字體，以便在其他沒有安裝這些特殊字體的電腦上正常放映你的PPT（特別說明：部分字體有版權(quán)限制可能會無法嵌入）。? ? ? ?
19?PPT壓縮
如果你設(shè)計的PPT文件過大，就需要對PPT進行壓縮。
▍壓縮圖片：
一般在一個PPT中占用質(zhì)量較多的可能是圖片質(zhì)量過大，可以直接對圖片進行壓縮。勾選去掉“僅用于此圖片”，同時選擇150ppi分辨率即可。
▍壓縮多媒體：
除了壓縮圖片，還可以壓縮嵌入的多媒體文件，比如音頻和視頻等。? ? ? ?
▍整體壓縮：
在PPT的選項中“高級”進行圖像大小和質(zhì)量的設(shè)置，比如取消勾選“不壓縮文件中的圖像”和調(diào)低默認分辨率（150ppi已經(jīng)足夠了）。另外還可以通過刪減母版多余版式來減少文件質(zhì)量。? ? ??
▍軟件壓縮：
另外就是使用PPT壓縮軟件進行PPT壓縮，比如PPTminimizer。下圖為試用的英文版，大家可以自行在網(wǎng)上下載中文簡體版的。? ? ? ?
20?提取PPT中的素材
我們?nèi)绾翁崛∫环軵PT中的多媒體資源呢，比如圖片、音頻、視頻？
▍解壓法
辦法有兩種，第一種就是通過解壓的方式。
首先，改文件后綴名。將原來的文件后綴（文件擴展名）名pptx改成zip。這里要注意的是，需要在資源管理器里先打開“查看”中的勾選“文件擴展名”后進行修改才有效，不然只是單純的文件重命名是無用的，我們是修改擴展名不是簡單的給文件改個名字。? ? ? ?
?改的過程中會提示，“如果改變文件擴展名，可能會導(dǎo)致文件不可用，確實要更改嗎？”點擊“是”。? ? ??
然后對剛剛的Zip文件用解壓軟件解壓，即可在其中找到media文件夾，里面就是我們要提取的素材。? ? ? ?
這種操作方法是可逆的，提取完之后，把后綴重新改回“pptx”，就恢復(fù)成原來的PPT了。當然你也可以直接對PPT建立副本，把副本修改文件擴展名后綴進行解壓提取，這樣就不用再改回來了。
不過總的說來，這種操作辦法還是比較繁瑣的，畢竟有另一種更高效的辦法，這里就給大家介紹一下。
▍插件法
這就是是用插件口袋動畫PA，可以單獨選中一張PPT頁面進行素材提取，也可以全部選中所有PPT頁面進行全部提取。? ? ??
口袋動畫PA的具體功能，我們以后在PPT工具篇章具體再講，這里不多過多描述。有興趣的小伙伴們可以提前百度下載這個插件體驗。
福利：
關(guān)注公眾號“徐少寒”，后臺回復(fù)“PPT高效設(shè)計”領(lǐng)取70頁PPT教程。
