你剛剛?cè)肼毑痪?，跟著領(lǐng)導(dǎo)一起見(jiàn)專家見(jiàn)客戶開(kāi)會(huì)。
領(lǐng)導(dǎo)跟你說(shuō)“會(huì)上做個(gè)記錄啊”。
會(huì)后，領(lǐng)導(dǎo)讓你整理出一份會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給同事和外部專家。
與會(huì)人員個(gè)個(gè)精神抖擻，面對(duì)議題你來(lái)我往，爭(zhēng)論不休。
你奮筆疾書(shū)，大汗直冒，筆下速度已經(jīng)跟不上大家討論的語(yǔ)速，早已分不清剛才到底是誰(shuí)、說(shuō)了什么。
你有認(rèn)真想過(guò)會(huì)議紀(jì)要怎么寫(xiě)嗎？
拿起筆來(lái)就記記記？
把記下來(lái)的內(nèi)容稍微整理，就成為會(huì)議紀(jì)要了？
你有沒(méi)有想過(guò)，你的領(lǐng)導(dǎo)希望看到一份什么樣的會(huì)議紀(jì)要？
專家、客戶拿到你寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要，對(duì)他們有什么幫助？
什么樣的會(huì)議紀(jì)要是優(yōu)質(zhì)的？
1、內(nèi)容詳實(shí)，重點(diǎn)全面。
這是最基本的要求。
如果連重點(diǎn)內(nèi)容都做不到記錄全面，不能復(fù)現(xiàn)會(huì)議重點(diǎn)，那么會(huì)議紀(jì)要就失去意義了。
2、邏輯清晰，條理清楚。
忠實(shí)開(kāi)會(huì)進(jìn)程，做會(huì)議內(nèi)容的照搬，不是好的會(huì)議紀(jì)要。
你疑惑，已經(jīng)做到內(nèi)容詳實(shí)、重點(diǎn)全面，忠實(shí)會(huì)議原始內(nèi)容，還不好嗎？
開(kāi)過(guò)討論會(huì)的你知道，會(huì)上大家發(fā)言，可不像寫(xiě)議論文，規(guī)規(guī)矩矩按順序排框架。大家是你一言我一語(yǔ)，發(fā)言相互穿插進(jìn)行的，要不怎么叫討論呢。
按照進(jìn)程發(fā)展，逐字記錄，那不叫會(huì)議紀(jì)要，那頂多叫速記稿。
這樣的會(huì)議紀(jì)要，雜亂無(wú)章，不可取。
把大家的發(fā)言巴拉清楚，梳理通順，是會(huì)議紀(jì)要必備的質(zhì)量要求，也是一般般的會(huì)議紀(jì)要跟優(yōu)質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要之間最大的區(qū)別。
3、有始有終，指導(dǎo)行動(dòng)。
開(kāi)會(huì)不是目的。
開(kāi)會(huì)的成果，
一是統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，知道項(xiàng)目現(xiàn)在處在什么狀態(tài)。
二是推進(jìn)行動(dòng)，知道下一步大家該干什么。
所以，寫(xiě)明下一步行動(dòng)，是一份完整的會(huì)議紀(jì)要的最終落點(diǎn)。
優(yōu)質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要怎么寫(xiě)？
第一步，記。
會(huì)上你要全神貫注，跟著會(huì)議的進(jìn)程，把所有發(fā)言人的講述重點(diǎn)內(nèi)容，全部記錄下來(lái)。
這是保證內(nèi)容詳實(shí)，重點(diǎn)全面的前提。
至于做記錄的方法，手寫(xiě)、電子、錄音轉(zhuǎn)寫(xiě)，什么方法都可以。
關(guān)于如何打字速度跟上講話，詳見(jiàn)上一篇文章《不會(huì)五筆，沒(méi)受過(guò)訓(xùn)練，我是怎么手動(dòng)“速記”的？》
一個(gè)注意事項(xiàng)：誰(shuí)說(shuō)了什么，要把發(fā)言人記清楚。下一步整理會(huì)議紀(jì)要的時(shí)候，內(nèi)容要跟參會(huì)人對(duì)應(yīng)起來(lái)的。
第二步，寫(xiě)。
有了會(huì)議內(nèi)容的全面記錄，就等于是會(huì)議紀(jì)要了嗎？
不是。
會(huì)議的逐字記錄，雜亂無(wú)章，混亂不堪。
你的會(huì)議紀(jì)要，不可以是照時(shí)間順序的、內(nèi)容的復(fù)現(xiàn)和信息的羅列。
你要把雜亂的信息按照某種框架進(jìn)行歸類整理。
以下是兩個(gè)整理會(huì)議內(nèi)容的維度。
1、歸：按照發(fā)言人
會(huì)議上，經(jīng)常是大家你一言我一語(yǔ)，甚至唇槍舌戰(zhàn)，爭(zhēng)論得不可開(kāi)交。
會(huì)議紀(jì)要不能把發(fā)言人A和B的發(fā)言混在一起呈現(xiàn)。
你需要把發(fā)言內(nèi)容按照發(fā)言人進(jìn)行歸類。
上面“記”的步驟里，我讓你把誰(shuí)說(shuō)了什么記清楚，就是為了這一步能夠把內(nèi)容劃歸到人。
2、順：按照主題邏輯順序
開(kāi)會(huì)討論問(wèn)題的時(shí)候，大家可能會(huì)來(lái)來(lái)回回往復(fù)推進(jìn)議題，不同問(wèn)題之間還可能相互交錯(cuò)。
即使按照發(fā)言人歸集了內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要仍然可能邏輯混亂，找不到重點(diǎn)。
你要做的是，把每個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容，按照會(huì)議議題和小問(wèn)題的邏輯順序，巴拉清楚。
會(huì)上的每個(gè)發(fā)言人，對(duì)每一個(gè)問(wèn)題的發(fā)言不是同等分量的，有的人對(duì)問(wèn)題A說(shuō)得比較多，而對(duì)問(wèn)題B一帶而過(guò)甚至沒(méi)有發(fā)表意見(jiàn)。
這個(gè)時(shí)候，就每個(gè)人的發(fā)言重點(diǎn)，把TA發(fā)言的內(nèi)容歸類到問(wèn)題下就可以了。
這樣的會(huì)議紀(jì)要看起來(lái)還很有層次有重點(diǎn)。
經(jīng)過(guò)以上兩步，你看出來(lái)了，會(huì)議紀(jì)要里“時(shí)間”是最不重要的維度。
雖然會(huì)議的開(kāi)展是按照時(shí)間順序發(fā)展的，但是會(huì)議紀(jì)要里的信息跟發(fā)言時(shí)間先后無(wú)關(guān)。
而是按照主題邏輯和發(fā)言人歸集的。
經(jīng)過(guò)了以上步驟，你的會(huì)議紀(jì)要基本成形了。
但是，別急，這份會(huì)議紀(jì)要還差一個(gè)部分，沒(méi)有它，會(huì)議紀(jì)要是不完整的。
3、推：會(huì)后行動(dòng)要寫(xiě)明，落實(shí)到人
開(kāi)會(huì)不是目的，討論出方案，會(huì)后執(zhí)行才是目的。
所以，會(huì)議紀(jì)要也別忘了，把大家發(fā)言里關(guān)于項(xiàng)目怎么推進(jìn)、后續(xù)怎么做的內(nèi)容，寫(xiě)到每位發(fā)言人內(nèi)容的最后。
在整篇會(huì)議紀(jì)要的最后，總結(jié)行動(dòng)方案和任務(wù)分配，就最好了。
這樣寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，有必要嗎？
當(dāng)年的我，跟你一樣有這個(gè)困惑。
我求學(xué)和剛工作的時(shí)候，也經(jīng)常充當(dāng)那個(gè)寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的角色。
求學(xué)時(shí)，導(dǎo)師對(duì)著我的同門說(shuō)，我的會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)得比他好。
好吧，導(dǎo)師肯定我的時(shí)候，我以為他僅僅是在鼓勵(lì)我。
我當(dāng)時(shí)跟你的想法一樣：一份小小的會(huì)議紀(jì)要而已，有什么重要的呢。
工作后，領(lǐng)導(dǎo)拿著我寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要，嚴(yán)肅認(rèn)真地說(shuō)：“這份會(huì)議紀(jì)要，是我見(jiàn)過(guò)的寫(xiě)得最好的?！?/p>
哇塞，這個(gè)評(píng)價(jià)也太高了。
要知道，我的老領(lǐng)導(dǎo)可是二十多年的筆桿子，專門給司局級(jí)干部寫(xiě)稿的。而我只是個(gè)剛?cè)肼氁荒瓴坏降男∨笥选?/p>
是兩位前輩給我的反饋，讓我意識(shí)到，原來(lái)一份小小的會(huì)議紀(jì)要也有高下之分，促使我總結(jié)自己寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的方法。
雖然寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的日子已經(jīng)遠(yuǎn)去，但是這套方法讓我一直受用的。
即：面對(duì)一堆雜亂無(wú)章、相互混雜的信息，把它們條理化、清晰化。
雜亂的信息給人增加認(rèn)知負(fù)擔(dān)，而條理化的信息能夠?yàn)槲宜谩?/p>
