本文主要介紹筆者如何運用心理學基本原理提升日常工作效率的些許體會，旨在幫助大家從不一樣的視角設計一個高效的工作生活方式。當然，這些建議不可能讓你一夜之間成功。那些揚言能夠讓你成為百萬富翁或者下一個愛因斯坦、喬布斯的文章和書籍都是瞎扯淡。

如果你認為通過復制哪些高效的人的行為習慣，能夠提升你的工作效率，那也是空想。

我將從心理學、神經(jīng)科學、經(jīng)濟學等所有相關領域，結(jié)合自身工作經(jīng)歷，嘗試回答怎樣提升工作效率這個問題。

全文有兩個部分。第一部分主要講述一些基本因素，習慣和必須調(diào)整的態(tài)度。第二部分主要是關于提升工作效率的針對性意見建議。

第一部分：影響工作效率的基本因素

因為幸存者偏見（survivorship bias）的存在，我們?nèi)ツ７赂咝У娜说男袨榱晳T是無意義的。我試圖去避免它，盡量以你為中心的挖掘出哪些影響我們工作效率的基本因素。你可以通過看這些因素弄清楚自己的“設計”，并恰當?shù)貓?zhí)行它們，以提高自己的工作效率。

心理健康：

抑郁已經(jīng)成為造成工作效率底下的頭號殺手。抑郁具有以下特征---對自己、世界和發(fā)生事情的不準確評價；缺乏動機；缺少做事情的激情。抑郁破壞力很大，會在你覺察到它之前就摧毀你。那么抑郁會導致工作效率降低也就不稀奇了。但這不是全部。

強迫癥（Obsessive-compulsive disorder & impulse control disorder），你被某些思想預占領而花費大量時間做與這些思想相關的事情，也會對你的工作效率造成巨大的影響。例如，如果你有一個關于報復的強迫思想，那么你采取行動去抵消這些想法，就會浪費大量時間。

焦慮對生產(chǎn)力的影響更甚。起初，焦慮的切入會打斷你的工作思路，它會讓你進入一個消極的世界。同時，讓你陷入無法按時完成工作的深深自責之中。

遭遇焦慮的人常常認為他們的工作太粗略，認為工作質(zhì)量欠佳會成為完成工作的一道心理阻礙。經(jīng)常，焦慮使你認為你正在進行的工作質(zhì)量不佳，這甚至使得你的工作還未開始已經(jīng)結(jié)束。

這里的建議非常的明確。就是不要忽視你的心理健康。處理你正在面對的問題（如果必要的話可以尋求專業(yè)幫助）?；謴蛯ψ约核枷氲目刂?，然后回歸工作。建立健康的應對機制使你不會進入一個下降的惡性螺旋。

在幾乎每個情景中，欠佳的心理健康都會吸食你的精力。如果你進行內(nèi)心的掙扎，那么你的精力將會所剩無幾。首先需要注意的就是這個。一旦你注意了你的心理健康了，工作效率就會隨之而來。

睡覺，醒來，重啟：

我們知道睡眠是地球上最古老最內(nèi)化的生命現(xiàn)象之一。它為許多身體功能服務。其中一個關鍵功能就是鞏固、形成、精化認知過程和記憶。也就是說，確保好的睡眠質(zhì)量就可以確保好的記憶、學習、錯誤識別、評判性評估、注意力（attention）、專注力（concentration）。良好的睡眠伴隨著很多修復過程，也會幫助你保持身心健康。也就是說：如果你想要提高工作效率，你就不能忽視睡眠。

許多成功人士會夸耀一些他們怎么熬夜然后做成大事的軼事。確實，也許這樣可以發(fā)表一篇論文或者完成一個報告，但是如果你習以為常的用犧牲睡眠來完成工作，這將會產(chǎn)生長期潛在的嚴重危害。

在人的一生中，我們的身心會經(jīng)歷非常多的壓力。這就是為什么我們需要充足的睡眠來維持數(shù)十年的生活和工作。睡眠可以讓我們醒來時的身心恢復到最佳狀態(tài)。充足的高質(zhì)量睡眠產(chǎn)生高效的工作。這里所說的睡眠也包括放松、打盹（power nap）、按摩(massage)、度假等等。

現(xiàn)在我們休息一下?？臻e一會兒可以幫助我們更好的鞏固知識，反抗墨守成規(guī)，激發(fā)創(chuàng)造性思維，更容易發(fā)現(xiàn)錯誤，給你嶄新的一個視角。大腦喜歡空閑。休息，不是中斷。健康的休息讓你空出時間調(diào)整自己，然后精力充沛地回歸工作。

如果你想這樣做，可以采取時間塊工作法。根據(jù)個人情況工作一小段時間（通常20到45分鐘），然后休息一段時間，再回到下一個工作時間塊。你可能聽說過番茄工作法（PoMoDoRo Technique）。它采取的工作模式和我剛才描述的差不多。

1.設置一個鬧鐘，20到25分鐘；

2.花20-25分鐘工作；

3.一旦鬧鐘響起，停止工作；

4.花5分鐘休息（一個周期結(jié)束）；

5.進入下一個20-25的工作周期；

6.再花5分鐘休息（兩個周期結(jié)束）；

7.四個周期后，休息較長時間。

番茄工作法是現(xiàn)下最流行的提高工作效率的方法之一。

接觸工作：

通常有一個問題：自己做還是讓別人來做？求助可能會便宜高效但是經(jīng)常會導致失控。尋找可信的人、軟件或者新的模式系統(tǒng)都需要時間。你會怎么做？你總喜歡自己動手嗎？這里的求助指的是針對具體事情的人、公司、軟件或者任何其他工具。求助就等于轉(zhuǎn)移或者減少你的負擔。

有一個簡單例子。你的手機出了一點毛病。你寧愿花費幾小時、一些費用和3天時間去修理你的手機還是花費1個小時去弄清楚是否需要去修理店？互聯(lián)網(wǎng)上有許多解決問題的辦法。它們中有很多方法是非常方便簡潔的。它可以是生活黑客、技術指南或者心理醫(yī)生。自力更生的習慣可以節(jié)約很多時間。另一方面，如果你需要設計一個專業(yè)的logo，但是你對設計一無所知，那么你就需要請人幫忙了。

其他類似的情況會怎么樣呢？比如你寫了許多東西，需要進行校對。如果雇傭校對可以節(jié)省你每周3個小時，但是每個月需花500塊錢，這樣是不是合算。這是一個個人的判斷問題。判斷節(jié)省自己的精力是不是值得這個問題，也非常重要。

假設你遇到了阻礙，不能完成必須完成的工作。是不是你的基本思路或者方法出了問題。讓我介紹一下腳手架理念。我們經(jīng)常不知道怎么從A點到達B點。腳手架是一種你可以輕松獲得的輔助手段，讓你消除工作過程中的許多困惑。“腳手架”足以幫助你完成工作，使得你在A點就知道怎么到達B點。通過互聯(lián)網(wǎng)查看類似的問題或者閱讀別人解決類似問題的文章就好像是一種“腳手架”。在到達B之前你不需要掌握全部的技能，你只需要一點點幫助，你的大腦就會知道規(guī)劃出解決問題的思路。“腳手架”是一種非常有用的學習技巧，你可以利用它來提高你的工作效率。

還有，基本方法和思路可能是錯誤的，你必須坦誠的接受這一點。為了把工作完成好，你可能需要改變你的觀點、調(diào)整你的思路、改變優(yōu)先順序，修改工作計劃。嘗試首先去完成你可以完成的，然后回到比較困難的部分。你可以一步一步的按照線性思維完成工作，也可以采用平行的辦法同步推進。同步的工作可以通過一個部分提醒幫助另一個部分，幫助你看到整個過程的全景，而不是局部。同步的工作也方便你首先完成最容易的部分。即使它看起來分散，但是它更加系統(tǒng)。你可以獲取同時看到局部和全局的優(yōu)勢。

最后再補充一點。有時候采用專門針對特殊類型的任務設定的策略，取代我們習慣的策略會是一種更好的選擇。人們總是堅持他們既有的習慣策略，但是它們通常不是最有效的策略。這是一種利用認識科學理論指導我們學習的辦法。存在許多別的系統(tǒng)，例如一套成熟的代碼編輯軟件，或者一組打游戲時好用的快捷鍵組合。它們被設計出來就是為了處理問題更簡便高效，從而提高工作效率。要相信那些成功的系統(tǒng)設計。

執(zhí)行：

我簡短地敘述一下該部分，帶大家學習了解一些可操作的執(zhí)行藝術。有好的想法嗎？學習去說或者寫；有好的軟件理念嗎？學習去編程；有好的視覺顯示嗎？學習好的設計理念；能做一個好的產(chǎn)品推薦嗎？學習如何做好銷售。事實上執(zhí)行非常重要，因為它可以產(chǎn)生結(jié)果。如果不能產(chǎn)生結(jié)果，一切的想法都毫無意義。

你具備了去執(zhí)行的能力了嗎？你為什么不去完成它？是因為你在拖延嗎？我們?nèi)繛榇烁械竭^自責。拖延里面住著一個隱藏的魔鬼—對完成工作的焦慮。我們經(jīng)常存在一種對最后完成工作質(zhì)量的焦慮。這是一種對結(jié)果的想象焦慮。它不是基于事實的。這些隱藏的焦慮通常有以下一些表現(xiàn)形式：如果我學習將會意識到自己很笨，所以我就不去學習；如果我去完成這項工作，結(jié)果一定非常槽糕，所以我就延后再做。從做決定到處關系，從和人交談到收集反饋，人們可以拖延每件事情。通過講出那些隱藏的焦慮可以一定程度克服拖延。

讓我們現(xiàn)在假設不存在拖延這個問題。一旦你開始執(zhí)行工作，就會提升工作效率，就會開始相信你做的非常好。但是我可能要提醒你，自我評估是一個謊言。把自己抬得太高或貶得太低都是有害的。變成一個有一技之長的人需要花費大量的時間。大部分人對現(xiàn)有的能力沾沾自喜而失去了超過一般人的機會。記住，是大部分人。你可能知道鄧寧-克魯格效應（the Dunning Kruger effect）。這條規(guī)則同樣可以運用到工作效率上。總之，要成為一個高效的人需要付出巨大的努力和犧牲。

那么什么時候執(zhí)行呢？立即。即使是簡單如一個電話、一條短信、一封郵件，立即完成。你看到錯誤了嗎？立即改正它。會忘記做這件事？立即將它添加到你的備忘錄。當然，有些事情如寫一份匯報，需要花費一些時間。但是你可以立即動手。如果前面沒有什么阻礙，盡量在最可能的時間執(zhí)行它、完成它。這并不是說你不為將來規(guī)劃。立即做哪些比較簡單的事情，哪些第二天容易忘記的事情。

功能固著（Functional fixedness）：

功能固著是指人們趨向于用過去習慣的方式處理問題。人們經(jīng)常用按照事物的既有設定來使用它。這樣會限制它的使用范圍。如果你想要提高工作效率，你需要靈活地運用各種資源。提高工作效率某種意義上來說就是充分發(fā)揮資源效用，而不僅僅停留在它既有的使用模式。社交媒體可以用來分享各類照片，同時也可以用來做流行趨勢分析。

你應該聽說過，如果你僅僅知道使用錘子，那么全部的問題看起來都像是釘子。思考一下，你可以用新的方法使用錘子或者你可以學習一個新的工具代替錘子。多思考，你可以更具有創(chuàng)造力。

這可能很容易和即興發(fā)揮聯(lián)系在一起。通俗的說，這是一種即興創(chuàng)作或臨機解決問題的能力。在廚房，如果我們慣用的調(diào)料用完了，我們會即興使用其他的調(diào)料來代替。音樂創(chuàng)作也通常都是即興的。如果你突然卡扣了，即興發(fā)揮增加了你解決特殊問題的概率。即興發(fā)揮需要你很快的處理腦子里的各類信息和分析當前遇到的問題。如果你想學習即興發(fā)揮，就不要浪費時間學習那些按部就班的東西，多花時間在那些你了解的和不了解的事情上。這樣可以潛移默化地提高你的工作效率。即興發(fā)揮的核心就是滾雪球，同時多思考總結(jié)以備不時之需。

一旦你擁有了即興發(fā)揮的能力，就會節(jié)省大量的時間，因為你無須花費很多時間去準備。

管理資源：

當我提到資源時你會想到什么？時間、金錢？這只是冰山一角。這里是我認為的資源的一個列表，你需要時常準備好，以備不時之需。

1.充滿電的手機和平板

2.最新版的有用APP

3.一種比較容易的付款方式

4.保持登入狀態(tài)的即時聊天工具

5.知道在哪里找到你需要的東西

6.充足的食物和水，確保你工作時不餓死、渴死

7.開展工作的合適空間

8.認識一些可以幫忙你的人

9.時間---可供當下完成一些簡單的事情

10.時間---可以騰出一段時間處理后續(xù)的事情

11.積壓---在不影響當前的情況下處理積壓的事情

12.準備并且能夠操作的工具---小工具、軟件、程序等等

13.你的筆記本、備忘錄、瀏覽器書簽

14.體力---保持充沛的體力

15.精力---通過有條理的處理過去和當前的問題，保持充足的精力。

試錯：

人類學習最基本的特點之一就是經(jīng)驗和試錯。關于學習的研究顯示，執(zhí)行的能力和表現(xiàn)力與我們個人經(jīng)驗的多少和試錯的次數(shù)高度相關。

如果你想要提高你的工作效率，你學習力和執(zhí)行力必須要高。這是隨著你經(jīng)驗增加而提高的。下面讓我解釋一下。你想要成為一個高產(chǎn)的作家嗎？學會去寫各種各樣的事情，即使它們之間不相干。想要提高你的編碼能力嗎？實踐去嘗試各種各樣的問題。想要看起來你在學習期間做了很多事情？將自己暴露在各類相關的問題之下。

當你學習了大量知識后，你的大腦可以融合這些有用的信息。這是你的學習和執(zhí)行之間相互協(xié)調(diào)，從而使以后完成事情更加容易。

試錯是花時間去嘗試以找到解決問題的辦法。記住，即使你失敗了，那也是一種收獲。最終效果應該用過程的質(zhì)量和輸出的結(jié)果來評價。不應該僅僅看結(jié)果。過程精益求精了，那么最終效果的質(zhì)量一定會高。試錯還常?？梢缘贸龈玫慕鉀Q方案。僅僅盯著結(jié)果，只能做出一般水平的東西，反應在最后還是不夠高效。

環(huán)境設定：

提高你的工作效率，需要改善你的工作環(huán)境和配套設施。包括降低噪音、改善辦公室布局等等。

你總是生活在各種環(huán)境之中。你可以選擇去養(yǎng)成一些工作習慣或者一些生活方式。你的習慣會操控你的工作方式。人們總是喜歡按照慣有的工作習慣行事，因為這樣一開始工作就可以預料到后面的結(jié)果。如果你還沒有自己的工作習慣，那么試著去培養(yǎng)一個。但是，要注意不要讓你的工作習慣限制了你。你可以通過旅游、娛樂等方式打發(fā)時間，防止自己陷入到一成不變的工作里面，變成一個墨守成規(guī)的人。

這里需要強調(diào)一點。有研究顯示，向較那些簡單的事情，處理那些認知負擔和構(gòu)建水平較高的事情可以幫助我們更好的提升處理問題的能力。

認知負擔：一件事情弄明白需要付出的腦力。通過閱讀一篇研究報告去尋找一個問題的答案要比通過百度搜索尋找答案承擔更多的認知負擔。增加的認知負擔能夠額外提升你的學習能力和工作效率。

構(gòu)建水平：你和相關信息之間的心理距離。弄清潦草的筆記比起清晰的筆記需要更高的構(gòu)建水平。潦草的筆記對有些人來說會更加有用。構(gòu)建水平非常重要，因為隱晦的信息可以幫助你在大腦中構(gòu)建起更加強大的記憶網(wǎng)絡，激發(fā)你的創(chuàng)造性思維，幫助你建立新的視角。這對于發(fā)散性思維非常重要。

環(huán)境控制的另一個方面就是設計你的辦公室布局，配好你的辦公設備。選擇合適的辦公設備可以提高你的工作效率。一個左撇子的學生常說的話題就是課桌都是為右手寫字的人設計的，這樣的設計限制了左撇子的發(fā)揮空間。還有很多同類的問題，比如衣服和鞋子不適合你，會影響你的跑步速度。這些額外的煩惱會累積起來影響你的工作效率。

控制環(huán)境來提高工作效率還包括一些小的方面，比如購買設置你的手機、鼠標和平板使它們更好的滿足你的需求。配置一臺好的電腦對那些經(jīng)常使用電腦的人來說非常重要。比如圖形設計師、音頻編輯師、程序員等，可以節(jié)約大量的時間。甚至將辦公室相關的文件整理在一起，以便容易地找到它們，也可以節(jié)約大量的精力。

動態(tài)地看問題：

世界變化非常之快且高度互聯(lián)。這不應該變成你的負擔。你可以采取一些方法利用這些相互的聯(lián)系。動態(tài)地看問題是指今天做一些事情使之后面產(chǎn)生好的結(jié)果。

這里有一個簡單的提示：如果你腦子里對將要進行的工作沒有一個清晰的思路，采取一些行動。即使只是一點點。只要邁出一小步，你自然而然會對下一步工作有一個更清晰的認識。

完成目標：

這可能是老生常談，但是我仍然要提。有時嘗試去提升1%是合理的。但是它需要付出很多努力。有時候，盯住一個目標然后完成已經(jīng)足夠。你會意識到工作質(zhì)量常常受個人不切實際的期望影響。增加你的工作效率需要逐步進行。

知道你的能力極限非常重要。但是慢慢地提高你的極限也很重要。當你設定了不可能實現(xiàn)的雄心壯志時，大部分人趨向于放棄自己，因為目標實在遙不可及。如果你設定的目標太低，你會慢慢地接受劣質(zhì)的工作質(zhì)量。所以你應該怎么做呢？不要太多，每次提高1%,你評價自己的能力總是基于自己以前的經(jīng)歷，每次1%逐步提高你的工作量、工作質(zhì)量和目標。堅持這樣做，你將會看到奇跡。

如果你每周提高工作量的1%，一年將會提高80%。

畫限：

掌握提畫限的技巧也許是最為困難的。當什么時候足夠好呢？什么時候一個計劃的可操作性詳細到我們可以去執(zhí)行？什么時候一篇匯報寫得足夠完美？什么時候功課背景做得足夠？在到達那個收益遞減點時，我們必須停止。這個時候，你的努力已經(jīng)不能再提升工作質(zhì)量了（收益遞減規(guī)律）。

當人們不能意識到事情足夠好時，會浪費很多時間。記住，如果需要的話，我們還可以回來繼續(xù)提高?？梢詫⑦@個和另一條原則（當下即做）一起使用，來提高我們的工作效率。

問一個終極問題：

我們做的事情有用嗎？

什么時候你會認為一些事情有用呢？下面是這個原則的不完全列表：

1.提升自己的價值

2.為別人提升價值

3.為將來做一個潛在的投資

4.放松自己

5.停止損害你的身心健康

6.對將來可能有用

7.讓你感覺良好

當什么時候是無用的呢？

1.當做這件事情會讓你錯過了一個非常重要的事情時；

2.當你為了報酬做一件會對你心理健康造成長期不利的影響的事情時；

3.長期來看，不能提升你的價值；

4.當一個短期的滿足讓你在錯誤的方向上越走越遠時；

這些觀點不都能讓你保持積極向上的態(tài)度。怎么用？很難去回答，但是可以趨向于看是不是對工作效率的提升起到關鍵性作用。

做決定：

我能夠?qū)懗龈敿毜牧斜恚沁@沒必要。這一部分全部的內(nèi)容就是為了滿足你做一個明智的決定。這本身就是在提高你的工作效率。

第二部分：怎樣去提高工作效率

這部分是一些關于提高工作效率的實實在在的操作指南。這些建議操作起來非常簡單，但是堅持做的話，可以起到意想不到的效果。

1.每天利用一定時間放松身心；

2.平時注意收集各類有用的資源；

3.熟悉收益遞減規(guī)律；

4.做一些可以立即執(zhí)行的小事情，例如寫字、赴約、編輯一張圖片等等。如果不可能立即做，就把它變?yōu)榭赡?。因為長期積壓事情會給人造成很大的心理負擔。

5.重視心理健康；

6.了解你自己完成任務的能力。嘗試在此基礎上多做一點。但是要把握好度，做太多或者做太少都不會有好的效果；

7.習慣在行動前問自己，這樣做有用嗎？

8.評估這項行動對于總體工作的價值；

9.只要幫助你學習、解決問題、排除困難，那么就是有價值的；

10.嘗試改變你的工作方法，同時去改變工作本身；

11.將錯誤的代價降到最小，且學會從錯誤中學習；

12.建立有用的關系；

13.睡覺，不要嘗試去改變健康的睡眠習慣；

14.接受那些比你慣用的好的事物，比如更加高效的學習方法、更好的圖片編輯軟件；

15.克服功能固著，提高靈活運用各類資源的能力；

16.學會判斷什么時間自己動手，什么時間求助別人；

17.如果你的工作效率比較低，首先確認你是不是真正采取了實際行動。世界上，沒有任何事情是可以自動完成的。

18.找到適合自己的。

這些是我梳理的提高個人工作效率的一些指導意見。我沒有去研究那些成功人士的工作習慣，以發(fā)現(xiàn)他們成功的奧秘，而是對照提高工作效率的基本因素，總結(jié)一些可操作的意見建議，應該克服了所謂的幸存者偏見吧。