時(shí)間管理一直是當(dāng)下很流行的一項(xiàng)技能，在豆瓣上輸入關(guān)鍵詞“時(shí)間管理”，就可以搜到1000多本講時(shí)間管理的書。但我一直對(duì)這個(gè)話題保留著一個(gè)問題：“時(shí)間管理真的有那么復(fù)雜，需要大書特書嗎？”
于是我開始閱讀了幾本時(shí)間管理的書籍，閱讀了很多關(guān)于時(shí)間管理的文章，發(fā)現(xiàn)很多在介紹時(shí)間管理時(shí)陷入了一些誤區(qū)，沒有抓住時(shí)間管理的精髓，反在末節(jié)上越走越遠(yuǎn)。其實(shí)時(shí)間管理沒有那么復(fù)雜，四個(gè)步驟就可以搞定。
一、時(shí)間管理的基本流程
1、理清工作任務(wù)，列出待辦清單
時(shí)間管理，就是當(dāng)任務(wù)多時(shí)，如何合理安排時(shí)間去完成。如果一個(gè)人整天沒什么事情做，時(shí)間管理對(duì)他來說沒什么意義。所以時(shí)間管理的第一步就是要把需要完成的任務(wù)先列出來，知道做哪些事情，才能去安排時(shí)間。如何列出任務(wù)呢，有兩種常用的工具可以使用。
（1）晨間日記。每天早上，抽10分鐘把當(dāng)天要完成的任務(wù)做個(gè)計(jì)劃，寫上每個(gè)工作任務(wù)完成預(yù)計(jì)需要的時(shí)間。這個(gè)有點(diǎn)像小學(xué)時(shí)代，老師叫我們寫的作息表一樣，把一天所有的任務(wù)都做好時(shí)間安排。
（2）待辦清單。把未來一個(gè)月或三個(gè)月內(nèi)的主要任務(wù)列成一張清單，不必給每項(xiàng)任務(wù)寫出具體時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間跨度很長(zhǎng)，有很多不確定的因素在里面，如果把時(shí)間卡死了反而不好。只要列出任務(wù)就行，目的只是為防止因事情太多而遺漏掉一些重要任務(wù)，在實(shí)施過程中，也可以不斷來對(duì)照任務(wù)完成情況。
2、將待辦任務(wù)進(jìn)行重要緊急分類
對(duì)于任務(wù)清單上的任務(wù)，我們應(yīng)該按重要緊急程度進(jìn)行分類排序，一項(xiàng)一項(xiàng)地往下完成。如何對(duì)待辦任務(wù)進(jìn)行重要緊急分類，也有兩個(gè)成熟的方法可以借鑒。
（1）四象限法則。以緊急、重要兩個(gè)因素作一個(gè)二維矩陣，形成了重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要四個(gè)象限，把所有任務(wù)根據(jù)這兩個(gè)因素放到對(duì)應(yīng)的象限中。做好了這樣分類，就可以對(duì)任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先順序去完成了。
（2）ABC分類管理法。和四象限有些類似，ABC管理法是根據(jù)重要程度將所有的任務(wù)從重到輕劃分為A、B、C三個(gè)等級(jí)，然后從A類任務(wù)開始解決，一直到C類任務(wù)。
3、將大任務(wù)分解成具體可執(zhí)行的小任務(wù)
任務(wù)清單上的任務(wù)往往就是一個(gè)大任務(wù)，在實(shí)施的時(shí)候，必須對(duì)其進(jìn)行分解才能著手。比如學(xué)習(xí)PPT就是一個(gè)大任務(wù)，可以將它分解為基本技巧、顏色搭配、排版、邏輯四個(gè)小任務(wù)來單獨(dú)練習(xí)，甚至還可以將小任務(wù)再分解，如排版可以再分解為，文字排版、圖片排版、圖文排版等小小任務(wù)。越往下分解，任務(wù)越具體，越容易操作。當(dāng)然也并不是任何一個(gè)任務(wù)都要分解到最細(xì)，這要結(jié)合任務(wù)的實(shí)際需要來決定。
4、專注執(zhí)行任務(wù)
將大任務(wù)進(jìn)行分解成一個(gè)個(gè)小的具體任務(wù)后，就要開始專注執(zhí)行這些小任務(wù)了。在講如何專注執(zhí)行之前，我們需要先來了解兩個(gè)理論。這兩個(gè)理論為后面提到的專注執(zhí)行方法提供了理論依據(jù)，有助于我們理解這些方法的科學(xué)性在什么地方。
（1）時(shí)間段理論。有科學(xué)研究顯示，每個(gè)人一天之中有一段時(shí)間注意力是最集中的，有的人是清晨，有的人是大半夜。如果我們能去發(fā)現(xiàn)自己的這個(gè)秘密，合理安排任務(wù)，把最重要的任務(wù)放在這個(gè)時(shí)間段處理，不重要的事情放在注意力不集中的時(shí)間段處理，那工作效率將會(huì)得到很大的提高。
（2）相似任務(wù)集中管理。高考復(fù)習(xí)的時(shí)候，我就有一個(gè)習(xí)慣，喜歡用完整的半天或一天來復(fù)習(xí)某一科目，那時(shí)候我深感到這種方法效果很好，但那時(shí)我并不知道它的科學(xué)之處在哪里。直到看了相似任務(wù)集中管理背后的理論，我才明白是怎么一回事。大概意思就是，人的大腦在處理事情，需要一個(gè)預(yù)熱過程，然后才進(jìn)入最佳狀態(tài)，如果把相似的任務(wù)集中在這個(gè)時(shí)間處理，就可以減少預(yù)熱時(shí)間，保持在最佳狀態(tài)下高效進(jìn)行。
由這兩個(gè)理論衍生出來兩個(gè)科學(xué)的方法，可以幫助我們?cè)趯Ｗ?zhí)行任務(wù)，專注學(xué)習(xí)時(shí)收到很大的效果。
（1）番茄工作法。這是時(shí)間管理中最熱門的方法，任何講時(shí)間管理的書，都會(huì)提到這個(gè)方法，甚至還有很多專著專門詳細(xì)介紹這個(gè)方法。其實(shí)這個(gè)方法很簡(jiǎn)單，幾句話就可以講清楚，設(shè)置每個(gè)番茄鐘為30分鐘，25分鐘工作加5分鐘休息。25分鐘工作期間，講究專注，關(guān)掉手機(jī)，電腦及一切干擾自己的東西，專注只做那一件事，做完成25分鐘，就休息5分鐘，然后反復(fù)進(jìn)行幾個(gè)番茄鐘，把任務(wù)做完。
（2）兩分鐘法則。我們?cè)诎从?jì)劃執(zhí)行任務(wù)的時(shí)候，難免會(huì)突然有一些臨時(shí)任務(wù)需要我們?nèi)プ?，這是之前在做計(jì)劃時(shí)沒有預(yù)料的，我們就會(huì)面臨一個(gè)問題：是先執(zhí)行原計(jì)劃任務(wù)，還是先處理臨時(shí)任務(wù)呢？?jī)煞昼姺▌t可以提供一個(gè)很好的標(biāo)準(zhǔn)，先預(yù)估一下處理這個(gè)臨時(shí)任務(wù)所需要的時(shí)間，以兩分鐘為標(biāo)準(zhǔn)線，如果小于兩分鐘，就中斷原計(jì)劃，先把這個(gè)臨時(shí)任務(wù)處理完。如果大于兩分鐘，可以考慮把計(jì)劃中的任務(wù)處理完了再來進(jìn)行這個(gè)臨時(shí)任務(wù)。當(dāng)然，兩分鐘法則只是一個(gè)方法論，不一定所有人，所有任務(wù)都適用兩分鐘，只是告訴大家一種思路，可以這么去衡量。
二、時(shí)間管理的幾個(gè)誤區(qū)
很多書籍和文章介紹時(shí)間管理時(shí)，常常陷入幾個(gè)誤區(qū)，讓讀者覺得時(shí)間管理深不可測(cè)，學(xué)習(xí)了很多方法，卻依然做不好時(shí)間管理。
1、把工具當(dāng)時(shí)間管理
時(shí)間管理必須跟任務(wù)在一起時(shí)才能起作用，脫離任務(wù)單獨(dú)講時(shí)間管理是沒有意義的。很多人把一些具體工具當(dāng)成了時(shí)間管理的全部。其中最常見的有，任務(wù)清單法、四象限法、番茄工作法。
很多人說到時(shí)間管理，就開始列出一張任務(wù)清單，上面寫滿了近期的工作任務(wù)，寫好的具體時(shí)間安排，信心滿滿地準(zhǔn)備去進(jìn)行，但實(shí)施的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)根本不像他預(yù)期的那樣，時(shí)間被打亂了，效率也沒有提高，還是跟原來一樣一團(tuán)糟。
四象限法、番茄工作法更是如此，很多書把這兩個(gè)方法大寫特寫，甚至還有些神化了，仿佛學(xué)會(huì)了這兩個(gè)方法，就會(huì)時(shí)間管理，工作效率就得到大大提高了似的。
2、沒有一套完整的流程
時(shí)間管理是一項(xiàng)技能，應(yīng)該有一套完整的操作流程，但大多數(shù)書籍和文章，只是在講解知識(shí)，講理論，看了覺得很有道理，應(yīng)該去改變，但準(zhǔn)備去怎么改變時(shí)，卻沒有告訴你怎么做。
有的好一點(diǎn)，會(huì)介紹一些具體的方法，但也很片面，只詳細(xì)講解了某一個(gè)步驟或某一個(gè)具體工具。真正操作起來，還是摸不著頭腦的。
3、把簡(jiǎn)單的復(fù)雜化
時(shí)間管理操作方法很簡(jiǎn)單， 一篇文章就可以說得很清楚很詳細(xì)，為什么市面上還偏偏有那么多的專著書籍，幾十萬字說下來，卻還沒把時(shí)間管理說清楚，反而讓讀者更是一臉懵逼，對(duì)時(shí)間管理望而卻步。
本文前部分介紹了時(shí)間管理的整體流程，如果想學(xué)習(xí)時(shí)間管理，可以先從這篇文章入手，對(duì)時(shí)間管理流程有個(gè)整體認(rèn)識(shí)，再去深入了解那些具體工具，才不會(huì)在工具中迷茫。本文最后總結(jié)了幾個(gè)常見的誤區(qū)，這是我閱讀了大量書籍和文章后總結(jié)的結(jié)果，但我并不否認(rèn)有些書籍和文章講得很全面，但畢竟太少了。
