寫在前面：
從2007到2016，從職場小兵到團(tuán)隊(duì)Leader,每一次的職位變遷、工作內(nèi)容更換，重讀杜拉拉，都會帶給我不一樣的收獲。
《杜拉拉》這本書，對于別人可能只是一套好看的小說，對于我，卻是一套職場經(jīng)典?；救轿坏慕榻B了職場的一些守則。
借著重讀《杜拉拉》，我想把我學(xué)習(xí)到的東西，和我工作中遇到的東西，再幫大家梳理一遍。
這次要跟大家分享的主題是
善用+慎用工作郵件，事半功倍
【1】“郵件門”引發(fā)的失業(yè)
我們大四那年實(shí)習(xí)，隔壁宿舍的小K進(jìn)了一家傳說中的大企業(yè)。每天回來跟我們興奮的渲染大企業(yè)的氣派：去了先領(lǐng)參觀證，辦臨時工卡，領(lǐng)工號、領(lǐng)電腦，領(lǐng)郵箱……用小K的話說：“每個人都是流水線上的一件物品，任何行為都可參考企業(yè)SOP，說夸張點(diǎn)，連走路先邁哪只腳都有明確規(guī)定！”聽得我們大開眼界。
但是沒過幾天，小K就黯然離職?；貋砻芍蛔佑魫灥目蘖撕脦滋?。一問才知道，竟然是一封不起眼的郵件帶來的厄運(yùn)。
大公司一般都禁止用公司電腦上外網(wǎng)。一切都用內(nèi)網(wǎng)通訊工具、內(nèi)網(wǎng)郵箱進(jìn)行溝通，所有的郵件收入發(fā)出都有嚴(yán)格的規(guī)定。
那時手機(jī)還不智能，上網(wǎng)只有GPRS（90后是不是都沒聽過這個詞？）基本上，K一旦進(jìn)入工作模式，除了接打電話，基本與世隔絕。
于是K把郵箱地址告訴了周圍比較親近的人，說上班就只有收郵件最快捷，有事發(fā)郵件吧！
那天，愛開玩笑的男朋友給她發(fā)了一個類似病毒傳播的搞怪郵件，一下子被公司監(jiān)測器捕捉到，自動通知所有大佬，結(jié)果從上到下為這個惡搞郵件召開緊急會議，等搞清楚不過是一條情侶之間的惡作劇，K的老板大發(fā)雷霆，當(dāng)場讓K收拾東西走人！
聽完這個故事，我們都驚呆了，第一次被大公司風(fēng)格震懾住。
等后來自己進(jìn)了大公司，才知道，原來郵件這個東西，如此重要，尤其是內(nèi)網(wǎng)郵箱，一旦被病毒攻擊，很多公司的核心機(jī)密就可能外泄。
身為一名員工，最最基本的，就是保證自己負(fù)責(zé)的對象，絕對安全。
說到這，再多說一件類似的，跟安全有關(guān)的故事。
閨蜜S曾在四大之一的會計(jì)師事務(wù)所工作，她的一個同事就是因?yàn)樵诘罔F上用公司電腦做工作的case，被老板知道了，當(dāng)場就被炒了。因?yàn)楣ぷ魃婕翱蛻舻暮诵睦?，尤其是公司電腦里面有更多核心東西。一切有可能損害公司和客戶利益的行為，都是非常不安全和不專業(yè)的。
拉拉跟王偉談戀愛之前，不就警告過王偉，不要用公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)工作以外的郵件，會被記錄。而岱西與約翰勾結(jié)，最終的證據(jù)，也出在郵件上。
安全，乃職場第一要務(wù)，凡是工作使用的工具，一定不要在公共場合亂用。切記，切記。
【2】你真的會寫工作郵件嗎？
郵件到底怎么寫？
格式只是一方面，重要的是內(nèi)容，一定要簡潔！清楚！明了！
標(biāo)題即目的。如“XX項(xiàng)目第一期結(jié)果反饋”，“XX比賽結(jié)果公布“等，讓人一看就知道你要干什么。
內(nèi)容：先說本次郵件的目的，即你要做什么。你是要分享？還是要幫助？還是要反饋？
TIPS：能用表格說清楚的盡量別用文字。能在正文說明白的盡量別用附件。
有一次，我同事給老板發(fā)郵件，是我們區(qū)域有由于一線員工離職、休病假、休產(chǎn)假等等原因出現(xiàn)了人員空缺，需要公司總部特批招人。
同事原文是這么寫的：
老板把這郵件批了個體無完膚。
經(jīng)過老板的轉(zhuǎn)發(fā)，郵件變成了這個樣子：
我才明白，原來郵件應(yīng)該這么寫！
以上只是拋磚引玉，宗旨就是，簡練！清晰！明白！
發(fā)郵件前想想，如果你是讀信人，對事件完全不了解，能以最快的速度明白你要表達(dá)的事情嗎？
【3】口頭的承諾是約定？你太傻太年輕！
郵件是書面的約定，所有重要的工作都應(yīng)該用郵件來跟進(jìn)。
杜拉拉在裝修上海辦的項(xiàng)目中，曾跟老板李斯特的配合出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致自己又累又受氣，經(jīng)過總結(jié)，發(fā)現(xiàn)很多事情沒和李斯特溝通，自己默默做了，李斯特根本意識不到在處理的過程中難度和工作量有多大，所以他就不認(rèn)為拉拉的工作很重要。因此，拉拉給自己定了規(guī)矩，用郵件多跟李斯特溝通。
拉拉會發(fā)這么幾個郵件：預(yù)告：下一階段的工作任務(wù)和安排，進(jìn)程：及時將進(jìn)程和中間出現(xiàn)的大事摘要給李斯特，結(jié)果：只要有結(jié)果，就及時通知老板，從來不需要老板來問拉拉結(jié)果。
經(jīng)過這樣的調(diào)整，很快，拉拉獲取了李斯特的信任，溝通順暢了很多。
我家先生在工作不久時，就遇到跟其他部門配合效率低下的問題。跟他一聊，發(fā)現(xiàn)，總是開會，開會約定好的東西，接下來推進(jìn)不了，就不了了之了，下次開會又做重復(fù)的事情，非?？鄲?。再一細(xì)聊，才知道，之前開完會后，當(dāng)時達(dá)成的東西，并沒有形成一個書面的系統(tǒng)的文件。大家只是各自記在本子上，每個人理解的程度不同，自然呈現(xiàn)的結(jié)果不同。
我建議先生會議后一定做詳細(xì)的會議總結(jié)，把當(dāng)場得出的結(jié)論發(fā)給每個人，而且一定要抄送各部門老大！這個很重要！要讓老大知道工作進(jìn)程。
哪些部門完成的好，哪些部門不好，及時發(fā)出進(jìn)度對比，發(fā)給各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各自老大，老大之間也會競爭，自有老大跟著督促。
先生堅(jiān)持用郵件做了一段時間跟進(jìn)，果然比之前有效率了很多。
【4】郵件禮儀很重要
郵件中的禮儀也有很多講究，發(fā)件人收件人不可越級。
工作變動的安排，若是老板發(fā)出，也應(yīng)由老板收回。拉拉的同事王薔生病住院，沒有安排好工作交接，由大老板李斯特發(fā)郵件通知所有同事：王薔的工作暫由另一位同事代替，結(jié)果沒兩天，王薔便自己發(fā)出所有郵件，說自己出院了，工作還由自己接管。這種做法，簡直是打李斯特的臉好嗎！不僅毫無規(guī)矩，還讓人猜測部門之間有什么不和。于情于理，都是王薔使用郵件不當(dāng)。
杜拉拉還是個菜鳥的時候，也在郵件上犯過忌諱。她搞定了一個高難度的任務(wù)，這個表現(xiàn)的機(jī)會，本該由大老板李斯特去跟總部匯報(bào)，結(jié)果她直接抄送總部領(lǐng)導(dǎo)，讓大家一看就知道，這個任務(wù)是她杜拉拉搞定的。這讓李斯特很沒有面子。正確的流程應(yīng)該是，她把結(jié)果發(fā)給李斯特，至于李斯特怎么報(bào)喜，自看李斯特怎么打算了。雖然有人說，老板搶了自己的功勞怎么辦？你要知道，你做的一切老板都是看在眼里的，今天你給了老板面子，明天，老板會給你里子的。
【5】郵件也有兩面性
郵件在管理中是枚硬幣，一面代表警示，一面代表激勵
成長后的杜拉拉把郵件基本用到極致。剛升職，兩個HR經(jīng)理都被李斯特指派要帶她“入門”，她利用郵件給李斯特匯報(bào)自己的學(xué)習(xí)成長，實(shí)際則是暗暗給兩位導(dǎo)師壓力，告訴他們：與拉拉的期望相比，他們目前給予的指導(dǎo)還相差很遠(yuǎn)。
拉拉動了炒帕米拉的心思，便用郵件跟她做工作回顧，寫完后發(fā)給帕米拉抄送給總監(jiān)李斯特，聰明如帕米拉，一看這陣仗便知道拉拉要下黑手了。
拉拉用郵件表揚(yáng)下屬，抄送老板，被表揚(yáng)的周亮看到拉拉當(dāng)著老板的面表揚(yáng)自己，“感覺竟比給他加了工資還受用。”
現(xiàn)在，在我日常的工作中，也經(jīng)常會效仿拉拉的做法。比如，下屬有工作不到位的地方，我就會發(fā)出每個人的工作結(jié)果，并抄送老板，讓他們各自承擔(dān)激勵和壓力。
比如，其他部門的同事協(xié)助支持我的工作，我也一定會郵件給對方老大表示感謝?？梢哉f，郵件禮儀，用好了，讓大家相處都更為愉快。
【6】小結(jié)＆預(yù)告
關(guān)于郵件的學(xué)問真的不少，總結(jié)起來，就是慎用、活用、好好用。用好郵件，可以讓自己的工作更有效率，也可以凸顯自己的專業(yè)度。
當(dāng)然，在現(xiàn)有的工作環(huán)境中，微信溝通可能更為便利，但是別忘了，微信溝通后，一定要在合適的時候發(fā)出郵件，讓溝通結(jié)果有跡可尋，有形可跟。
關(guān)于郵件的使用心得今天就聊到這里。
下一期，我們聊聊，怎么像老板一樣思考。
