原著作者 | [日】佐藤可士和
這本書(shū)的中文譯名容易讓人以為是講溝通的大路貨，非常容易錯(cuò)過(guò)。其實(shí)是一本講如何把會(huì)開(kāi)出花兒來(lái)的好書(shū)。非常喜歡書(shū)里的一些觀點(diǎn)，在工作里如果能把會(huì)議開(kāi)得高質(zhì)量，效率真的會(huì)翻倍。會(huì)議能力是一種職場(chǎng)軟實(shí)力，完全可以通過(guò)練習(xí)來(lái)提高。
1 心態(tài)和情緒影響會(huì)議效果
你是負(fù)能量專(zhuān)業(yè)戶(hù)嗎？
把會(huì)議當(dāng)回事。會(huì)議往往是因?yàn)槟硞€(gè)事情需要大家共同完成。因此會(huì)議也是工作，是溝通的機(jī)會(huì)。會(huì)議的質(zhì)量直接影響工作的質(zhì)量。開(kāi)場(chǎng)前本著合作、尊重、平靜的心情去解決問(wèn)題、推進(jìn)項(xiàng)目會(huì)避免進(jìn)入推脫、爭(zhēng)吵的誤區(qū)。
開(kāi)會(huì)也是工作能力。一場(chǎng)會(huì)議里誰(shuí)說(shuō)了什么話(huà)，是否推動(dòng)了進(jìn)程，全部參會(huì)人員都會(huì)形成印象。很多次會(huì)議之后，就形成了我們的工作形象和能力。不發(fā)表意見(jiàn)的沉默者就好比足球場(chǎng)上一次球都沒(méi)有碰到的球員。不發(fā)表意見(jiàn)的人太多也會(huì)影響整場(chǎng)會(huì)議氣氛，有表達(dá)意愿的人積極性會(huì)降低。
說(shuō)“不”的時(shí)候，給替代方案。會(huì)議的最終目的共同完成一項(xiàng)工作，并不是各司其職。書(shū)中講到為了得到更好的方案，討論當(dāng)中會(huì)有反對(duì)和否定。每一次說(shuō)“不”的時(shí)候，給出替代方案，哪怕立場(chǎng)或部門(mén)不同。專(zhuān)注于個(gè)人位置，獨(dú)善其身的人無(wú)法成為一流的職場(chǎng)人士。你內(nèi)心說(shuō)過(guò)多少次：這事情與我無(wú)關(guān)，與我部門(mén)無(wú)關(guān)呢？
2 思考和準(zhǔn)備決定會(huì)議進(jìn)展
會(huì)議前、會(huì)議中都要思考？
會(huì)議前思考、看一下資料，可以更好的扮演自己的會(huì)議角色。會(huì)上再開(kāi)始考慮，容易遺漏和冒失。
一邊聽(tīng)一邊思考。書(shū)中提出專(zhuān)注的聽(tīng)其他人的意見(jiàn)同時(shí)思考討論的內(nèi)容，一方面可能會(huì)改變自己原有的想法，另外一方面也可能會(huì)形成新的想法。這一點(diǎn)非常重要。日常工作中用來(lái)自我思考修正的時(shí)間很少，開(kāi)會(huì)其實(shí)是快速獲取外界信息輸入，在一場(chǎng)會(huì)議的長(zhǎng)度內(nèi)訓(xùn)練個(gè)人思考能力的機(jī)會(huì)。
區(qū)分定向發(fā)言和向所有人發(fā)言。定向發(fā)言是明確誰(shuí)才是自己的發(fā)言對(duì)象。有發(fā)言對(duì)象，表達(dá)的內(nèi)容才會(huì)清晰、容易獲得反饋。同時(shí)還可以考慮誰(shuí)可能是自己的支持者，在推進(jìn)會(huì)議時(shí)可以通過(guò)詢(xún)問(wèn)方式請(qǐng)支持者發(fā)言。
3 黃金5分鐘保證會(huì)議效果
最后5分鐘&會(huì)后5分鐘？
會(huì)議的勝負(fù)總在最后的5分鐘決出勝負(fù)。完整的會(huì)議要收尾。那么最后5分鐘要怎么用呢？
總結(jié)本次的會(huì)議內(nèi)容和確定下來(lái)的決定。明確下次會(huì)議之前需要完成的事情、責(zé)任人以及時(shí)間表。計(jì)劃和安排未完成內(nèi)容，確定下一次會(huì)議日程安排。
會(huì)上通常大家都會(huì)記下和自己有關(guān)的內(nèi)容，會(huì)后等正式的會(huì)議記錄發(fā)出。書(shū)中還提供了一條會(huì)后5分鐘的運(yùn)用技巧。
個(gè)人會(huì)議總結(jié)。會(huì)后5分鐘，短時(shí)記憶鮮活，立刻做個(gè)人會(huì)議總結(jié)。書(shū)面的總結(jié)是思考后的產(chǎn)物，往往比會(huì)議里大腦中的靈光一現(xiàn)更牢靠。
訓(xùn)練邏輯能力。將會(huì)議在5分鐘內(nèi)總結(jié)成幾個(gè)要點(diǎn)，是培養(yǎng)大局意識(shí)和邏輯思維能力的有效訓(xùn)練方法。在生活里我們也會(huì)遇到一些擅長(zhǎng)秒懂的人。這樣的人能在很短的時(shí)間領(lǐng)會(huì)一場(chǎng)講座、一本書(shū)，除去天賦，更多的是靠后天的閱讀、思考和訓(xùn)練而成。
4 主持人決定會(huì)議質(zhì)量
你主持過(guò)多少成功的會(huì)議？
想象一場(chǎng)沒(méi)有主導(dǎo)者的會(huì)議吧！編注里提到原文詞意更接近英文facilitator。我們也可以當(dāng)做coordinator來(lái)理解，都有協(xié)調(diào)員、引導(dǎo)者的含義。
把握會(huì)議全局&做整體說(shuō)明。首先主持人要清楚會(huì)議的目標(biāo)是什么，圍繞哪些內(nèi)容展開(kāi)會(huì)議，本次會(huì)議在整個(gè)項(xiàng)目或者公司全局處于什么位置。主持人要在會(huì)議一開(kāi)始的時(shí)候?qū)⑴c者進(jìn)行整體的說(shuō)明。然后再進(jìn)入細(xì)節(jié)討論。
掌控全場(chǎng)的人員和節(jié)奏。主持人需要了解參與者的情況。來(lái)自于哪些部門(mén)？各自的任務(wù)是什么？分別有什么需求？了解這些信息后可以思考如何維持整體會(huì)議目標(biāo)，在討論中保持平衡。另外，主持人還要指定會(huì)議記錄負(fù)責(zé)人，并對(duì)會(huì)議時(shí)間進(jìn)行把控。
設(shè)計(jì)會(huì)議過(guò)程，活躍交流。通過(guò)設(shè)計(jì)來(lái)活躍交流，方能最終達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。主持人可以提供發(fā)言機(jī)會(huì)，對(duì)發(fā)言者表示支持和贊賞， 或者采用征求意見(jiàn)的方式引導(dǎo)討論， 讓盡可能多的參會(huì)人員發(fā)表想法。在會(huì)議過(guò)程中，主持人還承擔(dān)著引導(dǎo)會(huì)議方向、避免偏題的責(zé)任。
想想自己那些年開(kāi)過(guò)的讓人頭疼的會(huì)啊！ 每當(dāng)有這樣的會(huì)議，我心里的貓爪就伸出來(lái)在桌上刮出3道深深的印子。并不是因?yàn)樽约罕臼赂呖梢蚤_(kāi)出更高質(zhì)量的會(huì)議，而是工作里實(shí)在太多推不掉的會(huì)議，真心認(rèn)為非常占用時(shí)間和耗費(fèi)生命。
這份筆記也是當(dāng)時(shí)讀完后覺(jué)得有用趕快摘要出來(lái)的。其實(shí)是非常干巴巴的。工作里有很多會(huì)議要開(kāi)或者主持的朋友，還是自己看看原書(shū)更有營(yíng)養(yǎng)。另外，非常佩服作者可以把一本有關(guān)會(huì)議的書(shū)寫(xiě)的非常具體又有用，里面還結(jié)合了作者自己公司和項(xiàng)目運(yùn)作的例子，都十分簡(jiǎn)短而清晰。一本不厚的小書(shū)，希望對(duì)大家有幫助。
職場(chǎng)太多不易，連開(kāi)會(huì)都要學(xué)習(xí)和練習(xí)，一起加油。
