028 決定你前途的辦公桌整理術(shù)
1.1萬(wàn)次閱讀 2017-03-03
袁春楠：脫胎換骨的人生整理術(shù)
袁春楠
音頻正文：
hello，親愛(ài)的小伙伴們，大家好，你現(xiàn)在正在收聽(tīng)的是，袁春楠帶來(lái)的，讓你脫胎換骨的人生整理術(shù)。
如果你因?yàn)檗k公桌上東西多的堆成了山，曾經(jīng)花了好些時(shí)間，翻來(lái)覆去的找東西，找文件，影響過(guò)心情的，請(qǐng)?jiān)陔娕_(tái)那一端點(diǎn)點(diǎn)頭。我相信，點(diǎn)頭的人一定不少，因?yàn)檗k公桌特別亂是很多人遇到實(shí)際問(wèn)題。
幾年前我曾在工作崗位負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)賬務(wù)流程的對(duì)接。每個(gè)月過(guò)手幾百萬(wàn)的發(fā)票。那時(shí)候完全不覺(jué)得發(fā)票這樣一張薄薄的紙有什么要緊的。直到有一天，感冒發(fā)燒的情況下經(jīng)同事手收了一封裝有發(fā)票的快遞信封?？匆膊豢淳碗S手丟進(jìn)抽屜里和其他資料混在一起，過(guò)幾天要走財(cái)務(wù)流程了，才發(fā)現(xiàn)發(fā)票死活找不到，嚇出一身冷汗。當(dāng)時(shí)把辦公桌、前臺(tái)、家里各個(gè)角落都搜了一個(gè)遍，最終也沒(méi)有尋覓出發(fā)票的蹤影。無(wú)奈之下，我只能硬著頭皮自費(fèi)找渠道開(kāi)了張同樣額度的發(fā)票充抵，這才算了事。事情從發(fā)生到解決，折騰了1個(gè)多月，每天心驚膽戰(zhàn)，睡覺(jué)也睡不踏實(shí)，簡(jiǎn)直是惡夢(mèng)連連。
事件發(fā)生后，我才知道在經(jīng)手任何與公司財(cái)務(wù)相關(guān)的工作，風(fēng)險(xiǎn)非常的大。負(fù)責(zé)的物資越多，責(zé)任越大，一絲一毫都不能出錯(cuò)。不僅是你個(gè)人，可能會(huì)連帶其他同事一起受到影響。就算意外發(fā)生后，涉及人員也盡力去解決了，相關(guān)同事還是會(huì)認(rèn)為你給大家添了很大麻煩，留下負(fù)面心結(jié)。
要知道，在個(gè)人成長(zhǎng)中，試錯(cuò)期是必要也特別值得鼓勵(lì)的?？稍诠ぷ髦校瑒e想試錯(cuò)，請(qǐng)小心謹(jǐn)慎為妙。通常一個(gè)員工在職場(chǎng)中做了10件對(duì)企業(yè)有價(jià)值的小事，也未必會(huì)對(duì)職業(yè)發(fā)展有用，只要出現(xiàn)一件影響較大的負(fù)面事件，大家記住的都是那一滴白紙上的墨滴！
所以說(shuō)，辦公室整理，能不重要嗎？如果當(dāng)初養(yǎng)成好習(xí)慣，在工作中每次接手一件新的物資，都留下簽收記錄，歸類(lèi)到對(duì)應(yīng)文件夾，我前幾年犯下的低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生概率就能大大降低了。
痛定思痛，久病成醫(yī)，所以今天的課程安排就是，辦公桌整理術(shù)，春楠會(huì)和大家一起走進(jìn)你的辦公室，一起來(lái)整理工位。這次課程的重點(diǎn)主要是辦公桌和抽屜。
心理學(xué)家認(rèn)為，一個(gè)人周?chē)目臻g有多亂，證明他的心也會(huì)有多亂。這幾年還出現(xiàn)了一種叫辦公桌易怒綜合癥的情緒問(wèn)題，相對(duì)于辦公桌整體整齊的人，桌子凌亂的人產(chǎn)生情緒問(wèn)題或焦慮癥的機(jī)會(huì)更大，不穩(wěn)定的情緒會(huì)影響工作效率，外在混亂的環(huán)境會(huì)降低人的自控力，比較沒(méi)有辦法專(zhuān)注在該做的事情上，而且自己創(chuàng)造的臟亂遠(yuǎn)比別人帶來(lái)的凌亂對(duì)你造成更大的影響，因?yàn)檫@證明你沒(méi)有能力控制環(huán)境呀。
在海量信息充斥的時(shí)代，咱們大部分人都是腦力勞動(dòng)者，在職場(chǎng)中能做到輕松處理整合一切有形、無(wú)形的資源，已成為必備軟技能之一。學(xué)會(huì)辦公整理特別重要，學(xué)會(huì)了，可以把技能遷移到各種場(chǎng)合，可以提升你的判斷力、決策力和專(zhuān)注力。
作為職場(chǎng)中的你，可以選一天早早的到單位，走到每一位同事的工位前用心體會(huì)。從同等大小的辦公區(qū)域里，一定能評(píng)比出最臟亂的工位和最整潔的工位，從每個(gè)人的工位上能看出員工的性格。你會(huì)發(fā)現(xiàn)有的同事辦公桌上物品亂如麻，堆積了大量的雜物、灰塵，這通常反映出桌子的主人內(nèi)心安全感低，什么都想擁有，在工作場(chǎng)合中也可能表現(xiàn)出比較爭(zhēng)強(qiáng)好勝但目光短淺。有些人的辦公桌可以在任何時(shí)候，都保持潔凈，物品擺放齊整，說(shuō)明桌子主人做人做事風(fēng)格一定干凈利落。很容易讓每一個(gè)走過(guò)路過(guò)的人心生敬意，也會(huì)不經(jīng)意間給予他人正面影響。當(dāng)公司、團(tuán)隊(duì)中所有人的辦公桌都能天天保持最佳狀態(tài)，員工每天工作的時(shí)候，精力完全不需要耗費(fèi)在物品管理上，自然無(wú)形中產(chǎn)生了更大生產(chǎn)力。
可能你說(shuō)了，愛(ài)因斯坦桌子就挺亂的，人家不是一樣有成就嗎？你還說(shuō)對(duì)了，經(jīng)過(guò)科學(xué)驗(yàn)證，一個(gè)人桌面亂，是能夠激發(fā)創(chuàng)意的，對(duì)工作有好處，比如像愛(ài)因斯坦、馬克吐溫、創(chuàng)作《幽游白書(shū)》的漫畫(huà)家富堅(jiān)義博等等等等，都是桌面凌亂的代表人物不過(guò)，除非你像他們一樣動(dòng)腦筋動(dòng)得比手快，隨時(shí)都會(huì)有新想法迸發(fā)，否則凌亂的桌面只會(huì)讓你手忙腳亂，降低工作效率，根據(jù)研究，混亂的工作環(huán)境，有助于跳脫固有思維，讓人腦倒向感性發(fā)散的思維角度，但相對(duì)的也會(huì)讓人，沒(méi)有辦法集中精神，肯定會(huì)影響工作效率，而他不只影響個(gè)人，有時(shí)候還會(huì)拖累整個(gè)團(tuán)隊(duì)。
很多人忽視辦公桌的重要性，是因?yàn)橥粡淖约旱囊暯强词澜?，以為在公司里被分配的辦公桌每天自己使用，自己能看到，只要把手頭工作做到了就行了，至于亂不亂，和別人沒(méi)關(guān)系，也不考慮別人感受，不管亂不亂對(duì)自身有什么影響。今天想告訴大家，辦公桌是企業(yè)的資產(chǎn)之一，員工有義務(wù)把辦公桌上的資料、文件、物品整理有序，讓公司內(nèi)每個(gè)同事都能快速找到。
同時(shí)，辦公桌代表了你的職場(chǎng)前途，折射了你的個(gè)性和家居環(huán)境，為什么這么說(shuō)呢，因?yàn)榭吹靡?jiàn)的亂來(lái)源于看不見(jiàn)的亂。一個(gè)人的思維模式在不同場(chǎng)合中保持著高度同步。一個(gè)人的辦公桌面很雜亂，他的工作效率一定高不了；同時(shí)，他的手機(jī)、電腦桌面基本上也會(huì)保持同步混亂；同理，他的家庭空間環(huán)境也會(huì)是亂的；更可怕的是，這映射了他的內(nèi)心也會(huì)被心靈垃圾堵塞，思維方式。總而言之，辦公桌亂，職場(chǎng)風(fēng)水不會(huì)好。
整潔的辦公桌都是類(lèi)似的，混亂的辦公桌各成一派。
在這節(jié)課的介紹中可以看到配圖，一個(gè)亂成這樣的辦公桌算是需要重度整理的了，這個(gè)桌子看上去讓人倍感亞歷山大，整個(gè)工位上下左右都堆滿了東西，相信坐在這里工作的人也很容易對(duì)交代的任務(wù)產(chǎn)生畏難情緒，經(jīng)常遲到、加班，拖延交工作任務(wù)的時(shí)間點(diǎn)。一個(gè)混亂的辦公桌往往從桌面、桌子下方到抽屜柜都很亂。職場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，我們真的要被東西控制，天天在混亂中找文件，因?yàn)檎也坏蕉^疼發(fā)脾氣嗎？有一項(xiàng)調(diào)查說(shuō)，一個(gè)職場(chǎng)人士如果他辦公桌很亂的話，那么平均每天找東西要用30分鐘，一年下來(lái)182小時(shí)就沒(méi)了，相當(dāng)于一年中1/12的工作日時(shí)間，我們從現(xiàn)在開(kāi)始學(xué)習(xí)整理，就是在提高時(shí)間利用率。節(jié)省時(shí)間就是在延長(zhǎng)壽命呀。
以前春楠做過(guò)一次在線直播，為大家分享如何整理辦公桌，我找到某一個(gè)辦公桌最亂的女員工的桌子，1比1進(jìn)行了復(fù)制，你會(huì)發(fā)現(xiàn)可能這樣的桌子出現(xiàn)在單位中各個(gè)角落呢。在這個(gè)需要整理的混亂桌面上，要怎么下手整理呢，我們要先復(fù)習(xí)下最常用的那幾條標(biāo)準(zhǔn)，桌面留白概念又一次出現(xiàn)了。桌面應(yīng)該有80%留白，抽屜里有20%留白。辦公桌還有一條標(biāo)準(zhǔn)，那就是在我們坐在桌子正中間，看向前方的位置，大概是一個(gè)扇形的區(qū)域，稱(chēng)為辦公桌黃金三角區(qū)位置。這個(gè)區(qū)域里，要確保沒(méi)有任何跟工作無(wú)關(guān)的物品，而且東西越少越好。這個(gè)需要整理的桌面上，沒(méi)有一點(diǎn)留白，堆了太多東西，而且很明顯，黃金三角區(qū)里放了各種吃的蜂蜜，玩的毛絨公仔，工作用的電腦等等。以上原因都造成了它看起了混亂。
整理成什么樣算是整理到位了呢。
看一下這是桌面整理之后的，是不是覺(jué)得變化很大？黃金三角區(qū)很清爽了吧。只放了一臺(tái)電腦，一個(gè)無(wú)線鼠標(biāo)，左上角，是組合型的文件、文具收納盒，木質(zhì)結(jié)構(gòu)，大概35一件，淘寶買(mǎi)的，適合1米到1米2的緊湊型辦公區(qū)。右側(cè)簡(jiǎn)單放了紙抽，水杯等。
到底是怎么一步步整理成這樣的呢？
我們來(lái)看下辦公桌示意圖，平時(shí)在工作過(guò)程中，黃金三角區(qū)可以是這樣的、電腦前放一支筆、一個(gè)日程本或A4草稿紙，根據(jù)你的工作習(xí)慣調(diào)整。鼠標(biāo)用無(wú)線的，沒(méi)有鍵盤(pán)，因?yàn)橛肕AC電腦，往往鍵盤(pán)可以省去。左上角，固定文具位置，右上角可以放文件。
這些東西是怎么被篩選出來(lái)的呢？
我們把辦公物品分類(lèi)后，就很容易區(qū)分哪些要放桌面，哪些不放了，分成三類(lèi)，常用的，備用的，沒(méi)用的。沒(méi)用的可以扔掉，帶回家，比如說(shuō)毛絨玩具（辦公室風(fēng)水中招小人），剩下的就是常用和備用的。如果你每天或每周最少用一次的東西，可以放桌面上，如果是2、3個(gè)個(gè)星期，一個(gè)月用一次的，就作為備用物品放抽屜柜里，抽屜柜，往往分3層。推薦每一層分類(lèi)收納物品。最上層，放備用文具，中間層放個(gè)人物品，錢(qián)包什么的，最下層，可以放背包，衣服。辦公桌腳下，最好一律清空。把過(guò)多的手提袋、快遞箱、鞋盒都拿走。（小提示，鞋盒是很多女白領(lǐng)特別喜歡在桌子腳下堆放的）
辦公室物資的整理原則是：整潔不亂，作為物品使用者要為物品負(fù)責(zé)。
很多上班族喜歡把很多私人物品與工作物品混雜在一起，等在企業(yè)內(nèi)工作年頭長(zhǎng)了，連哪件是公家的，哪件是自己的都想不起來(lái)了。我建議公私分明，家就是家，公司就是公司。可以在工位上放一些私人物品作裝點(diǎn)，也別放太多。
先看第一個(gè)案例，這是經(jīng)過(guò)整理的辦公桌，仍然有幾個(gè)可以改善的地方。
1、黃金三角區(qū)，有過(guò)多明信片、照片，容易分散注意力，2、2個(gè)臺(tái)歷，可以減少到1個(gè)，3、植物不適合放頭上方，如果砸下來(lái)，電腦、文件可能會(huì)被弄濕，損壞，右側(cè)墻面上貼了太多的、便簽紙，沒(méi)有定期清理，便簽紙大多是用來(lái)記錄碎片信息的，一個(gè)人名，一個(gè)電話，這些都需要定期整合在電腦數(shù)據(jù)庫(kù)中，把已經(jīng)過(guò)期的便簽扔掉 4、桌子下方還沒(méi)有整理完
案例二，整理前，很多和工作無(wú)關(guān)的爆米花等食物，整理后，還留下來(lái)她的5本榮譽(yù)證書(shū)，從一個(gè)人的桌子上也能了解到這個(gè)人的愛(ài)好和思維邏輯哦。如果你和這個(gè)同事合作，可以經(jīng)?？隙?、認(rèn)可、鼓勵(lì)、贊揚(yáng)她，因?yàn)樗齼?nèi)心真的很需外界對(duì)她的肯定呀，對(duì)嗎。她想要的，你給她就行了，花一點(diǎn)時(shí)間觀察同事們的桌面，一定會(huì)對(duì)你的工作推進(jìn)有很大促進(jìn)作用哦。
桌面上的最好不放食品，有的公司可以允許吃東西。就算吃的時(shí)候也最好選擇在茶水間或人少的地方。避免在領(lǐng)導(dǎo)、同事在的場(chǎng)合大吃特吃。我個(gè)性大咧咧的，不吃東西的時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)都忙于開(kāi)會(huì)等等，只要我一想放松一下，吃點(diǎn)東西，正好讓領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)。于是被留下工作不專(zhuān)業(yè)不吃苦耐勞的印象。負(fù)面印象被打上烙印，是一輩子也別想取消的。
案例三，1、花草茶套裝，真的不適合放在桌面上，領(lǐng)導(dǎo)看見(jiàn)了，會(huì)心理犯嘀咕，這個(gè)小同事的工作是不是不夠飽滿呀 2、黃金三角區(qū)，太多個(gè)人物品，雜物， 3、毛絨玩具太多了，看上去不職業(yè)，比較不成熟
記得春楠以前為了強(qiáng)迫讓自己產(chǎn)生熱愛(ài)一份工作的感覺(jué)，刻意把很多家用物品放在工位表面上。如：毛絨玩具，花果茶壺茶杯，跟工作毫無(wú)關(guān)系的雜志、書(shū)籍、光碟、食品。甚至有一個(gè)抽屜專(zhuān)門(mén)放了所有的銀行卡、錢(qián)包、身份證，還天天不鎖抽屜。結(jié)果最后給自己找了麻煩，被同事看到后還把我笑話了。大家要把我以前的經(jīng)歷當(dāng)成反面教材，一定要引以為戒呀。
整理完桌面，再來(lái)看抽屜柜吧，抽屜里面的東西無(wú)論有滿，看著多么不想整理，一定要都先拿出來(lái)，做分揀，往往出現(xiàn)沒(méi)用和備用的2類(lèi)，沒(méi)用的扔了，送走、備用的分類(lèi)成文具、文件、個(gè)人物品等。分層收納
整理的不錯(cuò)的抽屜，往往里面都細(xì)心的放了收納小盒子，當(dāng)然，如果你像圖片中的學(xué)員陳小姐那樣整理的太干凈利索了，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)有種不安感，一個(gè)女員工的桌子整理的像男員工一樣極簡(jiǎn)，看起來(lái)好像是時(shí)刻準(zhǔn)備離職的人呢。
為了養(yǎng)成整理桌面的好習(xí)慣，可以在工位固定位置擺放一塊小抹布。早上來(lái)上班第一件事是整理，稍微擦擦桌子，讓工位呈現(xiàn)一天中最好的狀態(tài)。每天下班的最后一件事是將桌面上的物品分類(lèi)、歸位。分別放在需要未來(lái)待辦、已完成存檔、移交同事的位置上。不需要保留的放入碎紙機(jī)或垃圾箱處。感到整理帶來(lái)的視覺(jué)效果提升，形成良好習(xí)慣后，就不會(huì)覺(jué)得整理是一項(xiàng)負(fù)擔(dān)了。
抽屜中，散放文具很容易把抽屜往回推的時(shí)候又一次上散亂了，文具可以用剛剛演示的小收納盒。疊衣服一樣放文件不可取，因?yàn)樵趯?lái)找文件的時(shí)候，還是要翻來(lái)翻去，花大量時(shí)間。，文件用文件夾，風(fēng)琴夾等更容易將來(lái)拿取
最后，建立一份工位物資明細(xì)表吧，這可以幫你明確辦公區(qū)每一個(gè)柜子、箱子里都有什么，將來(lái)涉及到要交接工作，也會(huì)變得順利無(wú)比。
總結(jié)下辦公桌整理思路，一共7條。
1、觀念：以人為主，不以東西為主，讓自己的人生從被動(dòng)模式轉(zhuǎn)變到主動(dòng)模式，我們是物品的主人，而不是仆人
2、觀念：人的思維是會(huì)復(fù)制的，你的工位折射家居環(huán)境
3、黃金三角區(qū)：不留和工作無(wú)關(guān)的物品
4、留白概念：桌面80%留白、抽屜20%留白
5、整理三區(qū)域：桌面、桌面下方、文件柜
6、物品分類(lèi)：常用、備用、沒(méi)用
7、固定物品區(qū)域，使用后歸位
好啦，今天的課程就到這里，休息一下吧，這節(jié)課的作業(yè)是，整理你的辦公桌，發(fā)送整理前后對(duì)比照片到微信群里?；蛘甙l(fā)作業(yè)到新浪微博? @春楠整理。如果你整理了3個(gè)區(qū)域：桌面、桌下、抽屜，記得拍3組不同的照片來(lái)哦。
親愛(ài)的同學(xué)們，大家好，你正在收聽(tīng)的是袁春楠老師的課程，感謝喜馬拉雅提供這個(gè)平臺(tái)，希望春楠的課可以給到你一點(diǎn)啟發(fā)，幫助你從今天開(kāi)始在改善辦公環(huán)境方面走上新臺(tái)階。這節(jié)課我們一起學(xué)習(xí)了7條辦公桌的整理思路，大家都學(xué)會(huì)了嗎？
感謝你的聆聽(tīng)，我們下節(jié)課見(jiàn)啦，88啦
