第二章：掌握自己的時(shí)間：知根知底

如本章開篇：“關(guān)于管理者任務(wù)的討論，一般都從如何做計(jì)劃說起。這樣看來很合乎邏輯。可惜的是管理者的工作計(jì)劃，很少真正發(fā)生作用。計(jì)劃通常只是紙上談兵，或只是良好的意愿而已，很少能夠真正實(shí)現(xiàn)?！?br>

那么掌握自己的時(shí)間，就需要先做深入了解，了解時(shí)間、了解自己、了解自己的時(shí)間。

1. 時(shí)間的特點(diǎn)：無彈性，供給有限，不可交換，沒有替代品

2. 時(shí)間PK計(jì)劃的方式

1）記錄時(shí)間：實(shí)際使用的時(shí)間與理想狀態(tài)計(jì)劃的使用時(shí)間并不一致。

2）管理時(shí)間：管理整塊的時(shí)間處理重要事務(wù)，

3）協(xié)調(diào)安排時(shí)間：通過交流的方式，將理念傳達(dá)給周邊的工作者（上級或下級）

4）決策速度：需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行判斷和考慮

3. 自我時(shí)間管理

1）時(shí)間記錄：即時(shí)性記錄，不能記憶式記錄。

2）時(shí)間復(fù)盤：每月回顧，分析和回顧。每年記錄2-3次，一次3-4周。

3）時(shí)間歸類：提煉無效時(shí)間，并簡化它。（無效時(shí)間定義：不必要做的事，無助于成果）

4）解決無效時(shí)間：① 放棄；②授權(quán)更適合的人參與（如：參加聚會或會議）；③解決掉浪費(fèi)別人時(shí)間的工作（無效會議）；

4. 浪費(fèi)時(shí)間的行為和解決方法

1） 發(fā)現(xiàn)因缺乏制度或遠(yuǎn)見而產(chǎn)生時(shí)間浪費(fèi)的因素，將重要工作的進(jìn)行方式變?yōu)榫o急工作，就說明在這類工作上并沒有進(jìn)行很好的時(shí)間管理，這個遠(yuǎn)見就一定與前期決策目標(biāo)和計(jì)劃有關(guān)。（危機(jī)年年有，次次低效顰）

2） 保證每個人員的職責(zé)和工作飽和度：管理者人際溝通時(shí)間控制在1/10左右，這與企業(yè)管理的架構(gòu)和層級關(guān)系有關(guān)，也與前邊提到的“合理授權(quán)”有關(guān)。

3）提升會議效率：這一點(diǎn)感同身受，一個會議的實(shí)際時(shí)間不要超過計(jì)劃的50%，主持人與前期會議的討論話題目標(biāo)都非常重要。一個重要的決策型會議需要提前準(zhǔn)備大量素材和內(nèi)容，上會直接進(jìn)入討論環(huán)節(jié)，且一定是參會者人人參與。（很多企業(yè)的通病是上會先“你好我好大家好”，除了主講人，其他人悶頭微笑保持沉默…這是大忌）未來有機(jī)會分享如何開會的內(nèi)容。

4） 確保交流的信息完整：初期建立溝通信息的標(biāo)準(zhǔn)（比如：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的維度和具體說明，使用方向；工作交互的多部門傳遞）

5. 統(tǒng)一安排可支配的自由時(shí)間：深度了解自己，避免外部干擾

1）了解自己最高注意力的時(shí)限

2）思考的過程，高度專注。

3）運(yùn)用模塊的方式管理時(shí)間：會議、審核、處理文檔、問題分析、溝通交際等（根據(jù)自己的方式歸類匯總）;(緊急、重要不緊急）

6. 其他

- 有效影響他人的最小時(shí)間量是1小時(shí)

- 關(guān)于時(shí)間的有效性，在處理人事問題的時(shí)候，決策需要強(qiáng)調(diào)多維度判斷和平衡，而不是通過快速進(jìn)行決策。

小結(jié)：關(guān)于掌握自己的時(shí)間：從評估自己的時(shí)間開始：在有限時(shí)間范圍內(nèi)，分緊急、重要的事務(wù)進(jìn)行分模塊，并將預(yù)留出來的可支配時(shí)間進(jìn)行最高效的利用。除此外，需要關(guān)注自己最高注意力的時(shí)間點(diǎn)，用于處理最高級別的重要事務(wù)。關(guān)于需要溝通的環(huán)節(jié)：對需要處理和溝通的事務(wù)提前做好準(zhǔn)備，并明確溝通的預(yù)期和標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)被溝通者在統(tǒng)一目標(biāo)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下進(jìn)行溝通。