管理工具一：會(huì)議
會(huì)議的目的是獲得成果。
需要遵守的會(huì)議規(guī)則：
一、減少會(huì)議次數(shù)
形成越來越多的會(huì)議的自動(dòng)機(jī)制必須消除或進(jìn)行控制。
我的一個(gè)忠告是：不要開會(huì)！
當(dāng)我們有開會(huì)的沖動(dòng)時(shí)，應(yīng)該先停一下，并且問問自己：這次會(huì)議真的重要嗎？有沒有其他方法做這項(xiàng)工作或解決這個(gè)問題。
二、關(guān)鍵成功要素：前期準(zhǔn)備和后續(xù)跟進(jìn)
一個(gè)會(huì)議的效率取決于所做的準(zhǔn)備工作，這實(shí)際意味著要去準(zhǔn)備會(huì)議的議程以及針對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行方案。。
好的議程只有少數(shù)幾個(gè)議題，而不會(huì)很多。專注原則是會(huì)議由效率的關(guān)鍵。
三、主持會(huì)議需要自律
這是一個(gè)通過對(duì)會(huì)議的管理獲得尊重或喪失尊敬的機(jī)會(huì)。
假如一個(gè)人明白，什么是主持會(huì)議的要點(diǎn)以及必須要注意什么，剩下的就是練習(xí)問題了。
四、會(huì)議的類型
所有的會(huì)議都要好好準(zhǔn)備。
1.正式的大型會(huì)議
2.日常會(huì)議
3.工作小組、跨部門團(tuán)隊(duì)等會(huì)議
通常這類會(huì)議沒什么準(zhǔn)備，盡管比前兩類會(huì)議重要。
4.臨時(shí)性的小型會(huì)議及討論
管理者也要讓下屬好好準(zhǔn)備，保證效果。
解決問題的關(guān)鍵并不在于花費(fèi)了更多的時(shí)間，而在于讓我們有限的時(shí)間更有價(jià)值。
本質(zhì)上，人與人的關(guān)系問題不宜草率處理，需要時(shí)間、關(guān)注和耐心。
五.會(huì)議不應(yīng)該退化成社交活動(dòng)
會(huì)議的目的是要獲得成果。
我們可以用一種（也應(yīng)該）用一種讓人容易接受的、禮貌的、合作的方式去應(yīng)用有效管理的相關(guān)原則，但是，假如我們想變得富有效率，這些事就必須去做。
六、會(huì)議的議題類型
有了會(huì)議議題，會(huì)議的主持者就可以判斷：哪些東西是重要的，哪些則不是。這是他的最重要的任務(wù)之一。
議題取決于具體情境和個(gè)人因素。但是，對(duì)下面三類重要議題必須進(jìn)行正確的區(qū)分，并提前做好應(yīng)對(duì)之策。
1、真正的標(biāo)準(zhǔn)議題
每個(gè)組織都有類似新訂單、財(cái)務(wù)指標(biāo)等這樣的標(biāo)準(zhǔn)議題，必須進(jìn)行定期討論。當(dāng)然，議題會(huì)因組織的不同而不同。這是定期重復(fù)出現(xiàn)的議題。
2、長(zhǎng)期議題
這些問題會(huì)重復(fù)出現(xiàn)，是因?yàn)闆]有得到適當(dāng)?shù)摹氐椎慕鉀Q。這些問題不應(yīng)該長(zhǎng)期存在。
要么，把這些問題列入會(huì)議議程，撥出足夠的時(shí)間來最終解決；
要么，通過其他途徑來解決。如果沒有別的辦法，就應(yīng)該派一個(gè)有能力的人，或組成一個(gè)工作小組去進(jìn)行徹底的調(diào)查，由他們出一個(gè)解決方案。
3、各種其他議題
會(huì)議的議題都結(jié)束了，出現(xiàn)的其他議題。會(huì)議主持人不應(yīng)該讓這些內(nèi)容進(jìn)入會(huì)議。
七、沒有行動(dòng)就沒有議題
每個(gè)議題進(jìn)行完，會(huì)議主持者都要確保形成一套明確的必要措施，從而使的會(huì)議上所制定的決策和決議是可以執(zhí)行的。為了做到這一點(diǎn)，必須關(guān)注下列問題：
1.需要做什么？
2.誰要為此負(fù)責(zé)？
3.項(xiàng)目完成后的最終報(bào)告或中期報(bào)告的上交時(shí)間是什么時(shí)候 ？
把要點(diǎn)記在會(huì)議記錄上，為已經(jīng)決定的措施設(shè)定一個(gè)時(shí)間表，并按照時(shí)間表組織檢查。
八、爭(zhēng)取達(dá)成一致意見
大家一致贊成的決議總是很危險(xiǎn)的，其執(zhí)行過程通常會(huì)有阻礙。只有到了那個(gè)時(shí)候，各人真正的立場(chǎng)和利益訴求才會(huì)浮現(xiàn)出來。
要想達(dá)成真正的一致意見，只有一種途徑，即通過不斷的爭(zhēng)執(zhí)；
表達(dá)不同意見也只有一種途徑，那就是公開表達(dá)。
九、需要做會(huì)議記錄嗎？
是的，通常是需要的。
正式的會(huì)議要求有正式的會(huì)議記錄，他甚至可能是逐字逐句地記錄。其他的會(huì)議同樣需要記錄，哪怕只有簡(jiǎn)單的記錄。
至少，決議、措施、個(gè)人承擔(dān)的責(zé)任或最終的截至期限必須記錄下來，這是不能省略的。
這與有效工作有關(guān)。有效率的管理者不會(huì)依賴他們的記性或者他們的同事、上級(jí)和下屬。
十、沒有議程的會(huì)議
不需要準(zhǔn)備，沒有議程。那就是管理者做的：每年都會(huì)和每位下屬召開一次一對(duì)一的會(huì)議，即沒有議程的、開放式的會(huì)議。
在這種”會(huì)議“中，他們會(huì)花大量的時(shí)間，與每個(gè)人討論這些問題：
在這個(gè)公司、部門中，你最喜歡什么？
什么是你根本不喜歡的？
你認(rèn)為什么事我們應(yīng)該改變的？
作為你的上司，為了讓你更好地、更輕松地、更有效率的工作，我可以做些什么？
我們很少有時(shí)間能夠認(rèn)真地傾聽某個(gè)人說話而不考慮時(shí)間。
小提示：把這次會(huì)議列入時(shí)間安排中，否則，這次談話可能永遠(yuǎn)都排不上日程。
十一、最重要的因素：執(zhí)行和后期跟進(jìn)工作
我們必須對(duì)制定出的措施進(jìn)行跟進(jìn)和檢查。
當(dāng)然，能夠讓決議通過就很不容易了，但是，執(zhí)行決議會(huì)更加困難。
如果我們想變得有效率，那么，管理中的每一件事都必須聚焦在行動(dòng)上。
組織聘請(qǐng)管理者不是因?yàn)樗軌蜃鰶Q定，盡管也很重要，而是因?yàn)樗麄兛梢詧?zhí)行這些決定。
在企業(yè)遇到危機(jī)時(shí)、不斷地奮進(jìn)、對(duì)執(zhí)行進(jìn)行檢查以及專注于完成任務(wù)將會(huì)顯得更加重要。
End.
