職場上我們總在追求一件事情，那就是想著如何提升效率，老板也跟你說提升效率，怎么提升效率，下面五步助你一臂之力。
一、挖掘需求
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要交給你一項(xiàng)任務(wù)時，你的第一步工作應(yīng)該是挖掘這個任務(wù)者的需求是什么（問清楚為什么要做啊，要達(dá)成什么樣的效果啊，這件事的關(guān)鍵點(diǎn)是什么?。?/p>
在一開始就把事情做對是提高效率的開端
怎么挖掘需求呢？
第一個關(guān)鍵詞：換位思考
如果你始終是站在自己的角度去挖掘需求的話，對不起，你永遠(yuǎn)挖掘不到真實(shí)的需求。你只有站在對方的角度去考慮問題，你才能夠感同身受，才能用同理心的方式去了解到他真實(shí)的用意是什么，這個時候你挖掘的需求是最有價(jià)值的。
第二個關(guān)鍵詞：找出期望
由組織的期望和個人的期望構(gòu)成，組織的期望就是面對這個企業(yè)、這個組織，他希望通過這項(xiàng)任務(wù)、這項(xiàng)工作要達(dá)到什么樣的目的，解決什么樣的問題。通常來說組織的期望都是寫在明面上的，都是冠冕堂皇的，有的時候組織期望其實(shí)并不代表真實(shí)的需求。第二個個人的期望，往往有的時候更重要。因?yàn)槲覀兠恳粋€職場的領(lǐng)導(dǎo)或者是面對的客戶，他們都是活生生的一個人，每一個人在工作過程當(dāng)中都有自己的一些期許，他都想通過某項(xiàng)工作去完成自己這項(xiàng)期許，個人的期望有時候是隱藏在海平面以下的，需要用你敏銳的這種情商和精準(zhǔn)的問題去揣摩到他的真實(shí)用意，這個需求往往是比較難挖掘的。那找出期望其實(shí)教給大家兩個關(guān)鍵的常用的問題，第一個問題，你為什么要做這個事情，就是Why，為什么要做。第二個常用的問題就是你想通過這個事情達(dá)到什么樣的效果，就是What，或者叫目標(biāo)是什么，我們精準(zhǔn)的目標(biāo)是什么。
第三個關(guān)鍵詞：學(xué)會傾聽
每一個挖掘需求的過程，你只負(fù)責(zé)問問題，不需要去解釋，也不需要去打圓場，只需要認(rèn)認(rèn)真真地傾聽做好筆記，做好你的肢體語言，不要隨隨便便地打岔，然后在整個的挖掘過程當(dāng)中有一些不確定的問題要通過問題不斷地去確認(rèn)它。
二、制定方案
根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求來制定詳細(xì)的方案
（什么時候做，在哪里，什么事情誰負(fù)責(zé)，達(dá)到的效果）
制定方案的三個工具
第一個：5W2H
5W:Why、What、Who、When、Where
2H:How、How much
Why：做這項(xiàng)事情的原因（領(lǐng)導(dǎo)的需求）
What: 我們做這項(xiàng)工作的內(nèi)容或者達(dá)成的目標(biāo)是什么
Who：第一個就誰來參加、第二個就誰來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作
When: 在什么時間開始這項(xiàng)工作、我們需要多長時間
Where：在哪里開展這項(xiàng)工作
How: 用什么方法去完成這項(xiàng)工作
How much：我們的預(yù)算（讓決策者能夠一眼看到我們所付出的代價(jià)是什么）
這是教給大家的第二個工具，叫目標(biāo)制定的四個維度。
四個維度：財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部管理和學(xué)習(xí)成長
財(cái)務(wù)目標(biāo)、家庭目標(biāo)、身體目標(biāo)和學(xué)習(xí)目標(biāo)
財(cái)務(wù)目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的財(cái)務(wù)目標(biāo)，家庭目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的客戶目標(biāo)，身體目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的內(nèi)部管理目標(biāo)，學(xué)習(xí)目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的學(xué)習(xí)成長目標(biāo)。這四個方面的話我們一定要取得平衡，不能偏頗。我舉一個例子，比如說很多人說，明年我也不要什么家庭了，我也不要什么身體了，我也不要什么學(xué)習(xí)了，我玩命就是賺錢。比如說明年我要賺一百萬，你還真的有可能實(shí)現(xiàn)，但是帶來了一個負(fù)面的效果是什么呢？就是你的家庭可能比如說很多的親人，或者你的愛人不認(rèn)你了。比如說身體，你為了賺錢，你已經(jīng)不注意身體的保養(yǎng)了，不注意身體的鍛煉，你很快身體就垮了。比如說學(xué)習(xí)，你當(dāng)下還可以去靠自己過去的積累和本事賺一點(diǎn)財(cái)務(wù)的錢，但是因?yàn)槟銢]有學(xué)習(xí)呀，接下來可能就會沒有人再愿意去花錢雇傭你了。你看，這個就是說平衡計(jì)分卡給我們帶來的價(jià)值。我們不管是組織還是個人，在制定自己的目標(biāo)的時候，千萬不要極端，千萬不要偏頗，要取得一個平衡，既要滿足財(cái)務(wù)，同時要兼顧家庭，既要滿足自己身體鍛煉的需求，同時也要滿足自己智力的、學(xué)習(xí)成長的需求。
第三個給大家介紹的方法叫目標(biāo)制定的SMART原則
這個SMART就是英文中聰明那個詞，S-M-A-R-T，那這五個方面分別代表了我們目標(biāo)制定的五個原則。
S代表什么呢？S代表具體，就是說我們做任何的目標(biāo)制定當(dāng)中，你的目標(biāo)制定一定要具體，不能籠統(tǒng)。比如說剛才我們提到了這個案例當(dāng)中，我們要做客戶答謝會。如果你制定一個目標(biāo)，說我們要讓客戶滿意，增強(qiáng)合作的信心，你看聽起來也沒什么錯誤，但是本質(zhì)上這就不符合SMART原則的第一個S，它不具體。什么叫客戶滿意呀，什么叫增強(qiáng)信心呢？這些東西都是籠統(tǒng)的，我們必須要具體下來。比如說我們把剛才這個目標(biāo)改一下，怎么能改成具體呢？就是我們通過這次答謝會之后做的客戶滿意度調(diào)研，客戶的平均打分的滿意度超過90分，你看這就具體了。
第二個M叫可衡量，我們?nèi)魏我粋€目標(biāo)最后能不能達(dá)成一定要能夠衡量，一定要能夠評估它。比如說我們要做一個個人目標(biāo)，說明年我要多帶父母出去走一走，我要多陪陪孩子，你看這種目標(biāo)聽起來也沒錯，也挺好啊，但是它不可衡量。那把它變成可衡量的目標(biāo)是什么呢？就是比如說我每個月至少要回父母家吃四次飯，比如說我每周一定要抽出一天的時間陪孩子鍛煉身體或者是做功課。你看這就是可以衡量的。第三個A就是可實(shí)現(xiàn)的。我們很多人制定目標(biāo)的時候都是不切實(shí)際，好高騖遠(yuǎn)，那這個A就是要求你在制定目標(biāo)的時候一定是可達(dá)成的、可實(shí)現(xiàn)的。比如說很多人在制定明年目標(biāo)的時候，我明年要完成一次火星的探險(xiǎn)，對不起，你這個目標(biāo)就不符合第三個原則，它不可能實(shí)現(xiàn)。
第四個R代表什么呢？就是相關(guān)性，指你這項(xiàng)工作和你的工作的任務(wù)，和你工作的內(nèi)容和職責(zé)是緊密相關(guān)的。
最后一個目標(biāo)制定的原則就是T，就是要有時間限制。我們在整個的目標(biāo)當(dāng)中的話，都要考慮說，我是每個月還是每個季度，還是全年，一定要有個時間的限制，才可以衡量你這個目標(biāo)到底是不是能夠完成。
SMART原則是我們在整個的職場當(dāng)中制定所有的工作的目標(biāo)當(dāng)中必備的一個工具，任何一個人在寫什么工作周報(bào)、月度計(jì)劃、年度總結(jié)的時候，千萬不要忘掉了這個SMART原則。
SMART原則
S=Specific 具體的
M=Measurable 可衡量的
A=Attainable 可以達(dá)到的
R=Relevant 可以證明和觀察的（相關(guān)性）
T=Time-bound 有明確截止期限的
SMART原則即目標(biāo)管理，目標(biāo)管理是使經(jīng)理的工作變被動為主動的一個很好的手段，實(shí)施目標(biāo)管理不但是有利于員工更加明確高效地工作，更是為未來的績效考核制定了目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，使考核更加科學(xué)化、規(guī)范化，更能保證考核的公開、公平與公正，沒有目標(biāo)是無法考核員工的。
一、提請決策
制定好方案后，馬上把這個事情提請你的領(lǐng)導(dǎo)去做一個決策，領(lǐng)導(dǎo)可能會說這個事情可以做，這個事要修改
提請決策的三個維度
我們先來看提請領(lǐng)導(dǎo)決策第一個，關(guān)于方式。我們現(xiàn)在找領(lǐng)導(dǎo)做決策，無非就是這么幾個方式，比如說第一個，我們給他發(fā)個郵件。比如說第二個我們給他寫一個方案，打印出來放到他的辦公室桌面上。比如說第三個，我可能給領(lǐng)導(dǎo)打個電話。第四個，我可能給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)個短信或者是發(fā)個微信，成篇地介紹我們這個事情是什么，請領(lǐng)導(dǎo)做決策。當(dāng)然還有一種方式就是當(dāng)面跟領(lǐng)導(dǎo)做一個匯報(bào)，請領(lǐng)導(dǎo)做一個決策。這幾種方案都是我們在職場中常見的請領(lǐng)導(dǎo)做決策的方式，那大家覺得哪種方式可能是最合理或者是最有效、最高效的呢？我可以告訴大家一個原則，如果能當(dāng)面決策，不要電話決策；如果能夠電話決策，不要短信或者是微信決策；如果短信或微信決策，不要郵件做決策。大家遵循這個原則就可以了。為什么呢？其實(shí)我們現(xiàn)在的很多的職場中的領(lǐng)導(dǎo)的話，每天的工作的信息量是嚴(yán)重過載的，就是他每天要面對各種各樣復(fù)雜的信息、復(fù)雜的事情。這個過程當(dāng)中，你讓領(lǐng)導(dǎo)能夠踏踏心心地下來打開你的郵件，看著你那個上萬字的策劃方案，一條一條看下來，你認(rèn)為是可能的嗎？告訴各位，門兒都沒有。所以說最好的決策方式一定是當(dāng)著面要把這個方案講給他聽，只有這種方式的話，他才能深刻了解你這個方案的關(guān)鍵點(diǎn)在哪里，他才能夠集中注意力現(xiàn)場聽到你所有的好和不好，優(yōu)點(diǎn)和不足。只有這樣的話才能夠讓他快速的、高效的去做出這個判斷，告訴你行還是不行。所以說很多人為了說，我不愿意見領(lǐng)導(dǎo)，我一見領(lǐng)導(dǎo)什么腿就軟呢，我不希望跟領(lǐng)導(dǎo)來打招呼，這些事情都是你職場中的大忌。每一個要想做高效決策的話，你最好的辦法就是找到領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)面去匯報(bào)。
那第二個，提請領(lǐng)導(dǎo)決策的地點(diǎn)，我們也來判斷一下，在哪些地方更合適呢？比如說第一個方式你肯定是在領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，一般很多的公司的領(lǐng)導(dǎo)都有單獨(dú)的獨(dú)立的辦公室，你敲門進(jìn)去，在辦公室跟他做決策。當(dāng)然還有一種方式就是把領(lǐng)導(dǎo)請到某個會議室做決策。還有的是我們在食堂上遇到領(lǐng)導(dǎo)了，正在吃飯，我們跟領(lǐng)導(dǎo)一邊吃飯一邊做決策。還有就是領(lǐng)導(dǎo)正好在咖啡間、茶水間，正在倒咖啡或者是做咖啡，你說，抓個咖啡的時間，我們能不能跟領(lǐng)導(dǎo)做個決策？哪些地點(diǎn)更適合做決策呢？告訴各位，其實(shí)這里的核心原則就是一定要分清你自己的主場和客場的區(qū)別。比如說剛才提到了，你進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)的那個獨(dú)立的辦公室里，對你而言你就是客場，那個就是領(lǐng)導(dǎo)的主場，這就不是你的首選，或者是不是你的優(yōu)選。一般在領(lǐng)導(dǎo)的辦公室里的話，除了是領(lǐng)導(dǎo)的氣場之外，還會受到很多的打擾，比如說突然來個電話，比如說有人敲門要簽字，這些事也是司空見慣的，很容易打擾領(lǐng)導(dǎo)聽你匯報(bào)的所有的思路和邏輯，所以說在領(lǐng)導(dǎo)的辦公室并不是最好的方式。而且領(lǐng)導(dǎo)一般來說在辦公室里的話，他最大的需求就是怎么樣能夠快速地把你打發(fā)走，這是領(lǐng)導(dǎo)在辦公室里面對所有下屬最根本的一個需求。所以這種前提下的話，決策一定不是高效的。如果是在食堂或者是咖啡間呢，雖然也不是領(lǐng)導(dǎo)的主場，但是也不是你的主場。而且在那個過程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)通常來說，他是本來就想做放松的，本來就想清空大腦的，結(jié)果你非要湊上去跟他談?wù)勥@個事情，讓他做個決策的話，其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)要集中注意力的話，仍然要花很大的力氣。所以說最理想的決策地點(diǎn)反而是在會議室。有人說會議室也不是我的主場了，錯，如果你能把領(lǐng)導(dǎo)請到會議室里，會議室里就是你的主場。為什么呢？比如說你在會議室，你可能有PPT，你可以準(zhǔn)備好相應(yīng)的一些文件呢，或者是什么茶點(diǎn)呢，或者是你自己的團(tuán)隊(duì)人員。你把這些都精心地準(zhǔn)備好之后，領(lǐng)導(dǎo)到了會議室就是進(jìn)入到了你的主場，而且通常來說領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)會議室，他都是有期望。什么叫期望？就是他知道今天是來開會的，他知道今天要把某件事要定下來，他有這些期待之后的話，他在會場就能夠集中注意力，集中精力高效地去跟你做決策。
那第三個決策的選擇，就是我們用什么時間點(diǎn)來選擇。比如說我給大家舉三個選擇，A，領(lǐng)導(dǎo)剛剛罵完人，要不要去找他做決策？B，領(lǐng)導(dǎo)剛剛獲得一個大獎，要不要請他做決策？C，領(lǐng)導(dǎo)正準(zhǔn)備接待市長，市長還有5分鐘就到了，領(lǐng)導(dǎo)正在樓下等著呢。那你說，A、B、C這三個時間點(diǎn)，你應(yīng)該選哪個時間點(diǎn)做決策呢？那當(dāng)然毋庸置疑，一定選擇那個B嘛，領(lǐng)導(dǎo)剛剛獲獎，心情最好的時候做決策，這個仍然是最高效的。那這也符合心理學(xué)的原則，說領(lǐng)導(dǎo)剛罵完人，正在憤怒的頭上，其實(shí)他所有的注意力并不在你這個事情，他可能還會遷怒于你。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)正在接待市長，馬上就來了，他所有的注意力全在市長身上，他怎么可能分精力來跟你做決策呢？所以說在選擇時間上仍然是有技巧而言。
提請領(lǐng)導(dǎo)決策的話，綜合最后的三句話，就是第一個，面對面匯報(bào)優(yōu)先；第二個，自己的氣場優(yōu)先；第三個，領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)優(yōu)先。
一、精細(xì)執(zhí)行
把方案做一個具體的任務(wù)的分解，可能很多的工作不是由你一個人完成的，是需要有一個小團(tuán)隊(duì)來具體完成每一項(xiàng)工作，那你就需要把這個具體的每一個工作來不斷地分解下來，交給團(tuán)隊(duì)的每一個人具體地去分工、執(zhí)行，然后日常做一些檢查，這就是精細(xì)執(zhí)行。
那在這個步驟當(dāng)中的話，給大家介紹一個工具叫WBS工作分解法。WBS是項(xiàng)目管理中常見的一種工具，綜合來說的話，如果你要做工作分解的話，就是把工作任務(wù)分解到不能分解為止（讓執(zhí)行者知道自己要干什么）
高效執(zhí)行當(dāng)中給大家介紹三個小經(jīng)驗(yàn)，第一個經(jīng)驗(yàn)就是一定要做書面的分解。很多人在做一些工作當(dāng)中，他不落實(shí)到紙面，他只開個會，自己說了一個多小時，說得很high，你看起來大家拿著本在記，我告訴各位，你的信息衰減非常的可怕。你可能過了幾天，你都會說，我在會上不都說了嗎，你為什么還沒做呢？告訴各位，這就是常態(tài)。所以說第一個經(jīng)驗(yàn)，可能是任何一個特別小的事情，你都要給它落實(shí)到紙面上，落實(shí)到具體的WBS分解的那個工作表上。
第二個經(jīng)驗(yàn)就是一定要開一個關(guān)于這個事情的各種各樣的會議，會議這個事情是解決你項(xiàng)目精細(xì)執(zhí)行中非常有效的一個方法。很多人會討厭開會，其實(shí)錯了，在精細(xì)執(zhí)行過程當(dāng)中，你每一個任務(wù)的分解，布置工作，到每一個具體工作的檢查，其實(shí)全都是通過會議來完成的。而且在會議當(dāng)中，你可以光明正大的要求所有人來檢查工作。但是日常當(dāng)中，你一個一個做溝通的話，第一個浪費(fèi)時間，第二個很重要的，就是你們之間不能做到信息同步，只有在會議上才能把剛才這個問題全部都能夠解決。
當(dāng)然還有個第三個經(jīng)驗(yàn)，就是落實(shí)到每一個人，以人為核心來分解每一個工作，這是最有效的一個保證不漏項(xiàng)。很多人分工作的時候會說到，這項(xiàng)工作小王和小李你們兩個人負(fù)責(zé)，千萬不要出現(xiàn)這種情況。只要有兩個人、三個人同時負(fù)責(zé)一項(xiàng)工作，告訴各位，這個事就沒有人負(fù)責(zé)，只有一個人才能對這個事情來負(fù)責(zé)。
注：WBS=Work Breakdown Structure=工作分解結(jié)構(gòu)
二、總結(jié)復(fù)盤
執(zhí)行結(jié)束之后，比如說這個任務(wù)做得很成功，在結(jié)束的瞬間你是不是認(rèn)為這個任務(wù)就結(jié)束呢？沒有，我們的工作的最后一個步伐就是復(fù)盤總結(jié)。整個的這個會議結(jié)束之后，團(tuán)隊(duì)和領(lǐng)導(dǎo)一定要坐在一起把這件事情認(rèn)真地做一個復(fù)盤，看看我們做的好在哪里，不好在哪里，未來如果我們還要做這種答謝會的話，如何去做改善
總結(jié)復(fù)盤四步法
這四步法是什么呢？分別是第一步叫回顧目標(biāo)，第二步叫評估結(jié)果，第三步叫分析原因，第四步叫總結(jié)規(guī)律。我們分別打開看一下。
什么叫回顧目標(biāo)？你看我們做一個項(xiàng)目或者任務(wù)，做工作總結(jié)的時候，很多人上來就先做一堆感謝，其實(shí)這不是一個好的工作的方法。你上來應(yīng)該是先回到我們做這項(xiàng)工作的初心是什么，帶領(lǐng)大家做一個目標(biāo)的回顧。說白了就是兩個東西：第一個當(dāng)時我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情，當(dāng)時你的策劃案中的那個Why是什么；第二個回顧一下當(dāng)時我們要達(dá)成的目標(biāo)，或者確定的里程碑是什么，就是當(dāng)時你在方案中寫那個What。為什么要做這么一個東西呢？這就是我們做總結(jié)復(fù)盤最終的那個標(biāo)桿。這個事情做得好還是不好，你千萬不要以說，哪個領(lǐng)導(dǎo)很高興，某個大領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出了一個短信說很贊賞，覺得很贊，這些東西都不是你工作的標(biāo)準(zhǔn)。你的標(biāo)準(zhǔn)只能回到這項(xiàng)工作的初衷，你的初心是什么，這就是我們做工作的目標(biāo)回顧的價(jià)值。
回顧好了之后，第二個步驟就是要評估結(jié)果，你看為什么叫評估結(jié)果呢？就是和我們的目標(biāo)，當(dāng)時的標(biāo)桿立在那里，我們?nèi)ジ鰝€對比，和目標(biāo)相比我們的工作的亮點(diǎn)是什么，我們工作的不足是什么，這就叫評估結(jié)果。用兩個英文單詞來代表的話，就是工作亮點(diǎn)就是highlights，工作不足就是lowlights。我們和目標(biāo)相比，最后的結(jié)果和當(dāng)時的目標(biāo)相比好在哪，不好在哪里，這是總結(jié)復(fù)盤的第二個步驟。
第三個步驟叫分析原因。那好了，我們已經(jīng)有了一些工作的亮點(diǎn)，也有一些工作的不足，那我們接下來第三步就要分析原因是什么，那這個原因一定要分析出兩大部分，每一個部分下面又分出兩小部分。比如說關(guān)于亮點(diǎn)的部分，我們可以來分析成功的因素是什么。這里也分出兩小部分，分別是主觀原因是什么，客觀原因是什么
好，以上就是高效工作五步法，我們簡單做一個回顧
任何一個工作開始之前，首先要做需求的挖掘，這項(xiàng)任務(wù)發(fā)出者他們到底想做什么，他們想達(dá)到什么樣的目的。
第二個步驟就是要制定方案，根據(jù)客戶或領(lǐng)導(dǎo)的需求制定針對性的解決方案，方案當(dāng)中給大家介紹幾個小的工具和方法。制定好方案之后
第三個部分我們要來做提請決策，讓發(fā)出這個人能夠確認(rèn)你這個方案，確認(rèn)你這個戰(zhàn)略地圖。
第四個步驟就是要做精細(xì)執(zhí)行，把每一項(xiàng)工作具體落實(shí)到具體的表上，我們給大家介紹了，有人，有時間點(diǎn)，有三級的分解。
最后一個步驟，工作全部結(jié)束之后，我們自己的團(tuán)隊(duì)要做一個總結(jié)的復(fù)盤，看看我們和目標(biāo)相比好在哪里，不好在哪里，原因是什么，我們未來總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律分別是什么。
這就是一個工作五步法的一個閉環(huán)的循環(huán)。
