日常工作中，大量使用電子文檔。我喜歡分類清楚、條理清晰的電子文檔，擺脫亂如麻的工作狀態(tài)。

一般電子文檔我會(huì)采用兩種分類，一種是按工作內(nèi)容分類，一種是按工作時(shí)間分類，兩種分類交叉使用。多次重復(fù)做的同類工作，采用工作內(nèi)容分類，相同工作都放在一起。先按工作內(nèi)容建文件夾，然后再按時(shí)間建子文件夾，比如“教學(xué)”文件夾里面再建“2020年”、“2021年”等子文件夾。偶爾做的一次性工作，采用工作時(shí)間分類，可以按年份建立文件夾，同一年做的工作都放在一個(gè)文件夾。比如建一個(gè)“2021年”的文件夾，把2021年做的單次工作都放在里面，再按照工作內(nèi)容建子文件夾。這樣方便回顧一年的工作，寫年終總結(jié)也不發(fā)愁。

文檔名稱我習(xí)慣在名稱之前加上時(shí)間，即年月日，標(biāo)明文檔完成的時(shí)間，比如“2021.3.24工作總結(jié)”。文檔一般會(huì)按照名稱自動(dòng)排序，這樣也就是按時(shí)間先后排序的，一目了然，以后要查找某項(xiàng)工作會(huì)非常方便。

工作任務(wù)如果要上交電子文檔，沒(méi)有特殊要求時(shí)，我都會(huì)在文檔名稱后面加括號(hào)，寫明單位和姓名，文檔名稱前面依然有完成日期。這樣方便接收者整理。因?yàn)榻蝗蝿?wù)的人多，如果文檔名稱都一樣，接收者還要一個(gè)個(gè)編輯文檔名稱。所以自己備注完整，盡量少給他人增添麻煩。

電腦桌面我一般只放正在做的工作內(nèi)容，盡量減少文件數(shù)。一旦完成，就放進(jìn)D盤或E盤等相應(yīng)的區(qū)域去了，每項(xiàng)工作內(nèi)容指定固定地方存放。雜亂無(wú)章、密密麻麻的桌面，無(wú)形中會(huì)增加許多壓力，查找文件也不方便，影響工作效率。反之，干凈整潔、簡(jiǎn)單明了的桌面，令人心情愉悅，有助于提高工作效率。

一項(xiàng)工作如果比較復(fù)雜，流程較多，完成后，我會(huì)寫個(gè)簡(jiǎn)單的流程，注意事項(xiàng)和存在的問(wèn)題都會(huì)備注下，日后再做此類工作就非常方便。各類工作內(nèi)容盡量保存電子版，方便以后查看。

定期清理過(guò)期、無(wú)用的文件。比如一項(xiàng)工作完成后，我會(huì)及時(shí)刪除許多過(guò)程材料、多次修改稿等，保留最終版本，文檔名稱也要備注清楚。否則時(shí)間長(zhǎng)了，可能混淆不清。

電子文檔要做好備份。

整理得當(dāng)?shù)碾娮游臋n有助于我們理清思路，理順工作，工作起來(lái)更加得心應(yīng)手、事半功倍。