參考書籍：《搞定I：無壓的工作藝術(shù)》
背景
你有沒有遇到過這種情況？很多事情在腦海中飛來飛去，你盡力想把它們都抓住，可就是還感覺有什么遺漏：明明今天有2件很重要的事情要完成，可你就是想不起來；老板突然扔過來的報告讓你的工作又陷入了慌亂……
工作、生活、家庭、相關(guān)重要時間節(jié)點(diǎn)，這些都糾纏在一起。每天睡覺前總是有焦慮感，感覺還有事情沒有做完。
如果你也有這樣的困擾，或者已經(jīng)知道GTD但還苦于如何運(yùn)用，這篇文章希望可以給你一些啟發(fā)。
合理的GDT的意義：心中不記事，未來不操心，一切只要把握現(xiàn)在，專注完成現(xiàn)在的事情，最大限度減少雜念對你生活、工作的影響和干擾。
介紹
GTD（Getting Things Done），是一套協(xié)助完成任務(wù)的方法論，分為2種管理工作方法：
橫向管理工作方法：適合用來日常工作管理、整理工作計劃。
縱向管理工作方法：適用于一些相對復(fù)雜和棘手的工作（需要集中力量突破，還需要經(jīng)歷不同的處理步驟）。
GTD 方法將包含了多個步驟的復(fù)雜工作定義為項(xiàng)目（項(xiàng)目往往是工作日程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)）。
GTD的核心理念：
思考和記憶其實(shí)不是同時完成的。對我們的大腦來說，如果要保持強(qiáng)大的思考能力，去應(yīng)對工作任務(wù)，就應(yīng)該讓大腦盡可能不要同時面對記憶任務(wù)。當(dāng)你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時候，你要么就是會不時地想起它而影響現(xiàn)在的工作，要么就是會忘記了去做。
只有將心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無旁騖地做好目前的工作，提高效率。
即，GTD通過將所有的這些事都羅列出來再進(jìn)行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個管理體系中。
橫向管理工作方法：
核心：隨時收集、定期整理、組織、回顧、執(zhí)行。
縱向管理工作方法：
核心：定義目標(biāo)與原則、設(shè)定預(yù)期結(jié)果、頭腦風(fēng)暴、組織整理、執(zhí)行。
橫向管理工作方法
關(guān)鍵步驟
隨時收集：把在許多各種操心、要解決的事情全部寫下來，讓心里徹底清空。包括但不限于：
- 你必須做的（如工作要交的報告、具體的工作）
- 想去嘗試的（如徒步、蹦極）
- 想去實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)（如減肥、財務(wù)自由）
- 心血來潮的小念頭
定期理清：審視這些事情的重要緊急程度和復(fù)雜程度，做出“立刻做、委托別人做、延期之后做、分拆到某天做、舍棄不做”的決定。
因?yàn)檎硇枰ㄙM(fèi)比較多的時間，所以建議固定時間（不要在睡前）做這樣的事情。
安排：把委托、延期、分拆后的事項(xiàng)進(jìn)一步處理，做好分類，設(shè)定好開始、截止時間，這樣可以在特定的地點(diǎn)和時間告訴你該做什么。
- 具有截止日期的重要的事情：在需要做的時間再提醒我，不擔(dān)心會忘記從而造成問題，例如信用卡未及時還款而造成逾期，影響個人信用記錄；到公司只考慮在公司能完成的事情，到家只考慮在家能完成的事情，不需要把暫時無法完成的事情放在心里，加深自己的焦慮；
- 延期：把不需要立刻做的事情推遲到需要開始做的日期；
- 對于未來要實(shí)現(xiàn)的，已經(jīng)拆解到了每天的任務(wù)中，每天做完就可以一步步到達(dá)目標(biāo)。
回顧：每天、每周要定期花時間去校準(zhǔn)任務(wù)信息?？纯礇]完成的這些任務(wù)還要不要做，要不要延遲，要不要繼續(xù)拆解。讓這些任務(wù)的信息保持有效，才能保證后續(xù)這些任務(wù)可以被安排并執(zhí)行。
執(zhí)行：根據(jù)任務(wù)所需的條件（情景、時間、經(jīng)歷）以及任務(wù)的重要性、有關(guān)信息，選擇合適的任務(wù)，并及時行動。
GTD實(shí)際使用
因?yàn)槲覀冃枰ㄆ谡砘仡櫼恍┤蝿?wù)，所以，在GTD中一般會有任務(wù)周期的概念。
以一個星期為一個周期，時間段的劃分依據(jù)個人的工作習(xí)慣即可。
每周的開始
我個人習(xí)慣在星期天早上做重要的事情，下午干雜活，晚餐后準(zhǔn)備總結(jié)。
那么，對我來說，晚餐以后的時間我可以根據(jù)GTD來考慮：
- 回顧：本周工作
- 安排：查看下周的空余時間、安排下周要完成的任務(wù)
回顧
回顧本周工作有哪些沒來得及完成，考慮如何安排。
沒完成的一般都是不緊急的事情，或者是進(jìn)展不佳的任務(wù)。
對于這些任務(wù)，要么：
- 提高優(yōu)先級下周早點(diǎn)完成；
- 任務(wù)太大沒法做完，要拆解的再細(xì)致些；
- 沒有那么重要，要果斷舍棄。
安排
把下周需要完成的事、可以做的事安排到具體日期里。
除去日?；顒樱ǔ燥垺⑦\(yùn)動、通勤、休息）以及現(xiàn)有的任務(wù)安排（例如溝通、會議、面試等），剩下的才是空余時間，在這些時間里，去分配要做的工作。
建議結(jié)合日常管理有關(guān)APP進(jìn)行，跨平臺（Windwos+MAC+IOS+Android）的方案可以用：主流電子郵箱的ExChange服務(wù)實(shí)現(xiàn)。
是否使用“日程管理”來安排事項(xiàng)，效果高下立判。
明確起止時間的事件：放在日歷里面，比如會議。到點(diǎn)就執(zhí)行。
空余時間：在任務(wù)清單中找出高優(yōu)先級的任務(wù)，雷打不動去執(zhí)行，確保每個任務(wù)不被打斷。
考慮到產(chǎn)品工作溝通的特殊性，我在日歷上安排時間時，一般會安排一個小時的時間給一個番茄，這樣如果中途有事，可以及時處理，同時可以保證番茄的可完成。如果沒有打擾，那就在一個番茄后，繼續(xù)進(jìn)入下一個番茄，如果可以盡早完成當(dāng)日工作，就有時間去做其他的事情。
在安排下一整周的工作內(nèi)容時，因?yàn)闀r間過長，所以并不是太細(xì)致。但是對于下周一的工作內(nèi)容是可以具體安排，這也是下面所說的
同時，將完成的任務(wù)記錄到每日小記中，寫上有關(guān)的想法、反思以及任務(wù)用時，以方便每日回顧
每天晚上上安排次日的工作：
- 安排第二天的一些日程
- 從GTD清單中安排高優(yōu)先級的任務(wù)，方便第二天執(zhí)行。
工作日流程
到了周一，在這新的一周的每個工作日里，我一般是通過下面幾個手段來保證任務(wù)的完成：
- 番茄鐘工作法完成任務(wù)
- 對新任務(wù)先分類再處理
- 每晚回顧、安排明日的工作
- 回顧今天的日程
- 清理收件箱（inbox）
- 對工作內(nèi)容進(jìn)行校準(zhǔn)、排期
番茄鐘：完成每日任務(wù)
按照番茄工作法，消化解決安排到今天要做的事。
番茄工作法是為了聚焦精力進(jìn)入工作，適應(yīng)一段時間養(yǎng)成習(xí)慣后，不開番茄也可以，工具不是必須，完成任務(wù)才是最終目的。
在早上到達(dá)辦公室后，我會按照日歷中的安排開始當(dāng)天的工作，在規(guī)定的時間內(nèi)盡可能完成既定的工作內(nèi)容。
我采用的是番茄工作法，一個任務(wù)給到25分鐘聚焦去解決一個問題，達(dá)到規(guī)定的產(chǎn)出，之后休息5分鐘，繼續(xù)下一個25分鐘番茄任務(wù)。如果在番茄任務(wù)計時中，被打斷去開會、去做其他的事情，那這個番茄任務(wù)就舍棄掉，不能繼續(xù)計時，也不能算完成一個番茄。等到你任務(wù)重新開始的時候，開始一個新的番茄任務(wù)。
番茄工作法會遇到的一些問題：
- 給任務(wù)所設(shè)的番茄數(shù)過少？這種情況下，繼續(xù)加番茄完成任務(wù)，完成后記錄一下實(shí)際真實(shí)番茄數(shù)，后續(xù)評估的時候就有經(jīng)驗(yàn)了。
比如：編寫分享某些知識的文章，我開始設(shè)定了2個番茄，但實(shí)際花了差不多5個番茄。此后，我再做分享時，就知道要給到多少的工作量。
- 什么樣的打斷要舍棄一個番茄，重新開始計時？這個打斷不是眼睛瞄瞄其他網(wǎng)頁就算的，應(yīng)該是打斷了思路的程度，思路停止了1分鐘以上的可以算是打斷，應(yīng)該要重新開始番茄。
要能夠在當(dāng)天完成既定的工作內(nèi)容，就要求我們對排進(jìn)來的工作任務(wù)有2個要求：
- 安排的工作內(nèi)容，要有必須完成的和可以延后的進(jìn)行搭配，這樣遇到突發(fā)情況的時候，優(yōu)先保證必須完成的事項(xiàng)。
- 因?yàn)闀r間有限，所以安排進(jìn)來的工作是最重要的事情，這要求你對事情的輕重緩急有清醒的認(rèn)識，可以按照重要緊急分為4個象限。
新任務(wù)：先分類再處理
在工作中，每天會有不在安排中的新任務(wù)會需要處理，對于這種打擾要承認(rèn)，這是不可避免的一件事，所以要去思考如何在盡量不打擾今日工作安排的情況下，來接受新任務(wù)。
GTD的方法，先分類再處理：接到不在安排中的新任務(wù)時，
- 如果是5分鐘內(nèi)能處理完的，直接處理掉；
- 如果是今天要開始或解決的，重新排定今日日歷，給這個任務(wù)分配時間；
- 如果是可以延后的，僅放GTD收件箱中，等到晚上再安排。
每晚回顧、安排明日工作
每個工作日晚上，我會做3件事來結(jié)束今日的工作。
- 回顧今日的日程表，沒有完成的繼續(xù)延期、拆解、舍棄。
- 第二是清理任務(wù)收件箱。及時對任務(wù)收件箱的任務(wù)進(jìn)行拆分排期。如果這個任務(wù)需要幾天才能做完，或者有需要別人的配合，那這個任務(wù)就是一個項(xiàng)目，對于項(xiàng)目要分拆具體可執(zhí)行的。
任務(wù)拆解我再舉一個例子：別做口頭上的學(xué)習(xí)者——如何學(xué)習(xí)某個具體技能
任務(wù)需要拆解，但不需要拆解過細(xì)，只要拆解到能夠執(zhí)行的步驟即可。
- 對安排的工作內(nèi)容進(jìn)行校準(zhǔn)、排期。
日歷校準(zhǔn)的難點(diǎn)：
確認(rèn)的會議要盡早安排并通知，越提前越好，比如項(xiàng)目流程中各種會；
承諾的交付時間是我感知別人工作進(jìn)度很重要的一點(diǎn)，承諾的時間要再精準(zhǔn)一些，有變動的時候一定要及時溝通。
與周末的定期回顧類似，但是在具體的工作日的時候，可能會增加新任務(wù)、新會議，擠掉原本屬于自己的時間，對于優(yōu)先級高的任務(wù)和會議，還是優(yōu)先給到時間排期。
及時更新自己的日歷，被安排新任務(wù)時，打開日歷表，就可以知道新任務(wù)我大概可以完成的時間是什么時候，避免因?yàn)閬y承諾，在時間節(jié)點(diǎn)無法給到交付物的情況。另外當(dāng)有重要的事情插進(jìn)來，影響了原先承諾的交付物產(chǎn)出時間時，要第一時間跟交付人溝通情況。
縱向管理工作方法
運(yùn)用橫向管理方法整理工作計劃的時候，有時會遇到一些相對復(fù)雜和棘手的工作，需要集中力量突破，還需要經(jīng)歷不同的處理步驟。GTD 方法將這種包含了多個步驟的復(fù)雜工作定義為項(xiàng)目，項(xiàng)目往往是工作日程中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。縱向管理工作方法就是為了解決這類項(xiàng)目的。
縱向管理工作方法，也稱為：自然計劃法。
定義目標(biāo)和原則
既要弄清楚這個工作項(xiàng)目所要達(dá)到的目標(biāo)，也要明確在處理這項(xiàng)工作項(xiàng)目的過程中，你所遵循的原則和價值底線。
“我希望完成xx，并且不希望xxx發(fā)生。”
展望結(jié)果
描繪前景。工作項(xiàng)目成功之后，將會是一幅什么樣的景象，應(yīng)當(dāng)在大腦里清楚勾勒出來，而且能用語言清晰描述出來。
頭腦風(fēng)暴
有了目標(biāo)和未來成功的景象，在足夠放松的狀態(tài)下，大腦就開始自動運(yùn)轉(zhuǎn)，產(chǎn)生一個一個的想法，這就是頭腦風(fēng)暴。人們發(fā)明了很多技巧和工具，幫助大腦在頭腦風(fēng)暴中更好地捕捉創(chuàng)意思維的成果，比如這幾年我們耳熟能詳?shù)乃季S導(dǎo)圖。
不過，比選擇工具更重要的，是在頭腦風(fēng)暴的過程中應(yīng)當(dāng)足夠放松，給思維延展留下充分的空間。一開始主要追求數(shù)量，不要太在意質(zhì)量，不要對自己的想法過早給予評判和質(zhì)疑，要努力打破常規(guī)和思維定式。
組織整理
要明確項(xiàng)目的關(guān)鍵，將推動項(xiàng)目成功所需的條件整理分類，然后把獲得的成果分門別類，在每一類別內(nèi)部進(jìn)行評估，形成最佳方案。
貫徹行動
要根據(jù)確定的方案，妥善分配資源，努力堅持，直到成功。
例子
《搞定I：無壓的工作藝術(shù)》作者給出了一個安排飯局的例子。
定義目標(biāo)和原則：假設(shè)我們要準(zhǔn)備出去吃飯，原始的動機(jī)是什么？可能是因?yàn)轲I了，或者是朋友之間的社交活動等等，我們的動機(jī)就是我們的目標(biāo)；
展望結(jié)果：目標(biāo)確定之后，我們的腦海里出現(xiàn)了這個飯局的情景，在一家金碧輝煌的商務(wù)餐廳，和朋友一邊碰杯一邊交談，這就是我們的前景和展望。
頭腦風(fēng)暴：如果我們認(rèn)同這種展望，我們的大腦就開始自然而然地開動起來思考一些問題，應(yīng)該選擇中餐還是西餐，餐廳的環(huán)境好不好，選定的餐廳會營業(yè)到幾點(diǎn)，人多不多，要不要預(yù)定，應(yīng)該穿什么衣服，天氣怎么樣等等。這個時候，我們就已經(jīng)進(jìn)入了頭腦風(fēng)暴的階段。
組織整理：當(dāng)我們的頭腦被細(xì)節(jié)和想法填滿之后，接下來的工作就是組織整理，比如，地點(diǎn)選擇，時間安排，流程和細(xì)節(jié)，再將頭腦風(fēng)暴的成果分門別類地進(jìn)行歸納整理，通過評估形成方案。
貫徹行動：此時，我們就需要開始行動了，拿起電話預(yù)定餐廳，聯(lián)系朋友，確定行程，最后收獲一個成功的飯局。
