需求是整個軟件項目的最關(guān)鍵的一個輸入。需求文檔作為客戶和開發(fā)人員、開發(fā)人員之間進行交互的文檔，它將系統(tǒng)的需求進行了“固化“，是需求的載體，其作用至關(guān)重要。
對需求可以從2個方面來描述，一個方面是對客戶現(xiàn)行系統(tǒng)的描述，另一個方面是對未來的設(shè)想?？傊疅o論從哪個方面描述，構(gòu)成信息管理系統(tǒng)主要包括4個基本要素：用戶角色、業(yè)務(wù)流程、需求功能、界面原先。
? 從用戶（組織結(jié)構(gòu)）角度，主要關(guān)注流程，通過流程將其他幾個要素貫穿起來，需求分析人員也應(yīng)該從這個角度與客戶溝通。
? 從開發(fā)者角度，主要關(guān)注數(shù)據(jù)、商務(wù)規(guī)則（處理規(guī)則）與功能，以便系統(tǒng)的實現(xiàn)
? 從實施者角度，主要關(guān)注組織結(jié)構(gòu)（用戶）與功能，以便系統(tǒng)的發(fā)布與實施
一、要素（1）——用戶角色
a) 即組織結(jié)構(gòu)關(guān)系，包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置、崗位職責等。樹形組織結(jié)構(gòu)圖（圖3）是描述組織結(jié)構(gòu)的一種常用方法。
b) 組織結(jié)構(gòu)圖，可用來理厘清各部門之間的領(lǐng)導關(guān)系，每個部門內(nèi)部的人員配備情況以及職責分工等；它是劃分系統(tǒng)范圍、進行系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃的基礎(chǔ)
c) 在組織結(jié)構(gòu)圖中，應(yīng)將用戶的組織結(jié)構(gòu)逐層詳細描述，每個部門的職責也應(yīng)進行簡單描述。
d) 組織結(jié)構(gòu)是用戶業(yè)務(wù)流程與信息的載體，對分析人員理解業(yè)務(wù)、確定系統(tǒng)范圍具有良好的指導作用，取得用戶的組織結(jié)構(gòu)圖，是需求獲取的基礎(chǔ)工作之一。
用戶環(huán)境中的崗位或角色，和組織結(jié)構(gòu)一樣，是分析人員理解業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，也是分析人員提取對象的基礎(chǔ)。每個崗位可以進行詳細描述，建議采用表格的形式，參考表3
二、要素（2）——業(yè)務(wù)流程
a) 要有一個總的業(yè)務(wù)流程圖，包含哪些流程，流程之間的關(guān)系,將各種業(yè)務(wù)之間的關(guān)系描述出來每個流程包括哪些活動，每個活動涉及的崗位。
b) 對業(yè)務(wù)流程圖進行詳細地描述，使業(yè)務(wù)流程與部門職責結(jié)合起來
c) 繪制業(yè)務(wù)流程圖的過程，實際是作業(yè)流程條理化的過程
d) 業(yè)務(wù)流程圖形象直觀，易于和用戶交流，易于項目組內(nèi)部交流，可以作為培訓實施人員與技術(shù)服務(wù)人員的文檔
e) 業(yè)務(wù)流程圖中還可以附加一些文字說明，如關(guān)于業(yè)務(wù)發(fā)生的頻率，意外事故的處理，高峰期業(yè)務(wù)頻率等，不能在業(yè)務(wù)流程圖中描述出的內(nèi)容，需要用文字進行詳細描述
三、要素（3）——功能需求
a) 將需求描述完整、準確、易于理解即可，描述的方式可以采用文字方式、語言加圖形等方式
b) 對于功能需求比較復雜的系統(tǒng)（如超過10個功能項），可以先描述一個概要，對簡單的系統(tǒng)可以直接進行詳細描述
c) 對于用戶的功能需求要進行分類，分類的方法應(yīng)便于用戶的理解，如按照用戶部門設(shè)置情況描述每個部門的需求，如下是分類方法舉例
i. 按部門分類：如采購科、銷售科、計劃科、生產(chǎn)車間、財務(wù)科、統(tǒng)計科、總經(jīng)辦等
ii. 按照功能類型分類：如單據(jù)錄入、單據(jù)審核、單據(jù)查詢、記賬、賬本查詢、統(tǒng)計報表、系統(tǒng)維護等。
d) 對功能需求的分類在不同層次可以采用不同的方法
e) 對每一項功能應(yīng)有一個功能編號，以便與功能規(guī)格說明書中的編號對應(yīng)，對每一項功能的描述應(yīng)指明輸入（Input）、處理方法（Process）、輸出（Output）及對此項功能的其他要求，還應(yīng)注明使用此功能的崗位。對系統(tǒng)管理員要求的特殊功能可以在此注明，非特殊要求可以在需求規(guī)格書中詳細描述。如用戶權(quán)限可分級，要有操作日志等。
f) 對具體功能需求采用Use Case 的描述方式也是一種常用的方法，參加表4
g) 功能需求與性能需求是密不可分的，籠統(tǒng)的性能需求沒有任何意義，必須具體到某項功能需求上來
四、要素（4）——界面原型
a) 捕獲需求的一種有效方法，幫助用戶深入細致的思考需求
b) 若時間允許，可將界面原型與數(shù)據(jù)庫表，字段連接起來在，真正做出系統(tǒng)雛形，即快速原型法
