話說我們的小T同學(xué)剛接手預(yù)算工作的那一天，簡直被工作折磨得焦頭爛額。
(預(yù)算工作詳見：如何做好企業(yè)財務(wù)工作（二）——預(yù)算)
每個月，她需要統(tǒng)計所有部門的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、剩余預(yù)算數(shù)據(jù)，對于超時間進(jìn)度的部門費用進(jìn)行預(yù)警，對于長期未啟動的部門預(yù)算進(jìn)行通告，避免年底扎堆報賬。
這個事兒本身不是太難，難點在于全是手工工作。由于公司沒有預(yù)算系統(tǒng)，小T同學(xué)每次都需要手工統(tǒng)計所有部門的預(yù)算執(zhí)行情況，由此出現(xiàn)了兩個問題。
一是，每次手工統(tǒng)計兩個維度，縱向維度到各費用類型、橫向維度到各業(yè)務(wù)部門，非常復(fù)雜，容易出錯。
二是，由于手工統(tǒng)計預(yù)算只能在事后反映預(yù)算的執(zhí)行情況，難以在費用報銷時進(jìn)行剛性控制，沒有剛性控制的手段，預(yù)算本身就流于形式了。
用手工的形式干了大半年，到了九月中下旬，公司領(lǐng)導(dǎo)通知，9月底啟動來年的預(yù)算編制工作，十一國慶期間需要加班，這對小T來說簡直是個噩耗。
晚上回到家，老公在家等著，“喲，T總回來啦，咱們合計合計國慶去哪兒玩？三亞好不好？去吃海鮮去?！?/p>
“玩兒鬼了，得加班編預(yù)算。我現(xiàn)在每天已經(jīng)忙死忙活的，整理統(tǒng)計所有部門預(yù)算，這不3季度快結(jié)束了，好幾個部門的費用超季度預(yù)算了，我還在一個個通知溝通呢。今天又來一個噩耗，國慶期間加班編明年的預(yù)算，整個假期沒了?！?/p>
“你用手工編的？為何不通過系統(tǒng)進(jìn)行控制？我們公司的預(yù)算剛上系統(tǒng)，所有超預(yù)算的費用，直接在系統(tǒng)中就卡死不讓發(fā)起報銷?！?/p>
“這是個好主意，我也去建議領(lǐng)導(dǎo)搭建一個系統(tǒng)，能省好多事兒呢?！毙有些興奮。
第二天，小T就去找部門領(lǐng)導(dǎo)。部門領(lǐng)導(dǎo)覺得思路很不錯，就請小T起草一份項目計劃書，把預(yù)算系統(tǒng)單獨做成一個項目，由小T牽頭整個項目。
“啥？項目計劃書？沒寫過啊”能夠牽頭一個項目讓小T有些興奮，但由于之前沒有接觸過項目流程，小T心里還是開始打鼓。
部門領(lǐng)導(dǎo)看出了小T的困難，“沒事，我找人幫你”。
部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)了技術(shù)開發(fā)部，對方委派了一名項目經(jīng)理，共同推進(jìn)項目的開展，在這位項目經(jīng)理的幫助下，小T開始編寫項目計劃書。
項目計劃書的模板，網(wǎng)上有很多，我這里不贅述，但我想從公司領(lǐng)導(dǎo)角度談三個要點。即對于公司領(lǐng)導(dǎo)而言，他們想看的項目計劃書應(yīng)該包含哪三個要點。
第一個大問題：為何要做這個項目？要解決什么問題？有幾個解決方案？為什么是你建議的這個？
公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的第一類問題，就是立項的原因。人在本質(zhì)上，都更愿意安于現(xiàn)狀，所以立項工作就是需要有充分的理由說服公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行改變。
在這個環(huán)節(jié)中，項目發(fā)起人必須清楚地描述項目實施的背景，主要寫宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、微觀企業(yè)發(fā)展的情況，在這樣的背景下，引出企業(yè)發(fā)展的困難和問題。
針對上述困難和問題，給出解決方案，即本項目實施的意義：解決困難和問題。并在該部分列舉幾個可選方案，然后進(jìn)行優(yōu)劣分析，給出自己的建議。
第二個大問題：要花多少錢？預(yù)期的收益如何覆蓋成本？資金來源是什么？
公司領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)心錢的問題，最好不花錢，如果要花錢，也必須花在刀刃上，獲得的收益必須大于成本，才能得到支持。
所以，在這個環(huán)節(jié)，項目發(fā)起人首先必須列清楚項目預(yù)算，顆粒度要盡可能地細(xì)，列清楚系統(tǒng)開發(fā)的各項軟硬件費用，這就要求前期做大量的調(diào)研工作。
其次，需要詳細(xì)說明項目能夠帶來的好處。比如預(yù)算系統(tǒng)，一是可以通過系統(tǒng)手段實現(xiàn)費用剛性管控，避免年度突擊花錢的情況，有效節(jié)約費用；二是通過系統(tǒng)能實現(xiàn)更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，節(jié)省下來的人力可以投入到經(jīng)營分析、數(shù)據(jù)挖掘等高附加值的工作中，實現(xiàn)工作效益提升。
第三、資金來源。對于小項目，比如建個小系統(tǒng)，資金來源肯定是自有資金。如果是金額巨大的項目，就需要明確告知管理層，計劃的融資方式，是股權(quán)、債權(quán)，還是金融市場其他融資方式。
第三個大問題：時間安排和人員安排你是否考慮過？是否建立起了比較好的工作機(jī)制？如果確保這些機(jī)制的運行？如果出現(xiàn)意外事件，你的應(yīng)對策略是什么？
領(lǐng)導(dǎo)心里愿意投這個項目后，他們也比較關(guān)心具體項目的實施機(jī)制，擔(dān)心錢投了，最終沒人管，成為一個爛尾的項目。
在本環(huán)節(jié)，項目發(fā)起人需要清晰地列明工作計劃，讓公司領(lǐng)導(dǎo)知道，已經(jīng)做好了充分的準(zhǔn)備工作，確保項目實施的順利。
首先在時間進(jìn)度上，必須在本環(huán)節(jié)細(xì)致地列明，實施該項目的步驟、每個步驟的時間計劃，并注明每個關(guān)鍵的時點，在這些時點召開會議，進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)。
其次，明確成立虛擬工作小組，寫明該工作小組的組成部門，這些部門分別在哪個時點參與，預(yù)計的人員數(shù)量等要素。
第三，明確小組的工作機(jī)制，比如周例會制度、月度復(fù)盤機(jī)制等等，幫助小組成員更好地開展工作。
完成了計劃書的編寫后，由財務(wù)部牽頭，技術(shù)開發(fā)部配合，在總經(jīng)理辦公會上進(jìn)行匯報，順利通過了項目方案，小T也開始著手項目的實施。
