前一段時間，我所在的一個公益組織開展了一年一度的大范圍募款。捐款分為大概三十個小組，總?cè)藬?shù)將近達(dá)500人。我的工作是負(fù)責(zé)匯總并整理所有捐款者的名單。
相較于往年把捐款者的名字和金額對應(yīng)，一一復(fù)制粘貼到Excel里去的“體力式”做法。這次我考慮如何利用一些用工具，批量處理一些數(shù)據(jù)，以減少自己的工作量。
1 數(shù)據(jù)收集
首先，在數(shù)據(jù)收集的方式上，我想到了問卷星。
于是自己做了下圖這樣的表格，希望每個捐款者能夠各自填寫名字、金額以及電話，而我只用最后整理下后臺導(dǎo)出的表格，和實(shí)體所收到的捐款數(shù)額進(jìn)行比對即可。
事實(shí)證明，數(shù)據(jù)收集環(huán)境并沒有這么友好。捐款者普遍年齡偏大，更習(xí)慣直接把錢交給各自收款的負(fù)責(zé)人，填寫問卷的方式反而增加了捐款的復(fù)雜度和不確定性。
最后還是讓各個小組的負(fù)責(zé)人用各自的方式提供了捐款名單，共包括以下三種形式：
- 微信對話框（占大部分）
- 手寫名單照片
- Excel的截圖（這…）
現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)收集環(huán)境就是如此，并不以人的意志為轉(zhuǎn)移，于是自己只能在數(shù)據(jù)處理上想一些辦法。
2 數(shù)據(jù)處理
手寫名單照片，完全沒有批量處理的辦法。Excel的截圖可以用一下文字識別，但因?yàn)榻貓D不多，我大概評估了一下工作量，決定這兩部分都采用最原始的手工錄入。
接下來是占大頭的是微信對話框。最后肯定數(shù)據(jù)都是用Excel來呈現(xiàn)，所以最初我想用其自帶的一些操作完成名字和金額的自動歸類。然而限于水平不足，只能退而求其次，用txt文件來作為過渡。
我啟用了自己一直用來編輯txt文件的工具——Notepad++。這款工具可以去官方網(wǎng)站下載，也可以使用百度軟件中心提供的版本。
根據(jù)上圖效果看來，結(jié)果顯而易見。僅憑自動分行這一條，Notepad++比記事本就高到不知道哪里去了。
2.1 Notepad++
在Notepad++里，我的任務(wù)就是把名字和捐款數(shù)額之間添加一個空格，方便Excel中分列。需要用到以下兩個快捷組合鍵：
-
Shift+Alt
多選鍵。按住這個組合鍵，再按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行豎向拖動，可選擇多個位置。
-
Ctrl+H
替換鍵。捐款的數(shù)額一般都是以1、2、3、5打頭，將數(shù)字替換為空格+數(shù)字，這樣人名和金額就分開了。
以上即完成了在Notepad++中的處理，保存關(guān)閉文件即可。
2.2 Excel
使用Excel打開剛才處理好的txt名單。并且在打開的過程中，點(diǎn)擊空格選項(xiàng)框分欄。
這樣，微信對話框里的一組接龍就成功地轉(zhuǎn)移到了Excel里。
3 總結(jié)
之前看到一篇文章的建議：在工作中完成了一個項(xiàng)目，要盡量寫一個總結(jié)，這樣才算是完成了一整套分析→計劃→實(shí)施→總結(jié)的閉環(huán)。
因此，以下三點(diǎn)是我在名單整理過程中的感悟，同時也作為本篇的結(jié)尾：
不要增加客戶的學(xué)習(xí)成本。
在數(shù)據(jù)收集的環(huán)節(jié)里，如果使用問卷的方案，在某種意義上，捐款者就成為了我的“客戶”。除了交錢以外，他們還需要填寫表單，增加了操作和學(xué)習(xí)成本，特別對年齡結(jié)構(gòu)偏大的捐款者來說，這種學(xué)習(xí)成本是很高的。成本高直接會導(dǎo)致新客戶的拒絕（不禁想起了自己公司早期的產(chǎn)品……）。按對方要求的格式，提供總結(jié)性的材料。
整個過程中，作為名單整理方的我，最希望收到的名單載體是Excel（當(dāng)然這次是因?yàn)榭陀^條件不允許）。換位思考一下，一旦將來自己作為數(shù)據(jù)提供方，一定要確定好數(shù)據(jù)整理方的需求，提供合適的數(shù)據(jù)載體。當(dāng)然，這點(diǎn)不僅限于名單整理，任何對接工作，都應(yīng)該養(yǎng)成這樣的意識。保持未嘗試過的技術(shù)探索。
在軟件企業(yè)里工作，這點(diǎn)是讓我感到最受益的，一旦碰到重復(fù)的勞作，自己就會琢磨自動化的替代方式。因此我依舊認(rèn)為之前花的一部分時間去探索Excel批量的處理方式是有價值的，哪怕這部分時間可以多手工錄入很多姓名和金額。不能總是待在自己的舒適區(qū)，因?yàn)樗烙诎矘氛媸欠址昼姷氖隆粌H僅是軟件行業(yè)才如此。
