Word文檔寫作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

1. 如何批量替換文中的手動(dòng)編號(hào)為自動(dòng)編號(hào)

  1. 如果還沒(méi)有自動(dòng)編輯，那么在編輯文檔序號(hào)時(shí)，文檔會(huì)自動(dòng)跳出自動(dòng)編號(hào)，直接使用就可以了。如果已經(jīng)手動(dòng)編輯好的，可以使用以下方法。
  2. 打開(kāi)的查找和替換功能，在查找中輸入查找內(nèi)容為“<[0123456789]@、”，并且注意要勾選“使用通配符”。
  3. 解釋一下，“<”表示單詞開(kāi)頭，“[0123456789]”表示在此范圍內(nèi)查找，“@” 表示重復(fù)前一個(gè)或者多個(gè)，“、”編號(hào)后的符號(hào)。這樣就滿足找到所有開(kāi)頭為數(shù)字然后跟中文頓號(hào)的自動(dòng)編號(hào)了。接下來(lái)的這步很重要，點(diǎn)擊“在以下項(xiàng)中查找”，并選擇“主文檔”。這時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，文中已經(jīng)把手工編號(hào)給全選出來(lái)了。
  4. 使用提供的編號(hào)功能，插入自動(dòng)編號(hào)。此時(shí)將發(fā)現(xiàn)文檔有了很大改變。
  5. 切換到“替換”選項(xiàng)卡，替換內(nèi)容要保持空白狀態(tài)，然后點(diǎn)擊全部替換。
    此時(shí)，原來(lái)錯(cuò)序的手工編號(hào)已經(jīng)完全被替換成新的自動(dòng)編號(hào)了，而且以后如有調(diào)整，
    序號(hào)也會(huì)自動(dòng)調(diào)整改變。

2. 如何批量刪除文中的手動(dòng)編號(hào)

  1. 打開(kāi)手動(dòng)編寫的
  2. 鍵盤+H——查找與替換——鼠標(biāo)放至查找處——更多
  3. 特殊格式——任意數(shù)字——^#——、（、正文編號(hào)后的符號(hào)）
  4. 全部替換——連續(xù)確定。（這種方法適合正文除去編號(hào)外都是文字）
  5. 如果刪除是2位數(shù)字的序號(hào)，則查找框處輸入“##”

3. 如何批量刪除文中的空行

  1. 首先，打開(kāi)你要編輯的，這里以小段文字示例，每行都多了個(gè)空行；
  2. 替換或者直接使用快捷鍵：ctrl+H，選擇“查找”；
  3. 然后點(diǎn)擊更多；
  4. 然后選擇特殊格式的小箭頭下拉菜單，選擇“段落標(biāo)記”；
  5. 記?。哼@里是要把多余的空行替換掉，意思就是有重復(fù)的空行，替換的設(shè)置是：pp，替換為^p；
  6. 然后點(diǎn)擊全部替換就可以了，中間的空行都沒(méi)有了。
  7. 另外提醒一下：如果你有很多的連續(xù)3行或是更多的空行，你只需要重復(fù)
    替換幾次就可以了。遞歸減少的。

4. 如何批量刪除文中的空格

  1. 首先，打開(kāi)你要編輯的文檔；
  2. 替換或者直接使用快捷鍵：ctrl+H。
  3. 然后點(diǎn)擊更多；
  4. 然后選擇特殊格式的小箭頭下拉菜單，選擇“空白區(qū)域”；
  5. 點(diǎn)擊全部替換。

5. 如何批量刪除文中的換行符

  1. 首先，打開(kāi)你要編輯的；
  2. 替換或者直接使用快捷鍵：Ctrl+H。
  3. 然后點(diǎn)擊更多；
  4. 然后選擇特殊格式的小箭頭下拉菜單，選擇“手動(dòng)換行符”；
  5. 點(diǎn)擊全部替換。

6. 正文中插入的圖片只顯示了一半

  1. 問(wèn)題如下圖所示：插入的圖片只顯示一半

[圖片上傳失敗...(image-6eadc7-1637302563076)] 圖 1圖片顯示不全

  1. 解決措施：在開(kāi)始菜單中打開(kāi)段落設(shè)置，修改行距，將行距修改為固定值以外的其他設(shè)置即可。

[圖片上傳失敗...(image-d18397-1637302563076)]

7. 正文中有大段空白卻不能將上下文移動(dòng)上來(lái)

  1. 查看文中是否有分頁(yè)符；

  2. 查看空白行是否有縮進(jìn)設(shè)置；

  3. 查看段落——換行和分頁(yè)——孤行控制是否勾選，若勾選進(jìn)行取消；

  4. 若下文是表格或圖片，查看表格或圖片大小是否合適；

8. 一次性選中文檔中的所有圖片和圖形

方法一：用****“****選擇格式相似的文本****”****選中

  1. 按Ctrl + F，在編輯區(qū)左邊打開(kāi)“導(dǎo)航”窗口，輸入 ^g（或把 ^ g復(fù)制

過(guò)去）；

提示：^ g 表示任意圖形和圖片。

  1. 顯示搜索結(jié)果，即圖形和圖片總個(gè)數(shù)，這個(gè)結(jié)果有時(shí)不準(zhǔn)確，因?yàn)閳D形和圖片加起來(lái)可能不止顯示的個(gè)數(shù)。單擊一張圖片使它處于選中狀態(tài)，再單擊“開(kāi)始” 選項(xiàng)下屏幕右上角的“選擇”，然后選擇“選擇格式相似的文本”，則文檔中“格式相似”的圖片和圖形都被選中，但“格式不相似”的圖片和圖形不會(huì)被選中。

方法二：用****“****選擇多個(gè)對(duì)象****”****選中（只能選擇非嵌入型的圖片和圖形）

1. 轉(zhuǎn)換文檔格式

如果文檔的擴(kuò)展名為DOC ，需要先把它轉(zhuǎn)為DOCX ，否則打開(kāi)“選擇多個(gè)對(duì)象”窗口，不會(huì)列出對(duì)象：按F12，打開(kāi)“另存為”窗口，單擊“保存類型”下拉列表框，選擇“Word97 - 2003 文檔”，按回車或單擊“保存”，如果有不兼容的問(wèn)題會(huì)彈出一個(gè)“兼容性檢查器”窗口，單擊“繼續(xù)”，則文檔被另存為DOCX格式，原 DOC 文檔仍然還在，所以不用擔(dān)心破壞原文檔。轉(zhuǎn)換為 DOCX 格式后，DOC 文檔隨之被關(guān)閉，當(dāng)前打開(kāi)的是DOCX文檔。

2. 添加****“****選擇多個(gè)對(duì)象****”

a） 右鍵功能區(qū)任意空白處，選擇“自定義功能區(qū)”， 打開(kāi)“選項(xiàng)”窗口，并自動(dòng)選中“自定義功能區(qū)”，單擊“選擇命令”下拉列表框，選擇“不在功能區(qū)中的命令”， 往下拖右邊的滑塊直到找到“選擇多個(gè)對(duì)象”；

b） 單擊“主選項(xiàng)卡”列表框中“開(kāi)始”下的“編輯”，然后選擇“添加新組”，右鍵“新建組”，選擇“重命名”，打開(kāi)“重命名”窗口，輸入“多選圖片”， 單擊“確定”，重命名完成。單擊“添加”，“選擇多個(gè)對(duì)象”被添加到“多選圖片” 下，單擊“確定”，“選擇多個(gè)對(duì)象”被添加到“開(kāi)始”選項(xiàng)下屏幕右上角；

3. 選中所有圖片

a） 單擊“選擇多個(gè)對(duì)象”，打開(kāi)該窗口，已經(jīng)列出了文檔中所有非嵌入型的圖片和圖形，勾選要選擇的圖片，如果文檔中沒(méi)有圖形，或把圖片和圖形全部選中，可以單擊“全選”；選擇圖片后，單擊“確定”，所有勾選的圖片被選中；

b） 提醒，這個(gè)方法只能選中文檔中文字環(huán)繞為“非嵌入型的圖片”，也就是四周型、緊密型、上下型、穿越型、襯于文字上、襯于文字下等都能選中。

9. 如何選中文檔中的所有表格

  1. 打開(kāi)文檔，切換到“視圖”選項(xiàng)、標(biāo)簽、點(diǎn)擊“宏”選項(xiàng)，然后下拉箭頭點(diǎn)擊“查看宏”選項(xiàng)或者直接快捷鍵Alt+F8；

  2. 在彈出的宏創(chuàng)建對(duì)話框，輸入宏名字（可以是中文），然后點(diǎn)擊右側(cè)“創(chuàng)建” 按鈕；

  3. 用所給的代碼替換掉默認(rèn)的內(nèi)容：

Sub 選擇所有表格()

Dim tempTable As Table

Application.ScreenUpdating = False

'判斷文檔是否被保護(hù)

If ActiveDocument.ProtectionType = wdAllowOnlyFormFields Then MsgBox "文檔已保護(hù)，此時(shí)不能選中多個(gè)表格！"

Exit Sub

End If

'刪除所有可編輯的區(qū)域

ActiveDocument.DeleteAllEditableRanges wdEditorEveryone

'添加可編輯區(qū)域

For Each tempTable In ActiveDocument.Tables tempTable.Range.Editors.Add wdEditorEveryone

Next

'選中所有可編輯區(qū)域

ActiveDocument.SelectAllEditableRanges wdEditorEveryone

'刪除所有可編輯的區(qū)域

ActiveDocument.DeleteAllEditableRanges wdEditorEveryone Application.ScreenUpdating = True

End Sub

  1. 粘貼完代碼后，直接點(diǎn)擊工具欄的運(yùn)行按鈕，此時(shí)文檔中所有表格已經(jīng)選中，關(guān)閉編輯器即可。

10. 如何批量給文檔中的圖片加題注

  1. 給圖片添加題注

Step1：在文檔中插入圖片以后，選中圖片。依次單擊【引用】→【題注】→

【插入題注】

Step2：在彈出的【題注】對(duì)話框中，選擇【新建標(biāo)簽】，例如“圖”就可以了。

（在【題注】欄可以看到預(yù)覽效果，如果要給圖片命名的話，可以直接在此處添加）若只是給圖片添加簡(jiǎn)單的編號(hào)，這樣就可以的~

[圖片上傳失敗...(image-33d3b3-1637302645930)] 圖 3標(biāo)簽設(shè)置

有時(shí)麻煩就麻煩在，圖片編號(hào)的格式有要求，一定要加上章節(jié)號(hào)，要是“圖1-

1”、“圖1-2”的格式。

這樣的話……

就在原來(lái)的基礎(chǔ)上再多加一步就好了~

2、給圖片添加帶章節(jié)號(hào)的題注

咱們?cè)谏弦徊降幕A(chǔ)上，再次單擊【編號(hào)】按鈕，彈出【題注編號(hào)】對(duì)話框。

勾選“包含章節(jié)號(hào)”的復(fù)選框，再單擊【確定】。

[圖片上傳失敗...(image-e6456e-1637302645930)] 圖 4插入章節(jié)號(hào)

此時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，“題注”的效果預(yù)覽中，不僅含有標(biāo)簽，而且還包含了章節(jié)號(hào)。

單擊【確定】即完成了圖片題注的插入。

但是！題注章節(jié)號(hào)顯示錯(cuò)誤??！還附贈(zèng)一個(gè)這樣的提示窗口！?。≡?！么！辦！

[圖片上傳失敗...(image-40904-1637302645930)] 圖 5報(bào)錯(cuò)

冷靜地分析一下，“選擇一種鏈接到標(biāo)題樣式的的編號(hào)方案”，不就是把編號(hào)鏈接到標(biāo)題樣式嗎？所以，若要在題注中正常地顯示章節(jié)號(hào)，必須滿足以下兩個(gè)條件：

（1） 給章節(jié)標(biāo)題設(shè)置了標(biāo)題樣式

（2） 章節(jié)標(biāo)題與多級(jí)列表鏈接

所以說(shuō)，Word排版自動(dòng)化的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣緊密連接的，一個(gè)都不能少！

3、批量給圖片添加題注

前面講的是怎么給單張圖片添加題注，如果文章已經(jīng)寫完了，里面有幾十張圖片，難道還要再一個(gè)一個(gè)添加嗎？怎么批量給文章中的所有圖片加題注呢？咱們?cè)谏厦娌僮鞯幕A(chǔ)上，再多兩步就可以了~

Step1：右擊該題注，選擇【切換域代碼】（或者按快捷鍵<Alt+F9>），切換到域代碼狀態(tài)。

然后<Ctrl+C>復(fù)制這個(gè)域代碼，包括域代碼的大括號(hào)（注意只復(fù)制題注本身的域代碼，不包括段落標(biāo)記和自己填寫的圖片名稱）。

[圖片上傳失敗...(image-9d05bc-1637302645930)] 圖 6切換域代碼

Step2：<Ctrl+H>打開(kāi)查找替換框，查找處輸入“g”，替換處輸入“&pc”，然后【全部替換】即可。

（“^”的輸入：英文狀態(tài)下的<shift+6>）

Step3：最后<Ctrl+A>全選內(nèi)容，按<F9>刷新，然后再按<Alt+F9>切換回域值

狀態(tài)就可以啦。

11. 如何讓已有題注重新編號(hào)

  1. 不用插入分節(jié)符的，只要修改一下域就可以了，具體步驟如下：

  2. 直接按圖1~26的方式編號(hào)，我這里舉4個(gè)圖為例：

[圖片上傳失敗...(image-cb415d-1637302645930)] 圖 7 圖例

  1. 我想從圖3開(kāi)重新從圖1開(kāi)始編號(hào)，所以把鼠標(biāo)放到圖3的“3”字上面，右鍵，選擇編輯域：

  2. 在域代碼的后面添加引號(hào)內(nèi)的內(nèi)容" \r1"，確定；

[圖片上傳失敗...(image-9e4d3-1637302645930)] 圖 8域代碼修改

  1. 圖3即變?yōu)榱藞D1；

  2. 全選，按F9把圖3后面的圖編號(hào)都更新，就可以了。

12. 如何設(shè)置標(biāo)題自動(dòng)編號(hào)

  1. 打開(kāi)開(kāi)始-段落-多級(jí)列表菜單

[圖片上傳失敗...(image-52f4af-1637302645930)] 圖 9 多級(jí)列表

  1. 選擇定義新的多級(jí)列表

[圖片上傳失敗...(image-d4eb1c-1637302645930)] 圖 10 定義新的多級(jí)列表

  1. 選擇更多

[圖片上傳失敗...(image-208d8a-1637302645930)] 圖 11 更多

  1. 將級(jí)別連接到樣式、要在庫(kù)中顯示的級(jí)別、正式形式編號(hào)、位置等屬性修改，修改后如下圖所示：

[圖片上傳失敗...(image-e0dadc-1637302645930)]

13. 同時(shí)選中文檔中的所有數(shù)字字母

選中查找（Ctrl+F），在對(duì)話框中輸入[0-9a-zA-Z]，勾選“通配符”，選擇在主文檔中查找即可。

[圖片上傳失敗...(image-9ca447-1637302645930)] 圖 13 選擇所有數(shù)字、字母

14. Word 文檔中字母大小寫切換

用14中的方法選擇所有字母，按住shift+F3即可切換。

15. Word 打印目錄或另存為 PDF 時(shí)出現(xiàn)“錯(cuò)誤！未定義書(shū)簽！”的解決辦法

  1. 什么是Word的“域”？

Word 域可以實(shí)現(xiàn)許多復(fù)雜的工作，自動(dòng)編頁(yè)碼、圖表的題注、腳注、尾注的號(hào)碼等，都可以通過(guò)Word的域來(lái)快速完成。

  1. 怎么禁止域的自動(dòng)更新？

選中要鎖定的域，按“Ctrl+F11”組合鍵即可鎖定該域，從而防止該域被更新

（只對(duì)具有更新特性的域有效，如時(shí)間域、頁(yè)碼域等）。當(dāng)需要更新鎖定的域時(shí)，按“Ctrl+ Shift+F11”組合鍵即可解除對(duì)域的鎖定。

  1. word如何取消域？選擇要取消域的部分，在菜單中單擊格式和樣式，然后在右側(cè)彈出的格式和樣

式任務(wù)窗格中單擊“清除格式”。

16. word 中 visio 圖轉(zhuǎn)化成 pdf 后文字不能識(shí)別解決辦法

  1. 如果流程圖顯示成空白方框的話，右鍵>visio對(duì)象>轉(zhuǎn)換>確定即可；

  2. 如果1中方法不能解決該問(wèn)題，請(qǐng)嘗試：打開(kāi)visio圖，將字體統(tǒng)一改為“宋體”，重新復(fù)制粘貼visio圖到word中，將原圖刪除。如需放大或縮小，請(qǐng)拉斜角進(jìn)行縮放，這樣不會(huì)導(dǎo)致 visio 圖的縱橫比改變，在轉(zhuǎn) pdf 或打印時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)

文字不能識(shí)別的情況。

17. Word 轉(zhuǎn) PDF 后，出現(xiàn)多余的空白頁(yè)解決辦法

  1. 用PDF編輯器直接刪除多余的空白頁(yè)；

  2. 查看Word文檔中是否有多余的空白頁(yè)，如有直接刪除；查看Word文檔中是否

有分隔符，若有，選中按“DELETE”，刪除后再轉(zhuǎn)PDF即可。

18. 如何自定義文檔目錄格式

  1. 選擇引用-目錄-自定義目錄，在此可對(duì)目錄整體的頁(yè)碼對(duì)齊方式、制表符前導(dǎo)符、目錄常規(guī)格式等屬性進(jìn)行修改；

[圖片上傳失敗...(image-6f8bb9-1637302645930)]

圖 14引用-目錄

[圖片上傳失敗...(image-c197-1637302645930)] 圖 15選擇自定義目錄

  1. 在自定義對(duì)話框中單擊“修改”，彈出“修改”對(duì)話框；

[圖片上傳失敗...(image-bf1c81-1637302645930)] 圖 16自定義修改

  1. 修改對(duì)話框中，選擇某一目錄級(jí)別，再選擇修改，打開(kāi)目錄修改對(duì)話框，在此可對(duì)目錄的字體、段落、制表符等進(jìn)行修改，修改完成后，單擊“確定”，即可完成對(duì)對(duì)應(yīng)目錄級(jí)別的設(shè)置。

[圖片上傳失敗...(image-3c4508-1637302645930)] 圖 17某一級(jí)別目錄修改

[圖片上傳失敗...(image-3db931-1637302645930)]

圖 18級(jí)別目錄相關(guān)屬性修改

19. 為什么表格復(fù)制出來(lái)后邊框就沒(méi)有了

對(duì)于出現(xiàn)沒(méi)有邊框的問(wèn)題，或者不能完全顯示的情況，可以嘗試以下解決方法，解決方法如下：

1.首先要將表設(shè)置為居中，請(qǐng)?jiān)诒砀竦娜魏螁卧裰袉螕羰髽?biāo)右鍵，然后從彈出菜單中選擇“表格屬性”。

[圖片上傳失敗...(image-2c4baf-1637302645930)]

2、 打開(kāi)對(duì)話框后，看到對(duì)齊方式，選擇“表格屬性”中的“表格”項(xiàng)，鼠標(biāo)點(diǎn)擊“居中”。此時(shí)表格就設(shè)置為居中模式。

[圖片上傳失敗...(image-cdc6ad-1637302645930)]

3、 在表居中后，不要關(guān)閉“表格屬性”，在“表”項(xiàng)中找到“指定寬度”項(xiàng)，然后根據(jù)所用打印紙張的尺寸指定表格的寬度。 在大多數(shù)情況下，使用 A4 尺寸紙張，寬度為21厘米。 考慮邊距，您可以考慮將表格的寬度指定為18厘米。 單擊“確定”按鈕。

[圖片上傳失敗...(image-2bdcbc-1637302645930)]

4、 選擇好之后，表格的總寬度就會(huì)自動(dòng)調(diào)整為18厘米，此時(shí)的頁(yè)面內(nèi)就會(huì)顯

示出整個(gè)表格，然后再根據(jù)需要調(diào)整表格局部大小即可。

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