文/記不住正態(tài)分布的薔色
如果你是一位職場人，多半聽說過時間管理，或者你自己也嘗試過很多時間管理的方法，但我想你能點(diǎn)進(jìn)來看這篇文章，大概率是你學(xué)的哪些時間管理的方法，能夠起到的作用很有限，可能還會讓你學(xué)用越焦慮。
說到時間管理，其實(shí)時間對我們每一個人都是公平的，你的時間不會比他人多一秒，也不會少一秒?？赡苣阋矔l(fā)現(xiàn)，做同樣的工作，有的人時間夠用，有的人在相同的時間完成相同的工作就有點(diǎn)手忙腳亂了。
最根本的原因是，時間管理的本質(zhì)，不是用來管理時間，而是用來管理事件，是分門別類地把事件管理好，自然時間就管理好了，我們也就不會焦慮了。
在《化繁為簡：用簡單分類解決復(fù)雜問題》一書中，作者羅蓓給出了一些通過高效分類，減少自己在一些事件上花費(fèi)的時間，從而讓工作做起來更順暢，花費(fèi)的時間更少，從而實(shí)現(xiàn)高效工作節(jié)省時間。
本書作者羅蓓，是氫原子創(chuàng)始人，在新東方工作多年，是新東方20周年功勛教師，本書是作者總結(jié)二十多年的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和理論，幫助大家通過有效分類，從混沌中找到秩序，抓住主要矛盾，解決關(guān)鍵問題，培養(yǎng)卓越領(lǐng)導(dǎo)力。
接下來我們來看看，如何用分類的方法來讓我們的工作更高效，管理好我們的工作事件，管理好我們的時間。
01? 分類管理你的文件，消滅找文件的時間黑洞
再說具體的方法之前，我們先來看看下面的這個電腦桌面，可以看到密密麻麻的文件夾。
如果讓你從中找到一個文件，可能需要一個一個地去找。當(dāng)然，你可以說，用搜索呀，直接可以搜出來，當(dāng)時如果你不記得文件的名稱，又該怎么去找呢？
我做了多年的工程師，見過很多人電腦中的文件，命名非常的隨意，比如，123、AAA之類的名字，時間長了，看著名字根本想不起來這份文件可能是什么內(nèi)容，要找的時候，大概只能一個一個打開看，特別的浪費(fèi)時間。
解決的辦法也很簡單，給你的文件和文件夾分門別類的命名存放。
第一，文件夾不要建在系統(tǒng)盤上。
就是說，不要建在C盤上。C盤是系統(tǒng)盤，一般是用來運(yùn)行系統(tǒng)和各種程序的，現(xiàn)在的電腦軟件占用內(nèi)存越來越大，軟件也裝的越來越多，留給自由使用的空間越來越少。就不要讓文件占用系統(tǒng)盤珍貴的空間了。
另外，如果電腦出問題，要重裝系統(tǒng)，往往要格式化系統(tǒng)盤。一旦格式化了，系統(tǒng)盤里面的文件就全部沒有了。
所以，不要把跟工作有關(guān)的重要文件放在系統(tǒng)盤上。也不要放在電腦桌面上，因?yàn)樽烂嫔系奈募J(rèn)存貯在系統(tǒng)盤上了。所以，存在桌面的文件要及時轉(zhuǎn)移到其他的非系統(tǒng)盤上。
如果你懶得打開我們的電腦去找文件，你可以把非系統(tǒng)盤上的文件夾發(fā)送一個快捷方式到桌面，這樣也可以在桌面直接打開，而且因?yàn)槭强旖莘绞剑词箒G了也不怕。
第二，文件和文件夾的命名原則
文件名可以按照，主題+作者名+版本號+日期，這樣的結(jié)構(gòu)來命名，在搜索的時候，可以直接用主題詞來搜。
文件夾的命名可以根據(jù)自己的工作性質(zhì)來命名，比如，你是做項(xiàng)目的，可以直接用項(xiàng)目名來建一個文件夾，這是第一級文件夾，然后接著建第二級的文件夾，第二級的文件夾，可以按照項(xiàng)目進(jìn)度，比如立項(xiàng)階段，項(xiàng)目進(jìn)行階段，項(xiàng)目交付階段。也可以按照相關(guān)部門來建，比如，采購部，研發(fā)部，銷售部等等，具體的根據(jù)你的工作職責(zé)和習(xí)慣來建。
一般文件夾建兩級就夠了，層級不要太深了，弄得跟俄羅斯套娃似的，這樣找到文件也很費(fèi)勁。同時一個文件夾中的文件最好不要超過25份。這樣即使你想不起來具體的內(nèi)容，一個一個點(diǎn)開看也用不了多少時間。
第三，文件要求及時整理歸檔。
可能在工作進(jìn)行中，我們會見很多的過程文件，比如第一次修改，第二次修改之類的，但當(dāng)工作完成了，最好階段性的對文件進(jìn)行整理歸檔。可以按時間，一個月整理一次，或者按照工作進(jìn)度去整理。
像我平時寫完文章，文件的標(biāo)題就是文章的標(biāo)題，如果有大的改動，就會新建副本，在副本上改，等到文章最后定稿了，就會把前面的過程文件再看一遍，有價值但沒有用上的內(nèi)容摘錄出來，放在專門的文件中，等待以后有機(jī)會再用。
我還會按照時間去整理文件和文件夾，比如202201這個文件夾，表示的是2022年1月份寫的文章。
我還在電腦里裝了個可以搜整個電腦的小插件，只要用關(guān)鍵詞去搜，不管文件放在哪個盤，都能搜出來，而且速度非常快。你也可以試試。
文件管理好了，可以幫我們省很多的時間，工作效率高了，我們的心情也會好一點(diǎn)。你說是不是。
02 任務(wù)管理，神奇的便利貼幫你把重要的任務(wù)放在顯眼的地方
說到任務(wù)管理，很多人會想到四象限法，就是用重要和緊急兩個維度，把工作分成四類，分別是重要且緊急，重要但不緊急，不重要但緊急，不重要也不緊急。
但這種分類很容易讓人忽略掉“時間”這個維度。比如每天的工作中，有的任務(wù)很重要但不緊急，意味著這類工作的時間跨度大，我們就很容易去拖延。比如，要做一個月度總結(jié)，要求是每個月的最后一天交。很重要但不緊急。這樣的工作，我們就很容易去拖延，想著反正還有時間呢，難免就會有遺忘。
這個時候，任務(wù)清單就派上用場了，你可以便利貼寫下來，貼在電腦上，或者其他一眼就可以看到的地方。
你也可以找一些任務(wù)清單的小程序做桌面，然后把要完成的任務(wù)和時間填進(jìn)去，讓軟件在最后開始時間之前提醒你。比如30號交總結(jié)，讓軟件在29號提醒你。這樣到了不得不動手的時候，你就會動手，也不怕遺忘。
我的習(xí)慣是用在線文檔自帶的工作日歷，同時我比較拖延，總是等到不得不動手的時候再去做。我會把截止日期，和不得不動手的日期填進(jìn)去。如果提前做了，就去日歷中標(biāo)注已完成。這樣就不怕遺忘，也能督促自己提高工作效率。
畢竟，就剩一天要完成，和還剩10天要完成，緊迫感不一樣，效率也不一樣。當(dāng)然這樣做，有個前提是，你要確保自己留的時間是可以搞定的，同時要考慮可能出現(xiàn)的意外情況。
任務(wù)清單，就是記性不好，又愛拖延的人的外掛。你也可以用起來哦。
03.清單管理，讓你的工作任務(wù)不落任何環(huán)節(jié)
前面的任務(wù)清單，可以讓你不遺落重要的工作任務(wù)，但是任務(wù)能不能完成得很漂亮，還需要對任務(wù)進(jìn)行清單管理。
比如，醫(yī)生做手術(shù)，會用到很多的手術(shù)刀，醫(yī)療器械，特別是做完手術(shù)后，只靠醫(yī)生的記憶很難一眼就看到手術(shù)器械是否齊全，有沒有遺漏到患者體內(nèi)的。特別是一些消耗品，比如紗布之類的，拿了多少，用了多少，用完的放在什么地方了。都是需要一個一個檢查的。
那么什么樣的工作需要用清單管理呢？有以下幾個特征的工作。
工作涉及的工序比較多
工序有嚴(yán)格的順序
多人協(xié)作
工作完成有時間壓力
前面我們說的做手術(shù)就屬于這類的工作。另外還有組織會議呀，組織活動呀，婚禮呀，都最好把流程拉出來，把需要的物料拉個清單，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)。反正我現(xiàn)在不敢把重要的事情交給我這像金魚一樣只有幾秒鐘的記憶。
下面這是我家孩子國慶節(jié)的作業(yè)清單，我這才知道人家平時的作業(yè)是怎么記住的，原來是拿個POST貼寫下來，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)。
你也可以把自己的工作任務(wù)分解一些，看看需要先做什么，再做什么，也可以把交付的要求做個清單，檢查的時候，一項(xiàng)一項(xiàng)對著檢查，就不怕遺忘了。
比如，我寫一篇文章，寫完之后，要檢查錯別字，要配圖，要調(diào)整間距，要查原創(chuàng)，標(biāo)題之類的，剛開始的時候，我也列了個清單，挨個檢查。等寫多了，熟練了，清單都刻在腦子里了，這時候不需要實(shí)體的檢查清單了，但腦子里的清單依然在。
這就是記憶不夠，工具來湊，總之能夠漂亮地完成工作就行啦。
時間管理的本質(zhì)是管理事件，特別是作為一個職場人，想讓自己的工作更高效，那就要學(xué)會分類，用分類來管理文件夾，做任務(wù)管理，做清單管理，用分類來把工作化繁為簡，同樣的時間可以完成更多的工作，也就達(dá)到了時間管理的目標(biāo)。
這本《化繁為簡：用簡單分類解決復(fù)雜問題》，用分類的底層邏輯，來集中有限資源，抓住主要矛盾，解決關(guān)鍵問題，對我們的工作，生活，學(xué)習(xí)，人際關(guān)系等都有幫助。
你也可以來看一看如何簡單的工具解決復(fù)雜的問題，你會發(fā)現(xiàn)，復(fù)雜也許是只是表面，而通過分類的簡才是真面目。
作者：記不住正態(tài)分布的薔色，愛讀書愛學(xué)習(xí)的全職媽媽，經(jīng)常又佛又喪，偶爾積極上進(jìn)的心理咨詢師，世界和我愛著你。部分圖片來自網(wǎng)絡(luò)，版權(quán)歸原作者所有，如有版權(quán)問題請及時與我聯(lián)系處理。原創(chuàng)作品，未經(jīng)授權(quán)不得轉(zhuǎn)載。
