檔案管理的基本原則
二十世紀(jì)五十世紀(jì)以來，文書檔案的整理一直沿用前蘇聯(lián)的經(jīng)驗，采用“六個特征”的立卷方法進(jìn)行整理。為了克服文書立卷自身存在的弊端，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢，探索建立符合時代要求的新的文書整理方法，國家檔案局于2000年出臺了《歸檔文件整理規(guī)則》，為新形勢下規(guī)范、高效地進(jìn)行文件整理工作提供了依據(jù)。
規(guī)則從“簡化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對歸檔文件整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整、簡化，重新作了設(shè)計和規(guī)定，它與文書立卷相比，體現(xiàn)出以下特點：
一是大幅度減少了歸檔文件整理的工作量。取消案卷，實行文件級整理，省去了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，同時對整理單位“件”的概念作了明確的界定，在整理過程中便于確認(rèn)，便于操作。分類法明確為分年度、分保管期限、分機(jī)構(gòu)或問題三種，允許各單位根據(jù)自身情況靈活運用，進(jìn)行復(fù)式分類和設(shè)置分類層次。裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料和裝訂方法不作統(tǒng)一規(guī)定，允許自行選擇。取消了案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，只編制以“件”為單位的歸檔文件目錄，無須填寫案卷題名和填寫案卷封面。
二是兼顧了手工、計算機(jī)兩種管理方式。規(guī)則從現(xiàn)實情況考慮，取消了傳統(tǒng)的案卷式管理方式，實行文件級管理；同時為照顧手工管理，也保留了分類、排列等環(huán)節(jié)。
三是考慮了檔案室、檔案館兩種管理需要。在檔案移交時，由于種種原因，可能進(jìn)行鑒定和局部調(diào)整，因此，件號往往出現(xiàn)斷號等現(xiàn)象，通過室編、館編兩種形式，便于管理和調(diào)整。
現(xiàn)將主要內(nèi)容解釋如下：
一、關(guān)于歸檔文件分類
在歸檔文件整理過程中，采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合在一起進(jìn)行復(fù)式分類。具體的方法有：
保管期限----年度----機(jī)構(gòu)分類法、保管期限----年度----問題分類法、年度----機(jī)構(gòu)----保管期限分類法、問題----年度----保管期限分類法、保管期限----年度分類法。
集團(tuán)公司內(nèi)各企業(yè)中一般采用年度---機(jī)構(gòu)----保管期限法的較多。它能夠使人一目了然，能夠根據(jù)年度、機(jī)構(gòu)的順序進(jìn)行查找。
采用任何一種分類方法，要注意：一是同一層次的分類必須按照同一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，同一層次不能有的根據(jù)問題分，有的按機(jī)構(gòu)劃分；二是劃分的類別之間要清楚，類目設(shè)置要合理，含義要準(zhǔn)確，不能互相交叉、互相包容；三是分類按種屬概念層次進(jìn)行，同一層次類別不能有種屬關(guān)系。
二、關(guān)于排列與編號
排列是指在分類體系的最低一級類目內(nèi)，按照一定的原則和方法排列歸檔文件先后次序的過程。按規(guī)則規(guī)定，強(qiáng)調(diào)“事由原則”，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。這種原則實際上是遵循了文件的形成規(guī)律，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，有利于目錄檢索和檔案實體的存取工作。
檔案的編號包括以下幾個部分：
1、件號的編制
件號就是文件的順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。件號包括室編號和館編號兩種。歸檔文件在分類、排列后，其位置得到固定，此時編制的排列順序號就是室編件號；移交進(jìn)館時，由于需要有再鑒定的過程，整理的歸檔文件在全宗中的位置可能會發(fā)生變化，此時按照新的排列順序重新編制的件號，稱為館編件號。
通俗的說，件編號就是各單位在自己整理檔案過程中，所編的流水號；而館編號則是辦公室或其他管理部門整理后形成的最后編號。
2、檔號項目的設(shè)置及填寫要求
為了固定歸檔文件在檔案室中的位置，規(guī)則還規(guī)定了一些必要項和選擇項。所謂必要項是指全宗號、年度、保管期限和件號。
三、編目與裝盒
編目是指編制歸檔文件目錄，它可以實現(xiàn)歸檔文件從一級文獻(xiàn)向二級文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研工作開展提供基本的條件。檔案盒一般有現(xiàn)成的可使用，目錄和歸檔文件目錄封面樣式可選擇參考。
