很多管理者都會(huì)遇到這樣的困擾，為什么我交待的任務(wù)，明明已經(jīng)說(shuō)的很清楚了，下屬也連連點(diǎn)頭表示理解了，我們雙方都覺得溝通的很HAPPY，完全達(dá)到了預(yù)期。但是到交任務(wù)的時(shí)候，下屬做的實(shí)際情況卻和我們的預(yù)期相差十萬(wàn)八千里？
我們?cè)?jīng)很多次一股火直沖腦門，用盡畢生功力來(lái)控制自己的情緒，也曾經(jīng)心里抱怨過(guò)員工的笨，員工的慢，員工考慮問題不系統(tǒng)，甚至批評(píng)過(guò)下屬。下屬也覺得很委屈，“明明就是按照領(lǐng)導(dǎo)的要求做的，為了趕進(jìn)度我還加班了，為什么領(lǐng)導(dǎo)還是不滿意？是不是領(lǐng)導(dǎo)不喜歡我？是不是在暗示我離開公司？”
放下情緒，我們可以從自身找找原因。也許是我們的原因?qū)е铝诉@樣的結(jié)果，畢竟從別人身上找原因很容易，但往往解決不了問題，從自己身上找問題可能不那么舒服，卻能有更好的效果。
我的一個(gè)體會(huì)是溝通往往比我們想象的要難得多。所以清晰的傳遞任務(wù)，并且保證雙方的理解一致很重要。有一個(gè)很有意思的案例，公司每月都會(huì)有員工生日會(huì)，也會(huì)訂一個(gè)蛋糕。訂單上要填寫賀詞，有一次我們就寫了“生日快樂? 署名：公司全體“。我們的理解是蛋糕上寫”生日快樂“，署名寫”公司全體“。但蛋糕師的理解卻是“生日快樂? 署名：公司全體“全都體現(xiàn)。幸好在最后確認(rèn)的環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)了這個(gè)問題，避免了鬧笑話。
工作中這種現(xiàn)象也很常見，經(jīng)常是領(lǐng)導(dǎo)覺得我已經(jīng)說(shuō)的很清楚了，下屬也覺得我理解的很明白了，可是雙方的理解內(nèi)容卻可能會(huì)有天與地的距離。溝通的過(guò)程中，我們的語(yǔ)言能夠表達(dá)我真實(shí)意思的70%就已經(jīng)很不錯(cuò)了，員工在接收的過(guò)程中，根據(jù)自己的認(rèn)知來(lái)理解，又會(huì)丟失一部分，實(shí)際員工能接收到我們的信息能有30%就很高了。
一、下達(dá)任務(wù)的六個(gè)要素
所以對(duì)于管理者而言，合適的任務(wù)下達(dá)，并保證員工的理解和自己的要求一樣，就是任務(wù)成功完成的一半。這也是下屬對(duì)我們最最樸素的要求。
有辦法能夠解決以上溝通的十萬(wàn)八千里問題么？當(dāng)然有，就是已經(jīng)給大家安利過(guò)多次的5W2H。
WHY：交待目的和原因還是很有必要的，能夠讓部下更積極的接受任務(wù)，也能讓部下明白這項(xiàng)任務(wù)的重要性，進(jìn)而完成的更好。這一點(diǎn)我有切身的體會(huì)。有時(shí)候可能事情很著急，我就會(huì)簡(jiǎn)單交待一下具體要做什么事情，并沒有交待原因或者目的，結(jié)果員工完成任務(wù)的質(zhì)量和我的要求就會(huì)有一定差距。所以后來(lái)我每次布置任務(wù)都會(huì)告訴員工做這件事的原因和目的，對(duì)于部門，對(duì)于公司有什么影響，員工感受到我們的信任，就會(huì)更積極的接受工作，也會(huì)更認(rèn)真的對(duì)待工作，甚至能夠結(jié)合目的發(fā)揮自己的想法，超過(guò)我最初的預(yù)期。
WHAT：做什么事情。最好是事項(xiàng)的清單，讓下屬清晰的明白任務(wù)的內(nèi)容以及要達(dá)到的目標(biāo)。
WHERE：在哪里執(zhí)行？在哪里開始？在哪里結(jié)束？
WHEN：什么時(shí)候開始？什么時(shí)候結(jié)束？讓下屬心中有數(shù)，明確的deadline能夠幫助他更好的制定自己的計(jì)劃。
WHO：誰(shuí)負(fù)責(zé)？過(guò)程中協(xié)助人是誰(shuí)？明確任務(wù)的責(zé)任，明確事項(xiàng)中的聯(lián)系人?？梢杂行ьA(yù)防時(shí)候推諉責(zé)任的現(xiàn)象，也可以讓員工明確任務(wù)的協(xié)助人信息。
HOW：包括兩個(gè)方面。一個(gè)是怎樣做？幫助下屬明白大致的框架和思路，不至于一上來(lái)就跑偏，另一方面是HOW MUCH，明確員工需要的資源和成本。
了解完六要素，我們?cè)賮?lái)看兩個(gè)下達(dá)任務(wù)的例子，感受一下：
“小王，麻煩你把這個(gè)報(bào)告復(fù)印兩份，待會(huì)交給總經(jīng)理?！?br>
“王小姐，請(qǐng)你將那個(gè)調(diào)查報(bào)告復(fù)印兩份，在下班之前送到總經(jīng)理辦公室交給總經(jīng)理，請(qǐng)留意復(fù)印的質(zhì)量，總經(jīng)理要帶給客戶參考！”
如果我們是下屬，我們更喜歡哪種下達(dá)任務(wù)的方式？
現(xiàn)在我們是任務(wù)下達(dá)者，我們?cè)撛趺磧?yōu)化自己的下達(dá)方式？
第一個(gè)例子在時(shí)間上，“待會(huì)”與“下班之前”是完全不同的概念，員工沒有收到明確的時(shí)間要求；在復(fù)印質(zhì)量上，沒有明確的用途說(shuō)明，如果復(fù)印件出現(xiàn)污穢，或者使用了二次用紙打印，就會(huì)影響客戶閱讀，甚至影響生意的達(dá)成。如果下級(jí)沒有很好地完成上級(jí)交代的任務(wù)，責(zé)任更多地歸于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
很明顯第二個(gè)例子任務(wù)下達(dá)地非常清晰明確，包含了很多關(guān)鍵點(diǎn)：事項(xiàng)要求復(fù)印兩份、時(shí)間點(diǎn)是下班之前、需要注意復(fù)印的質(zhì)量、目的是總經(jīng)理要帶給客戶參考。能夠有效的指導(dǎo)員工完成任務(wù)。
但我們?cè)谌粘９ぷ髦?，往往常見的是第一種下達(dá)命令的方式。在掌握了上面的下達(dá)命令六要素之后，我們也能夠給出清晰明確的任務(wù)了。
二、任務(wù)下達(dá)的溝通技巧
從根本上確定了任務(wù)能夠清晰明確的下達(dá)后，還有三個(gè)溝通的小技巧來(lái)預(yù)防我們下達(dá)任務(wù)的簡(jiǎn)單、粗暴，讓任務(wù)的下達(dá)更為順利。
1、態(tài)度和藹，用詞禮貌：每一個(gè)人都希望得到別人的尊重，我們是這樣，員工也是這樣。大家都不喜歡被強(qiáng)迫，被命令。所以每一次安排任務(wù)的時(shí)候，我都會(huì)和員工商量，現(xiàn)在有一件什么樣的事情，我想和你商量下，看看怎么做比較好。用平等的態(tài)度進(jìn)行溝通，往往能夠達(dá)到比較好的效果。
2、共同探討，讓部下提出疑問：這個(gè)過(guò)程既是對(duì)任務(wù)的確認(rèn)過(guò)程，也能幫助員工整理思路，在探討的過(guò)程中，通過(guò)思路的了解，能夠把握大概的方向，避免后期發(fā)現(xiàn)完全跑偏也無(wú)力回天了。同時(shí)這個(gè)過(guò)程也可以幫助員工建立系統(tǒng)的思路，促使他思考整個(gè)過(guò)程以及可能遇到的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提早預(yù)防。
3、要下級(jí)復(fù)述任務(wù)內(nèi)容：可以在最后關(guān)頭，確認(rèn)雙方的理解是否一致，避免雙方都覺得很清晰，任務(wù)完成卻相差十萬(wàn)八千里的情況出現(xiàn)。
三、及時(shí)尋求反饋
很多人覺得我既然交給下屬做了，就代表我授權(quán)了，用人不疑，疑人不用，我如果在做的過(guò)程中不時(shí)的問問會(huì)不會(huì)顯得我很沉不住氣？會(huì)不會(huì)讓員工覺得我不相信他，從而影響員工的積極性？
授權(quán)也是要看情況的，對(duì)于每次夠超出我們期望的下屬，自然可以只關(guān)注結(jié)果，但對(duì)于還在成長(zhǎng)中的下屬，我們就需要及時(shí)的尋求反饋，尋求反饋也不意味這今天問問怎么樣？明天問問做到什么程度了？可以在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、里程碑事件詢問一下，既保證任務(wù)不會(huì)發(fā)生大的問題和偏差，也不至于讓員工覺得我們啰嗦，或者不信任他們。
四、允許員工犯錯(cuò)的寬容心態(tài)
最后一點(diǎn)，就需要我們練練自己的內(nèi)功了。在員工犯錯(cuò)的時(shí)候，多想想員工的年齡，職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)在的我們之間的差距，如果說(shuō)比我們還強(qiáng)的話，我們有什么存在的價(jià)值？同時(shí)想想自己從小白進(jìn)化到現(xiàn)在的過(guò)程中，踩過(guò)的種種坑，犯過(guò)的花樣百出的錯(cuò)誤，就沒有理由不對(duì)員工寬容了。沒有人可以不犯錯(cuò)直接成為大神，所有的大神都是從小白過(guò)來(lái)的。
當(dāng)然并不是說(shuō)我們要一次次的容忍員工的低級(jí)錯(cuò)誤，每犯一次錯(cuò)，我們幫助他們總結(jié)，做好事前預(yù)防，事中控制，事后總結(jié)，員工犯錯(cuò)就會(huì)越來(lái)越少，成長(zhǎng)也會(huì)越來(lái)越快。
做到以上這幾條，再也不用擔(dān)心下屬和我們的要求相差十萬(wàn)八千里了。
