? 我最近一直在和我同事開玩笑說，我的工作大部分時間都是在寫討厭的會議紀要，參加不完的會議和寫不完的會議紀要簡直讓我懷疑人生。

? 偏偏我老板又是個對語言要求極高的老英，而且他真的會把我的會議紀要從頭到尾認真看然后修改一通，著實有種在回爐重造英語的感受。

? 作為一個常年和多個國籍不同人士開會到爆肝的總助，這么些年也算是在會議紀要的深淵中摸爬滾打了一番了，給大家總結(jié)一些寫會議紀要的經(jīng)驗之談吧。

? 究竟什么是會議紀要？為什么要記它？

? 會議紀要，在英語里叫meeting minutes，也可以簡稱為minutes，是記錄會議當中的重點內(nèi)容和決定以及行動計劃的。

? 在很多公司，會議紀要的作用都沒有被良好的發(fā)揮，可能更多的是走一個形式。

? 但其實會議紀要在記錄良好的情況下，是可以發(fā)揮極其巨大的作用的。

? 它可以記錄會議當時的重要信息，在日后為大家做一個提示以及說明，這樣會避免許多不必要的誤會。例如A說，明明我們會議上是這么說的呀，B跳出來又說，哪有？我們明明不是這么說的。相信我，這種扯皮的情況在工作場合實在太常見了，而在這種情況下，一份老板已經(jīng)簽發(fā)的會議紀要就可以充當一個公正的判定角色，還原當時的事實真相。

? 當然，會議紀要還可以有明確大家分工和責任的作用，避免出現(xiàn)一件事情到了執(zhí)行層面大家皮球互相踢來踢去最終不了了之的情況。

? 但是，說到底，會議紀要的終極目的，是為了出一份行動計劃，然后大家根據(jù)行動計劃和目標，去把之前沒有解決的問題解決，或者把該做的事情進行一個推進。

? 說到這個份上，就引出我們寫會議紀要的第一個點。

? 會議紀要切忌不能含混不清。

? 有很多人寫的會議紀要，連主謂賓都沒有，只是一個非常寬泛的點，讓人不知所云。

? 好的會議紀要，需要將項目或者事件的名稱，問題描述清楚，然后確認問題的根本原因，拿出解決方案，并且將解決行動時間化，即寫清楚什么時候需要將這個問題解決，或者這個行動需要在什么時間節(jié)點前進行實施。

? 當然，有一個比較需要注意的點就是，在一些比較敏感的事情上，在會議紀要上的措辭需要格外注意。

? 比方說現(xiàn)在尚不能向外透露的決定和項目，以及無法用言語描述清楚現(xiàn)狀的情況，或者現(xiàn)在加以判斷尚早的事項，你有兩個選擇，模糊化或者干脆不寫。這是一種自我保護的手段。

? 那會議紀要的格式又是什么呢？

? 一般來說，word文檔和excel都是不錯的會議紀要格式。

? 如果本身的會議是和項目的時間點有關(guān)，或者大家已經(jīng)在過一個比較詳細的問題清單的話，用excel的格式無疑是更好的，你可以在每一個點的邊上加上一個remark（備注）的豎列。

? 如果會議本身是比較綜合性的會議，例如月會，或者管理層的會議，那用word的形式更加清楚，你可以根據(jù)本身會議的日程，將幾個大的點分列出來，然后再依次在下面加入會議紀要的內(nèi)容。

? 無論哪種格式，正規(guī)的會議紀要都需要在公司抬頭的信紙上進行撰寫，使用公司的字體，如果沒有的話，應(yīng)該直接使用arial字體，并且在左上角用上公司的logo。

? 另外，日期、會議名稱、參會人、缺席人員、項目或者事件的名稱缺一不可，問題需要描述清楚，然后確認問題發(fā)生的根本原因，拿出解決方案，并且將解決行動時間化，即寫清楚什么時候需要將這個問題解決，或者這個行動需要在什么時間節(jié)點前進行實施。

? 在會議紀要結(jié)尾，需要寫上下次會議的時間和地點。

? 那么問題來了，在開會的時候，大家你一言我一語的，究竟該記錄些什么東西呢？

? 不得不說，大部分人在開會的時候，都是廢話居多。

? 錄音筆是必備的，除非你真的對會議要討論的內(nèi)容了如指掌，但我相信會看我這篇文章的應(yīng)該都是職場新人。

? 很多時候，不要太過相信和依賴自己的耳朵，錄音吧，這也是保護自己的手段之一。

? 如果有一樁事情，你發(fā)現(xiàn)大家在談?wù)摰臅r候，老板都在開小差（相信我，這種情況是非常多的），我建議你不用記錄。

? 但是如果大家反復交談，并且談到時間節(jié)點，或者流露出這件事情是很重要很有優(yōu)先性的，那就豎起你所有的耳朵（嗯，大家都是兩只）。

? 現(xiàn)在一般大家開會的時候都會同時放著ppt，所以我建議不要開會的時候不停地試圖記錄下別人說的每句話，因為他們說的很有可能就是復述ppt上的內(nèi)容。你這個時候應(yīng)該著重去聽和理解，把整件事情搞透，不要去遺漏老板或者當事人嘴里流露出來的關(guān)鍵信息。

? 記錄的時候，盡量不要寫完整的句子，因為大部分人速記都沒有那么快。盡量記錄最重要的東西，也就是我剛說的：項目或者事件的名稱，問題是什么，問題的根本原因，解決行動和其實施的時間節(jié)點。

? 還有一個很重要的小撇步，就是在非常重要的事件上，你停頓下來，把你理解的結(jié)論向大家重復一遍，得到大家的確認。

? 有些時候，其實大家心里也不是最清楚，或者說，其實大家并沒有真正的達成一致，到最后，也許會怪罪你作為會議紀要的記錄人寫錯了內(nèi)容，所以，停下來把你所理解的東西和大家確認，是非常非常必要的一點。

? 沒有人會覺得你是笨蛋，大家只會覺得你是個很謹慎和值得信賴的同事，不要害羞。

? 會議紀要的語言要精準和簡潔。

? 會議紀要的語言，無論是中文還是英文，都不應(yīng)該像寫作文一樣，試圖描繪事件的所有細節(jié)。

? 你的目標，是將一個決定用最合適和最少的詞語講清楚。

? 這不是一件容易的事情。

? 給大家舉幾個例子。

? 比方貴司在某地尋找一個經(jīng)銷商，現(xiàn)在還在找，但是老板開會的時候說，哎呀，這塊地方是我們很重要的一個市場啊，怎么還沒找到啊，抓緊啊。

? 你怎么寫呢？

? 你可以寫：

? Dealer candidate searching in XX area is in progress as high priority.

? 中文翻譯過來就是在某某區(qū)域的經(jīng)銷商候選人搜尋過程作為優(yōu)先行動正在進行當中。

? 這樣的話既表達了事件正在進行，又傳達了老板希望這件事盡快得到解決的意思。

? 再比如說，幾句很碎的句子，你可以把它們?nèi)嗄蟮揭黄鹑憽?/p>

? 比方開會的時候，老板說，dashboard這個東西啊，格式要重新調(diào)整，讓那個Mike同志搞一下吧。還有，dashboard上的A產(chǎn)品數(shù)字和B產(chǎn)品數(shù)字要分開來，不要寫到一起。

? 這么些信息其實完全可以放到一句話里。

? Dashboard format will be finalized by Mike with A product number and B product number separated on the sheet.

? 好啦，最后給大家放點干貨。

? 有關(guān)會議紀要的英語詞匯，我只挑最有用的分享給大家！

? Issued by 由...記錄以及發(fā)送

? approved by? 由...批準

? signed off by 由...簽發(fā)

? Present 出席

? Absent 缺席

? Action Plan 行動計劃

? in progress 進行當中

? implemented 被實施的

? MTD= month to date 本月

? YTD= year to date 本年度截止到現(xiàn)在為止

? previous minutes and actions 上一次會議的紀要和行動計劃

? standing item 常規(guī)事項

? special matters 特殊事件

? business updates 業(yè)務(wù)更新

? feedback 回饋

? execution 執(zhí)行

? network development 網(wǎng)絡(luò)發(fā)展

? organization chart 組織架構(gòu)

? business unit 業(yè)務(wù)部門

? sales volume 銷量

? return?on sales 銷售匯報率

? solution 解決方案

? 想到了會再來擴充。

? 最后啰嗦一句，寫得好會議紀要的人，會特別受同事依賴和器重，也是整理思路的一種好方法，希望大家都能合理運用這種技能！