今天是GTD工作法的第一個主題《開始GTD前的準備工作》
昨天我在文章的后半部分簡單列了一些GTD的基本流程。
其中第一步，也就是今天的主題，里面提到了一些劃分日常事務(wù)的維度。
- 在
時間上將不同的事務(wù)分為今日、明日、未來日程等不同時間段。- 在
空間上按照具體情景去劃分，包括公司、家里、外出等等，以及你需要和某個人溝通的多件事情，也可以給這個人單獨建立一個情景。- 最后按
項目的劃分，就是把你手上需要完成一整個方案計劃的項目，每個都設(shè)置獨立清單。
不過我們今天不再重復(fù)上一篇的那些結(jié)構(gòu)。
我嘗試把自己清空，好像從來沒有使用過這套系統(tǒng)，從一個全新的角度去寫。
今天的主題是：開始這套GTD管理系統(tǒng)之前的準備。
我打算從心理準備、時間準備、空間準備和工具準備這四方面為你提供一些建議。
（1）開始前的一些心理準備
在開始前，你可能會猶豫是否要花心思去搭建一套這樣的系統(tǒng)。
因為它看起來就像一個龐大又臃腫的機器，需要把你的觸角伸到足夠細碎的地方才能夠著，才能管理好這么事無巨細的一套系統(tǒng)。
其實不然，這套東西并不是一個全新的事物，而是我們每天都在重復(fù)經(jīng)歷的事情。
只是這套系統(tǒng)可以幫你把這些事情梳理的更有成效而已。
相信我，在我的引導(dǎo)下，你接受這套系統(tǒng)就像在重新審視自己的生活。
這個過程中不會有壓力，不會有拖延，你只會愛上它，因為它能幫你解決很多問題，還能讓你更自信。
說到這里，我想送你一句話，它實實在在的影響了我。
通過行動讓自己感覺良好，比通過讓自己感覺良好，來實現(xiàn)更好的行動要容易的多。
對于多數(shù)習(xí)慣拖延的人來說，所有的準備無非是為了一個完美的結(jié)果。
但過度完美主義往往陷入一個怪圈，它可能會讓你喪失行動力。
完美主義帶來的一般是拖延，結(jié)果是經(jīng)常以“不去做”來逃避可能會出現(xiàn)的不完美。
所以，這句話時刻牢記：完成比完美更重要。
為什么上面我會說你會愛上這個管理過程呢？
不知道你有沒有在任何電影里看到過一些所謂的女強人，或者高管總裁之類的人，他們的行事風(fēng)格是什么樣的？
比如說我比較喜歡的金領(lǐng)專業(yè)戶“王耀慶”大哥經(jīng)常扮演的角色。
他們的風(fēng)格有一個共同點，就是在任何時候都會清楚的知道這個時間點需要做什么。哎呀，我實在對王耀慶看手表的動作太熟悉了。
另一種反面情況，比如笨笨的你，經(jīng)常鎖上門發(fā)現(xiàn)忘帶鑰匙了；上了樓發(fā)現(xiàn)快遞沒?。蛔蛱煲獛У焦镜臇|西又忘在床頭了。
這些問題為什么有的人不會碰到呢？比如上面說的這些人。
他們也會碰到，只是他們更懂得通過自己的個人事務(wù)管理系統(tǒng)，"有條理"的管理自己的事情。
高效、創(chuàng)新、富有成效的思維和行動的訣竅，就是在正確的時間關(guān)注正確的事情。
這里所謂的“有條理”，不是說講話邏輯，而是你身邊所有事務(wù)是否在符合你意識的框架里運轉(zhuǎn)。
比如說你覺得文件就應(yīng)該放在文件夾里，當(dāng)它凌亂的散落在桌子上的時候，就不算有條理了。
也就是說到每個人的“條理”是不一樣的，當(dāng)你覺得墻角的一堆書應(yīng)該出現(xiàn)在書架上的時候，事情對別人來說也許有不同條理。
“那些可能是暫時沒用的書，剛好可以堆在角落，所以對他來說是有條理的”。
所以，這個“有條理”就是你思維里的個人事務(wù)管理系統(tǒng)。
這周我既可以幫你建立一些這樣的“條理”，也會幫你借助外部工具更好的打造這套系統(tǒng)。
最終的目的是讓你在合適的時間關(guān)注合適的事情，并且能輕松掌控這套系統(tǒng)中的信息隨時為你所用。
（2）預(yù)留一個時間正式開始這件事
我建議你花一整天的時間來開始這件事情，這個起步的時間對你開始這套系統(tǒng)的管理至關(guān)重要。
在目標(biāo)明確的時候，不要害怕跨一大步，你跨越峽谷的時候不能謹小慎微，直接跳過去。
首先，你需要花半天的時間去清空你的大腦，把所有懸而未決的、需要去做的、需要記錄的事情通通記錄下來。
在這個過程里，你需要準備一下自己的工作空間和各種其他空間，以及需要借助的外部工具。
對于你的工作效率和精神健康來說，專門騰出一天來啟動這項管理計劃，會讓其價值翻倍。
需要一整天的時間來開始這個事情并不是說這個事情是多么神圣不可侵犯的。
而是這個過程里需要耗費大量腦力來收集、思考、決定很多沒有完成的事情。
尤其是當(dāng)這些事情長期以來都是“懸而未決”或者“陷入困境”的狀態(tài)的時候。
任何中斷都會讓這個過程在后續(xù)重新啟動的時候徒增很多過渡時間。
所以整塊時間集中處理這些所有事務(wù)是最符合效率原則的方式。
（3）準備獨立的辦公區(qū)
你必須有一個專屬于你的工作區(qū)，即使你在公司辦公，家里也應(yīng)該有一個獨立的辦公區(qū)。
合理的安排自己的工作區(qū)，可以減少自己開始一個工作時的抵觸情緒，甚至?xí)阍谶@個地方馬上開始工作。
舉個例子，我自己平時會經(jīng)常不想帶電腦去公司，所以我在公司和家里各裝了一個臺式電腦。筆記本就只用作外出的時候使用，所有文件在多臺設(shè)備之間是同步的。這讓我可以隨時進入工作狀態(tài)，真的減負了很多，這點我感受很明顯。
平時我自己寫東西比較多，很喜歡機械鍵盤，在之前沒有在家里配機械鍵盤的時候，在家里寫東西總覺得心里有障礙。后來裝了一個機械鍵盤，軸心不同，手感不一樣，還是不行，換了鍵盤才能正常寫東西。包括那個筆記本，我不怎么用的原因也是因為鍵盤鍵程太短，打字不舒服。
所以如果你想專注工作，不受這些東西影響，就給自己一個單獨的、個人定制化的工作空間。
這個空間就是你的一個控制中心，除了電腦以外，紙筆、文件盒、或者打印機等等，凡是你覺得工作起來更舒服的一切配備。
因為我自己經(jīng)常會在家里辦公，所以我基本保持了家里和公司的辦公空間有著相同的管理系統(tǒng)，跨空間工作沒有任何障礙。
同時我也在一些朋友家里發(fā)現(xiàn)，很多人其實沒有這個意識，他們甚至在家里沒有辦公的地方。
并不是沒有空間，而是沒有想過設(shè)計這個辦公空間，只是在沙發(fā)上、床上，偶爾做一些簡單的工作。
這個時候如果你想晚上寫一篇文章，那難度其實還真的挺大的。“究竟在沙發(fā)上寫呢，還是在床上寫呢？” 我能感覺到這種難度。
最后，不要和其他人共享這個空間，包括家人，每個人有一個自己獨立的空間也很重要，這樣可以減輕很多沒必要的人際壓力。
（4）準備你的工具
最后看一下我們需要準備的外部工具，借助這些工具，可以讓我們的管理系統(tǒng)真正開始幫助我們更好的工作。
這里面需要一個相關(guān)事務(wù)的清單管理，以及一個資料庫，用來管理大量參考資料和需要再次查閱的內(nèi)容。
a.先說這個管理相關(guān)事項的清單
傳統(tǒng)的GTD流程因為還沒有現(xiàn)代這么多管理軟件，以及這么高度信息化的事務(wù)，所以會需要你準備各種“籃子”“文件盒”“日程表”等等這些實物管理工具。
而我們這個時代，這類東西只需要一個基于GTD理念設(shè)計的軟件即可搞定一切。
我這幾年在用的是"doit"這個軟件，市場上也有很多其他的，比如奇妙清單、嘀嗒清單等等。
iPhone的用戶可以使用手機自帶的【提醒事項】【日歷】【備忘錄】這幾個組合，也可以實現(xiàn)這套流程。其他手機應(yīng)該也有相關(guān)應(yīng)用，大同小異。
準備這個工具的目的在于：
-
有一個可以收集一切的"收集箱"。這個最重要，任何浮現(xiàn)在你腦子里的東西都要第一時間扔進收集箱，不要讓這些零碎的念頭打擾你當(dāng)下的工作。 -
幫你區(qū)分不同時態(tài)的事項。比如今日待辦、明日待辦、下一步行動、日程安排等等。 -
讓你有N個隨時可以調(diào)取的"主題清單"。比如幫你區(qū)分不同項目的事項，讓你可以隨時調(diào)取一個項目相關(guān)的所有事項，情景也是同樣道理。 -
可以在你指定的時間通過有效的提醒方式提醒你。比如說我使用doit系統(tǒng)，但是一些短期的事項都是使用siri來安排到手機提醒事項或者日歷里，在指定的時間會通過手表彈出提醒，到達率100%。
記住，在選擇工具的時候，不要沉迷于嘗試各種不同的軟件，沒有最好，基本的功能這些軟件都有，選一個有緣的即可。
不然得花幾周來測試各種軟件，這是嘗試GTD的大多數(shù)人都踩過的坑。
b.建立一個資料庫
我們在處理收集箱內(nèi)的一些零碎想法的時候，經(jīng)常會有很多需要定期回顧和查閱的參考資料需要整理。
這個時候需要借助一個文檔管理系統(tǒng)，在以前可能是本地的文件夾?，F(xiàn)在都要上云端，多終端的使用這些信息，比如電腦上存儲，手機上查看。
可以借助一些比如【印象筆記】【有道云筆記】等等筆記類的軟件。這類軟件的特色是可以保存和在線編輯一些常用文稿，比如PDF文件、Excel文件、word文件等等。
這里我使用的是"幕布文檔"，只支持結(jié)構(gòu)化的文本和圖片，但這就夠了。對于這些資料，我需要的是全文檢索，隨時調(diào)用相關(guān)的資料。
其他那些文件我是用云盤來存儲，可能Windows下好用的云盤也只有百度網(wǎng)盤了，它有個百度云同步盤，但現(xiàn)在已經(jīng)不更新了。
我用的是iCloud，因為我的電腦和手機都是蘋果設(shè)備，比較方便，而且確實好用。
前些年使用iCloud因為是國外存儲，網(wǎng)絡(luò)受限，比較慢。這兩年政策原因吧，國人的數(shù)據(jù)不能放在國外之類的，也可能確實因為用戶反饋了一些問題。所以iCloud中國運營商由國內(nèi)的“云上貴州”負責(zé)維護，這個公司可能和阿里云有關(guān)系，總之技術(shù)過硬，現(xiàn)在的iCloud超級好用。
iCloud在手機上一樣好用，比如說我會經(jīng)常在手機iCloud云盤里看之前保存的視頻。我的電腦除了云盤，最常用的文稿和桌面都是通過iCloud同步的。在電腦上隨時生成的文件，手機上一樣可以處理，而且根本不用手動去操作，非常方便。
最后，這些工具需要慢慢去習(xí)慣，然后刻意的去精進，加深理解。
因為沒有什么比你喜歡使用自己的工具更能讓你提升效率了。
明天開始講這個流程的第一步“收集階段”當(dāng)中的一些思維，我們明天見。
