作為庫管兼職采購，一天磨磨蹭蹭總不著閑，領(lǐng)導(dǎo)說你一天都干嘛了？我一時答不上，想不起來，說不清楚。反正是沒待著，一會給供應(yīng)商打個電話，一會給工人領(lǐng)物跑趟腿，一會做出入庫記錄，一會給售后打包裝、發(fā)快遞。加之工程備貨、裝車……簡直喝口水的時間都沒有。
近日閑暇，用心梳理一下。
不提領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為工作量占比大的備貨、打包裝、打標(biāo)牌、裝車、卸車、清理場地這些活。
單單說一下領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒啥工作量的、經(jīng)過我手、需要我處理的各種單據(jù)。通過單據(jù)，來闡明一件物料從采購回來到發(fā)出去到底經(jīng)過了多少過程，及其手續(xù)。每個過程和手續(xù)又要靠多少汗水與時間來“走過“。
采購首先從需求信息開始，我采購的信息一部分是來自工廠工人制作所需，以及工程發(fā)貨庫存?zhèn)浼表?，這部分都是標(biāo)準(zhǔn)件和管件類，一般情況是有庫存的，庫存不足時要提報采購申請單。另一部分是來自工程發(fā)貨的訂貨表，這份訂貨表有標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備訂貨表、非標(biāo)設(shè)備訂貨表、電纜橋架訂貨表。這部分基本都是設(shè)備居多。
有了訂貨需求，下一步就是提報采購申請單。為了制作采購申請單先要制作一個庫存狀況表。庫存狀況表是財務(wù)軟件通過預(yù)警，而獲得的庫存不足提示。庫存狀況表不用打印出紙質(zhì)版。其電子版經(jīng)過整理、篩選后即可使用。再結(jié)合眼前生產(chǎn)進(jìn)度，就能確定采購的目標(biāo)。
工程采購還要對照訂貨表的上述三項訂貨內(nèi)容做一個采購合同審批表。供上級了解并批示。采購合同審批表要把暫時還未簽訂的合同項整理上報，含對方報價。等合同都簽訂完了再上報就沒有意義了。供應(yīng)商名稱及商品價格要清楚準(zhǔn)確。這里的價格要費(fèi)一些周折。
采購申請單的形成，看似很簡單，其實也相當(dāng)麻煩，因為它的要注明上面提到的價格。這就需要和很多供應(yīng)商反復(fù)針對很多物料進(jìn)行磋商、比較，才能選定合理的供貨途徑。這一項是很耗時的，但更耗電話費(fèi)。有些商品多方聯(lián)系都難以找到貨源，只能尋求老采購員協(xié)助幫忙了。特別是要貨數(shù)量少的物品，對方不愿給予加工及提供發(fā)票。如果老供應(yīng)商的價格上漲了（一般價格變動都是漲價，掉價的很少），還要給領(lǐng)導(dǎo)上報一份變價通知單。采購申請單還有一處麻煩的地方，就是不停的要添加物品，可能剛剛梳理好的申請，一個小時后，一查遺漏了幾樣或者又要添加幾樣急用的，還得重做。批量采購的申請單要斷斷續(xù)續(xù)弄兩三天。
終于采購單完成了。每星期四，領(lǐng)導(dǎo)到工廠簽了字就批準(zhǔn)了。采購單一批，有些人就自以為采購工作已經(jīng)完成了。殊不知，這才是采購剛剛開始，還不知道時間被拉扯得多久，所以說采購的提前量要做好，否則各種耽誤會叫你縱然是神仙也毫無應(yīng)對辦法。
有了領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的采購申請單和采購合同審批表，就可以名正言順與供應(yīng)商簽訂購買合同了，我這里的合同一般都由對方書寫，蓋章后傳真或拍照發(fā)到我手，很少有我起草傳給對方。轉(zhuǎn)到我手的合同，在某個星期四蓋章。蓋章后，我將它復(fù)印一份。自己留底，在拍照一份發(fā)給供應(yīng)商。那份原版上交公司財務(wù)。
合同蓋章了，也就到了給供應(yīng)商打款的過程了，有的供應(yīng)商是貨到付款，有的供應(yīng)商是款先貨后，還有一些老供應(yīng)商是延期支票。要給款先貨后的和貨到付款的供應(yīng)商打款，就要填寫一份借款單。借款單上填好供應(yīng)商名稱、打款數(shù)量、服務(wù)工程及用途，款先貨后要附有由軟件打印的入庫訂單。貨到付款的，到貨后才做借款單，附有貨物的入庫單。有時領(lǐng)導(dǎo)挑剔還要附上合同。墊付的款項要報銷做支出單。這些辦款手續(xù)要通過用款計劃承報給財務(wù)。簽字批準(zhǔn)的借款單和支出單交到財務(wù)手里后，逐一打款，老供應(yīng)商的支票還將由我轉(zhuǎn)交并做好記錄。
每天不能落下的記錄還有兩個。一個就是供應(yīng)商往來賬單，記錄打款時間、到貨時間、預(yù)付款時間、支票到期時間和票號、發(fā)票時間和票號。一個是費(fèi)用統(tǒng)計，記錄每個月的采購花銷。
錢款一付，就到了向供應(yīng)商催貨的環(huán)節(jié)。按事先合同的約定，大部分供應(yīng)商還是能夠守約，但是，也有部分供應(yīng)商。由于各種原因，或制作原因，或質(zhì)量原因，或物流原因。還是無法按時到貨。
到貨的物品，檢驗是必不可少的，顯然檢驗也不是走馬觀花那么簡單。檢驗發(fā)現(xiàn)問題還要記錄到外購件檢驗記錄當(dāng)中，拍照發(fā)給對方，并聯(lián)系對方處理這個問題。
沒有問題的物料，就要做入庫處理了，入庫之前，先要做一個入庫訂單。入庫訂單要把物料的名稱、數(shù)量、稅率、廠家輸入進(jìn)去，沒有廠家名稱的要添加。T1軟件是通過入庫訂單轉(zhuǎn)化為入庫單的，入庫單后面要附上送貨單。
至此，物料就算入庫了，有的很快就發(fā)走了，有的還要在庫里呆些日子。工程發(fā)貨有工程發(fā)貨清單為依據(jù)，這是個大單據(jù)，從螺栓到管件再到設(shè)備有二百多種物品。要說這些物品能三五天備貨完成，還要兼顧采購的余部收貨、檢驗工作，不心煩意亂，那純粹是扯王八犢子了。工廠領(lǐng)料要記錄在手寫出庫單上。按理說這張手寫出庫單即領(lǐng)料單應(yīng)該先有簽批領(lǐng)導(dǎo)署名才能領(lǐng)取物料，可是奇葩的是工人自行領(lǐng)取后再由領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。工程發(fā)貨的出庫單要做成拆裝單，這個拆裝單很長，長達(dá)好幾米的打印紙。工廠備件領(lǐng)料要做報損單出庫。其他出庫方式也還很多，什么贈送單、銷售單等等，就不一一而說了。以上說法是遵循化繁為簡的原則，對那些拖泥帶水的煩心工作都閉口沒說。
細(xì)數(shù)下來，各種單子還真是不少，有些是必要的，也有些可有可無。有些是因為覺得那里有漏洞，就靠增加手續(xù)補(bǔ)漏。補(bǔ)來補(bǔ)去漏洞沒有補(bǔ)好，徒勞無功的活沒少干。
總之，事實證明，庫管不能同時做采購，首先這是不合規(guī)則的做法，再有就是你會被這些爛表單搞死。
