今天因同事出差，我是他的代理人，受托處理一項(xiàng)急事。他告訴了我處理方法，讓我去他的電腦找尋相關(guān)文件來操作?？墒蔷瓦@一個(gè)找尋文件的操作，我花了半個(gè)多小時(shí)也沒找到相應(yīng)的文件，挫敗之余對于同事雜亂的歸檔也是深感無語，這真是眾里尋他千百遍，我和它始終無緣得見啊！

究其混亂原因：

一、錯(cuò)誤的文件命名

我是要找一份某供應(yīng)商8月開給我司的發(fā)票，可是他那文件夾里以8月命名的發(fā)票打開都是7月開立的，只不過是8月校驗(yàn)的而已。且每一份發(fā)票文檔里掃描了N張發(fā)票。為了避免遺漏，我把9份8月的發(fā)票文檔全部瀏覽了，差不多有50余張發(fā)票副本，均非我要找尋的目標(biāo)文件。

其次該文件夾里其他的文檔，日期相近的我也都一一點(diǎn)開看了，還是沒有才最終放棄。

二、沒有獨(dú)立的分類歸檔

各家供應(yīng)商的發(fā)票沒有分開存放，且每個(gè)發(fā)票文檔也含多張掃描件，不利于查找單張。

三、他本人對于自己的文件歸檔不清楚，所以才指示不清，試錯(cuò)成本太高

從這件事中，我也覺得文件整理是實(shí)現(xiàn)高效辦公的必要條件?，F(xiàn)在紙質(zhì)化文檔逐漸減少，也是企業(yè)節(jié)約成本的良好體現(xiàn)。而相應(yīng)增加的是大量的電子文件，如何歸檔，確實(shí)需要我們花費(fèi)心思和功夫。

我覺得文件歸檔需滿足以下條件：

1.文件命名要規(guī)范

2.文件分類設(shè)標(biāo)簽

3.桌面文檔不要多（最左邊3列以內(nèi)）

4.文件夾路徑設(shè)置有規(guī)律（確保能夠輕松找到）

5.重要文件定期做好備份

6.可放置桌面的文件

A.高頻率使用工具

B.常用文件夾的快捷方式

C.暫存文件夾（夾放臨時(shí)文件）

D.階段關(guān)注重點(diǎn)文件

網(wǎng)絡(luò)共享文件的整理也比照電腦文件來操作。

最后還是提醒下，好記性不如爛筆頭，一些重要的信息，及時(shí)登記，整理歸檔。關(guān)鍵時(shí)刻可以使用萬能搜索，寫在紙上的文字找起來終歸沒那么順手。