接著昨天的記事本的使用，具體來看看要怎么做吧。
1. 寫下任務(wù)。
請翻開記事本，把你一天當(dāng)中需要做的事情都一一羅列并且記錄下來。寫下任務(wù)的時(shí)間根據(jù)各人的作息習(xí)慣來定，可以是一天的清晨，也可以是前一天的晚上。
我之前是每天一早寫，寫完開始一天的工作，昨天看完書，我決定的是晚上寫，但今天工作完，在下班前五分鐘的時(shí)候，我把第二天需要做的工作寫下來了。是因?yàn)榻裉煊行┦虑楸容^重要，沒做完，也不是一下就能做完的，所以當(dāng)時(shí)就記錄下來了，比晚上再去想計(jì)劃會(huì)更好。
2. 估算時(shí)間。
一份理想的每日計(jì)劃，單單列舉這一天的活動(dòng)內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。除了活動(dòng)內(nèi)容，還應(yīng)該根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步估算出每項(xiàng)日程安排所需要的具體時(shí)間。不過，剛開始估算時(shí)間可能不太準(zhǔn)確，也沒關(guān)系，先估一個(gè)吧，當(dāng)然建議你給自己估的時(shí)間稍微嚴(yán)格一點(diǎn)。如果估算的時(shí)間充裕，可能就會(huì)放慢自己的工作進(jìn)度，從而浪費(fèi)了時(shí)間。就像為什么人們在“Deadline”臨近的時(shí)候，效率總是會(huì)特別高的緣故。
3. 作出取舍。
計(jì)劃作好了，時(shí)間也估算好了，但是如果計(jì)劃的時(shí)間比擁有的時(shí)間還要多怎么辦？那么，在作計(jì)劃的時(shí)候一定要牢記，人的時(shí)間是有限的，一定要為最重要的事留出最多的時(shí)間和精力。將事件按照重要的程度分出AB兩個(gè)層級：A類事件是重要的，或是必須由自己完成的；B類事件是不太重要的，又或者是可以授權(quán)給別人做的。區(qū)別A類事件有3條重要的標(biāo)準(zhǔn)：1.能給自己帶來價(jià)值的；2.現(xiàn)在不做以后就沒機(jī)會(huì)了；3.任何人無法替代我做。劃分好這兩類之后，必須確保A類全部完成后，再做B類。
4. 分解任務(wù)。
有些任務(wù)，工作量非常龐大，在作工作計(jì)劃的時(shí)候，需要適當(dāng)?shù)胤纸馊蝿?wù)。
例如，完成部門年度工作小結(jié)可以分成： 1. 初步擬寫提綱——2小時(shí)；2. 請相關(guān)人員一起討論提綱的合理性——2小時(shí)； 3. 列出所需收集的資料——2小時(shí)； 4. 收集相關(guān)資料——2小時(shí)； 5. 完成工作小結(jié)第一部分——2小時(shí)； 6. 完成工作小結(jié)第二部分——2小時(shí)； 7. 完成工作小結(jié)第三部分——2小時(shí)； 8. 整合三部分，并進(jìn)行初步修改——2小時(shí)； 9. 請相關(guān)人員一起討論草稿的修改意見——2小時(shí)； 10. 根據(jù)提出的修改意見進(jìn)一步修改草稿——2小時(shí)； 11. 整理文件格式并美化——2小時(shí)。
通過這樣的任務(wù)分解，就能有效地把任務(wù)劃分成小塊，減少壓力及焦慮，從而增強(qiáng)計(jì)劃的可執(zhí)行性。
5. 預(yù)留空間。
在制訂日計(jì)劃的時(shí)候容易犯一種錯(cuò)誤，就是為了完成更多的任務(wù)，而把任務(wù)排得很滿，半個(gè)小時(shí)一個(gè)單項(xiàng)，不給自己留一點(diǎn)點(diǎn)的空間。這首先在精神上會(huì)給予自己很大的壓力，會(huì)想，這么多怎么完成得了。其次，在實(shí)際的執(zhí)行中，很難避免有突發(fā)狀況出現(xiàn)。因此，建議每天計(jì)劃事項(xiàng)所占用的時(shí)間，不要超過實(shí)際可支配時(shí)間的60%。也就是說，如果你的上班時(shí)間是8個(gè)小時(shí)，那你的計(jì)劃時(shí)間盡量不要超過5個(gè)小時(shí)，把多出來的時(shí)間預(yù)留出來，用于處理一些可能發(fā)生的突發(fā)事項(xiàng)。
總結(jié)上面幾個(gè)步驟，就是要：執(zhí)行——最關(guān)鍵的是行動(dòng)起來。
執(zhí)行行動(dòng)有幾個(gè)注意要點(diǎn)：
1.集中注意力
2.立即去做
3.按照重要性逐一完成
4.計(jì)劃性和靈活性兼顧
5.反饋和調(diào)整：發(fā)現(xiàn)問題，不斷改進(jìn)
6.學(xué)習(xí)和實(shí)踐
7.建立只屬于自己的經(jīng)驗(yàn)庫
記事本的使用已說完，接下來要做的就是立即行動(dòng)起來吧。
今天看完這部分，有些感觸，就是對比昨天做的計(jì)劃，并不是完全完成，有些意外發(fā)生的工作插進(jìn)來了，相對來說，事情完成得還可以，要計(jì)劃性與靈活性兼顧。
我已經(jīng)在行動(dòng)中了，你呢？
