最近覺得很煩惱，總覺得時間不夠用，相信你經(jīng)常有這樣一些煩惱：
“工作總是做不完.....”
“忙完公司事情，忙家里，完全沒有私人空間……”
“希望可以有時間來為自己充電……”
大多數(shù)人都疲于應(yīng)付工作，忙忙碌碌地生活；有的人卻能很好地完成工作，還能享受到充實的個人生活。
造成這二者之間差異的原因究竟是什么？難道是因為前者具備了某些與生俱來的、無法憑借后天努力來彌補的能力差異嗎？
如果你也有和我一樣的苦惱和困惑。下面這本書剛好為我們解惑。
《別再說你沒時間——練好職場基本功》這本書為我們揭示了答案：其實這二者之間的差異并不在能力上，而是在一些非常細微的節(jié)點上。這些節(jié)點擴充出來就是本書的三大部分，分別是物品整理、信息整理、頭腦的整理。
下面讓我們按照這個順序?qū)W習作者教給我們的種種技巧。
一、 物品整理
物品整理的關(guān)鍵在于“分類”與“電子化”思維的實際應(yīng)用。
既然要掌握整理技巧，自然要從整理工作場所中的物品開始。辦公桌上堆放著各類物品，在這樣的狀態(tài)下自己的思緒自然也無法得到整理。
因此，我們首先需要清理自己的桌面，具體而言，就是把自己的桌子、抽屜里的物品列個清單出來，并且從這些物品里，把平日里經(jīng)常使用的東西挑出來。接著把這些物品按照使用頻率來排序：每天都要使用的、幾天才會用一次的、每周用一次的、每月用一次的物品，等等。一次都沒有用過的物品，當然是要當場就處理掉。如果有多件同類的物品會影響到我們，就只留下一件。如果有兩個訂書機、兩個同樣用途的數(shù)據(jù)線等，就要減少其數(shù)量。這是因為，如果持有的物品數(shù)量超過了自己可以把握的范圍，我們是無法做到看一眼就能馬上找到自己需要的物品的。
日本人講究非常細致的工作管理，如日式的庭園一樣簡樸有序。在辦公環(huán)境中所用的日常用品常常要做好篩選，不備多余的文具保證環(huán)境整潔，這就是近年來流行的“割斷舍棄離開”的斷舍離精神。
對于工作任務(wù)分類而言，作者提出，每個人所處的行業(yè)和職位千差萬別，但是工作這件事情本身，大體可以分成四個類別，分別是：
1.今日要做的事情；
2.五分鐘就可以做完的事情；
3.有期限的事情；
4.沒有期限的事情。
其實，這正是應(yīng)用了時間“四象限”法則，這是美國的管理學家史蒂芬·科維提出的一個時間管理的理論，他把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。
這其中，緊急又重要的事情，應(yīng)該立即去做；重要但不緊急的，有計劃重點去做；對于緊急不重要或者不緊急又不重要的事情，干脆少做或者不做。
成功人士對時間的分配往往更加偏重重要的一類事情，而普通人卻多在不重要的事情上耗費時間。對工作來說，按照四象限原則分配的任務(wù)，更加方便檢索查閱，能夠幫助我們快速完成重要的事情。
而電子化的應(yīng)用則更加常見，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)為職場人數(shù)據(jù)保存提供了便利，把紙質(zhì)的名片、文件等都用數(shù)字化的PDF文件來保存，可以大大提升辦公空間的使用效率，利用有道云、印象筆記、各種網(wǎng)盤的形式也方便跨時間、跨部門地協(xié)作。所以要想處理更多信息，數(shù)字化也就是無紙化的觀念十分重要。
聽到這，有人可能會問，現(xiàn)在日常接觸到的信息那么多，來不及整理怎么辦？作者建議這種時候，不可以把文件直接存放到電腦桌面上。但是，也不能因此就把文件隨便放入某個文件夾中，這樣只會給之后的搜索帶來麻煩。對于這種文件，要實現(xiàn)創(chuàng)建好一個“待整理”文件夾，把這些文件暫時先存放到這里。
當然，文件夾放在這里只是暫時的處理，存放的文件之后還需要再整理，必須把它們放入到已經(jīng)分好類的文件夾中。因此，每周整理一次“待整理”文件夾中的文件是比較合理的頻率。
再給大家總結(jié)一下，我們可以通過5個方面的整理來節(jié)省時間提高效率：
1. 精簡桌面和抽屜，分類存放物品并固定存放位置；
2. 文件與資料，數(shù)字化，按照完成期限分類；
3. 電腦文件，分類存放，列舉目錄來索引，存放云端網(wǎng)盤；
4. 日程安排，記錄到電子日歷，使用日歷來定時提醒工作安排；整理物品與日程的安排關(guān)鍵是遺忘，減少“頭腦中礙事垃圾的積攢”。通過固定各物品與文件的位置，通過目錄列舉電腦文件，通過日歷來提醒日程，使得我們不用去記憶這些事情。
5. 記錄時間的使用情況，發(fā)現(xiàn)自己的時間浪費在哪里。記錄時間，則是為了讓我們知道自己到底是怎么浪費時間的。人是不會改善自己沒有意識到的問題的，通過記錄時間我們能知道在一件事上具體花了多長時間，之后我們才能有意識的去縮短或者不做這件事。
下面來學習第二部分看看如何管理信息。
二、信息管理：統(tǒng)一——積累——共享
作者把工作中不可缺少的兩類事物稱之為“道具”和“素材”。
道具是指直接推動工作的工具如文具、表單、客戶數(shù)據(jù)等，把這些物品整理得便于利用，工作的效率便會得到提高。
素材是指提高銷售額相關(guān)的變量，如文件、書、雜志和商品本身等，各式各樣的物品都可以算在內(nèi)。這些素材最終都要進行數(shù)據(jù)化，也就是說應(yīng)該利用掃描、照片，或者輸入電腦表格中，完成資料的數(shù)據(jù)化。并且最好能夠根據(jù)需要，關(guān)鍵時刻在頭腦中進行搜索就能快速利用。
真正在工作上非常能干的人，不僅能整理好數(shù)據(jù)和其他工具類的物品，使它們處于隨時都可以使用的狀態(tài)，還能夠每日利用節(jié)約出來的時間儲存素材，進行信息內(nèi)容化。
什么是信息內(nèi)容化呢？如今，不論是在普通網(wǎng)站還是手機上，任何地方都有鋪天蓋地的信息。單單只是整理信息本身就會花費大量時間，也有不少人因此認為自己整理信息就是工作了。
事實上，應(yīng)該保存下來的種種素材，并不是從網(wǎng)上現(xiàn)學現(xiàn)賣的內(nèi)容，而是自己的感受。網(wǎng)絡(luò)、電視和雜志中的新聞報道等內(nèi)容，絕大部分只是二手資訊。值得記錄下來的，只有數(shù)字之類的統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及與事實有關(guān)的內(nèi)容。這些正確且值得參考的信息可以存儲起來。但是，在博客上或者針對網(wǎng)站報道的感想以及評論等內(nèi)容，都只是一些二手信息，并不可靠。
可能的話，我們應(yīng)該把自己需要的部分，記錄到自己的筆記中。一定要堅持進行記錄，最終所記錄的表格文件中會積累眾多的信息，也許會由此產(chǎn)生全新的策劃案，或者在開會或者在銷售的時候，可以作為資料使用。不僅如此，這也會為產(chǎn)生自己特有的信息內(nèi)容而做好準備。這一部分我們稍后會詳細講解。
把素材中有用的部分進行數(shù)據(jù)化并儲存起來，這是儲存素材的基礎(chǔ)。把自己認為會有幫助的那部分內(nèi)容收集下來，剩下的部分則沒必要進行數(shù)據(jù)化。同時，借助云端網(wǎng)盤進行數(shù)據(jù)共享，這樣做的好處還在于數(shù)據(jù)變得豐富，易查詢，也更易與人分享，這在分工越來越細的社會中也很重要。
以上是有關(guān)整理信息的方法技巧，下面我們來學習第三部分，看看那些比我們優(yōu)秀的人都是怎么管理頭腦和思想的。
三、頭腦和思想管理：“主動”——“輸出”——“投資”
人的行為總是和他的內(nèi)在認知思想水平相連，如果沒有提升對時間管理的認識，那么再多的技巧也無法實施，即便實施了也無法持久。
所以建立時間管理意識，主動的認識自己的時間消耗情況，合理分配時間，設(shè)定目標，利用模板、碎片化時間學習都是從根本上實現(xiàn)時間管理目標的核心。有技巧地把所學習到的內(nèi)容輸出，和同事朋友分享，也將更大程度上提升你的人際關(guān)系。最后，學會給自己投資足夠的時間和金錢的人，其實有著更大的生存和發(fā)展優(yōu)勢。
這就是為什么能夠為公司帶來巨大利益的人，即使離開了公司，也可以自己開創(chuàng)出一片事業(yè)來。會被其他公司挖角的人才，通常都是具備“內(nèi)容意識”的人。
所謂內(nèi)容意識，就是把生活中的一切都當作信息內(nèi)容來捕捉，并且有意識地堅持積累，使之隨時都可以利用，隨時都可以商品化。
假如你也想提高現(xiàn)在的年薪，作者強調(diào)，在信息化社會中，內(nèi)容意識是不可或缺的。比如，我們在國外旅游時，你可以不只是為了自己玩的開心，如果見到了有意思的事物就把它拍下來，再加上自己獨特的感想發(fā)布到博客里：比如，熱門電影上映的時候，用自己的觀點來談?wù)摓槭裁此鼤绱藷衢T；再如，拍攝自己的寵物貓貓、狗狗，在網(wǎng)上定期進行直播……這些事情，或許會在某一天成為書籍的執(zhí)筆的契機，或者作為全新的商業(yè)素材而被做成策劃，抑或在新商品開發(fā)的時候成為可以參考的內(nèi)容。在幸運地得到和成功者見面的機會時，它們還可以為你提供有趣的話題，或許你還會因此得到對方的賞識。而且，時常進行信息內(nèi)容整理，就可以在需要的時候快速地、自由地使用。
只要改變意識，自己就不再只是單純地消費每天接觸到的事物，而這些事物也會以有益的、獨特的信息內(nèi)容的形式重新出現(xiàn)在你眼前。而且，在不斷繼續(xù)的過程中，它們終有一天會變成巨大的財富。
有人會問，我也想在朋友圈獲得別人關(guān)注和點贊，所以每天發(fā)雞湯文或者修圖美顏十分盡力，當然發(fā)布美女等賞心悅目的圖片自然會收獲很多贊，但這只是令人興奮一時的信息。照片，別人可能是看了，但是，發(fā)布的文字可能就不會有人關(guān)注了。其實，真正有價值的、會令他人關(guān)注的信息，是讓人想繼續(xù)看下去的信息內(nèi)容。最重要的就是，要有屬于自己的獨特視角。從別處轉(zhuǎn)發(fā)來的新聞，即便能一時間吸引來訪問量，但這是任何人都能提供的，并不是只有你才能提供的信息。只有“這個人的想法很有意思啊”、“這個人和別人不太一樣”能給人帶來這般感受的信息，才是可以當作信息內(nèi)容發(fā)布出來的。
能讓人付錢也想得到的寶貴信息，只有無法被取代的一手信息。已經(jīng)被人發(fā)布過的二手信息就算收集得再多，也不過是和其他人一樣的消費者。對于二手信息，請用自己的觀點重新整理過再發(fā)布。
成功者可以將一篇篇博客或知乎答案集結(jié)出書并且暢銷，是因為他們把感受的首次信息發(fā)布了出去。能從首次信息中重新作出別人會關(guān)注的二次信息的，就是成功者。所以我們也需要改變意識，從單純享受二次信息的人，轉(zhuǎn)變?yōu)榘l(fā)送自己的首次信息的那一方。
那么，如果你準備從今天開始就這樣訓練自己，具體該怎么做呢？
如果你是喜歡寫文章的人，寫博客是不錯的選擇。但是，如果每天寫很長的文章會成為負擔的話，你也可以考慮發(fā)布在朋友圈和微博等網(wǎng)站上就可以。
把生活中的所有素材都收集起來的話，就會想把各種各樣的事情都發(fā)布一遍。但是此時需要注意的是，發(fā)布信息內(nèi)容時，一定要把播報的內(nèi)容范圍縮小到一個主題里。素材就是未來可能會派得上用場的、現(xiàn)在要收集起來的東西。但是，只有在決定好一個主題之后再開始播報的，才是信息內(nèi)容。
就算覺得自己沒有什么特別關(guān)注的事情，現(xiàn)在也沒有什么時間分給自己的興趣，也可以把公司附近的午餐信息，當作現(xiàn)在就可以開始發(fā)布的內(nèi)容。既然叫作午餐信息，就只要每天中午去吃飯的時候，把相關(guān)的數(shù)據(jù)發(fā)布出去就可以了。因為無論如何，大家是一定會去吃午飯的，也不需要再特意找時間來做，而且就算有人對午飯不感興趣，也一定得去吃飯。發(fā)布信息也不需要寫一些很高深的感想，只要寫“是否好吃”“價格如何”“餐廳的名字和地點”，以及配上必不可少的一張菜肴的圖片就可以了。
請把它當作發(fā)布信息內(nèi)容的練習來做，每天都堅持發(fā)布這些內(nèi)容。這樣，自己公司附近的午餐信息就會被基本收集到。如果公司位于五道口，可以發(fā)布“五道口午餐信息”；如果位于外灘，就可以發(fā)布“外灘午餐大全”。午飯是所有人都會去吃的東西，所以，午餐信息是這一帶白領(lǐng)們會喜歡的信息。既不必因此吃遍全國各地的名店，也不是只有著名的美食評論家才能做的事情。實際上，每天在哪些地方吃飯的人，他們的鮮活直觀的感想，以及最新的數(shù)據(jù)，對于有需要的人來說才是有著莫大價值的信息。
這樣的事情堅持一年甚至三年，你就會被這一帶的人們看作午餐信息內(nèi)容的發(fā)布者而得到認可，甚至會有其他白領(lǐng)或者周邊的餐飲店主動來聯(lián)絡(luò)你。此外，在這些信息的基礎(chǔ)上，如果再加上“30元以內(nèi)”或是“500卡路里以下”等標簽，就會使之成為更加完善的信息內(nèi)容。當然，剛開始的時候不必把事情考慮得太復(fù)雜，總之先慢慢掌握內(nèi)容意識并堅持下去吧。
本書最后，作者介紹了那些能賺大錢、被稱作成功者的人士，是以怎樣的思考方式來使用并管理金錢的，也就是關(guān)于金錢的整理方法。
本書之前所講的整理方法，是從物品和數(shù)據(jù)的整理開始，最終做到頭腦的整理這樣的一系列方法，當整理好了頭腦之后，在金錢方面勢必也會得到整理。
成功者身上共通的第一點，就是絕不會把錢用在刀背上。和時間同理，無論是多么富裕的人，都不會在沒用的東西上浪費錢。而且，成功者很清楚知道擁有哪些東西、需要哪些物品，因此不會去購買不必要的物品。而如果是自己所需要的物品，就會在當時購買，一旦不再需要了就立即處理掉。這樣，基本上除了食品和消耗品之外，不會有新購買的東西。因為，如果買了自己不需要的東西，不僅僅是金錢上的浪費，還會在尋找、挑選上浪費時間，并且造成放置空間上的浪費，是三重的損失。
那么，有錢的人會在什么事情上花錢呢？成功者消費的第二個共同點，就是在體驗這件事情上花錢。如果花一千塊就能吃掉西餐全餐的話，富人會毫不猶豫地拿出錢來吃飯，這不是單單因為有錢。作者在書中鼓勵一種更高等級的追求，也就是說，即便要支付對現(xiàn)在的自己來說有一點勉強的金額，也要創(chuàng)造體驗更好生活的機會。這樣，以前那些被當作理所應(yīng)當?shù)氖虑?，就會變得不再理所當然。如果不去體驗更好的事物，那么無論何時都無法到達更高的程度。想知道自己是否有上升志向，看自己是否舍得在體驗上面花錢就知道。這里所說的體驗，也包含學習在內(nèi)。與學習有關(guān)的花費，也叫自我投資，而體驗是對自己的一種投資。
要說在體驗之外，錢還可以用在哪里的話，可以買的就只有買了之后可以產(chǎn)生金錢的東西了。舉例來說，如果只是單純地購買自己想要的衣服是浪費。但是，如果是可以讓工作更加順利而購買的衣服，或者是為了參加演講而購買的衣服，則會以利益的形式返還回來，因而是投資。
此外，購買后可以折換成錢的東西也可以購買，別墅或者高級公寓等不動產(chǎn)是其中的代表。汽車其實是最為浪費的一筆開銷。如果家里沒有很小的孩子，與其自己擁有一輛車，不如乘坐出租車更為合適。但是，如果是法拉利等稀有的車，因可以折現(xiàn)的價值高而值得購買。盡可能不要購買無法成為投資的東西。如果無論如何都非常需要的話，就用租賃來代替購買吧。相反，如果你買了很多之后會變成垃圾的東西，就會影響到整理，進而影響到頭腦的整理。這樣的話，是無法成功的。
有錢人最后的一個共同準則，是將當下和時間視為最寶貴的東西。有個笑話，講的是有一位老太，為了能買到便宜50塊錢的商品而四處去逛特賣店。然而如果計算一下這位太太實際為此花費的路費，卻遠比節(jié)省下來的錢要貴得多。雖然，現(xiàn)在這個時代我們有了淘寶、京東，不需要再花費路費了。但是，為了能買到便宜東西而損失的時間，對于我們來說，是更加昂貴的代價。
這是通過本書學到的內(nèi)容。引用達爾文的一句話與大家共勉：
凡浪費生命中任何一小時的人，就是不懂人生價值的人。
本書總結(jié)如下:
1. 把所有信息轉(zhuǎn)存為電腦數(shù)據(jù)，并保存到云端是極其重要的。
2. 創(chuàng)造一個可以共享的結(jié)構(gòu)，不把精力浪費在沒用的事情上，效率自然會變高。
3. 重點是把精力集中在此刻該做的工作上。
4. 體驗是對自己的一種投資。
5. 對于需要重復(fù)進行的工作，套用固定的模式是最有效的辦法。
6. 堅持記錄時間開銷，漸漸地就會產(chǎn)生時間意識。
7. 整理物品的訣竅是決定好每件物品的固定位置。
8. 決定了要做就一定要完成。把這個原則銘刻在自己心中并且堅持到底。
9. 人是可以通過重復(fù)的動作來養(yǎng)成習慣的。10. 最可以利用起來的，就是開會的時間。
2018，告別混亂，享受工作，擁抱生活！
2018年元月5日 沐蘭
