一篇有效的MEMO怎么寫？備忘錄格式、寫作技巧及范文（上）?

一篇有效的MEMO怎么寫？備忘錄格式、寫作技巧及范文

如果你想要成為一位成功的商人，你必須學(xué)會與你的員工交流，清晰及時的溝通是有效運作任何業(yè)務(wù)的關(guān)鍵，這就意味著你需要弄清楚備忘錄怎么寫。業(yè)務(wù)備忘錄幫助我們，讓我們的員工或客戶了解一個具體的情況，或通知他們一個解決正在進行的問題。備忘錄中可能需要討論政策的變化或價格的上漲，或說服員工采取行動，如參加會議或改變工作方式等等。

但是無論目標(biāo)是什么，當(dāng)商業(yè)備忘錄將你自己的目的和讀者的興趣聯(lián)系起來時，那它會達到最佳的效果。即使memo只不過是你的老師布置的作業(yè)而已，你也要認(rèn)真對待備忘錄的寫作。今天我們小編來講解一下memo什么意思，memo怎么寫，備忘錄格式和結(jié)構(gòu)是什么，而且分享一下備忘錄寫作技巧及一份memo范文供大家參考！帶大家一起來深入探究一下備忘錄吧！

Memo什么意思? 其定義和目的

備忘錄，即memorandum或memo，通常是商業(yè)中用于內(nèi)部交流的，傳遞信息的短文檔。備忘錄的特點是簡潔、直接和易于瀏覽。它們不像普通商務(wù)信函那樣正式，但它應(yīng)該保持專業(yè)、簡潔的風(fēng)格。通常，業(yè)務(wù)備忘錄的目的是雙重的：確定問題和提出解決方案。其他時候，備忘錄也可能提供或要求事實性信息。

業(yè)務(wù)備忘錄是為那些想要快速、輕松地從備忘錄中找到所需信息的繁忙讀者而設(shè)計的。備忘錄的目的通常是告知，但偶爾也包含勸說或號召行動的元素。所有的組織都有非正式和正式的溝通網(wǎng)絡(luò)。一個組織內(nèi)部非官方的、非正式的交流網(wǎng)絡(luò)通常被稱為小道消息，它的特征通常是謠言、閑言閑語和含沙射影。在小道消息中，一個人可能會聽到有同事將要被解雇的消息，并開始四處傳播。謠言從一個人傳到另一個人，變來變?nèi)?，不知不覺間，這個有人被解雇的消息就被傳言為關(guān)閉某個部門，徹底顛覆了這個消息的本質(zhì)。

那么解決非正式、非官方的猜測的一個有效方法，就是向所有員工清楚地說明某個特定問題的情況。如果預(yù)算削減是一個擔(dān)憂，那么發(fā)送一份備忘錄，解釋即將到來的變化是明智的。如果公司希望員工采取行動，他們也可以發(fā)布備忘錄。例如，2009年2月13日，松下公司的高層發(fā)布了一項聲明，要求所有員工至少購買價值1600美元的松下產(chǎn)品。公司總裁指出，如果每個人都支持公司購買他們的產(chǎn)品，所有人都會從中獲益。

Memo的基本結(jié)構(gòu)是什么？

一份好的備忘錄可以組織信息以方便讀者理解，并以最有效的方式達到作者的目的。一個完整的備忘錄包含六個部分：

1. 信頭

每個備忘錄信頭都遵循相同的基本格式：

TO：接收者的姓名和職位名稱

cc：列出其他收到副本的人

FROM：發(fā)送者的姓名和職位名稱

DATE：年、月、日

SUBJECT：備忘錄的主題（簡短且明確）

2. 開頭

備忘錄的開頭句子或段落告訴讀者問題的上下文，建議的任務(wù)，備忘錄的目的。

上下文：你所描述的上下文是你所要解決的問題的事件、情況或背景。要用一個句子還是一段話，取決于情況的復(fù)雜程度。例如，上下文可以是這樣的“The cleaning company has complained that it takes too long to clean our floors...”（清潔公司抱怨說清潔我們的地板花的時間太長了......）。上下文清晰直接，只提供讀者需要的信息。

任務(wù)：你的任務(wù)或作業(yè)描述了你為解決問題或情況所做的工作。如果你的讀者要求你采取行動，你可能會說“You asked me to look at...”

目的：你的目的陳述解釋了你為什么要寫備忘錄，并引出了備忘錄的其余部分。你需要直接，避免淡化信息。你的陳述可以這樣開頭“This memo describes my understanding of the cleaning company’s complaint, proposes several ways of accommodating these people, and my own recommendations for resolving the problem.”。要把最重要的信息傳達給你的讀者，不需要詳細描述每一個問題，如果備忘錄太長，加上部分標(biāo)題會讓你更容易跟上信息的結(jié)構(gòu)。

3. 總結(jié)

等到你寫完備忘錄的主體部分再寫總結(jié)部分。如果你的備忘錄是一頁或更少，摘要可能沒有必要。但是，如果你已經(jīng)涵蓋了幾個重要的問題或事件，或者你的分析相當(dāng)詳細，那么為每一段作總結(jié)是合適的，總結(jié)部分應(yīng)該簡短精煉，不要重復(fù)不必要的信息。

4. 討論的段落

在你充分地陳述了主題的基本內(nèi)容之后，你可以在這里列出所有的細節(jié)、事實、數(shù)據(jù)和假設(shè)來支持你所討論的觀點。在這個部分中，你要通過陳述你的想法來展示你創(chuàng)造性和批判性思考的能力。從最重要或最有說服力的信息開始，從最強的事實到最弱的事實（或者，如果你提供歷史背景，從最古老的信息到最新的信息）。

5. 結(jié)尾

再給了你的讀者提供了所有與你的備忘錄主題相關(guān)的信息后，用禮貌的結(jié)尾描述你希望他們采取的行動，并指出這些行動對每個人都有好處。一段式結(jié)尾可以這

樣寫：We can discuss my recommendations in greater detail at our next meeting...

或者: Should you need more information, I’ll be glad to...。

6. 附件

提供任何文檔或額外信息，因為你的讀者通過附件進一步了解你所討論的事件或問題，一定不要附上與備忘錄主題無關(guān)的任何材料。

文章來源： https://lunwen.littlefairyessay.com