葉伯伯答疑之二十七

（單位內(nèi)部

白頭文件的使用）

【君德】

葉伯伯您好，我們公司黨群工作部的工會(huì)章與團(tuán)委章除了用于發(fā)布紅頭文件，可以加蓋在一般通知白頭文件么？

【趙×】

葉教授，請(qǐng)問我們單位內(nèi)部處理一些具體事務(wù)，可以不用紅頭文件嗎？

【葉伯伯答】

這涉及機(jī)關(guān)單位公文版頭形式的使用。過去機(jī)關(guān)單位使用的公文有以下三種。紅頭文件（包括文件版頭和函件版頭）、綠頭文件（過去沒有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳輸公文時(shí)，秘密文件都由郵電系統(tǒng)傳輸系統(tǒng)專發(fā)，當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門及時(shí)去郵電局機(jī)要室閱看。這種機(jī)要文件均采用綠色版頭?，F(xiàn)在有少數(shù)地方還采用這種傳輸形式）白頭文件（機(jī)關(guān)單位尤其是企事業(yè)單位內(nèi)部處理具體公務(wù)使用的白頭信函式公文）?，F(xiàn)在主要是一、三種了。

對(duì)外行文，必須采用紅頭文件。內(nèi)部行文，長(zhǎng)期以來比較隨意，很多就用白紙手寫行文。但我在實(shí)際工作中（我曾任省行政學(xué)院辦公室主任和秘書長(zhǎng)）的處理方式，內(nèi)部文件是采用函件版頭的。因?yàn)閮?nèi)部行文，例如機(jī)關(guān)單位內(nèi)部有關(guān)部門給分管領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、給職能部門的請(qǐng)求批準(zhǔn)函，有的還是涉及人事安排、經(jīng)費(fèi)使用、業(yè)務(wù)工作等重要事項(xiàng)。這類公文是必須的立卷歸檔備查的。為了規(guī)范處理，在計(jì)算機(jī)普及的今天，內(nèi)部行文建議采用函件版頭，版頭用單位名稱，內(nèi)部行文多的，可編部門發(fā)文字號(hào)如×校財(cái)、×校人、×校教、×司計(jì)、×司銷、×司工、×司團(tuán)之類，行文少的亦可不編文號(hào)；有部門印章的，落款蓋章（重要事項(xiàng)請(qǐng)示或請(qǐng)求批準(zhǔn)的必要時(shí)還要加簽部門負(fù)責(zé)人姓名），沒有印章的由部門負(fù)責(zé)人簽署姓名（不能打印以示慎重負(fù)責(zé)）。

據(jù)此，公司黨群工作部的工會(huì)章與團(tuán)委章可以加蓋在一般通知的白頭文件上，但內(nèi)部一般通知建議采用上述函件版頭行文。

函件格式可看前面2020年12月9日發(fā)布的《葉伯伯答疑之五（函件格式）》。