在職場中打拼的伙伴們，一定會遇到這樣的場景：有時，領(lǐng)導(dǎo)會一股腦傳達(dá)很多指令給我們，更有甚者，領(lǐng)導(dǎo)要我們在短時間內(nèi)處理十項以上的工作事項，這時很多伙伴們就會抓頭撓腮不知所措，不確定是否記住了領(lǐng)導(dǎo)所有的指令，更別說能夠全部做好了。
首先，領(lǐng)導(dǎo)一下子下達(dá)如此之多的指令，是不科學(xué)的。因為研究發(fā)現(xiàn)，人一次能夠處理和把握的信息數(shù)量在“7-2”和“7+2”之間，也就是說人一次最多能處理9件事。
雖然人與人的能力有一定的差異，但大體上同一時間能夠處理的事情是5~9件，這個數(shù)字被稱為“魔法數(shù)字”，這意味著絕大多數(shù)人難以超越這個范圍。
其次，面對如此之多的指令，那有經(jīng)驗的伙伴們一定會想到：好記性不如爛筆頭。沒錯，當(dāng)遭遇到上述場景時，建議拿出紙和筆，將領(lǐng)導(dǎo)交代的待辦事項記錄下來。
在記錄的過程中，領(lǐng)導(dǎo)看到你認(rèn)真記錄的態(tài)度，也會放慢指令下達(dá)的速度，而且也可以不斷與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)待辦事項。然后逐項完成，這才是最有態(tài)度、最有計劃和高效的工作方式。
很多伙伴們會想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指令時，做記錄顯得自己記憶力不好，不夠?qū)I(yè)，伙伴們完全可以去除掉這種顧慮，像貝多芬這樣的大師都曾說過：“我會隨時記錄下我的待辦事項，因為如果我不馬上寫下來的話，我很快就會忘得一干二凈。如果我把它們寫到小本子上，我就永遠(yuǎn)不會忘記了，也用不著再看一眼?！?/strong>
職場中，把待辦事項做成清單，非常重要。因為工作清單其實就相當(dāng)于是為督促自己工作、克服拖延和懶惰的承諾。當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成清單中的工作事項，那不僅自己會有一定的成就感，還會因為得到領(lǐng)導(dǎo)的好評而增加自信。
更有甚者，長此以往，會促成升職加薪。反過來，當(dāng)不能在規(guī)定的時間內(nèi)完成時，就會有一種失落感，但是要充分利用這種失落感而督促自己要合理規(guī)劃時間和分清輕重緩急，提醒自己下一次做好。
待辦事項清單就是一個短期計劃，或許是未來幾個小時，或許一天，或許今天甚至一周的短期計劃。它的存在可以幫助伙伴們明確知道未來一段時間內(nèi)要做什么事情，而不是眉毛胡子一把抓，不知道什么時間該做什么，不該做什么。那該怎么樣制作待辦事項清單呢？
1、最好前一天晚上或者每天早上列清單。
比較建議伙伴們前一天晚上臨睡前，將今天的工作完成情況進(jìn)行總結(jié)，梳理出第二天或者未來幾天的待辦事項清單，這樣第二天早上來到公司，直接對照清單，立馬就能投入工作。最遲也要在上班之前就已經(jīng)列好清單。
清晰地知道一天的待辦事項，這樣做的好處，一方面自己會因為有條理的工作計劃而自信滿滿地上班，心情會很不錯，另一方面也會避免坐到辦公桌前不知從哪里下手、現(xiàn)想現(xiàn)做的時間和精力的浪費。
2、清晰地表達(dá)和描述出具體工作事項。
在列待辦事項清單時，一定要清晰和準(zhǔn)確表達(dá)，而且信息盡可能豐滿。
舉個例子，如果伙伴們要做一個產(chǎn)品規(guī)劃書，在待辦事項中不要簡單記錄為：產(chǎn)品規(guī)劃書，而是要準(zhǔn)確清晰地記錄：網(wǎng)上搜索同類產(chǎn)品，研究競品優(yōu)缺點，調(diào)研產(chǎn)品業(yè)務(wù)方的需求，然后做一個產(chǎn)品規(guī)劃書。
再舉個例子，如果伙伴們要出去見客戶，待辦事項中不要寫成：見王姐，而建議伙伴們記錄為：今天下午3點去王姐辦公室拜訪她，拿上銷售資料和小禮品、名片。
3、分析待辦事項清單，確保合理。
伙伴們要確定自己的待辦事項，是否合理，就要看下每個待辦事項是否具備如下的特點：
1）具有可實操性：如果發(fā)現(xiàn)根本不在自己的能力范圍內(nèi)或不屬于自己的工作范圍，那一定是不合理，請務(wù)必刪除。
2）有完成時限：沒有完成時限，也就意味著該事項猴年馬月完成都可以，那該事項反而會縱容自身的懶惰和拖延，那也一定是不合理的。
3）有清晰的目標(biāo)：每一項工作都是要有一定完成衡量標(biāo)準(zhǔn)或者考核目標(biāo)的，如果沒有清晰的目標(biāo)，那意味著該事項也是不合理的。
上述三點都同時滿足，才能說待辦事項是合理的，如果有任何一項或多項不滿足，請及時從待辦清單中刪除吧。
4、當(dāng)出現(xiàn)臨時的工作事項時，選擇合適的位置插到清單中。
待辦事項清單是一個計劃，有句話說的好：計劃趕不上變化。世界上唯一不變的就是變化。那面對這樣一份看似完美合理的計劃，也無法抵擋住未來的無限變化。
比如，昨天晚上列好了第二天的待辦事項清單，當(dāng)你正干得起勁，突然領(lǐng)導(dǎo)走過來，給分配了一項更為緊急重要的工作。
那此時，正確的做法，首先是從心理上積極樂觀地接受這種臨時插進(jìn)來的工作事項，其次是對照列好的清單，結(jié)合臨時事件的輕重緩急程度，將其插入到清單中合適的位置。
5、待辦事項清單不是擺設(shè)，而要時常翻看并總結(jié)。
待辦事項清單列好之后，只是個美好的開始。最為重要的是，按照清單中待辦事項逐項去完成，并且對已完成的及時做標(biāo)記，時常翻看和維護(hù)，這樣才能時刻掌控自己的待辦事項處理的進(jìn)度，才能知道距離最終的工作目標(biāo)還有多遠(yuǎn)。
待辦事項清單不是擺設(shè)，之所以建議伙伴們待辦事項清單是未來一小段時間的計劃，而不是一整年或者幾年的計劃，就是因為絕大多數(shù)人每天年初都會規(guī)劃好多遠(yuǎn)大的目標(biāo)，但是發(fā)現(xiàn)目標(biāo)設(shè)定完后，就丟在腦后啦，發(fā)現(xiàn)N年前設(shè)定的目標(biāo)如今尚未實現(xiàn)。
待辦事項是切實可行的，是只需要幾十分鐘、幾個小時或者一天兩天的努力就能達(dá)至的小目標(biāo)、小計劃。而一切大目標(biāo)、大計劃的完成就是源于這點點滴滴的努力和積累。
