出來工作,加班開會(huì),在所難免,曾經(jīng)聽到很多朋友向我抱怨, “召開一個(gè)會(huì)議,,各種扯皮,會(huì)議花費(fèi)幾個(gè)小時(shí),需要解決的問題沒有解決,時(shí)間卻白白浪費(fèi),最后自己手頭的工作還沒有做完,加班加點(diǎn)…,內(nèi)心苦惱阿,”同時(shí)依據(jù)網(wǎng)絡(luò)的調(diào)查統(tǒng)計(jì), 57%的調(diào)查者認(rèn)為,職場當(dāng)中70%的會(huì)議無效和浪費(fèi)時(shí)間!
圍繞上面疑問問題,金泰年鶴翔與大家探討和聊聊會(huì)議管理,讓會(huì)議不坑爹!
一:為什么會(huì)有坑爹會(huì)議?
開會(huì)的目的什么?是聚合相關(guān)的人員,為了某個(gè)目標(biāo)和問題的解決方案進(jìn)行討論和交流！ 對的，開會(huì)的核心目的就是為了解決問題和達(dá)成共識(shí)目標(biāo)!但是為什么在大多時(shí)候會(huì)議浪費(fèi)時(shí)間?
其實(shí)歸根總結(jié),一個(gè)沒有達(dá)到預(yù)期目的的會(huì)議,就是坑爹的會(huì)議!那如何召開高效會(huì)議呢?
二: 高效會(huì)議十大原則
國際項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMP,與 國內(nèi)的高級信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師 中,對高效的會(huì)議進(jìn)行了總結(jié):
2.1 事前制定會(huì)議制度
無規(guī)則不成方圓,會(huì)議也需要制度,一般會(huì)議制度包含什么內(nèi)容呢?:
1.會(huì)議的批準(zhǔn)流程制度,召開的一個(gè)會(huì)議,需要根據(jù)會(huì)議的屬性(如產(chǎn)品評審會(huì),項(xiàng)目Kick-Off啟動(dòng)大會(huì),項(xiàng)目總結(jié)大會(huì))等,進(jìn)行不同領(lǐng)導(dǎo)層面的批準(zhǔn)和申請.
2.會(huì)議分為的類別,不同類別會(huì)議需要注重的內(nèi)容.
3.會(huì)議基礎(chǔ)紀(jì)律和要求,
4.會(huì)議資料的存檔方式
5.會(huì)議紀(jì)要的格式等等...
其實(shí)在這里,大家可能會(huì)問了,搞這么個(gè)會(huì)議制度,麻煩阿，惡心!其實(shí),想深沉一點(diǎn),這個(gè)是很有必要的,因?yàn)橐粋€(gè)會(huì)議的制度,可以讓所有人有一個(gè)共識(shí)!讓大家知道,會(huì)議的基礎(chǔ)規(guī)則,和相關(guān)會(huì)議的重要程度,可以以此來保證相關(guān)人員在想要召開會(huì)議之前,經(jīng)過深思熟慮,降低無效會(huì)議的概率!
當(dāng)然大公司和小公司的在會(huì)議制度上，還是有很大的區(qū)別,其實(shí)不同的公司內(nèi)部的規(guī)定各不相同,假如是在大公司的兄弟,會(huì)議制度,可以直接找公司組織資料閱讀并遵守即可,假若是小公司的兄弟,那可能需要相關(guān)人員在開會(huì)前,提前設(shè)計(jì)好會(huì)議的制度,并讓其他人員確認(rèn)簽名,并要求遵守!
其實(shí)在一個(gè)會(huì)議中,主持者很重要,在有會(huì)議制度的前提下,主持者可以根據(jù)會(huì)議制度進(jìn)行引導(dǎo)，保證會(huì)議高效!
2.2 放棄可開可不開會(huì)議
其實(shí)一個(gè)會(huì)議的召開,是很耗費(fèi)資源成本的,所以在召開一個(gè)會(huì)議的時(shí)候,小伙伴們需要進(jìn)行的預(yù)估,問一下自己這個(gè)會(huì)議召開值不值得,一些可開可不開的會(huì)議,就讓他去吧!
2.3明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果
會(huì)議需要有一個(gè)中心點(diǎn),一個(gè)必須要達(dá)到的結(jié)果,沒有目的的會(huì)議都是耍流氓,就是失敗的，其實(shí)召開者可進(jìn)行簡單的成本預(yù)估,假如會(huì)議漫無目的,參會(huì)人員所消耗的時(shí)間乘與人員的薪資,這個(gè)就是會(huì)議的基本成本!當(dāng)然,會(huì)議的目標(biāo)越具體、明確，會(huì)議討論的效果會(huì)更好
2.4-2.5發(fā)布會(huì)議通知,提前發(fā)出會(huì)議資料給到參會(huì)人員
會(huì)議由于需要召集各個(gè)成員,一般建議提前1天時(shí)間告知需要召開會(huì)議,并把會(huì)議的資料發(fā)出給到相關(guān)參會(huì)人員,讓參會(huì)人員提前知道會(huì)議的內(nèi)容和大綱主題,提前準(zhǔn)備！避免在會(huì)議中參會(huì)人員現(xiàn)場發(fā)揮,造成會(huì)議達(dá)不到預(yù)期效果!
2.6借助視頻設(shè)備
會(huì)議為了更好的介紹,建議可以準(zhǔn)備ppt,同時(shí)借助視頻設(shè)備,讓所有參會(huì)人員直觀了解.
2.7明確會(huì)議規(guī)則程序
不同的會(huì)議,會(huì)議主持人員需要明確先做什么,后做什么,再做什么,主持人員需要告知會(huì)議分為多少個(gè)欄目,有目的和順序的引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行探討
主要的議題往前排，相對次要的議題往后排；時(shí)問緊迫的議題往前排，時(shí)間余地大的議題往后排,需要與會(huì)者高度集中討論的議題往前排，與會(huì)者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識(shí)的議題往后排!確保會(huì)議的規(guī)則順序,才可以有效的促進(jìn)會(huì)議目的達(dá)成!
2.8會(huì)議要有總結(jié),提煉結(jié)論
會(huì)議的結(jié)論,其實(shí)就是對當(dāng)前會(huì)議成功與否的一個(gè)批判,一個(gè)沒有結(jié)論的會(huì)議…那開這個(gè)會(huì)議干什么呢?浪費(fèi)人力物力.
2.9會(huì)議要有紀(jì)要
會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人，完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。會(huì)議的關(guān)鍵在于落實(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況，使會(huì)議做到議而有決、決而有行、行必有果。
2.10做好會(huì)議后勤保障
這個(gè)就不多說了，舉個(gè)簡單的例子,假如在召開會(huì)議的時(shí)候,投影儀壞了,會(huì)議就會(huì)被推遲,在一些需要老板參與做決定的會(huì)議中，這個(gè)推遲的時(shí)間就會(huì)被放大,天知道什么才能在開始!
三:總結(jié)
會(huì)議管理,核心為了保障目的和目標(biāo)的達(dá)成,理論與實(shí)際相結(jié)合,把握好10大原則,會(huì)讓自己的會(huì)議更加高效!讓我們對無效會(huì)議說不吧!
