OmniFocus 3 距離發(fā)布到現(xiàn)在已經(jīng)有半年多時(shí)間了，在這半年多時(shí)間里面，我用 OmniFocus 3 完成了上千個(gè)任務(wù)。在這個(gè)過程中，經(jīng)過不斷嘗試和優(yōu)化，最終找到了一套非常適合自己的工作流程。
這篇文章篇幅較長(zhǎng)，全文總共約八千字，建議分成兩次閱讀。前半部分內(nèi)容主要介紹一些時(shí)間管理方面的理論，后半部分內(nèi)容我會(huì)結(jié)合 OmniFocus 3 分享自己的一套工作流程。
首先在開始之前，我想說的是「工具其實(shí)是次要的，想法才是關(guān)鍵」。有了基本的思路，無(wú)論是 OmniFocus、Todoist 還是 Things，都可以有自己的一套方式來實(shí)踐。另外每個(gè)人都有一套適合自己的工作流，所以讀者不必要完全按照我所寫的來操作，正確的方式是從中獲取一些靈感，實(shí)踐并融合到自己的工作流當(dāng)中。
什么是一個(gè)好的任務(wù)管理系統(tǒng)
首先，任務(wù)管理系統(tǒng)的目的是為了更好得完成任務(wù)，一切脫離這個(gè)基本條件的系統(tǒng)都是不可用的。如果你覺得一個(gè)最簡(jiǎn)單的 Todo List 就能很好地完成任務(wù)，那么這就是最適合你的任務(wù)管理系統(tǒng)。
在我看來，一個(gè)優(yōu)秀的任務(wù)管理系統(tǒng)至少需要滿足以下條件：
- 收集能力
- 在特定的情況下要知道可以做哪些事情
為什么需要至少滿足這兩個(gè)條件呢，或者說這兩個(gè)條件對(duì)于任務(wù)管理系統(tǒng)來說，重要在哪里？
「收集能力」指的是這個(gè)任務(wù)系統(tǒng)要能夠容納（幾乎）所有的內(nèi)容，一個(gè)任務(wù)、一條想法、一封未讀的郵件、一個(gè)筆記、一個(gè)鏈接、沒有報(bào)銷的發(fā)票等等。
如果有讀過《Getting Things Done》或者了解過 GTD 理論的同學(xué)可能就知道，「收集」是整個(gè)流程中最開始的一環(huán)。如果要做的任務(wù)散亂在各處，難免會(huì)有遺忘的時(shí)候，任務(wù)沒有被收集到，也就沒有后面的處理流程了。
具體實(shí)踐起來并不是真的需要把所有的東西都塞進(jìn)任務(wù)系統(tǒng)里面，例如我使用 Evernote 作為剪裁和筆記的工具，很顯然把每條筆記都復(fù)制一份到 OmniFocus 中很不現(xiàn)實(shí)，但是我會(huì)在 OmniFocus 中添加一個(gè)「定期清理 Evernote Inbox」的任務(wù)，這樣就相當(dāng)于把 Evernote 作為 OmniFocus 的子 Inbox，來統(tǒng)一進(jìn)行管理。對(duì)于一些支持 URL Schema 的應(yīng)用，完全可以在 OmniFocus 中建立一個(gè)鏈接直接指定，這樣在 OmniFocus 中也可以直接打開其他應(yīng)用中的內(nèi)容了。
收集能力決定了要處理的內(nèi)容，第二個(gè)條件則決定了一個(gè)任務(wù)系統(tǒng)是否是穩(wěn)定可用的。具體的情境來說，你要知道早上的時(shí)候該干哪些事，工作的時(shí)候該干哪些事，無(wú)聊的時(shí)候又該干哪些事等。這樣，在某一情境下，可以直接進(jìn)入狀態(tài)，而不是要花時(shí)間思考現(xiàn)在到底要做什么。
一個(gè)任務(wù)系統(tǒng)如果做好了這兩件事情，那么就不會(huì)讓你身處「感覺有很多事情要做，卻不知道要做什么」的尷尬境地了。
任務(wù)管理系統(tǒng)的三要素
到現(xiàn)在為止，我還沒有講到具體工具的使用。因?yàn)楣ぞ呤谴我?，了解了本質(zhì)的思想，使用什么工具都沒有問題。縱觀各種任務(wù)管理的工具：OmniFocus、Todoist、Things、org-mode，它們支持的功能也各不相同，Project、無(wú)限層級(jí)、Defer、Due、Repeat、Context、Label、Tag、Filter、Perspective 等等，有沒有被這些名詞給嚇到？難道我們每切換一種系統(tǒng)都需要再重新學(xué)習(xí)一遍？
拋開這些名詞，我們來分析一下一個(gè)任務(wù)系統(tǒng)到底是由什么組成的。在我看來，一個(gè)任務(wù)系統(tǒng)最本質(zhì)的東西只有三個(gè)：任務(wù)、附加元素和過濾器。
任務(wù)：一個(gè)最小可執(zhí)行的單元即為一個(gè)任務(wù)。這個(gè)是最好理解的，所以不做過多解釋。
附加元素：作用在任務(wù)上的不同維度的限制。這句話讀起來有點(diǎn)拗口，舉個(gè)簡(jiǎn)單例子，「去 XXX 取快遞（截止今天 10:00）」，其中，「截止今天 10:00」就是在時(shí)間維度上對(duì)這個(gè)任務(wù)的一個(gè)限制。同樣的，「項(xiàng)目」、「標(biāo)簽」等等這些都是作用在某個(gè)任務(wù)上的附加元素。
過濾器：組合不同附加元素的過濾規(guī)則。只有附加元素并沒有什么實(shí)際的作用，但是有了過濾器之后，就可以編寫不同的過濾規(guī)則來過濾指定規(guī)則的任務(wù)。例如，我想知道「最近 10 天內(nèi)重要的事情」，那么過濾規(guī)則可能就是「Due date < 10 and flagged」。
了解了上面三個(gè)基本的概念，那么再重新審視各種任務(wù)管理工具，就可以從一個(gè)比較宏觀的角度來看待了，這也可以避免切換工具造成的重新學(xué)習(xí)成本。
這三個(gè)概念和 Hum 在《用更現(xiàn)代的方式做任務(wù)管理》提出的「LTF（列表、標(biāo)簽、過濾）」理論十分類似，并且 Hum 用了更大的篇幅來敘事這個(gè)概念，有興趣的可以訂閱這個(gè)欄目閱讀。
OmniFocus 3 實(shí)踐
把上面任務(wù)系統(tǒng)的基本三要素運(yùn)用到 OmniFocus 上，任務(wù)就是一個(gè)個(gè)的單獨(dú) Todo item，附加元素就是 Todo item 所屬的項(xiàng)目、Due Date、Defer Date、Tags、Flag、Repeat rule 等，過濾器就是透視（Perspective）。
接下來的內(nèi)容我會(huì)通過 OmniFocus 3 為載體，來具體介紹如何實(shí)現(xiàn)一個(gè)可靠的任務(wù)管理系統(tǒng)，并介紹一些實(shí)際實(shí)踐過的 Workflow 流程。
項(xiàng)目的設(shè)定
項(xiàng)目的設(shè)定建議使用統(tǒng)一的一套項(xiàng)目設(shè)定，例如，我的 OmniFocus 的項(xiàng)目和 Evernote 筆記的項(xiàng)目幾乎是一一對(duì)應(yīng)的，這樣做的好處可以保證你的項(xiàng)目分類始終處于一個(gè)有序的狀態(tài)。
如果想保證項(xiàng)目比較有序，分成三個(gè)層級(jí)即可：大的領(lǐng)域（Folder）- 子領(lǐng)域（Folder）- 項(xiàng)目（Project）。
例如，我的項(xiàng)目分級(jí)如下：
<figcaption class="ss-image-caption">OmniFocus 項(xiàng)目分類（點(diǎn)擊查看大圖）</figcaption>
我主要分成了 5 個(gè)比較大的項(xiàng)目：工作、學(xué)習(xí)、生活、興趣、系統(tǒng)，基本上可以涵蓋涉及到的所有領(lǐng)域了。在每個(gè)大的項(xiàng)目中再細(xì)分出小的項(xiàng)目，這個(gè)可以根據(jù)自己的需要來進(jìn)行細(xì)分。OmniFocus 支持無(wú)限層級(jí)的項(xiàng)目劃分，但是個(gè)人只建議分三層，最后一層直接是任務(wù)就可以了，這樣可以保證項(xiàng)目層級(jí)不會(huì)過于復(fù)雜。
可以看到很多項(xiàng)目下面都有用[]括起來的項(xiàng)目，這個(gè)是 Single List 項(xiàng)目，這樣一些不屬于某個(gè)項(xiàng)目里面的內(nèi)容就可以放到這個(gè)列表里了。
項(xiàng)目的分類并不一定要按照我的來，只要保證一定的規(guī)整化即可。
一些項(xiàng)目設(shè)定的 Tips：
- 如果不是 Single List，項(xiàng)目需要一個(gè)既定的完成條件，在某一時(shí)刻或某一條件下，這個(gè)項(xiàng)目是要能夠被標(biāo)記為 Completed 或者 Dropped，這樣可以避免一個(gè)項(xiàng)目長(zhǎng)時(shí)間地呆在任務(wù)系統(tǒng)中；
- 項(xiàng)目中的任務(wù)最好是最小可執(zhí)行的，如果是比較大的任務(wù)，可以利用 OmniFocus 的無(wú)限任務(wù)層級(jí)繼續(xù)細(xì)分。
標(biāo)簽的設(shè)定
OmniFocus 3 的標(biāo)簽系統(tǒng)可以在自帶功能的基礎(chǔ)上添加更多的附加元素，從而在設(shè)定過濾器的時(shí)候更加準(zhǔn)確地過濾出符合的任務(wù)?；诖四康模梢愿鶕?jù)需求設(shè)定出適合自己的標(biāo)簽系統(tǒng)。
OmniFocus 3 缺失的一個(gè)很常見的功能就是 Schedule，一個(gè)任務(wù)在時(shí)間維度上應(yīng)該有有截止日期（Due）和安排日期（Schedule）兩個(gè)元素，Due 表示在某一天之前必須被完成，Schedule 表示被安排到某一天做，所以可以設(shè)定如下標(biāo)簽來完成 Schedule 的功能：
Schedule
ThisMonth：被安排到這個(gè)月
ThisWeek：被安排到這周
Today：被安排到今天
Recently：最近需要做的事
這樣在做計(jì)劃的時(shí)候，打上對(duì)應(yīng)的標(biāo)簽，就可以使用過濾器過濾出對(duì)應(yīng)的任務(wù)了，比如我想看「這個(gè)月和工作相關(guān)的任務(wù)」，那么就可以指定 Project 為「Work」項(xiàng)目，標(biāo)簽為「ThisMonth」，這樣對(duì)應(yīng)的任務(wù)就可以使用這個(gè)過濾器過濾出來，具體的過濾器設(shè)定下面會(huì)講到。
另外一個(gè)可以借鑒的設(shè)定就是精力值標(biāo)簽：
Energy
LowEnergy
MediumEnergy
HighFocus
例如，我們工作了一整天之后，還剩一段時(shí)間才下班，精力已經(jīng)下降到一個(gè)很低的值，這個(gè)時(shí)候已經(jīng)不適合完成一些需要非常專注的工作了，但是一些工作上的雜事，例如打印東西，提交報(bào)表等簡(jiǎn)單的工作可以利用這個(gè)時(shí)間來完成，這個(gè)時(shí)候我們就可以設(shè)定一個(gè)過濾器，過濾出 Project 為「Work」，標(biāo)簽為「LowEnergy」的任務(wù)。
我們可以看到，標(biāo)簽系統(tǒng)可以極大地?cái)U(kuò)展附加元素的內(nèi)容，給過濾器添加更多的過濾維度。標(biāo)簽系統(tǒng)的設(shè)定應(yīng)該根據(jù)自己的需求來，如果設(shè)定的標(biāo)簽卻沒有在過濾器中用到的話，那么也僅僅是個(gè)任務(wù)添加了一個(gè)沒有用上的附加元素而已，意義不大。
過濾器的設(shè)定
過濾器的目的就是組合各種條件，過濾出所需要的任務(wù)來，之前所有的任務(wù)上的附加元素都是為了過濾器而設(shè)定的。
過濾器在 OmniFocus 3 中就是透視（Perspective）。在 OmniFocus 3 中，透視功能被很大的增強(qiáng)了，支持類似于 iTunes 智能播放列表一樣的設(shè)定。
<figcaption class="ss-image-caption">iTunes 智能過濾器</figcaption>
但是仔細(xì)使用下來會(huì)發(fā)現(xiàn)，OmniFocus 3 的過濾器設(shè)定依然是有局限的，并不能想 iTunes 那樣自由地對(duì)元素進(jìn)行操作。
<figcaption class="ss-image-caption">OmniFocus 過濾器可設(shè)定元素</figcaption>
盡管如此，相比較 OmniFocus 2 殘疾一樣的過濾器設(shè)定，已經(jīng)好太多了。用過 Todoist 的同學(xué)可能會(huì)知道，Todoist 的過濾器設(shè)定支持自定義的一套語(yǔ)法，OmniFocus 3 與之相比，還是要差了許多，主要是提供的可過濾元素太少，過濾條件也不夠自由，但是結(jié)合標(biāo)簽系統(tǒng)也基本上能滿足日常的使用。
同標(biāo)簽系統(tǒng)一樣，過濾器的設(shè)定依然需要結(jié)合自己的情況來。我主要設(shè)定了以下幾個(gè)過濾器，這些過濾器都是在實(shí)踐中經(jīng)常使用到的。
<figcaption class="ss-image-caption">OmniFocus 過濾器</figcaption>
Routine 過濾器
這個(gè)過濾器主要被用于制定計(jì)劃，例如，我每天早上去公司都會(huì)有 Morning Review，來規(guī)劃今天一天的工作任務(wù)。這個(gè)時(shí)候，我只需要打開這個(gè)過濾器，依次把上面的事情做完，今天的計(jì)劃安排就被制定好了。
過濾器的詳細(xì)設(shè)定如下：
<figcaption class="ss-image-caption">Routine 過濾器設(shè)置</figcaption>
其中，「Routine」Folder 中就是設(shè)定的具體內(nèi)容：
<figcaption class="ss-image-caption">Routine 過濾器視圖</figcaption>
這一個(gè)過濾器的設(shè)定是和我的 Workflow 緊密相連的，如果你沒有做 Morning Review 之類的習(xí)慣，可以不需要設(shè)定這個(gè)過濾器。
Today 過濾器
這個(gè)過濾器被使用的次數(shù)最多，類似于 Forecast 的功能，但是相比較 Forecast，自定義的程度更大。
過濾器的詳細(xì)設(shè)定如下：
<figcaption class="ss-image-caption">Today 過濾器設(shè)置</figcaption>
這個(gè)過濾器將會(huì)把符合以下條件的任務(wù)過濾出來：
- 即將截止或者標(biāo)注為 Today 標(biāo)簽的任務(wù)
- 狀態(tài)為 Available 的任務(wù)
- 非 Routine Folder 下的任務(wù)
顯示方式以 Project 為維度顯示：
<figcaption class="ss-image-caption">Today 過濾器視圖</figcaption>
對(duì)比 Forecast Perspective，它只是把對(duì)應(yīng)的任務(wù)都展示了出來，在任務(wù)的層級(jí)上沒有自定義的那么清晰。
<figcaption class="ss-image-caption">Forecast 過濾器視圖</figcaption>
如果想要 Forecast 顯示特定標(biāo)簽的任務(wù)，可以參考如下設(shè)定：
<figcaption class="ss-image-caption">Forecast 過濾器設(shè)置</figcaption>
Work 過濾器
這個(gè)過濾器和 Today 類似，只不過指定了所屬項(xiàng)目為「Work」文件夾下面的任務(wù)，這個(gè)主要是在工作中只想專注于和工作相關(guān)的任務(wù)。
過濾器的詳細(xì)設(shè)定如下：
<figcaption class="ss-image-caption">Work 過濾器設(shè)置</figcaption>
除了指定了特殊的項(xiàng)目目錄，其他的設(shè)置和 Today 的設(shè)定沒有區(qū)別。
To-Sth 過濾器
日常的使用中，我會(huì)把沒有看的文章、需要寫的東西、要讀的書、要搜索的內(nèi)容都存在 OmniFocus 中，所以需要一個(gè)過濾器能夠快速過濾出這些內(nèi)容。
首先使用這個(gè)過濾器需要先設(shè)置一套標(biāo)簽系統(tǒng)：
<figcaption class="ss-image-caption">To-Sth 標(biāo)簽設(shè)置</figcaption>
過濾器的詳細(xì)設(shè)定如下：
<figcaption class="ss-image-caption">To-Sth 過濾器設(shè)置</figcaption>
實(shí)際的使用場(chǎng)景：比如我想閱讀一些和 Python（一門編程語(yǔ)言）相關(guān)的內(nèi)容，那么我只需要打開這個(gè) Perspective，挑選標(biāo)簽為「To-Read」，然后從搜索框中搜索 Python 關(guān)鍵字就可以了。
<figcaption class="ss-image-caption">To-Sth 過濾器視圖</figcaption>
Future 過濾器
這個(gè)過濾器主要被用于制定計(jì)劃，在 Weekly Review 和 Daily Review 中會(huì)被頻繁地使用到。需要基于以下的標(biāo)簽設(shè)定：
<figcaption class="ss-image-caption">Schedule 標(biāo)簽設(shè)置</figcaption>
過濾器的詳細(xì)設(shè)定如下：
<figcaption class="ss-image-caption">Future 過濾器設(shè)置</figcaption>
EasyDo 過濾器
這個(gè)過濾器會(huì)把一些簡(jiǎn)單的或者不需要太多精力的任務(wù)過濾出來
過濾器的詳細(xì)設(shè)定如下：
<figcaption class="ss-image-caption">EasyDo 過濾器設(shè)置</figcaption>
完成時(shí)間小于 15 分鐘或者被標(biāo)注為「LowEnergy」標(biāo)簽的任務(wù)會(huì)被過濾出來。
Workflow
今年使用 OmniFocus 已經(jīng)完成了 1500+ 的任務(wù)，經(jīng)過這么長(zhǎng)時(shí)間的使用，已經(jīng)有了自己的一套任務(wù)處理流程了，隨著 OmniFocus 3 的更新，這套任務(wù)處理的流程也經(jīng)過了一些優(yōu)化。在這整個(gè) Workflow 中，主要分為三個(gè)部分：計(jì)劃、執(zhí)行、總結(jié)。
計(jì)劃
很多人都不重視計(jì)劃這個(gè)環(huán)節(jié)，想到什么做什么，這樣不僅會(huì)做事沒有條理，也會(huì)分不清任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。
一般來說，如果不知道怎么做計(jì)劃的話，有一個(gè)長(zhǎng)期計(jì)劃和一個(gè)短期計(jì)劃就可以了。長(zhǎng)期計(jì)劃主要是一個(gè)大體的方向，可以是年度計(jì)劃或者月度計(jì)劃；短期計(jì)劃則需要明確具體要做哪些事情，可以是周計(jì)劃或者日計(jì)劃。
實(shí)踐過程中使用最多的就是周計(jì)劃和日計(jì)劃。在 OmniFocus 中，我設(shè)定了兩個(gè)項(xiàng)目，分別是 Weekly Review 和 Morning Review。
在做 Weekly Review 的時(shí)候，我會(huì)先在 Evernote 中大概寫一下這周需要做哪些事情，然后在 OmniFocus 中打開 Future 過濾器，選擇 ThisMonth 標(biāo)簽，把需要完成的項(xiàng)目和任務(wù)打上 ThisWeek 標(biāo)簽。
在做 Morning Review 的時(shí)候，我會(huì)打開 Future 過濾器，選擇 ThisWeek 和 Recently 標(biāo)簽，然后挑選今天需要完成的事情打上 Today 標(biāo)簽，這樣，在 Today 和 Work 過濾器中就可以看到今天要做的事情了。
執(zhí)行
執(zhí)行應(yīng)該是整個(gè) Workflow 中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，如果只是計(jì)劃了，但是最后任務(wù)卻沒有被完成，那做計(jì)劃也只是白費(fèi)力氣。
執(zhí)行的關(guān)鍵就是要在對(duì)的時(shí)間內(nèi)做對(duì)的事，這也是為什么要設(shè)置那么多過濾器的原因，在工作的時(shí)候就只展示工作相關(guān)要做的事，在沒有精力的時(shí)候就只展示簡(jiǎn)單易做的事情。
如果你做事情的時(shí)候很容易分心，可以參考一下番茄工作法，一般我會(huì)設(shè)置為專注 50 分鐘，然后休息 10 分鐘。默認(rèn)的 25 分鐘時(shí)間過短，可能剛進(jìn)入狀態(tài)就要被打斷。
另外可以嘗試使用「結(jié)構(gòu)化拖延法」（Structured Procrastination）。結(jié)構(gòu)化拖延法就是忽略優(yōu)先級(jí)高的事，而是從小的事，優(yōu)先級(jí)比較低的事情開始做，這樣慢慢地進(jìn)入工作的狀態(tài)，然后再去完成優(yōu)先級(jí)高的事情。
總結(jié)
總結(jié)是為了更好地計(jì)劃?？偨Y(jié)給計(jì)劃提供了更多的參考條件，可以當(dāng)做計(jì)劃的一把標(biāo)尺。
很多時(shí)候我們做計(jì)劃都會(huì)看高自己完成任務(wù)的能力，結(jié)果就是一周過去了發(fā)現(xiàn)實(shí)際上并沒有能夠完成計(jì)劃的內(nèi)容，如果沒有總結(jié)的話，下次做計(jì)劃的時(shí)候還是按照這種量來計(jì)劃，必定也是完成不了的，久而久之，就失去了做計(jì)劃的動(dòng)力。如果每周都做總結(jié)的話就能夠知道這周完成了哪些內(nèi)容，哪些內(nèi)容沒有完成，原因是什么，這樣就能在下周的計(jì)劃里面做改進(jìn)。這種「反饋-調(diào)節(jié)」的機(jī)制可以促進(jìn)整個(gè)任務(wù)處理流程的良性循環(huán)。
一方面，如果你在 Evernote 中有寫周計(jì)劃的話，那么在每周的 Review 時(shí)候就可以打開對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目，在 Project 視圖里面選擇 All，這樣就可以把所有的任務(wù)（包括已完成的）都展示出來，方便對(duì)照查看完成了哪些，又有哪些是沒有完成的。
<figcaption class="ss-image-caption">Project 視圖設(shè)置</figcaption>
另一方面，OmniFocus 3 提供了自帶的 Review 透視，建立每個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候可以選擇多少天 Review 一次。實(shí)踐上，一般工作上需要每天跟進(jìn)的項(xiàng)目，會(huì)把 Review 的時(shí)間設(shè)置為每天一次，一般的項(xiàng)目設(shè)置為一周 Review 一次即可。為了防止忘記 Review，可以把這個(gè) Review 的任務(wù)添加到 Morning Review 或者 Weekly Review 中。
后記
OmniFocus 2 剛發(fā)布時(shí)就開始使用了，期間還使用過 org-mode 和 Todoist，OmniFocus 3 發(fā)布了之后就立馬重新遷移過來。雖然 OmniFocus 3 還存在著一些不足，但是已經(jīng)能夠很好地滿足目前的工作流了。主要的使用場(chǎng)景大部分是在 macOS 上，iOS 基本上只是用來查看。
這篇文章中所寫的內(nèi)容都是經(jīng)過了很長(zhǎng)時(shí)間實(shí)踐之后得出的經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)好的任務(wù)系統(tǒng)是需要不斷優(yōu)化迭代的，如果你覺得自己的系統(tǒng)不怎么好用，不妨想一下哪些地方需要優(yōu)化，然后慢慢改進(jìn)它。掌握了任務(wù)管理的本質(zhì)之后，不管是切換到什么工具都能夠游刃有余。
注：如果你想系統(tǒng)學(xué)習(xí) OmniFocus 的使用，Sainho 的基于 OmniFocus 3 的教程《用 OmniFocus 3 搭建任務(wù)管理系統(tǒng)》 即將開始連載，在這個(gè)教程中你將會(huì)學(xué)到：
- 系統(tǒng)的任務(wù)管理理論
- 實(shí)用的任務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)
- 細(xì)致的功能介紹
- 緊跟新功能
- 進(jìn)階 OmniFocus 技巧
