在工作半年的時(shí)候，米粒同學(xué)開(kāi)始獨(dú)立承擔(dān)一些工作，一些項(xiàng)目也逐漸交給她，從開(kāi)始的小項(xiàng)目到后來(lái)越來(lái)越重要的項(xiàng)目，她都完成得十分出色，她的成長(zhǎng)大家都看在眼里。

前段時(shí)間她獨(dú)立完成了一個(gè)項(xiàng)目，我要求她交一份詳細(xì)的報(bào)告。以前其實(shí)也寫(xiě)過(guò)，但是因?yàn)轫?xiàng)目小，不需要那么詳細(xì)。

這次的比較重要，報(bào)告需要寫(xiě)得比較細(xì)，所以我找了一個(gè)非常全面的參考，讓她照葫蘆畫(huà)瓢。

她辛苦整理了一天發(fā)我，我打開(kāi)看了之后，短短幾頁(yè)，我做了N個(gè)批注。截幾個(gè)圖（其實(shí)我并不是挑剔的某星座）：

然后我發(fā)回去讓她修改，并沒(méi)有因?yàn)橹币揖妥约簞?dòng)手修改，還是希望她能通過(guò)修改一遍自己有比較深的印象。

其中一些問(wèn)題有格式方面的，也有內(nèi)容方面的；我看了看有不少是職場(chǎng)新人容易犯的，我自己以前也犯過(guò)不少，所以整理了一下，供大家參考。

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內(nèi)容為王，先說(shuō)說(shuō)內(nèi)容方面的。

在寫(xiě)報(bào)告之前，就要和老板確認(rèn)清楚：

1）對(duì)方的期望：是自己內(nèi)部總結(jié)分析用，還是要發(fā)出來(lái)share給其他部門(mén)或者合作伙伴？

2）分析的維度：老板需要看哪些維度？比如市場(chǎng)銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)每個(gè)方面都要看，還是只著重看一個(gè)方面？

3）比較維度：有時(shí)候看項(xiàng)目是否成功，不能單個(gè)看，要做benchmark分析。對(duì)比之前設(shè)立的目標(biāo)，或者相近規(guī)模的項(xiàng)目，再或者是某時(shí)間段環(huán)比的增幅。

除此之外，寫(xiě)之前還有一項(xiàng)重要準(zhǔn)備工作就是準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。想好大致分為幾個(gè)部分之后，需要考慮數(shù)據(jù)如何獲得。

一部分需要?jiǎng)e人配合整理的數(shù)據(jù)，提前分配任務(wù)或者提交需求，這樣寫(xiě)報(bào)告和數(shù)據(jù)可以同時(shí)進(jìn)行，而不會(huì)出現(xiàn)寫(xiě)的時(shí)候忽然才發(fā)現(xiàn)卡在某一處數(shù)據(jù)上的情況。

開(kāi)始寫(xiě)的時(shí)候，有以下一些注意事項(xiàng)：

1）先列好框架，在之前確定的分析和比較維度上列出具體的幾點(diǎn)。

2）一定要保持一個(gè)好習(xí)慣，在寫(xiě)每一部分的時(shí)候，結(jié)論先行，再加數(shù)據(jù)。

原因在以前不少文章里都寫(xiě)過(guò)，節(jié)約閱讀者的時(shí)間，方便閱讀者很好地跟著你的思路走。先看到一堆復(fù)雜圖標(biāo)再看到結(jié)論，和先看結(jié)論再有細(xì)節(jié)輔助，從閱讀感受到理解難易程度都不一樣。

3）每一部分的內(nèi)容邏輯上也是“由大到小”，“由總到分”。比如某一個(gè)大的方面，先寫(xiě)整體表現(xiàn)，再寫(xiě)構(gòu)成這個(gè)整體的幾個(gè)部分表現(xiàn)比較合理。原因和上一點(diǎn)差不多。

4）寫(xiě)報(bào)告不是純貼數(shù)據(jù)就行了，要學(xué)會(huì)從數(shù)據(jù)中讀出意義。單純一個(gè)數(shù)字往往很難說(shuō)明事情，但是數(shù)字之間互相交叉看，就能看出更多的意義。嘗試分析某個(gè)數(shù)據(jù)背后可能的原因是什么，有了一定的猜想之后再和經(jīng)驗(yàn)多的同事求證。

5）數(shù)據(jù)和自己過(guò)往經(jīng)驗(yàn)要基本對(duì)應(yīng)上，這是寫(xiě)報(bào)告的時(shí)候真正能夠內(nèi)化成你自己的能力。如果對(duì)應(yīng)不上，去反復(fù)檢查，要么是數(shù)據(jù)錯(cuò)了，要么，恭喜你，你也許發(fā)現(xiàn)了一些新的經(jīng)驗(yàn)。

格式上的注意事項(xiàng)：

1）最基本的，標(biāo)題、小標(biāo)題、正文，每一部分應(yīng)該都有所區(qū)別，清晰一目了然。比如標(biāo)題字號(hào)偏大，小標(biāo)題加粗前面加數(shù)字或者字母。全文每一部分都需要對(duì)應(yīng)統(tǒng)一。

2）文字、圖片部分的位置對(duì)齊方式，盡量在同一位置上。運(yùn)用“減少/增加縮進(jìn)量”的功能就可以，不用一行行手工空格對(duì)齊。

3）從Excel粘貼表格到Word里的時(shí)候，可以選擇粘貼為圖片，這樣調(diào)整表格的話就不會(huì)亂掉。

粘貼的時(shí)候右下角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小圖標(biāo)，可以選擇粘貼的時(shí)候“保留源格式”，“按目標(biāo)格式”，“純文本”，以及“粘貼為圖片”等多個(gè)選項(xiàng)。

4）粘貼表格到Word的時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)背景有Excel里自帶的灰色網(wǎng)格，貼成圖片的話不美觀。把Excel表格底色全部涂白，這樣粘貼到Word里就更美觀了。

5）如果表格數(shù)據(jù)較少的話，邊框可以加全部邊框。如果表格數(shù)據(jù)量比較大，比如5列10行，全加上框線就會(huì)顯得密密麻麻；這種情況可以只加外側(cè)框線，里面酌情再加一道外框線分開(kāi)5列或者10行，看起來(lái)會(huì)清晰很多。

6）粘貼表格的時(shí)候，不要還帶有“篩選”的那個(gè)小按鈕，另外表頭的大小寫(xiě)要統(tǒng)一，最后類(lèi)似“總計(jì)”功能的行要加粗，一目了然。

7）數(shù)字格式也要統(tǒng)一，是否需要保留匯率符號(hào)，百分比需要保留幾位小數(shù)點(diǎn)，整數(shù)的話要加下方的“千位分隔符號(hào)”便于閱讀。

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好啦，作為一個(gè)挑剔的leader，我覺(jué)得以上這些細(xì)節(jié)都注意到了的話，這份報(bào)告從表面上來(lái)說(shuō)算是合格了。雖然看起來(lái)不少都是表面工夫，但內(nèi)功不是一蹴而就的，也是靠模仿一招一式這么比劃出來(lái)的。

那究竟有沒(méi)有必要做到這么詳細(xì)呢？

以前因?yàn)楣ぷ髅?，我們工作雖然瑣碎，但都是粗線條；直到后來(lái)我遇到一位“吹毛求疵”的leader，連我們發(fā)的會(huì)議邀請(qǐng)寫(xiě)得不合適都要打回來(lái)重寫(xiě)，被點(diǎn)出來(lái)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題之后，在這些細(xì)節(jié)上大家就注意多了。

不得不說(shuō)，雖然效率確實(shí)下降了，每到繁忙的時(shí)候還要堅(jiān)持一個(gè)那么高的標(biāo)準(zhǔn)真心累大家心里都叫苦連天，但工作的整體標(biāo)準(zhǔn)確實(shí)上去了，我們團(tuán)隊(duì)得到的贊譽(yù)也確實(shí)很多。

哦對(duì)了，忘了說(shuō)了，這位leader在新來(lái)挺短的時(shí)間內(nèi)就升了一級(jí)，還是公認(rèn)很難升的一級(jí)。