職場(chǎng)新人，或者做秘書(shū)，助理其中有一個(gè)很常見(jiàn)的工作，就是組織開(kāi)會(huì)。
稍微有些職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，或者沒(méi)有職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)的，也可以很明顯的感覺(jué)到，組織會(huì)議這事情，是很瑣碎的事情，甚至覺(jué)得沒(méi)有任何的挑戰(zhàn)性，會(huì)覺(jué)得很反感。
但是，就是把簡(jiǎn)單的事情做得不簡(jiǎn)單，這才不簡(jiǎn)單，把瑣碎的事情，做得不瑣碎，才不瑣碎。
怎么把這事情做的不簡(jiǎn)單，和不瑣碎呢？1.知己知彼。2.合作共贏。3.不斷更新。
一、知己知彼
通常，要開(kāi)會(huì)前，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)和你說(shuō)，幫我定個(gè)明天的會(huì)議室，讓誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)來(lái)參會(huì)。
我們的本能反應(yīng)，就是去定個(gè)會(huì)議室，然后發(fā)個(gè)通知給參會(huì)者。
但經(jīng)過(guò)沒(méi)有經(jīng)過(guò)訓(xùn)練的直覺(jué)，往往是錯(cuò)誤的，不然要學(xué)習(xí)干嘛？準(zhǔn)確的感覺(jué)也是大量經(jīng)驗(yàn)積累出來(lái)的。
第一步：
先要了解會(huì)議性質(zhì)，這個(gè)會(huì)議要解決什么問(wèn)題，是要大家匯報(bào)工作進(jìn)度，還是要給大家布置新的任務(wù)？
會(huì)議的參與者，有哪些利益相關(guān)者，會(huì)涉及哪些部門(mén)，會(huì)議內(nèi)容和他們有什么關(guān)系？
不然參會(huì)者就會(huì)很茫然，很難放下手上的工作，感覺(jué)和我關(guān)系不大，為什么要參會(huì)？
第二步：
了解對(duì)方，這是平時(shí)就要積累起來(lái)的，就像書(shū)到用時(shí)方恨少。
從感情和理智上深入了解對(duì)方，情感投資的關(guān)鍵，是隨時(shí)隨地給對(duì)方，提供心理空氣，每個(gè)人都渴望被理解，肯定和欣賞。
有一次，我和領(lǐng)導(dǎo)一起等電梯，遇到了另外一個(gè)部門(mén)的Mango，那時(shí)候，我剛接手一個(gè)新的工作，完全不懂，也是我第一次和Mango合作，Mango就當(dāng)著我領(lǐng)導(dǎo)的面，說(shuō)我做的很不錯(cuò)，瞬間就被征服Mango，和她有了一個(gè)很好的合作開(kāi)頭。
這形同在別人的感情賬戶上存錢(qián)。
當(dāng)我們知道了，參會(huì)的名單之后，我們就要和對(duì)方進(jìn)行溝通，復(fù)述自己理解的會(huì)議性質(zhì)，用自己的話加入解釋這個(gè)會(huì)議和你有什么重要的關(guān)系，滲透自己的帶有感情的解釋。
例如：abby，你好，明天有個(gè)關(guān)于新產(chǎn)品推進(jìn)的會(huì)議，新產(chǎn)品前期已經(jīng)取得了很大的銷(xiāo)量，但是，有個(gè)技術(shù)上的需求，需要你這邊來(lái)幫忙協(xié)助，沒(méi)你不行，其他幾個(gè)部門(mén)的同事，我都已經(jīng)邀請(qǐng)好了，不知道明天下午2點(diǎn)，24樓會(huì)議室，有空參與嗎？
再將相關(guān)資料，數(shù)據(jù)遞給他看，成功率會(huì)高很多，并且容易在和不同形形色色的人之中，學(xué)會(huì)在各種關(guān)系中求同存異。
二、合作雙贏
1.前期準(zhǔn)備：
a.發(fā)會(huì)議通知郵件給參加會(huì)議人員，會(huì)議開(kāi)始之前，再次確認(rèn)與會(huì)者會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)。
b.準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，測(cè)試投影，電腦等設(shè)備，確認(rèn)資源都到位。
c.做記錄，記錄缺席情況，做好詳細(xì)錄音記錄，筆記記錄。
2.六頂思考帽共贏式開(kāi)會(huì)：
藍(lán)色思考帽
假如，你是會(huì)議主持人，那你首先就要戴上藍(lán)帽子，藍(lán)色代表理性，讓人感覺(jué)到嚴(yán)謹(jǐn)。
因此藍(lán)色思考帽，就是要去控制、掌控，梳理整個(gè)思維的邏輯，所以，作為主持人的你要把握整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，主導(dǎo)大家在什么情況下去戴什么樣的帽子。
主持人戴好藍(lán)色思考帽之后，那可以讓大家所有人戴上，第二頂白色的思考帽。
白色思考帽
白色思考帽,它是中立客觀的，也就是說(shuō)戴上白色思考帽的人，那么只能去談事實(shí)，談數(shù)據(jù)，不能有主觀色彩。
什么叫事實(shí)和數(shù)據(jù)呢？就是客觀的，中立的，比如說(shuō)今天賺錢(qián)10萬(wàn)，這就叫數(shù)據(jù)。你不能說(shuō)今天賺了很多錢(qián)，這就不是白色思考帽，因?yàn)檫@是你的感受。
但有個(gè)小問(wèn)題就是，要先確認(rèn)一下數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因?yàn)楹芏鄶?shù)據(jù)是沒(méi)有經(jīng)過(guò)考量的。
所以，這時(shí)候，大家先不要一上來(lái)就談?dòng)^點(diǎn)，結(jié)論，一旦談結(jié)論，談?dòng)^點(diǎn)，下面就是爭(zhēng)論，因?yàn)椋蠹叶际钦驹谧约旱慕嵌?，而不清楚事?shí)。
白色的帽子它起的作用就是這樣，就是大家在同一個(gè)時(shí)間，我們先看事實(shí)結(jié)果，先不要著急出結(jié)論，急說(shuō)觀點(diǎn)。很多時(shí)候的爭(zhēng)論，其實(shí)就是因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱導(dǎo)致的。
綠色思考帽
綠色代表生機(jī)，想象力，也就是說(shuō)戴上綠色思考帽，目的就是激發(fā)大家去頭腦風(fēng)暴，想出更好的想法，更妙的主意。
但是要注意的一點(diǎn)是，要有人帶頭提出創(chuàng)造性的思考，不然氣氛就會(huì)死氣沉沉，并且在這一環(huán)節(jié)要留有一定的時(shí)間。
大家戴上綠色思考帽，這時(shí)候，客觀的數(shù)據(jù)和信息大家都已經(jīng)知道，這時(shí)候一定要去激發(fā)大家有什么更好的方案，當(dāng)有了一個(gè)好方案后，一定不能停，要繼續(xù)激發(fā)大家有沒(méi)有更好的方案，這時(shí)候就可以用頭腦風(fēng)暴的方式鼓勵(lì)大家有沒(méi)有更好的方法。
因?yàn)槲覀冏非蟮牟皇侵幸?guī)中矩，有一個(gè)解決方案就OK了。
黃色的思考帽
黃色就像陽(yáng)光，所以就是要鼓勵(lì)大家從正面的角度表達(dá)樂(lè)觀的、積極的、富有建設(shè)性的一些意見(jiàn)。
這時(shí)候我們可能有了一個(gè)結(jié)論，或有了一個(gè)方案。就可以請(qǐng)大家戴上黃色的帽子，我們來(lái)看一看這樣的一個(gè)解決方案，它有什么樣好的地方，比如可行性，整體的效果，或?qū)@個(gè)解決方案的預(yù)見(jiàn)和展望。
黑色的帽子
與黃色之相對(duì)的就是黑色思考帽，就是大家要用一種否定的、批判的，質(zhì)疑的視角去看待這個(gè)問(wèn)題，發(fā)表一些反面意見(jiàn)，來(lái)看看這個(gè)事還有一些什么樣的問(wèn)題，例如：會(huì)遇到的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)邏輯提出質(zhì)疑等。
這時(shí)候就可以讓大家一起戴上黑色的帽子去討論這個(gè)事情還有什么問(wèn)題，這樣就避免了在會(huì)議上的一些對(duì)人不對(duì)事的爭(zhēng)論。
紅色思考帽
紅色很熱烈，代表著感性，大家就可以直觀地去表達(dá)一些感受，感覺(jué)，在表達(dá)的時(shí)候無(wú)需論證或說(shuō)明理由。
這時(shí)候大家就可以去天馬行空的去表達(dá)自己的感受，不一定非得講究邏輯原因。那做這個(gè)事情的價(jià)值是什么呢？就是讓大家感受或者想法，有一個(gè)出口。
很多時(shí)候我們很多會(huì)議就沒(méi)有這個(gè)環(huán)節(jié)，所以，有些同事就會(huì)把自己的感覺(jué)憋著，他沒(méi)有在會(huì)上表達(dá)。就有可能在會(huì)下表達(dá)，這種表達(dá)就會(huì)對(duì)組織多多少少會(huì)產(chǎn)生傷害。
六頂思考帽
以上，就是使用六頂思考帽，各方都獲利的開(kāi)會(huì)方法，讓每個(gè)人都能暢所欲言，是克服茶話會(huì)和改變阻力的很有效的方式。
三、不斷更新
1.會(huì)議結(jié)束
a.將會(huì)議記錄進(jìn)行整理，發(fā)給與會(huì)者。
b.定責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，跟進(jìn)任務(wù)完成情況，并匯報(bào)。
2.更新流程
上面的六頂思考帽思維導(dǎo)圖和下面的會(huì)議SOP思維導(dǎo)圖，就是根據(jù)上面的內(nèi)容做出來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，形成了最基礎(chǔ)的服務(wù)體系，做這種標(biāo)準(zhǔn)化的流程好處在于：
不僅能讓你每次組織會(huì)議都有提升，更在于有一天，你做領(lǐng)導(dǎo)了，可以把導(dǎo)圖發(fā)給你的下屬，他就能在很短的時(shí)間內(nèi)做到和你一樣好，不用再為他犯的過(guò)錯(cuò)，花很大的力氣去彌補(bǔ)。
但是，我相信你，一定還可做得更系統(tǒng)，因?yàn)檫€有很多的細(xì)節(jié)，沒(méi)有寫(xiě)在里面，例如，會(huì)議用車(chē)，天氣情況還沒(méi)寫(xiě)在里面。
組織會(huì)議SOP
同樣的思路，可以引導(dǎo)到你生活中的方方面面，完善更新你生命中的每個(gè)小系統(tǒng)。
