首先區(qū)分兩個(gè)概念：
- 看板方法（Kanban）：一種敏捷方法，受精益思想的啟發(fā)而產(chǎn)生。該方法通過(guò)讓工作項(xiàng)可視化，限制在制品，管理工作項(xiàng)的流動(dòng)，從而進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。
- 物理看板/電子看板（kanban）: 一種可視化的工具或技術(shù)。作為一個(gè)信息發(fā)射源，提供團(tuán)隊(duì)工作狀態(tài)的最新信息，使團(tuán)隊(duì)的工作流，瓶頸，障礙，整體狀態(tài)一目了然。
我們通常提到的看板，其實(shí)是指利用物理看板或電子看板來(lái)展示工作流，利用看板方法來(lái)管理和優(yōu)化工作流，這樣一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的系統(tǒng)。
看板原則
- 可視化
- 通過(guò)將工作項(xiàng)在白板上展示出來(lái)，使工作項(xiàng)的狀態(tài)一目了然；最簡(jiǎn)單的狀態(tài)可以劃分為待辦，進(jìn)行中，完成三個(gè)狀態(tài)，每一個(gè)狀態(tài)對(duì)應(yīng)白板上的一個(gè)列。團(tuán)隊(duì)可根據(jù)項(xiàng)目的情況劃分不同的想要跟蹤的狀態(tài)。
- 從工作的流動(dòng)狀態(tài)中，可以將隱藏的問(wèn)題暴露出來(lái)。例如：任務(wù)在哪個(gè)狀態(tài)停滯不前；哪個(gè)狀態(tài)下任務(wù)有了累積。
- 限制在制品
- 在制品（WIP）是指已經(jīng)開(kāi)始，但還沒(méi)有完成的工作。
- 限制在制品，就是要限制正在進(jìn)行的工作。根據(jù)利特爾原則，同時(shí)進(jìn)行較少的工作項(xiàng)，使得每一項(xiàng)工作可以更快的完成。
- 完成工作比開(kāi)始新工作更重要，因?yàn)槲赐瓿傻墓ぷ鳠o(wú)法獲得價(jià)值。
- 管理流動(dòng)
- 通過(guò)可視化的工作流，發(fā)現(xiàn)瓶頸和改進(jìn)的機(jī)會(huì)，采取措施使工作流動(dòng)起來(lái)，已達(dá)到持續(xù)改進(jìn)。
工作項(xiàng)的內(nèi)容
一個(gè)工作項(xiàng)可以是貼在白板上的一張卡片，例如便利貼?？ㄆ弦涗浳覀冃枰S時(shí)掌握的關(guān)于工作項(xiàng)的信息：
- 工作項(xiàng)的描述
- 工作項(xiàng)的負(fù)責(zé)人
- 工作項(xiàng)的預(yù)估大小
- 工作項(xiàng)的開(kāi)始，完成時(shí)間
工作項(xiàng)可以按照用戶故事的形式來(lái)描述：“作為xxx，我想要xxx功能，以達(dá)到xxx的價(jià)值”，也可以以任意的形式來(lái)描述工作項(xiàng)，但一定要能讓大家都能看明白。 通過(guò)工作項(xiàng)的預(yù)估大小和實(shí)際所用時(shí)間，可以幫助我們了解到進(jìn)度是提前了還是落后了，也可以幫助我們?cè)谙麓巫鲇?jì)劃時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。
工作項(xiàng)根據(jù)來(lái)源可以分為需求特性，缺陷，技術(shù)改進(jìn)。我們可以為不同的類(lèi)型用不同顏色的卡片來(lái)表示。
限制在制品
過(guò)多的在制品會(huì)帶來(lái)很多影響：
- 團(tuán)隊(duì)成員需要在并行的工作項(xiàng)中不斷的切換，這樣會(huì)花掉很多額外的工作量；
- 每個(gè)工作項(xiàng)交付的時(shí)間長(zhǎng)了，獲得反饋的時(shí)間也就長(zhǎng)了；
- 不能有效的反映出某個(gè)工作項(xiàng)是在哪個(gè)狀態(tài)遇到了障礙，并促使團(tuán)隊(duì)成員想辦法去解決問(wèn)題；
- 積壓過(guò)多的工作項(xiàng)，容易使團(tuán)隊(duì)的信心受到打擊。
限制在制品就是要限制看板上正在進(jìn)行的工作項(xiàng)的數(shù)量。限制在制品并不是意味著要做更少的工作，而是減少同時(shí)進(jìn)行的工作。這樣可以有助于團(tuán)隊(duì)集中精力去完成某一個(gè)工作項(xiàng)，縮短工作項(xiàng)的交付周期。
- 限制整塊看板在制品總量
限制正在進(jìn)行的總的工作項(xiàng)的數(shù)量，當(dāng)工作項(xiàng)數(shù)量達(dá)到上限時(shí)，只能有工作項(xiàng)完成之后，才能開(kāi)始新的工作項(xiàng)。工作的重心是聚焦在完成，而不是在開(kāi)始。
為了使工作項(xiàng)更快的完成，在制品的限制應(yīng)該如何設(shè)置呢？在制品限制越低越好，這樣可以加快在制品的流動(dòng)。但是并不是團(tuán)隊(duì)人數(shù)x1就能達(dá)到最好的效果。如果最大限制為團(tuán)隊(duì)人數(shù)x1，那么一旦有一個(gè)成員的工作受到阻礙，比如需要等待客戶的反饋，這個(gè)成員就只有閑置等待。那么如果把在制品限制設(shè)置為團(tuán)隊(duì)人數(shù)x2，這樣即使所有成員的當(dāng)前工作受到阻礙，他們都可以開(kāi)始新的工作，不會(huì)出現(xiàn)人員閑置的情況。但這樣的設(shè)置不利于促使大家去有效的解決障礙。
在實(shí)踐中，團(tuán)隊(duì)可以先設(shè)置一個(gè)大的值，比如團(tuán)隊(duì)人數(shù)x2，然后在工作的進(jìn)行中，讓這個(gè)數(shù)值不斷遞減，找到一個(gè)適合團(tuán)隊(duì)的限制。在制品限制遞減的過(guò)程，也是團(tuán)隊(duì)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。
- 限制某一個(gè)狀態(tài)（某一列）的在制品數(shù)量
如果某一列的工作項(xiàng)數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了上限，則上一個(gè)狀態(tài)的工作項(xiàng)是不允許移動(dòng)到這個(gè)狀態(tài)來(lái)，直到這個(gè)狀態(tài)的工作項(xiàng)有了進(jìn)展，移到了下一個(gè)狀態(tài)，才允許上一個(gè)狀態(tài)的工作項(xiàng)移過(guò)來(lái)。當(dāng)某一個(gè)狀態(tài)遇到了瓶頸，積累了最大限度的工作量，這種方式可以迫使我們?nèi)ハ朕k法解決這個(gè)瓶頸問(wèn)題，從而打破僵局。這種方式有利于發(fā)現(xiàn)瓶頸，消除瓶頸。
- 限制每個(gè)成員的在制品數(shù)量
對(duì)每個(gè)成員設(shè)置最大工作項(xiàng)的限制，這樣有利于協(xié)調(diào)人員過(guò)閑或人員過(guò)忙的情況。
具體使用何種在制品限制的方式，以及如何設(shè)置最大值，團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)實(shí)際情況不斷嘗試和改進(jìn)，以找到最適合團(tuán)隊(duì)的方式。
管理工作項(xiàng)流動(dòng)
看板上的工作項(xiàng)，有可能會(huì)停滯，有可能會(huì)積壓，這些都是我們需要改進(jìn)的地方。管理工作項(xiàng)流動(dòng)就是要消除這些障礙，讓工作流快速無(wú)中斷的流動(dòng)起來(lái)。
首先，看板上的工作項(xiàng)必須要遵循一定的“完成”標(biāo)準(zhǔn)，才能允許從一個(gè)狀態(tài)移到下一個(gè)狀態(tài)。這樣才能保證整個(gè)工作流的質(zhì)量。團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定“完成”的標(biāo)準(zhǔn)，一旦制定了，每個(gè)成員都需要嚴(yán)格遵守。
每日站會(huì)是管理工作項(xiàng)流動(dòng)的一個(gè)常用方式。在每日站會(huì)上，團(tuán)隊(duì)成員一起檢視看板上的工作項(xiàng)的狀態(tài)，識(shí)別出瓶頸，并及時(shí)的提出工作項(xiàng)遇到的障礙。會(huì)后由相關(guān)的成員去跟蹤并解決障礙。下一次站會(huì)時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員又一起討論障礙的狀態(tài)。這樣通過(guò)每天會(huì)上的狀態(tài)更新，會(huì)后的跟蹤解決，加快了消除障礙的步伐，使工作流能快速的流動(dòng)起來(lái)。
實(shí)踐中遇到的問(wèn)題
看板實(shí)踐中最容易遇到的問(wèn)題就是對(duì)在制品沒(méi)有限制。以至于整塊看板密密麻麻的貼滿了便利貼，或是某一列的便利貼都已經(jīng)裝不下了。這么多的工作項(xiàng)置于看板上，不僅不會(huì)促使團(tuán)隊(duì)成員快速把這些工作項(xiàng)完成，反而給大家?guī)?lái)的心理暗示就是，這么多的工作項(xiàng)，一時(shí)半會(huì)兒也做不完，那就慢慢做。一個(gè)工作項(xiàng)做一點(diǎn)，這個(gè)做不走了就做下一個(gè)，下一個(gè)做不走了就做再下一個(gè)。。。到最后所有的工作都沒(méi)有進(jìn)展，看板就慢慢被廢棄了。
看板實(shí)踐另外的問(wèn)題就是看板上的某一兩個(gè)工作項(xiàng)長(zhǎng)時(shí)間停滯在一個(gè)狀態(tài)，卻沒(méi)有得到關(guān)注。
有一些看板上識(shí)別出來(lái)的障礙，沒(méi)有得到及時(shí)的解決，時(shí)間一久就被忘了。
總結(jié)
合理的利用看板可以幫助團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)很多項(xiàng)目中的問(wèn)題，并尋找改進(jìn)的機(jī)會(huì)。團(tuán)隊(duì)在決定采用看板時(shí)，一定要明確采用看板的目的，明白看板的原則，這樣才能發(fā)揮看板的價(jià)值，為項(xiàng)目帶來(lái)益處。否則，看板就只是個(gè)擺設(shè)，最終被團(tuán)隊(duì)廢棄。
