（原圖來源：scottberkun.com，標(biāo)點(diǎn)符譯）
創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)開會應(yīng)該是這樣的：所有人一起討論、解決那些最核心的問題。比如大家都知道某個(gè)功能對于自己的公司非常重要，那就所有人一起來探討這個(gè)功能應(yīng)該怎么做。這件事兒的重要性在于，讓所有人都完全的參與到公司重要決議中來，讓所有人都感覺公司的命運(yùn)和自己高度相關(guān)，并且在這些討論中形成默契。每場會議都會有3 W──why（開會目的）、who（參會對象）、When（何時(shí)）。 開一場有效率的會議，需要弄清楚這3 W。
一、（why）為什么開會？
為什么要開會呢？ 其實(shí)很多時(shí)候會議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開會。在辦公室坐著坐著突然就被叫去開會了，然后聽的稀里糊涂開始犯困，最后布置了一個(gè)覺得很頭疼的任務(wù)就出了會議室了。如果我們能明確到底為什么要開會，效率可言至少提高一半。說到底，開會一般是為了去解決一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同的問題的。它不應(yīng)該提倡各位與會人員即時(shí)對某個(gè)問題提出看法，應(yīng)該是最開始的時(shí)候就已經(jīng)針對腦子里成成形的想法各抒己見，按照問題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風(fēng)暴式的會議不應(yīng)該算作正式的會議，因?yàn)樗闹埸c(diǎn)是要激發(fā)大家的思維，圍繞問題創(chuàng)造出新的可能方案，卻并不一定要求當(dāng)場就得出問題的解決辦法。布置任務(wù)式的會議是最讓人難受的，因?yàn)槲覀兌荚诒粍拥厝ソ邮埽鴽]有辦法去表達(dá)自己。因而我建議布置任務(wù)這樣的東西，以郵件的形式傳達(dá)清楚，包括責(zé)任人、責(zé)任范圍、截止時(shí)間、任務(wù)需要達(dá)到的效果等。所以，一句話，我們?yōu)榱私鉀Q阻礙共同利益的問題而開會。
二、（who）在會議里面不同的人所扮演的角色
會議很常發(fā)生一種狀況：討論的項(xiàng)目完全與某個(gè)人無關(guān)，仍要求他參與開會，只因?yàn)樽屗型实玫降囊恢碌囊庖姟?這很浪費(fèi)時(shí)間，其實(shí)只要郵件會議紀(jì)錄給他們就可以解決。
在會議開始時(shí)詢問所有人三個(gè)問題（最好在發(fā)送會議通知時(shí)詢問）：
大家知道我們現(xiàn)在為什么出現(xiàn)在這里嗎？
我們是要決定什么事嗎？
您是否有問題要在會議尾聲時(shí)問我？
若您是籌辦會議的負(fù)責(zé)人，您也要有心理準(zhǔn)備回答這些問題，您的回答會反映出到底他們是否應(yīng)該出席會議。 撇除要使大家一致意見的開會理由。
另外，在會議里面的角色，大家應(yīng)該體會很深。一般有人在主講，有人一直處于被動聽意見的狀態(tài)。其實(shí)我們可以分為會議的引導(dǎo)者以及參與者。會議的引導(dǎo)者大致相當(dāng)于主持人的作用，他負(fù)責(zé)貫穿會議的主線保證討論不跑題，并且時(shí)刻調(diào)度會議氣氛；參與者主要是負(fù)責(zé)發(fā)表及傾聽意見的。如果你是會議的召集者，一般就要作為會議的引導(dǎo)者。會議中只邀跟會議內(nèi)容最相關(guān)的人。（當(dāng)然可以附加一條，非常有興趣參加人的可以申請）
三、（when）何時(shí)適合開會？
開會時(shí)間。擁有開會的目的和對象之后，很重要的是找出一個(gè)大家都可以開會的時(shí)間。 和眾多的人一同合作是困難的，但不是不可能，您可以找出團(tuán)隊(duì)最普遍有空的時(shí)間。另外一個(gè)讓所有人都專注會議且保持簡短的，在下班前開一場站立會議。例如在下午5 點(diǎn)鐘開會，當(dāng)所有人已經(jīng)累了且準(zhǔn)備下班的時(shí)候，讓大家站著開會。 這樣實(shí)施后，會議從不會超過1 小時(shí)。大部分都只有20~30 分鐘，每一個(gè)人都專注且有效率。
會議時(shí)長。除了會議開始的時(shí)間，會議總長度也很重要。 一般通常以1 個(gè)小時(shí)以內(nèi)作為會議時(shí)間長度，但這并不是一定的，會議越簡短越好。
與會人員準(zhǔn)時(shí)。確保每個(gè)人準(zhǔn)時(shí)，公正且具有責(zé)任感的會議管理者可以幫忙決定遲到的后果。
電子產(chǎn)品用時(shí)。管理使用電子裝置的時(shí)間，提前把投影設(shè)備調(diào)整好。另外，許多人都會攜帶筆記本電腦或是平版電腦到會議現(xiàn)場，這些東西無一不是使人分心的干擾，唯一可以控制的便是規(guī)定在會議中電子設(shè)備使用的方式。
四、如何正確開會（開會過程）？
事情都有從準(zhǔn)備到進(jìn)行到收尾的過程，會議也一樣。
①準(zhǔn)備工作：會議的召集者最好提前通知各位與會者會議即將討論的內(nèi)容，以及討論需要達(dá)到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么？我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯”。會議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知，在腦中對問題進(jìn)行解析，將自己的思路形成草稿或者簡單記錄下來，到開會的時(shí)候發(fā)表自己的意見。
我個(gè)人認(rèn)為，在進(jìn)入會議室之前非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是清空自己的大腦。不管是引導(dǎo)者還是參與者，都需要把自己開會時(shí)間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心地投入到會議之中。只有在這種最自然的狀態(tài)下，創(chuàng)意才能自然而來，我們才能專注于解決問題并且提出新的見解。不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時(shí)間就做什么事，這樣效率才最高。
②如何開會：在會議最開始的時(shí)候，引導(dǎo)者最好按照之間發(fā)給參與者的郵件重申一下會議需要解決的問題和達(dá)到的目的，然后逐項(xiàng)引導(dǎo)大家共同商定問題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開始去討論什么然后得出結(jié)論，這是不管花多少時(shí)間都沒法做成的事情，但是我們可以試圖對問題的解決思路達(dá)成一致意見，這才是團(tuán)隊(duì)以后執(zhí)行工作的關(guān)鍵。除了引導(dǎo)會議內(nèi)容，也要注意引導(dǎo)會議氣氛。當(dāng)氣氛很沉悶的時(shí)候，可以通過小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網(wǎng)上很多，我不贅述了。但是當(dāng)氣氛過于活躍，以至于會議開始逐漸跑題，引導(dǎo)者一定要把方向給拽回來，不然耗費(fèi)的時(shí)間就大了去了。
開會過程中，引導(dǎo)者和參與者都要學(xué)會的是溝通的本領(lǐng)，包括認(rèn)真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點(diǎn)以及不著急去反駁別人。開會的時(shí)候很容易出現(xiàn)的狀況就是大家爭的不可開交，但其實(shí)如果我們真的理解了對方的意思，到最后往往會發(fā)現(xiàn)彼此說的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在會議中，請務(wù)必保證自己在批評或者反駁他人意見之前，自己是正確理解了別人的意思的。引導(dǎo)者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時(shí)的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時(shí)候，最好按照問題的邏輯順序重申一下已經(jīng)發(fā)表過的觀點(diǎn)，保證是沒有錯(cuò)誤理解的。最后大家統(tǒng)一意見，回去著手布置相關(guān)工作和實(shí)施。
③開會以后：引導(dǎo)者還是非常需要將會議的內(nèi)容按主次整理好，再次發(fā)給與會者郵件。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解，再次就是確保每個(gè)人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導(dǎo)者也可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關(guān)信息，以便今后效率提的更高。
團(tuán)隊(duì)需要做什么？
我們的下一步是什么？
誰負(fù)責(zé)這些事情？
時(shí)間表應(yīng)該是怎么樣呢？
您應(yīng)該做什么？
除了團(tuán)隊(duì)其他人員學(xué)習(xí)的部分，很重要的一點(diǎn)是您個(gè)人的學(xué)習(xí)， 您可以定期回顧您的筆記。
