今天，我們將學(xué)習(xí)寫商務(wù)郵件，這一課極其重要。我們會(huì)借此學(xué)習(xí)：如何針對(duì)寫作目標(biāo)構(gòu)建邏輯樹，以及構(gòu)建邏輯樹后，如何將其寫成具體的文字？可以說，即使你不寫郵件，你也可以將今天學(xué)到的內(nèi)容，運(yùn)用于說話稿、簡(jiǎn)訊、策劃案、建議書等其他寫作形式。
先說點(diǎn)第九課里的PPT干貨。
在故事思維里學(xué)到的SCQA，在PPT的開頭其實(shí)也可以用上。舉個(gè)例子：
所以，可以的話，請(qǐng)大家將學(xué)到的方法整理到一張A4紙上（可持續(xù)添加），只記下關(guān)鍵詞，如邏輯樹、SCQA等，然后在工作或?qū)W習(xí)的過程中，可以不時(shí)地瞄一下，看看是否有能用得上的。
了解下郵件的正確打開方式
通常說來，電子郵件相對(duì)微信、釘釘?shù)韧ㄓ嵐ぞ叨?，效率并不高，且較為封閉。但郵件是一個(gè)“多面手”，能搭配其他方式，產(chǎn)生“1+1＞2”的效果。
電話配合電子郵件：打電話適合解決緊急的棘手問題，能和對(duì)方及時(shí)交流。但通話中一旦涉及重要的信息，如面試通知、簽訂合同前的確認(rèn)等，就最好用電子郵件闡明細(xì)節(jié)，以作確認(rèn)。
會(huì)議配合電子郵件：我們可以通過面對(duì)面溝通高效地討論問題，并使用電子郵件將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)者。
微信配合電子郵件：當(dāng)事件還未確定，我們可以利用微信、釘釘?shù)韧ㄓ嵐ぞ哌M(jìn)行溝通，再配合電子郵件做后續(xù)跟進(jìn)。
所以，我們應(yīng)該根據(jù)信息接收者的習(xí)慣和需求，綜合使用多種方式來實(shí)現(xiàn)溝通目的。
1.溝通必要信息
例如通知例會(huì)、申請(qǐng)批準(zhǔn)、出指令、索要信息、與工作相關(guān)的信息分享。
2.確認(rèn)溝通結(jié)果
需要保存結(jié)果、檔案、證據(jù)、附件，或是發(fā)送會(huì)議紀(jì)要給相關(guān)參會(huì)人員時(shí)，可發(fā)送郵件。
約定雙方達(dá)成意見的正式確定，如分工、觀點(diǎn)、確認(rèn)行動(dòng)計(jì)劃時(shí)，可發(fā)送郵件。
需要給對(duì)方更多思考或行動(dòng)的時(shí)間，可發(fā)送郵件。
3.面向多人傳遞信息
如表彰通告、激勵(lì)士氣等，適合用電子郵件傳達(dá)。
使用電子郵件的注意事項(xiàng)
電子郵件無(wú)法解決充滿爭(zhēng)議和復(fù)雜的問題；
電子郵件中最好不要表達(dá)負(fù)面情緒；
電子郵件不能代替面對(duì)面溝通；
如無(wú)特殊情況，盡量不要越級(jí)；
不要把轉(zhuǎn)了N層的郵件發(fā)給別人，這顯得非常業(yè)余。
案例 一
我們將和杜拉拉一起面對(duì)工作中不同的挑戰(zhàn)，和她一起學(xué)會(huì)郵件寫作。
案例 二
杜拉拉的郵件（1）
行政部要在CEO來華前完成對(duì)DB中國(guó)總部的裝修，面對(duì)上海辦公室的裝修任務(wù)，行政助理杜拉拉缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。了解到行政經(jīng)理王先生在一年前主持過北京辦公室的裝修，杜拉拉打算寫一封郵件請(qǐng)教?？墒牵暗墓ぷ髦欣屯踅?jīng)理并無(wú)交集，她該如何開口呢？
寫作步驟1：受眾思維
首先，杜拉拉確定了自己的初步目標(biāo)：就辦公室裝修咨詢對(duì)方意見。為了達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，杜拉拉決定使用電子郵件聯(lián)系對(duì)方，這樣可以顯得比較正式且有誠(chéng)意。
但是，如果要求對(duì)方也使用電子郵件詳細(xì)回復(fù)，過程將缺乏互動(dòng)，也非常占用對(duì)方時(shí)間。
經(jīng)過綜合考慮，杜拉拉調(diào)整了自己的目標(biāo)：先使用電子郵件和對(duì)方取得聯(lián)系，后續(xù)則通過電話咨詢。杜拉拉認(rèn)為，為了節(jié)約對(duì)方時(shí)間，電子郵件內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了。同時(shí)，作為求助郵件，語(yǔ)氣應(yīng)表現(xiàn)謙遜。
寫作步驟2：組織信息
首先，杜拉拉需要思考自己要寫什么，然后列出了以下表格。
然后，杜拉拉將自己要寫的內(nèi)容，按文字順序從上到下整理成邏輯樹。
寫作步驟3：將邏輯樹整理成文字
案例 三
杜拉拉的郵件（2）
杜拉拉順利完成了裝修工作，人力資源總監(jiān)李斯特在部門會(huì)議上表?yè)P(yáng)了拉拉。
入職一年多了，拉拉工作一直很出色，但薪資一直沒有變化。
她感覺自己的付出和收獲不成正比，希望找上級(jí)談?wù)劶有健?/p>
寫作步驟1：受眾思維
杜拉拉的初步目標(biāo)是請(qǐng)求李斯特為自己加薪，但是這樣不夠具體。在申請(qǐng)加薪前要做好調(diào)查，確定同行業(yè)、同類規(guī)模企業(yè)的薪酬結(jié)構(gòu)。
完成調(diào)查后，通過書面或當(dāng)面提出加薪時(shí)，便可以給出具體的數(shù)字。
經(jīng)過調(diào)研對(duì)比，杜拉拉確定了上海該行業(yè)平均月薪是8k-10k，而自己只有7k。
因此，杜拉拉將目標(biāo)定為：請(qǐng)求李斯特為自己在現(xiàn)有工資上加1.5-2k。
確定拉拉薪資的是李斯特，李斯特是中國(guó)區(qū)人力資源總監(jiān)，他們平時(shí)見面時(shí)間較少，比較適合用郵件聯(lián)絡(luò)。
而李斯特是謹(jǐn)慎型老板，所以，杜拉拉會(huì)考慮在郵件中多描寫細(xì)節(jié)、用數(shù)據(jù)和客觀事實(shí)說話。同時(shí)，這是一封要求加薪的郵件，所以語(yǔ)氣應(yīng)該不卑不亢，態(tài)度積極。
又由于李斯特周一通常會(huì)收到大量郵件，周五又是工作周最后一日，所以應(yīng)該避開這兩天。最好，杜拉拉選擇在周三發(fā)郵件。
寫作步驟2：組織信息
然后，杜拉拉將自己要寫的內(nèi)容，按文字順序從上到下整理成邏輯樹。
寫作步驟3：將邏輯樹整理成文字
根據(jù)邏輯樹，最后杜拉拉寫出了這樣的郵件。
為了讓大家能更便捷地寫好郵件，我為大家整理了一份郵件寫作要點(diǎn)清單，可以輔助對(duì)郵件的自我檢查。
郵件寫作要點(diǎn)清單
郵件收件人、抄送人：
收件人是需要回復(fù)/直接行動(dòng)的人，抄送人是需要知悉郵件內(nèi)容的人；
不要將郵件發(fā)送給不相關(guān)的人，郵件收件人數(shù)量能少則少；
盡量不要越級(jí)抄送。
郵件主題：
郵件不要使用空白或無(wú)意義的主題，商務(wù)人士通常郵件繁多，需要能夠快速檢索郵件、篩選垃圾郵件，所以無(wú)意義的郵件通常不會(huì)被打開；
可以通過主題標(biāo)記郵件的緊急/重要程度，比如在郵件主題上用“【重要】”等詞語(yǔ)標(biāo)記。
郵件正文：
必要的背景介紹和自我介紹；
明確自己要傳遞的關(guān)鍵信息，避免內(nèi)容冗長(zhǎng)；
明確提出對(duì)方要做的事情，并盡量把結(jié)論放在開頭；
內(nèi)容較多時(shí)，使用小標(biāo)題劃分文章，方便他人閱讀；
合理分段，注意格式，如果寫給管理層，注意考慮適合手機(jī)閱讀（許多管理層有手機(jī)看郵件的習(xí)慣）；
設(shè)定簽名檔，方便他人通過電話等其他方式聯(lián)系；
回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，如果需增加收件人，記得刪除保密或敏感內(nèi)容。
郵件附件要點(diǎn)：
不發(fā)大附件，大附件可通過其他方式或提供文件鏈接，如百度網(wǎng)盤分享；
養(yǎng)成先添加附件再寫正文的習(xí)慣，避免忘記添加附件；
對(duì)附件進(jìn)行簡(jiǎn)要說明。
常見的郵件開場(chǎng)白：
我發(fā)郵件是想找你確認(rèn)/詢問/想通知你有關(guān)…
關(guān)于我們今天在電話中/會(huì)議中/微信中/ 談話…
如我在之前郵件中所提到/上次會(huì)議中所決定的…
根據(jù)貴方要求…
請(qǐng)注意.../ 我們想要通知你...
我很高興/很抱歉地通知你...
我非常需要你的幫助。
最后，發(fā)送郵件環(huán)節(jié)：
重要郵件應(yīng)通知對(duì)方查收；
反復(fù)檢查，把自己想象成郵件閱讀者來觀看內(nèi)容；
可按“附件→正文→主題→發(fā)件人”的順序?qū)戉]件，避免遺漏附件和主題。
案例 四
杜拉拉的郵件（3）
兩年時(shí)間很快過去，現(xiàn)在，杜拉拉已經(jīng)是一名行政主管了。
為了提高自己的工作能力，拉拉希望參加ES培訓(xùn)機(jī)構(gòu)關(guān)于銷售方面的培訓(xùn)，但是杜拉拉主要負(fù)責(zé)行政工作，看上去銷售培訓(xùn)和她的本職工作并不相關(guān)。
杜拉拉希望參加銷售培訓(xùn)主要有兩個(gè)原因，一方面是自己有幾個(gè)下屬在擔(dān)任銷售助理，自己學(xué)完之后可以教給他們；另一方面是杜拉拉也在負(fù)責(zé)招聘銷售人員，學(xué)完后可以更好地完成招聘工作，減少獵頭招聘（請(qǐng)其他公司代為招聘）的開支。
背景
這次培訓(xùn)費(fèi)用價(jià)格不菲，由于DB公司今年正在努力削減開支，杜拉拉需要更努力地爭(zhēng)取才有希望得到機(jī)會(huì)。為此，杜拉拉準(zhǔn)備給上司李斯特寫一封郵件，她應(yīng)該怎么寫呢？
寫作步驟1：受眾思維
杜拉拉考慮到，自己的目標(biāo)是爭(zhēng)取到參加銷售培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。如果只是從“這次培訓(xùn)對(duì)自己有什么好處”出發(fā)，上級(jí)很可能并不買賬。因此，杜拉拉需要從“如果自己參加了培訓(xùn)，對(duì)公司有什么好處”來寫。因?yàn)楣镜哪繕?biāo)是節(jié)約開支，所以杜拉拉應(yīng)該想辦法論證，如果自己參加了培訓(xùn)，可以幫公司省錢。
寫作步驟2：組織信息
如何將這些要寫的內(nèi)容，按文字順序從上到下整理成邏輯樹？
寫作步驟3：將邏輯樹整理成文字
補(bǔ)充信息
培訓(xùn)費(fèi)用：培訓(xùn)費(fèi)8000元。
時(shí)間地點(diǎn)：國(guó)慶期間，在上海進(jìn)行培訓(xùn)，所以不會(huì)耽誤工作。在10月2日-10月5日培訓(xùn)3天，每天上午9點(diǎn)到下午6點(diǎn)。
師資力量：ES培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供專業(yè)的培訓(xùn)服務(wù)，曾為DB公司做過兩期銷售培訓(xùn)，學(xué)員好評(píng)率98%。
今天我們不僅學(xué)會(huì)了如何寫郵件，還明白了如何分析自己的目標(biāo)，并為目標(biāo)的達(dá)成構(gòu)建邏輯樹，再將其寫成文字。
明天，我們將進(jìn)入更需要?jiǎng)?chuàng)意的寫作場(chǎng)景——寫文案，也是最后一堂場(chǎng)景寫作課。
