這個(gè)系列是我對(duì)《七步掌握業(yè)務(wù)分析》的讀書筆記，作者本人是極為資深的專家，也是IIBA協(xié)會(huì)的創(chuàng)立者之一。對(duì)業(yè)務(wù)分析領(lǐng)域感興趣的人，如果不急著去考IIBA認(rèn)證的話，強(qiáng)烈推薦大家先閱讀本書。
第3章 了解你的項(xiàng)目
為什么業(yè)務(wù)分析師要了解項(xiàng)目？
業(yè)務(wù)分析師是一個(gè)引導(dǎo)需求，選擇最優(yōu)方案的工作崗位。因此，知曉項(xiàng)目目標(biāo)，在項(xiàng)目中將方向與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，不僅是成功項(xiàng)目中的重要實(shí)踐，也是提高溝通效率的方法之一。
業(yè)務(wù)分析師需要了解項(xiàng)目哪些部分？
首先業(yè)務(wù)分析師需要知道項(xiàng)目的發(fā)起背后，是被什么樣的因素驅(qū)動(dòng)？其次需要知道你所處企業(yè)或組織的戰(zhàn)略目標(biāo)是什么？在這個(gè)基礎(chǔ)上，去理解項(xiàng)目與這個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)之間的關(guān)系，在企業(yè)的長(zhǎng)期規(guī)劃路線圖中是什么樣的一個(gè)角色？
這一章的標(biāo)題順序是這樣的：
- 為什么機(jī)構(gòu)決定投資這個(gè)項(xiàng)目？
- 戰(zhàn)略規(guī)劃
- 項(xiàng)目發(fā)起
然而按照正序去理解項(xiàng)目，我們應(yīng)該先去了解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，戰(zhàn)略規(guī)劃孵化出項(xiàng)目組合與項(xiàng)目集，業(yè)務(wù)分析師可以從中定位眼前的項(xiàng)目在企業(yè)中所處的位置，最后去理解發(fā)起項(xiàng)目階段包含的范圍，進(jìn)度等內(nèi)容。因此，我們可以把標(biāo)題順序和內(nèi)容簡(jiǎn)單調(diào)整一下：
- 項(xiàng)目的起源：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃
- 企業(yè)為什么投資這個(gè)項(xiàng)目？
- 在項(xiàng)目的啟動(dòng)和規(guī)劃階段了解項(xiàng)目
1. 項(xiàng)目的起源：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃
戰(zhàn)略規(guī)劃是什么？
大部分業(yè)務(wù)分析師不參與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，然后一個(gè)專業(yè)的業(yè)務(wù)分析師需要具備快速解讀企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的能力。
戰(zhàn)略規(guī)劃為一個(gè)企業(yè)設(shè)定了發(fā)展方向，它包括兩項(xiàng)基本內(nèi)容：企業(yè)發(fā)展方向和企業(yè)資源配置策略。它從高階維度定義了企業(yè)中長(zhǎng)期階段將要開展的業(yè)務(wù)方向和資源投資計(jì)劃。
去哪里找戰(zhàn)略規(guī)劃？
一般來講，業(yè)務(wù)分析師可以從PMO或者項(xiàng)目經(jīng)理層面找到企業(yè)的項(xiàng)目組合或項(xiàng)目集結(jié)構(gòu)，知曉自己參與的項(xiàng)目在其中的優(yōu)先級(jí)高低；
在規(guī)模化敏捷框架中，投資組合管理使用價(jià)值流看板管理符合戰(zhàn)略主題的業(yè)務(wù)需求，業(yè)務(wù)分析師一般可以從中找到自己參與的項(xiàng)目的起源。
溝通戰(zhàn)略規(guī)劃的好處？
通常，項(xiàng)目與項(xiàng)目間是互相依賴或影響的，它們的目標(biāo)都指向戰(zhàn)略規(guī)劃中的某一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的目標(biāo)。因此，項(xiàng)目間應(yīng)盡可能多的共享知識(shí)，不僅可以提高產(chǎn)品質(zhì)量和交付速率，還可以在多個(gè)項(xiàng)目面臨同樣的問題領(lǐng)域時(shí)，復(fù)用一致的解決方案，以此提高效率，降低實(shí)施成本。
從企業(yè)架構(gòu)角度去理解戰(zhàn)略規(guī)劃
企業(yè)架構(gòu)可以從五個(gè)更細(xì)致的角度去解讀：
- 業(yè)務(wù)架構(gòu)：業(yè)務(wù)架構(gòu)描述了當(dāng)前機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，并勾勒出未來的走向。一般由目標(biāo)，組織結(jié)構(gòu)圖，地點(diǎn)，SWOT分析，產(chǎn)品等組成。
目標(biāo)通常采用項(xiàng)目列表的方式，使用SMART原則描述目標(biāo)的具體內(nèi)容；組織結(jié)構(gòu)圖可以告訴閱讀者部門的結(jié)構(gòu)，資源，和匯報(bào)線，通常采用分解圖表示；產(chǎn)品指企業(yè)目標(biāo)的產(chǎn)品和服務(wù)清單，描述了這些產(chǎn)品和服務(wù)的歷史銷量，利潤(rùn)等。 - 信息架構(gòu)：一個(gè)機(jī)構(gòu)關(guān)于如何安全、準(zhǔn)確并以易于獲取的方式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的計(jì)劃。
- 應(yīng)用架構(gòu)：一個(gè)關(guān)于機(jī)構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)劃。
- 技術(shù)架構(gòu)：一個(gè)關(guān)于機(jī)構(gòu)所有需要視野的硬件、軟件、操作系統(tǒng)、編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的品牌和類型的輪廓。
- 安全架構(gòu)：一個(gè)描述數(shù)據(jù)庫(kù)和業(yè)務(wù)規(guī)則等企業(yè)資產(chǎn)的安全保證的計(jì)劃，有一些如備份，重新裝載和恢復(fù)計(jì)劃等的安全措施，用來保護(hù)應(yīng)用系統(tǒng)的安全；也有關(guān)于個(gè)人計(jì)算機(jī)保護(hù)，網(wǎng)絡(luò)安全，用戶存取等級(jí)和員工計(jì)算機(jī)使用策略等通用元件。
確認(rèn)項(xiàng)目
有了戰(zhàn)略方向后，規(guī)劃團(tuán)隊(duì)按圖索驥，找出目前機(jī)構(gòu)主要的問題和機(jī)會(huì)，使用SO（機(jī)會(huì)-優(yōu)勢(shì)）擴(kuò)張策略，或WT（劣勢(shì)-威脅）收縮策略等，確定短期戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)。
2. 企業(yè)為什么投資這個(gè)項(xiàng)目？
達(dá)成企業(yè)中短期戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)的項(xiàng)目路徑
企業(yè)的規(guī)劃團(tuán)隊(duì)使用SWOT等系統(tǒng)分析工具，確定機(jī)構(gòu)的中短期戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)，然而從戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)到具體的項(xiàng)目實(shí)施，還需一個(gè)更加具體的轉(zhuǎn)換過程，或者說是更加清晰的路徑。正如上文所描述，戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)的實(shí)施，可以是擴(kuò)張型，也可以是收縮業(yè)務(wù)，降低成本；可以是規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)，也可以是利用擴(kuò)張緩和劣勢(shì)。
因此，一個(gè)機(jī)構(gòu)決定投資的項(xiàng)目，必然可以與這個(gè)機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)術(shù)路徑掛鉤，從比較狹義的業(yè)務(wù)角度來說，可以分解為以下幾個(gè)維度：
- 出現(xiàn)了一個(gè)問題：起源于一個(gè)問題的項(xiàng)目，項(xiàng)目執(zhí)行的重點(diǎn)在于定義清楚真正的項(xiàng)目范圍，即解決的真正問題是哪個(gè)以及成功標(biāo)準(zhǔn)，推薦采用RCA分析法，通過已知問題的描述，探尋根本原因；
- 減少成本或工作量：這些項(xiàng)目往往會(huì)帶來崗位精簡(jiǎn)的結(jié)果，be careful and be transparent!
- 外部的法規(guī)要求：always think about compliance!
- 一個(gè)新的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)：通過商業(yè)論證夯實(shí)機(jī)會(huì)內(nèi)容，并以此為工具溝通實(shí)施資源；
- 為了市場(chǎng)或廣告：基于市場(chǎng)活動(dòng)或廣告的項(xiàng)目，和項(xiàng)目孵化運(yùn)營(yíng)，運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生穩(wěn)定現(xiàn)金流的模式不同。一般這種基于市場(chǎng)或廣告的項(xiàng)目，會(huì)期待直接從這個(gè)項(xiàng)目上獲得收益和收入。特別是非現(xiàn)金收益作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，往往需要足夠多的數(shù)據(jù)支撐。
- 支持業(yè)務(wù)的流程：這些項(xiàng)目在市場(chǎng)上經(jīng)常有許多現(xiàn)成的產(chǎn)品可供選擇。如采用外包模式購(gòu)買，業(yè)務(wù)分析師需要盡可能的完善RFP，并審閱供應(yīng)商的答復(fù)，確保項(xiàng)目質(zhì)量在發(fā)起階段就能得到監(jiān)控。
講完本書《七步掌握業(yè)務(wù)分析》中的項(xiàng)目發(fā)起原因，我們擴(kuò)展開來，看看更加全面的內(nèi)外部項(xiàng)目發(fā)起原因有哪些，根據(jù)PMI“4.1.1 制定項(xiàng)目章程：輸入”的描述，有如下一些方面：
- 市場(chǎng)需求（例如，為應(yīng)對(duì)汽油緊缺，某汽車制造商批準(zhǔn)一個(gè)低油耗車型的研發(fā)項(xiàng)目）；
- 組織需要（例如，因?yàn)楣芾碣M(fèi)用太高，公司決定合并一些職能并優(yōu)化流程以降低成本）；
- 客戶要求（例如，為了給新工業(yè)園區(qū)供電，某電力公司批準(zhǔn)一個(gè)新變電站建設(shè)項(xiàng)目）；
- 技術(shù)進(jìn)步（例如，基于技術(shù)進(jìn)步，某航空公司批準(zhǔn)了一個(gè)新項(xiàng)目，來開發(fā)電子機(jī)票以取代
紙質(zhì)機(jī)票）；- 法律要求（例如，某油漆制品廠批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目，來編寫有毒物質(zhì)處理指南）；
- 生態(tài)影響（例如，某公司批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目，來降低對(duì)環(huán)境的影響）；
- 社會(huì)需要（例如，為應(yīng)對(duì)霍亂頻發(fā)，某發(fā)展中國(guó)家的非政府組織批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目，為社區(qū)建設(shè)飲用水系統(tǒng)和公共廁所，并開展衛(wèi)生教育）。
商業(yè)論證：承載商業(yè)項(xiàng)目的邏輯基石
商業(yè)論證，包含了這個(gè)項(xiàng)目的發(fā)起與企業(yè)戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)間的關(guān)系，為了達(dá)到目標(biāo)需要做的努力，及確定達(dá)到目標(biāo)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)，結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境，識(shí)別了投資項(xiàng)目的不同原因。而商業(yè)論證則為這些項(xiàng)目定義了具體的文檔化的業(yè)務(wù)需要，成本/收益分析，可行性分析，實(shí)施方法和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。
3. 在項(xiàng)目的啟動(dòng)和規(guī)劃階段了解項(xiàng)目
這一段原來的標(biāo)題叫做項(xiàng)目發(fā)起，時(shí)間線對(duì)應(yīng)到項(xiàng)目管理體系中，屬于項(xiàng)目的啟動(dòng)過程組和規(guī)劃過程組。在這一階段中，業(yè)務(wù)分析師與項(xiàng)目經(jīng)理的不同點(diǎn)在于，項(xiàng)目經(jīng)理需要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的范圍，進(jìn)度等九大工作領(lǐng)域，而專職的業(yè)務(wù)分析師則需側(cè)重在項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)的建立上。
根據(jù)本書中”發(fā)起“的上下文，項(xiàng)目發(fā)起階段的交付物屬于項(xiàng)目管理領(lǐng)域兩個(gè)模塊的組合，一個(gè)是部分的項(xiàng)目章程內(nèi)容，還有一個(gè)是項(xiàng)目范圍說明書的內(nèi)容。簡(jiǎn)單的項(xiàng)目發(fā)起文件，包含以下幾個(gè)要素。
1. 命名項(xiàng)目：好的項(xiàng)目名字是怎樣的？舉個(gè)例子即可理解，【CCS（呼叫中心系統(tǒng)】顯然沒有【呼叫中心流程改進(jìn)】這個(gè)名字看上去使人對(duì)項(xiàng)目的范圍理解更加準(zhǔn)確；
2. 實(shí)施方法論：需要說明項(xiàng)目管理的方法論，需求的分析原則以及軟件的開發(fā)方法論；通常在敏捷環(huán)境中，需求分析原則包含在軟件的開發(fā)方法論中；
3. 工作目的說明：很重要也要很簡(jiǎn)短，解釋為什么要發(fā)起和實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目。屬于”電梯間講話“的內(nèi)容長(zhǎng)度；
4. 項(xiàng)目目標(biāo)：使用SMART原則制定，需要不斷回顧和審視；
5. 問題和機(jī)會(huì)：概要的問題收集列表，提煉為一些機(jī)會(huì)，用于后續(xù)的需求分析；
6. 干系人（所有專家和團(tuán)隊(duì)成員）
7. 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目中有項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)兩種。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略可以有：避免，轉(zhuǎn)移，緩解和接受。
8. 范圍之外的條目：特定的，不在項(xiàng)目范圍內(nèi)的需求，特性和目標(biāo)等。項(xiàng)目范圍外的條目的作用在于，從外部的方向，再次清晰地定義了項(xiàng)目的范圍，它可以幫助需求分析師澄清那些與項(xiàng)目范圍很緊密但實(shí)質(zhì)不屬于項(xiàng)目?jī)?nèi)容的條目，這些條目的存在，可以幫助需求收集的談話過程，始終處在正確的上下文中；幫助需求分析師從反復(fù)的范圍描述和確認(rèn)中擺脫出來；
9. 假設(shè)條件
10. 業(yè)務(wù)領(lǐng)域的范圍（外部互動(dòng)和高階流程）：
-
使用高階數(shù)據(jù)流圖限定分析范圍：與項(xiàng)目交互的外部機(jī)構(gòu)單元、需要和項(xiàng)目交互的現(xiàn)有企業(yè)應(yīng)用（外部機(jī)構(gòu)和接口）、涉及項(xiàng)目的員工/客戶/供應(yīng)商等外部機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目名稱或研究領(lǐng)域（使用圓圈）、進(jìn)出項(xiàng)目的信息（使用箭頭）
高階數(shù)據(jù)流圖 研究領(lǐng)域：使用高階數(shù)據(jù)流圖中的研究領(lǐng)域并作分解，可以引導(dǎo)需求分析師前往研究的正確方向；
高階業(yè)務(wù)流程：流程是業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)移信息的行為（一般適用于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)）或者用戶旅程（一般適用于TO C的產(chǎn)品），可以拆解研究領(lǐng)域，確定最概要的5-7個(gè)對(duì)應(yīng)的流程即可；
通過用例圖限定分析范圍：參考UML。
小結(jié)
項(xiàng)目執(zhí)行中，業(yè)務(wù)分析師往往會(huì)在項(xiàng)目中后期產(chǎn)生范圍丟失的情況，我們稱之為”分析能力喪失“，這時(shí)業(yè)務(wù)分析師需要經(jīng)?；仡欗?xiàng)目范圍，把一些圖表用實(shí)物的形式擺放在工作區(qū)域，會(huì)有很大幫助。另外，當(dāng)項(xiàng)目的范圍蔓延時(shí)，也要盡快與項(xiàng)目經(jīng)理溝通，管理變更計(jì)劃。
