1-按照會(huì)議啟動(dòng)者的權(quán)力地位，以及信息傳遞和交互的路徑，可以把各種會(huì)議大致分成三種：
第一種會(huì)議，是自上而下啟動(dòng)的，啟動(dòng)者是組織的領(lǐng)導(dǎo)者，信息是從上向下單向傳遞的。上級(jí)的決策已經(jīng)作出了，下級(jí)在會(huì)議上就是要了解上級(jí)的決策意圖，然后再分散執(zhí)行。在會(huì)議上的橫向信息流動(dòng)，從下向上的信息反饋，根本不需要。
第二種會(huì)議，是由上級(jí)啟動(dòng)的，但是，會(huì)議的目的是為了共同決策，或者是尋求正確決策的必要信息。所以，啟動(dòng)者是上級(jí)，會(huì)議有一個(gè)權(quán)威，而從下向上，以及橫向的信息流動(dòng)是這種會(huì)議取得成功的關(guān)鍵。權(quán)威的任務(wù)，就是要促進(jìn)信息的有效溝通。這種會(huì)議里最需要的就是高質(zhì)量的發(fā)言。這類(lèi)會(huì)議很有必要，但組織起來(lái)非常困難。
第三種會(huì)議，在目的和方式上與第二種類(lèi)似，但屬于同級(jí)啟動(dòng)、沒(méi)有一個(gè)權(quán)威，所以，要在這種平級(jí)的人員之間協(xié)調(diào)信息和利益，進(jìn)而解決問(wèn)題，就更加困難。這類(lèi)會(huì)議非常難開(kāi)，因?yàn)榇蠹业男畔⒉粚?duì)稱(chēng)、利益也不一致，再加上沒(méi)有權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)來(lái)統(tǒng)籌，這種會(huì)議不容易取得好效果。這種會(huì)議要想取得成功，完全看發(fā)起人的個(gè)人能力和人緣了。
2-有了互聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)該大幅度減少第一種會(huì)議。第一種會(huì)議，是以領(lǐng)導(dǎo)為本位來(lái)組織的，通常是以領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間為準(zhǔn)，以領(lǐng)導(dǎo)把話講痛快了為止，既忽視參會(huì)者的時(shí)間和感受，也沒(méi)有考慮到信息的傳遞效率。除了一些具有儀式意義的會(huì)議，很多會(huì)議用現(xiàn)場(chǎng)大會(huì)的方式，效果并不是最好，因?yàn)槊總€(gè)人接受信息的最佳方式是不同的。
聰明的公司運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助于文字稿、講話稿、小規(guī)模座談會(huì)紀(jì)要等方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)過(guò)去全體會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)所要達(dá)到的目標(biāo)，把同樣的信息，用更有效率的方式傳遞出來(lái)。
在未來(lái)，文字、音頻和視頻的方式可能會(huì)更多地、更頻繁地用來(lái)替代第一類(lèi)會(huì)議。因?yàn)槭切畔⒌膯蜗蜉斔停捎酶踊顫姷姆绞?，一是可以大大減少?gòu)U話、套話和不重要的話；二是可以讓人反復(fù)學(xué)習(xí)，反復(fù)看，起到反復(fù)強(qiáng)化的作用；三是可以在每一個(gè)接收者自己認(rèn)為高效的時(shí)間里，接收這些信息。
3-互聯(lián)網(wǎng)對(duì)第二、三類(lèi)會(huì)議的改善
幾乎所有的會(huì)議，都是從介紹情況開(kāi)始的。這個(gè)說(shuō)明環(huán)節(jié)常常占會(huì)議時(shí)間的一半以上。在這個(gè)過(guò)程中，那些對(duì)情況非常熟悉的人，就要遷就那些對(duì)于情況不熟悉的人，這就是浪費(fèi)時(shí)間。
至少提前一天把會(huì)議要討論、商議和決策的內(nèi)容，以書(shū)面的形式提交給所有的參會(huì)人員，讓參會(huì)人員在開(kāi)會(huì)之前個(gè)別溝通，了解情況。開(kāi)會(huì)時(shí)直接討論解決方案就行了。這樣做，可以使大多數(shù)會(huì)議的效率都大大提高。
我們一般都比較習(xí)慣用語(yǔ)言來(lái)進(jìn)行溝通，表達(dá)自己的想法，因?yàn)殡S時(shí)可以看到對(duì)方的表情，可以控制自己的措辭和情感。但是，以冰冷的文字來(lái)代替它們的時(shí)候，就很容易引發(fā)出歧義和誤解。同時(shí)，當(dāng)你無(wú)法即時(shí)看到對(duì)方表情的時(shí)候，我們就不知道話說(shuō)到什么程度。
如果是熟悉的同事，使用網(wǎng)絡(luò)一般會(huì)直來(lái)直去，但如果是不熟悉的同事，往往就會(huì)去猜一猜對(duì)方到底是個(gè)什么樣的人。所以，應(yīng)該為郵件討論規(guī)定一個(gè)格式，以避免不必要的誤會(huì)。
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