本文源于《google工作整理術(shù)》、《超級整理術(shù)》和《零秒工作》的閱讀心得，結(jié)合個人實操經(jīng)驗，希望對大家有所幫助！
25條高效辦公心得，2600字，預(yù)計閱讀耗時6分鐘。第25條一定要看，簡單一步效率提升100%。
1、利用工具搭建自己的“百度”
（1）利用郵件工具搭建自己的數(shù)據(jù)庫。使用foxmail或outlook管理自己的工作郵箱及私人郵箱。遇到好的文章或文件通過郵件給自己郵箱做一次轉(zhuǎn)發(fā)，這樣就可以通過搜索高效檢索自己處理過的各類文件。
（2）利用操作系統(tǒng)搜索功能搭建個人文件數(shù)據(jù)庫。很多朋友電腦文件夾采用樹形結(jié)構(gòu)管理，經(jīng)常出現(xiàn)大量的文件夾嵌套，中短期問題不大，但是三到五年的文件檢索就比較困難?？梢钥紤]文件根據(jù)文件內(nèi)容命名，文件存儲在非系統(tǒng)和軟件安裝分區(qū)，需要查詢時通過右上角的搜索功能進(jìn)行關(guān)鍵字檢索，也可以考慮使用goog桌面，進(jìn)行文件的高效檢索。
2、高效從記錄自己的時間開始
很多人經(jīng)常抱怨自己非常忙，沒時間，實際上是沒有進(jìn)行時間記錄。每天稱體重可以幫助人們減肥，時間管理從記錄時間消耗開始，建議將時間分成四類：休息時間，娛樂時間，工作時間，成長時間（學(xué)習(xí)或閱讀），然后進(jìn)行一天24小時記錄，記錄一周后，你就知道自己的時間的消耗占比，可以使用下面兩個工具，非常更好用。
蘋果用戶：aTimeLogger2
安卓用戶：Swipetimes
3、郵件高效管理-快速分類和回復(fù)
（1）每天定時處理郵件，如將每天上午11點，下午14點，16點，18點設(shè)為處理郵件時間。
（2）郵件只讀一遍，需要回復(fù)的立即回復(fù)，時間不足的添加[待處理]標(biāo)簽，如果不能立刻回復(fù)先回復(fù)發(fā)件人郵件看到，回頭答復(fù)，同樣添加[待處理]標(biāo)簽；與自己無關(guān)的郵件添加[已閱]標(biāo)簽；重要工作添加[重要]標(biāo)簽；處理完成工作添加[已處理]標(biāo)簽。
標(biāo)簽可以通過foxmail設(shè)置，右鍵某封郵件，選擇【標(biāo)簽】，選擇【新建標(biāo)簽】，編輯標(biāo)簽名稱，選擇快捷鍵數(shù)字，選擇顏色，點擊【確認(rèn)】即可。
（3）5秒鐘做判斷，減少猶豫
（4）郵件簡單明了，盡量做到清單級
4、讓信息盡快離開大腦，把信息記在工作筆記中
上班和上學(xué)時記筆記的目標(biāo)完全不同。
上學(xué)時的筆記：為了后期更好的回憶和記憶。
上班時的筆記：為了更快的忘記。
5、重視你的時間，并尊重他人的時間。
電話溝通，撥電話前梳理清楚思路，簡明扼要表達(dá)，可以使用5W1H的方式做電話溝通。
會議溝通，程序化管理，可以計算一下人均每小時成本，根據(jù)會議時間計算時間成本，不跑題，聚焦問題。
6、信息一元化，一臺電腦存儲，一臺電腦辦公。
公司可以考慮筆記本+大屏幕，也可以使用文件同步工具進(jìn)行文件同步服務(wù)，如堅果云的文檔實時同步，完成文檔備份。也可以使用TIM或石墨，做在線文檔管理。
7、工作處理順序。重要緊急>重要不緊急>不重要緊急>不重要不緊急
謹(jǐn)防因拖延，將重要不緊急工作拖延至重要緊急工作，如果這時遇到重要緊急工作就會非常被動。
8、高效問題解決法
（1）描述問題。如果不能描述問題，將無法定義問題的邊界，就不可能提出可靠的解決方案
（2）遍歷解決方案。羅列出盡可能多的解決問題的手段后進(jìn)行方案篩選，工具：頭腦風(fēng)暴
（3）解決方案要靈活。
9、文件高效管理技巧
（1）制定文件擺放規(guī)則（簡單到不費腦子的程度），用后物歸原處
（2）不要記“東西放在哪”而是記“東西應(yīng)該放在哪了”
（3）文件添加時間備注，透明袋封裝，例20080212
（4）學(xué)會扔?xùn)|西，減少紙質(zhì)文件留存,進(jìn)行電子備份
（5）下班的時候活沒干完不要收拾桌子
PS.現(xiàn)代商務(wù)人士一年花在找東西的時間在150小時以上。--《超級整理術(shù)》
10、提高工作中記憶力的方法
（1）只記真正需要記憶的信息，使用筆記，記錄哪些需要記住但是無需記憶的事情
（2）記憶過程：獲取信息，加工信息，存儲信息，讀取信息。未經(jīng)過加工只能記住3-7件事，記憶大師都是加工信息特別強大，參見記憶宮殿和定樁記憶法。
（3）利用故事和場景去記憶
11、給工作任務(wù)設(shè)定周期提醒
12、設(shè)定一個絕對努力工作不走神時間
13、工作日和休息日保持一致作息
睡覺時間，起床時間，吃飯時間保持一致。
好處一、對身體健康有幫助；
好處二、周一狀態(tài)會更好；
14、電腦桌面保持整潔，文件保存在非系統(tǒng)盤
操作系統(tǒng)崩潰大家可能都遇到過，所以將文檔保存在非系統(tǒng)盤很重要。因為很多朋友習(xí)慣于將文件保存在桌面，建議將桌面修改到非系統(tǒng)盤中。方法如下所示：桌面修改到D盤
15、類似的任務(wù)放在一起，減少思維轉(zhuǎn)換，提高效率
切換不同種類的工作時，人腦需要完成思維轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換過程中相對低效，如果總是來回切換則無法深入思考，效率降低。
16、每天計劃留有20%以上閑余
扎克伯格為提高員工工作效率分享的26中提到，每天只計劃 4～5 小時真正的工作。
17、不要多任務(wù)并行，這只會消耗注意力；保持專注，一心一用。
番茄工作法，一個番茄時間25分鐘，這段時間不考慮其他，全情投入到一件工作中，結(jié)束后休息5到10分鐘，繼續(xù)進(jìn)入下一個番茄時。
18、單純占有知識不具有力量，只有共享知識才是力量，培養(yǎng)自己的長板凳。
現(xiàn)代社會需要大規(guī)模陌生人協(xié)作，工作中不應(yīng)該因為自己的技能沾沾自喜，而應(yīng)該努力讓團(tuán)隊其他人學(xué)會自己的技能，這樣既幫助了他人，也為自己晉升鋪路。
19、區(qū)分實際制約和假性制約
很多制約因素是自我設(shè)限的結(jié)果，也就是假性制約。當(dāng)遇到制約時需要積極溝通，溝通中識別實際制約和假性制約，溝通前不做對方立場預(yù)設(shè)，防止負(fù)面的自證預(yù)言。
20、休假前做好計劃，可以處理突發(fā)情況
21、一直做的未必對，一直做不意味著需要永遠(yuǎn)這么做
傳統(tǒng)企業(yè)可能感受明顯，很多時候工具改變了，原有流程已經(jīng)不再適用，但是因為行為慣性，多數(shù)人會依然保持原有流程，不接受改變。梳理流程多畫圖，建議使用visio，操作簡單。
22、自我評判往往不準(zhǔn)，讓朋友做評判
自我的全面認(rèn)知難度極大，可以畫一個四象限圖，其中有一個象限是“自己不知道，朋友知道”，也就是旁觀者清，需要找朋友幫忙。至于“自己不知道，朋友不知道”就需要調(diào)動元認(rèn)知能力，通過不斷自省和正念去挖掘。
23、目標(biāo)清晰，才能井然有序
時刻提醒自己的目標(biāo)是什么，人們經(jīng)常忙著忙著就忘了初衷，進(jìn)而越努力距離目標(biāo)越遠(yuǎn)。
24、每周回顧關(guān)鍵信息
習(xí)慣性復(fù)盤，可以讓你從自己的經(jīng)歷中學(xué)習(xí)和成長。
25、雙屏幕辦公--誰用誰知道
一塊27英寸大屏+1條VGA線，成本1K+，效率提升極大！效率提升極大！效率提升極大！當(dāng)你需要多開軟件或文檔時，你會發(fā)現(xiàn)視野拓展到120度的不同。windows7+操作系統(tǒng)也可以實現(xiàn)快捷雙屏，軟件頁面壓縮嚴(yán)重，與雙屏幕比操作不便！
本文推薦工具列表
軟件工具：foxmail、堅果云、TIM或石墨、aTimeLogger2或Swipetimes、visio
硬件工具：屏幕、VGA線
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