在職場上，幾乎所有人都要用到電子郵件。

細(xì)節(jié)決定成敗，一封小小的電子郵件，卻是影響職場好感度的重要因素。

今天就跟大家聊聊我們在發(fā)郵件時絕對不能忽視的幾個小細(xì)節(jié)。

一、取消自動回復(fù)

我們平時用到的電子郵件無非有以下三種情況：

工作郵件，商務(wù)郵件和私人郵件。

工作郵件一般用作同事與同事、上下級之間工作事務(wù)的溝通與確認(rèn)、文件的互發(fā)中，

它往往是對內(nèi)的，作用于公司組織內(nèi)部。

幾乎每個企業(yè)都自建郵箱，可以自己維護(hù)郵件組，推送信息，

還有exchange的全球通訊錄幫你查詢?nèi)藛T，以及整合工作日程，甚至和其它內(nèi)部系統(tǒng)對接。

商務(wù)郵件一般用于那些對外的工作聯(lián)系，大多是公司與公司之間的業(yè)務(wù)往來，

參加會議前聯(lián)系會務(wù)組，或是提交/接收其他組織/個人的材料。

私人郵件的應(yīng)用則相對少得多，家人和朋友之間的溝通一般借助微信、電話，能用到郵件的地方少之又少。

不知道大家在發(fā)送郵件的時候有沒有注意到這樣一件事。

一封郵件咻的一聲發(fā)過去，隨之而來的就是一封自動回復(fù)：

“感謝您的來信，祝您生活愉快！——XXX”

每當(dāng)這個時候我都心中一萬個黑人問號臉，這是誰發(fā)明的郵件禮儀??？明明很失禮好不好！

尤其是在發(fā)送工作郵件，也就是同事之間、上下級之間溝通事項，互傳文件的時候，

每次郵件的成功發(fā)送，隨之而來的都是毫無意義的自動回復(fù)，

不僅占用郵件存儲，而且影響了查看郵件的效率。

要想提高職場好感度，取消不必要的郵件自動回復(fù)絕對是一個不能忽視的小細(xì)節(jié)。

我就經(jīng)常會因為懶得點開自動回復(fù)，而導(dǎo)致郵箱內(nèi)堆積了大量的未讀郵件。

收到新郵件時，眼睛掃過一大堆紅色圈圈，心里邊想著“等會兒一定消滅你們”，一邊順手關(guān)上了郵箱。

其實，郵件的自動回復(fù)功能不是面向所有使用者的，

它主要針對特定的人群：尤其是因為休假、生病或其他特殊情況無法及時回復(fù)郵件的職場人士。

例如我之前曾給一家公司項目部經(jīng)理的郵箱發(fā)了一封郵件，接著收到了她的自動回復(fù)：

“親愛的朋友您好，我是XXX公司項目部經(jīng)理XXX，由于我從3.8—3.18休為期10天的年假，不能及時查收郵件。所以工作事宜請發(fā)送至同事郵箱XXXXXXX@126.com。給您帶來的不便，敬請諒解。”

短短幾句話把事情交代清楚，讓人覺得很貼心，發(fā)出去的郵件也不會石沉大海，杳無音信。

你們看，這才是自動回復(fù)設(shè)置的意義所在：

那就是在休假\外出期間，告知對方自己不能按時回復(fù)郵件，并提供其他緊急聯(lián)系人\緊急聯(lián)系方式。

二、盡量不要用QQ郵箱

可以說，現(xiàn)在很少有人沒有自己的電子郵箱了。

因為大多數(shù)QQ用戶，都會擁有一個與自己QQ號同步的專屬的QQ郵箱。

可是為什么在職場中，普及度最高的QQ郵箱反而會引起大家的反感呢？

第一，不好記。

一般來說，工作郵箱都是由姓名全拼/英文名字@gmail.com或公司+姓名首字母@126.com等等組成的，往往能夠很輕松的找出記憶規(guī)律。

而QQ郵箱幾乎都由QQ號碼組成，例如847864326496@qq.com（我隨手打的）。

如果用QQ郵箱作為工作郵箱，那么在交換郵箱時勢必會給對方造成很大的麻煩

——你一個數(shù)字一個數(shù)字的念，人家一個數(shù)字一個數(shù)字地記，最后可能還要重復(fù)一遍給你對一下。

最重要的是，QQ郵箱里的數(shù)字非常容易輸入錯，而且在工作中如果一旦輸入失誤，就會發(fā)給另一個人，造成不必要的麻煩，甚至導(dǎo)致商業(yè)機密的泄露。

第二，不專業(yè)。

最近聽一個做HR的朋友聊起，大部分公司幾乎都不會使用QQ郵箱作為工作郵箱。

甚至在招聘的時候，那些QQ郵箱發(fā)送過來的簡歷，也會給他們留下不好的第一印象，這幾乎已經(jīng)成為了企業(yè)人力資源部門的潛規(guī)則。

原因在于，在一般情況下，大家認(rèn)為QQ郵箱是聊天工具的附屬產(chǎn)品，一個使用QQ郵箱的應(yīng)聘者，往往會給人一種沒有把工作與生活劃分清楚的感覺，讓人產(chǎn)生對待簡歷和工作的態(tài)度不真誠的錯覺。

第三，會尷尬。

還有一種蜜汁尷尬的情況是，如果不特別設(shè)置，往來郵件的時候QQ的昵稱會作為發(fā)送者的名稱顯示在郵件上。

記得有次打開郵箱，赫然看到什么“一泡屎”給我發(fā)來了郵件，韓紅看了都想打人！

另外，如果顯示在收件者郵箱中的昵稱是“篈鈊№鎖嬡”“╭莣記ㄚОㄩ”這種蜜汁尷尬的非主流火星文網(wǎng)名，難道你看到以后不會很想shi嗎？

三、郵件發(fā)送一次成功

如果是新建郵件的話，我的習(xí)慣是先寫標(biāo)題，然后寫正文，再然后添加附件，最后再寫收件人和抄送人。

幾乎每個人都犯過還沒來得及添加附件/結(jié)束郵件正文就手殘發(fā)送出去的錯誤，所以把寫收件人放到最后，就可以杜絕郵件寫一半時的誤操作。

記得之前大學(xué)里有個學(xué)弟，經(jīng)常給我發(fā)送不帶附件的郵件，郵件正文里還清楚地寫道：“重要資料見附件，請師姐查收?！?/p>

每當(dāng)這個時候我都以為是我瞎了。

結(jié)果我電話打過去，他才發(fā)現(xiàn)是自己沒加附件，于是匆匆追發(fā)一封。

后來次數(shù)多了，我就私聊他，說，學(xué)弟那什么你還是直接把文件傳輸給我吧。

另外，白紙黑字的郵件正文，我們在寫的時候一定要字斟句酌。尤其是涉及到關(guān)鍵問題的意見和指示，盡量不要使用模棱兩可的說法。

在郵件寫好以后，最好再通讀一遍，看是否有筆誤。

如果經(jīng)常發(fā)生筆誤，并且一遍又一遍地更改、重發(fā)，真的會給人留下工作不認(rèn)真的壞印象啊。

取消自動回復(fù)、盡量不使用QQ郵箱、郵件發(fā)送一次成功是我們在職場中不可忽視的幾個小細(xì)節(jié)。

見微知著，做好了這些，相信一定會為優(yōu)秀地你再加一分好感分！

END.