【讀】即使你面對的并不是什么重要任務(wù)，如果你能在兩分鐘之內(nèi)完成，那你就應(yīng)該立即將其完成。這個“兩分鐘原則”的原理是：對于任何任務(wù)，保留、跟蹤、最后完成它所花費(fèi)的時間，要比立刻完成它花費(fèi)的時間更長一一換句話說，這是一條提高效率的捷徑。如果一件事情根本不值得你去完成，那么就把它丟入垃圾桶；但只要這件事情是你早晚要做的，那就需要考慮到“效率過時這個因素。許多人發(fā)現(xiàn)，遵守“兩分鐘原則”并養(yǎng)成習(xí)慣之后，他們的工作效率有了大幅度的提高。一位軟件公司副總經(jīng)理告訴我，這個原則讓他每天多出了1小時的自由時間！他每天要在工作時間處理300封電子郵件，還要完成大量的企業(yè)日常事務(wù)。這些電子郵件幾乎都是他的下屬發(fā)來的，大部分是向他匯報(bào)工作，需要他對某些事情做出批示。但是因?yàn)檫@些郵件并不是他每天工作的重點(diǎn)，所以他任由它們堆積在收件箱中，等待“稍后處理”。當(dāng)堆積下來的郵件達(dá)到幾干封之多的時侯，他就不得不花費(fèi)整個周未的時間來處理完這些郵件，這樣才能趕上工作的進(jìn)度。如果他是個二十六七歲的小伙子，這也許不是什么問題，但是他已經(jīng)三十好幾了，并且有了自已的孩子，周末加班幾乎是不可能的了。在我輔導(dǎo)他的時候，我和他一起處理了收件箱中的800多封郵件，結(jié)果發(fā)現(xiàn)其中大部分是可以直接刪除的，個別郵件需要作為參考資料歸檔，剩下的大部分可以在兩分鐘之內(nèi)簡短回復(fù)一下。一年之后我和他取得了聯(lián)系，兩分鐘原則對他依舊管用！他邯箱中堆積的郵件再也沒有塞滿整個屏幕。他說，這個簡單的“兩分鐘原則”大大縮短了他的任務(wù)響應(yīng)時間，讓他的工作方式和態(tài)度大大改觀。他的同事都說他是由“特富龍”那樣的高性能材料制成的。
上面這個例子似乎有點(diǎn)夸張，但它的確向我們揭示了這些簡單的處理原則是多么的重要，特別是當(dāng)你接受的任務(wù)越來越多、速度也越來越快的時候。事實(shí)上，兩分鐘只是一個指導(dǎo)原則。如果你在處理時擁有較充裕的時間，那你就完全可以把這個時間限制延長到5分鐘或者10分鐘。如果你打算只用一個下午的時間去迅速清空“工作籃”中收集的資料，那你也可以把時段縮減至1分鐘，甚至30秒，這樣就能加快每件事務(wù)的處理速度。
【以】看到“兩分鐘原則”的時候，有種頓悟的感覺。對于許多能夠立即完成的事務(wù)，不要選擇延后再做，而是立即做完，既降低了拖延的幾率，也避免了遺忘的風(fēng)險，畢竟很多事情都是拖著拖著就遺忘腦后。由“兩分鐘原則”我進(jìn)一步想到《自控力》書中提到的，一旦從一個任務(wù)中暫時抽離，想要再重新進(jìn)入，則需要消耗更多的意志力，完不成的可能性也相應(yīng)大大增加。
2分鐘當(dāng)然只是一個概念性數(shù)字，我們應(yīng)用時也不必糾結(jié)在是否必須在2分鐘內(nèi)完畢，我想更多的是讓我們有種覺察：在判斷一個事務(wù)何時執(zhí)行的時候，能有意識地將容易完成的簡單事務(wù)做即時處理，而不是放入等待清單或者遺忘的角落。一旦擁有這樣的覺察，事務(wù)處理效率必將得到極大的提升。
【致】“兩分鐘原則”最直接的應(yīng)用場景自然是工作領(lǐng)域，尤其是對于行政工作人員，是非常有效的一個提升效率的小工具。
試想某位總經(jīng)理秘書，終日要面對各種龐雜的瑣碎事務(wù)，如果全部任務(wù)都需要?dú)w入項(xiàng)目清單中才能實(shí)施，必定會延誤不少重要事務(wù)。而“兩分鐘原則”的效用就在于，接到一件事務(wù)的時候，多一份覺察，當(dāng)下就對事務(wù)做出判斷：這件事情可以立即執(zhí)行（包含委派他人），還是需要存儲到項(xiàng)目清單中。對于可以短時間內(nèi)立即處理的事務(wù)，就不要拖延到其他時間段。
這一過程也是不斷清空自己大腦的過程，可以馬上處理掉的事務(wù)就不要再占領(lǐng)大腦內(nèi)存，也可以避免項(xiàng)目清單中的事務(wù)過多，這與踐行極簡生活的理念也是極為類似的，心靈枷鎖越少，活得越簡約，與兩分鐘原則的內(nèi)涵不謀而合。
【用】回想近兩個月來，我手上負(fù)責(zé)的宣傳工作頭緒非常多，宣傳冊、宣傳片、展廳、微信號都面臨改版，每天在處理多頭任務(wù)的時候會面臨大量的瑣碎工作，按照我當(dāng)時的理念，所有工作都要條分縷析地放入各個對應(yīng)的項(xiàng)目清單，并且為每個項(xiàng)目分配專門的處理時間。然而過了一段時間我發(fā)現(xiàn)了很多出乎意料的情況，原本可以立刻通過一個電話解決的事情，由于我推遲了電話時間，而使得溝通難度和成本都有所增加；又比如一個可以馬上與團(tuán)隊(duì)討論得出結(jié)論的事情，由于我推遲了討論時間，而導(dǎo)致湊不齊人員再次推遲，如此惡性循環(huán)下去.......
在《搞定》中遇見“兩分鐘原則”后，頓時效率提升了許多。在今天下午的事務(wù)處理過程中，刻意使用了兩分鐘原則的處理方法，下午接到了任務(wù)要給退休的書記打電話，邀請他回集團(tuán)座談，為60周年慶籌備出謀劃策。在知道任務(wù)的同時，我快速做出判斷，打一個電話只需要1分多鐘的時間，打完后我可以據(jù)此安排后續(xù)事宜。于是，我立刻與老書記進(jìn)行了電話溝通，2分10秒之后電話結(jié)束。由于快速解決了當(dāng)下事務(wù)，使得后續(xù)工作的開展連帶提速，大腦及清單中也無需留下這件事情的痕跡，徹底刪除。
